Методичні прийоми та контрольно-ревізійні процедури

Фінансовий контроль у процесі функціонування сформував свій метод, який характеризується використанням загальнонаукових і специфічних методичних прийомів і способів контролю.

Метод — це спосіб дослідження, який визначає підхід до об’єктів, що вивчаються, шлях наукового пізнання й істини.

Метод фінансового контролю — це сукупність прийомів і способів, за допомогою яких вивчається фінансово-господарська діяльність підприємств і організацій.

Методичні прийоми і способи фінансового контролю поділяються на дві групи: загальнонаукові та специфічні.

Загальнонаукові методичні прийоми і способи фінансового контролю ґрунтуються на використанні аналізу і синтезу, індукції і дедукції, аналогії і моделювання, абстрагування і конкретизації, системного аналізу, функціонально-вартісного аналізу.

Специфічні методичні прийоми фінансового контролю — прийоми, вироблені практикою контрольно-ревізійної роботи на основі досягнень економічної науки.

Специфічні методичні прийоми і способи фінансового контролю використовують для одержання необхідних доказів у процесі контрольних дій під час проведення ревізій чи тематичних перевірок. Їх класифікують за двома групами: а) методичні прийоми фактичного контролю; б) методичні прийоми документального контролю.

До методичних прийомів фактичного контролю належать:

1) Інвентаризація — це спосіб контролю фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, стану розрахунків та його відповідності даним бухгалтерського обліку на одну й ту саму дату.

2) Контрольні заміри — прийоми фактичного контролю, що застосовуються при перевірці достовірності даних про обсяги виконаних робіт, наданих послуг. Такі заміри ревізор може проводити самостійно і з залученням фахівців будівельних організацій або банків, що фінансують зазначені роботи. Контрольні обміри проводяться безпосередньо на об'єкті. Доцільно проводити контрольні заміри окремих об'єктів, на яких виконаний відносно великий обсяг робіт. При виконанні замірів використовуються такі документи: акти на виконання робіт, журнали обліку виконаних робіт, які ведуться по кожному об'єкту будівництва, журнали витрат будівельних матеріалів, наряди робіт, акти геодезичних вимірів, акти технічного обстеження будівель, акти приймання робіт, проектно-кошторисна документація, дані бухгалтерського обліку про списання матеріалів та ін

За допомогою контрольних замірів перевіряється:

· відповідність характеру, кількості та вартості виконаних робіт тим, які вказані в актах приймання та нарядах, а також у проекті та кошторисом;

· відповідність виконаних робіт складу робіт, передбаченому кошторисними нормами, на підставі яких складені застосовані при розрахунках одиничні розцінки, калькуляції тапрейскурантні ціни, а також розцінками в нарядах;

· закінченість об'єктів, конструктивних елементів, етапів і видів робіт або їх частин (в тих випадках, коли це має значення для ревізії).

3) Спостереження (обстеження) — прийоми фактичного конт­ролю стану об’єктів, їх якісних характеристик. Наприклад, під час контролю дотримання правил безпеки зберігання матеріальних цінностей, умов збереження, порядку видавання матеріальних цінностей у структурні підрозділи підприємства .

4) Експертно-лабораторний аналіз — прийом фактичного контролю якості сировини, матеріалів, готової продукції. Застосовується для перевірки дотримання чинних стандартів і рецептур виготовлення продукції в харчовій, хімічній промисловості під час випуску продовольчих і непродовольчих товарів. Для аналізу беруть дві проби, їх пломбують і разом з письмовим запитом ревізора направляють у відповідну лабораторію. На підставі проведеного аналізу лабораторія надає висновок, який ревізор урахо­вує при визначенні результатів контролю.

5) Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво застосовується для перевірки обсягів виходу готової продукції в переробній промисловості. За такої форми контролю в присутності ревізора та уповноваженого спеціаліста перевіряється весь технологічний процес, починаючи зі зважування сировини і допоміжних матеріалів, їхньої обробки і закінчуючи зважуванням готової продукції. Це дає можливість перевірити фактичний вихід продукції та обсяги витрати сировини і допоміжних матеріалів, порівняти з даними обліку до контрольного запуску, виявити необліковані надлишки матеріальних цінностей і пов’язані з цим зловживання, що можуть виникнути надалі. Метод використовують з метою визначення достовірності діючих норм витрат сировини і матеріалів на виробництво продукції або обсягів будівельно-монтажних робіт. Даний метод допомагає ревізору виявляти факти застосування застарілих норм, в результаті чого в підрозділах і на складах організації створюються невраховані надлишки сировини і матеріалів

До методичних прийомів документального контролю належать:

1) Нормативно-правова перевірка належить до основних методичних прийомів здійснення документального контролю під час ревізій фінансово-господарської діяльності підприємств та організацій. Суть цієї форми контролю полягає в тому, що за змістом господарської операції, відображеної в документі, визначається, чи не суперечить вона чинним законодавчим нормам, правилам, вимогам статутів та інших засновницьких документів. У разі наслідки та винні особи, обсяги втрат чи збитків, заподіяних неправомірними діями чи бездіяльністю посадових осіб підприємства.

2) Формальна перевірка документів застосовується для контролю дотримання чинних форм документів, послідовності, повноти і правильності заповнення їхніх реквізитів, наявності відповідних підписів у документах. Здійснюється зовнішній огляд бухгалтерського документа, вивчення і взаємне зіставлення його реквізитів. За змістом господарських операцій, відображених у документах, їх можна підрозділити на недооформлені і неправильно оформлені.

3) Арифметична перевірка документів передбачає контроль проведених у документі обчислень, підрахунків у підсумках, що здійснюються при оформленні та обробці документів, проводиться для виявлення ознак розкрадання і зловживань, завуальованих шляхом арифметичних дій. Арифметично може бути перевірена правильність узагальнення даних первинних документів у регістрах бухгалтерського обліку, а також правильність перенесення даних з регістрів бухгалтерського обліку в бухгалтерську звітність.

4) Логічна перевірка. Така перевірка дозволяє визначити об'єктивну можливість і цілеспрямованість у витрачанні грошових коштів і матеріальних ресурсів, реальність взаємозв'язків між окремими господарськими операціями. Успіх логічної перевірки залежить від кваліфікації перевіряючого, знанні необхідних нормативних документів, вмінням аналізувати взаємозв'язку господарських операцій.

5) Експертна перевірка документів — це детальне поглиблене дослідження достовірності документа про господарську операцію за наявності ознак його неправильного оформлення, що виявилось у порушенні вимог чинних нормативних актів з бухгалтерського обліку щодо форми і заповнення реквізитів документа, застосовуваних способів внесення правомірних виправлень. Експертна перевірка документів доповнює формальну та ариф­метичну перевірки в разі виявлення в окремих реквізитах документа ознак підробки. Підроблені документи можуть визначатися сукупністю таких ознак: підчищення, дописування тексту, окремих цифр або букв, цифрових записів, закреслення, часткове чи повне видалення та виправлення написаного тексту. Документи з ознаками підробки попередньо детально вивчаються для визначення достовірності здійснених господарських операцій, які вони відображають, застосовуючи методи зустрічної перевірки докумен­тальних даних, взаємного контролю змісту різних документів, об’єктивної можливості виконання, здійснення.

Для виявлення додаткових доказів про підроблення документів ревізор направляє їх у спеціальні лабораторії на криміналістичну експертизу, яка готує експертний висновок. Підроблення документів класифікується як кримінальний злочин. У разі виявлення таких документів ревізор повинен терміново повідомити про це правоохоронні органи та вжити заходів щодо збереження доказів порушення.

6) Зустрічна перевірка документів — один з ефективних прийомів документального контролю достовірності відображення в документах господарських операцій. Суть такої перевірки полягає в дослідженні достовірності документів шляхом зіставлення їх і записів в облікових регістрах, що належать до одних і тих самих або різних, але взаємопов’язаних господарських операцій ревізованого підприємства та організацій, з якими воно має виробничі (господарські) відносини. Порівняння даних різних примірників одного й того ж документа дає можливість установити факти порушень, які завуальовані виправленнями в документах ревізованого підприємства окремих реквізитів чи складанням підставних документів, заміни ними дійсних документів.

7) Логічна перевірка документів як методичний прийом контролю застосовується при дослідженні достовірності господарських операцій, коли в ревізора виникають сумніви щодо обсягів у кількісному та вартісному значеннях окремих показників. Суть методу — у порівнянні господарської операції, відображеної в документі, з різними взаємозв’язаними показниками інших господарських операцій для з’ясування, чи існувала об’єктивна мож­ливість її виникнення.

8) Контрольні порівняння на збалансованість окремих показників, що застосовуються для контролю правильності оприбут­кування та списання на витрати, використання окремих видів матеріальних цінностей, достовірності аналітичного обліку, якщо в бухгалтерії ведеться тільки вартісний (сумовий) облік матеріальних цінностей, а також, коли аналітичний облік у занедбаному стані. Суть даного прийому полягає в порівнянні залишку на початок ревізованого періоду з документованим надходженням матеріальних цінностей, з одного боку, і документованих витрат та залишку на кінець ревізованого періоду, з іншого боку (залишок на початок + надходження = залишок на кінець + витрати).

9) Перевірка правильності відображення господарських операцій з даних документів у регістрах бухгалтерського обліку. При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в документі, повнота наявності та відповідності документів за здійсненими в облікових регістрах записами на ра­хун­ках бухгалтерського обліку. Допущені порушення можуть полягати в неправильній кореспонденції рахунків, невідповід­ності сум у регістрах бухгалтерського обліку і документах, що додаються, відсутності бухгалтерських записів щодо окремих таких документів, повторенні кореспонденції рахунків в одна­кових су­мах за одним і тим самим документом, необґрунтованих документами додаткових чи сторнованих записах на рахунках бухгалтерського обліку. Тільки досконале володіння мето­дикою здійснення бухгалтерського обліку дає змогу ревізору виявити такі приховані зловживання, як крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей.

10) Аналітична (камеральна) перевірка звітності та балансів. Суть цього методичного прийому полягає в дослідженні обґрунтованості показників звітності та балансів даними бухгалтерського аналітичного і синтетичного чи податкового обліку. Він застосовується в поєднанні з іншими методичними прийомами і спо­собами контролю та аналізу для дослідження фінансового стану підприємства, фінансових результатів діяльності та взаємовідносин з питань платежів до бюджету, цільових спеціальних держав­них фондів, розрахунків з банками за позичками, а також з іншими підприємствами та організаціями. До основних прийомів аналізу, які широко застосовуються в процесі контролю фінансово-господарської діяльності, належать: техніко-економічні розрахунки, порівняння даних, відносні та абсолютні величини, групування даних, тематичні обстеження.

При проведенні ревізій контроль документів та облікових регістрів здійснюється суцільним чи вибірковим способом.

Суцільний спосіб ефективніший, але має обмежене застосування через високу трудомісткість контрольного процесу. Він застосовується в ревізії грошових коштів за касовими та банківськими операціями підприємства, а також на тих ділянках діяль­ності ревізованих підприємств, де викрито зловживання і необхідно встановити повний обсяг матеріальних збитків, реальний оподаткований оборот за видами податків для визначення повноти нарахування податків до бюджету.

У практичній роботі ревізори використовують різні варіанти вибіркового контролю. Як критерії вибору інформації для контролю, залежно від виду об’єктів, ревізором можуть визначатися:

а) однорідні господарські операції з визначеним інтервалом вибору (наприклад, 100—200 операцій);

б) усі господарські операції підприємства за останній місяць кожного кварталу за різні визначені періоди;

в) частина операцій за ревізований період.

Якщо в процесі вибіркового контролю документації буде встановлено факти зловживань, то застосовується суцільний контроль.

Процедури контролю - це методи і правила, розроблені адміністрацією для того, щоб мати впевненість у тому, що:

· всі здійснювані господарські операції зареєстровані повністю і точно;

· всі помилки в процесі ведення справ та реєстрації даних по них виявляються максимально швидко;

· цілісність даних забезпечена обліковими регістрами чи файлами комп'ютера;

· доступ до активів і пов'язаних з ними документів обмежений.

Процедури контролю дають впевненість у тому, що цілі контролю будуть досягнуті і буде видана надійна фінансова інформація.

Процедури контролю повноти даних призначені для отримання впевненості в тому, що дані по всіх господарських операціях внесені в облікові регістри (комп'ютерні файли) і прийняті на обробку. При їх відсутності існує ймовірність втрати документів, їх неправильної сортування, а значить, і неправильної реєстрації даних про господарські операції. До таких процедур відносяться:

· нумерація всіх первинних документів в момент здійснення господарських операцій (або попередньо) і їх облік після обробки;

· перевірка обробки всіх даних шляхом застосування перевірочних сум (порівняння кількості документів до і після обробки, спосіб подвійного запису, балансовий метод та ін.);

· узгодження даних з різних джерел ( порівняння даних за виписаними рахунками-фактурами і накладними на відвантаження продукції);

· порівняння вхідних даних з показниками, що містяться в інших документах.

Процедури контролю дозволу (санкціонування) операцій спрямовані на забезпечення законності операцій. До таких процедур відносяться:

· перевірка правильності документообігу;

· видача дозволу на здійснення окремих господарських операцій або підтвердження доцільності їх здійснення уповноваженими співробітниками адміністрації (підписання розрахунково-платіжних документів, затвердження авансових звітів, актів списання майна тощо);

· встановлення кола осіб, уповноважених на вчинення певних операцій (одержання коштів з каси під звіт на господарські потреби або на витрати на відрядження, відпустку продукції або матеріалів зі складу, отримання товарно-матеріальних цінностей у постачальників і ін);

· огляд товарно-матеріальних цінностей при їх оприбуткуванні або відпустці і порівняння їх змісту, кількості та стану з даними первинних документів.

Процедури контролю збереження активів і записів засновані на обмеженні доступу до активів організації осіб, які не мають на це повноважень, попередженні розкрадань, знищення або псування активів. Вони включають: створення надійної контрольно-пропускної системи в організації, встановлення засобів охорони, сигналізації, сейфів, пристрій обладнаних складських приміщень тощо, а також періодичне проведення внутрішніх ревізій та інвентаризацій.