Публичное письменное информирование
Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещения на официальном Интернет-сайте администрации города Чебоксары, АУ «МФЦ» г. Чебоксары, Портале, использования информационных стендов, размещенных в помещениях органов власти, структурных подразделений, организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.
Информационные стенды оборудуются в доступном для получения информации помещении. На информационных стендах и официальных Интернет - сайтах содержится следующая обязательная информация:
- полное наименование отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
- почтовый адрес, адреса электронной почты и официального Интернет - сайта, контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование заинтересованных лиц;
- описание процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схем (Приложения 4,5 к Административному регламенту);
- перечень документов, предоставляемых заинтересованными лицами для получения муниципальной услуги;
- образец Заявления (к Административному регламенту);
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них при получении муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
На Портале размещается следующая обязательная информация:
- сведения о получателях муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги, в том числе шаблоны и образцы для заполнения;
- описание конечного результата предоставления муниципальной услуги;
- сроки предоставления муниципальной услуги;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- сведения о возмездном/безвозмездном характере предоставления муниципальной услуги;
- сведения об органе (организации), предоставляющем (предоставляющей) муниципальную услугу (график работы, контактные телефоны);
- Административный регламент в электронном виде;
- сведения о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным начертанием либо подчеркиваются.
Обязанности специалистов сектора по согласованию перепланировок жилых помещений и изменению функционального назначения помещений отдела градостроительной деятельности управления архитектуры и градостроительства администрации города Чебоксары при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций
При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону специалист сектора по согласованию перепланировок жилых помещений и изменению функционального назначения помещений отдела градостроительной деятельности управления архитектуры и градостроительства администрации города Чебоксары (далее - отдел), осуществляющий прием и информирование, сняв трубку, должен представиться: назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения, где он работает, сообщить заинтересованному лицу адрес управления архитектуры и градостроительства администрации города Чебоксары (при необходимости – способ проезда к нему), график работы.
Во время разговора специалист сектора должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка от заинтересованных лиц специалист сектора проводит личный прием граждан, он может предложить заинтересованному лицу обратиться по телефону позже либо, в случае срочности получения информации, предупредить заинтересованное лицо о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист сектора, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
Специалист сектора не вправе осуществлять информирование заинтересованных лиц, выходящее за рамки информирования, влияющее прямо или косвенно на результат предоставления муниципальной услуги.
Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом сектора при обращении заинтересованных лиц за информацией лично.
Специалист сектора, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для предоставления полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов. Время ожидания заинтересованных лиц при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут. Индивидуальное устное информирование специалист сектора осуществляет не более 15 минут.
При поступлении обращения по телефону, в случае если специалист сектора осуществляющий индивидуальное устное информирование, не может проинформировать заявителя, то специалист сектора обязан переключить телефонный звонок на другого специалиста, который может проинформировать заявителя.
Специалист сектора, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц в администрацию города Чебоксары осуществляется путем почтовых отправлений либо предоставляется лично в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары (физические лица, индивидуальные предприниматели) или в отдел делопроизводства администрации города Чебоксары (юридические лица) (Приложение 1 к Административному регламенту).
Ответы на письменные обращения направляются в письменном виде и должны содержать ответы на поставленные вопросы, фамилию, инициалы, и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается главой администрации города Чебоксары либо заместителем главы администрации города Чебоксары по вопросам архитектуры и градостроительства города – начальником управления архитектуры и градостроительства, курирующим предоставление муниципальной услуги.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ направляется в письменном виде в течение 30 календарных дней с даты регистрации обращения об информировании специалистом отдела по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары либо отдела делопроизводства администрации города Чебоксары.
1.3.7. Обязанности специалистов АУ «МФЦ» г. Чебоксары при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан
При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону специалист АУ «МФЦ» г. Чебоксары, сняв трубку, должен представиться: назвать фамилию, имя, отчество, должность, наименование учреждения, сообщить заинтересованному лицу адрес АУ «МФЦ» г. Чебоксары (при необходимости – способ проезда к нему), график работы АУ «МФЦ» г. Чебоксары.
Во время разговора специалист АУ «МФЦ» г. Чебоксары должен произносить слова четко. В конце информирования специалист АУ «МФЦ» г. Чебоксары, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом АУ «МФЦ» г. Чебоксары при обращении заинтересованных лиц за информацией лично.
Специалист АУ «МФЦ» г. Чебоксары, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для предоставления полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости, с привлечением компетентных специалистов. Время ожидания заинтересованных лиц при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут. Индивидуальное устное информирование заинтересованных лиц специалист осуществляет не более 15 минут.
Специалист отдела АУ «МФЦ» г. Чебоксары, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц в АУ «МФЦ» г. Чебоксары осуществляется посредством почтовых отправлений, либо вручением лично заинтересованному лицу.
Директор АУ «МФЦ» г. Чебоксары либо заместитель директора АУ «МФЦ» г. Чебоксары направляют обращение заинтересованного лица с соответствующей визой для рассмотрения и подготовки ответа по существу начальнику отдела по обслуживанию граждан и юридических лиц.
Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ подписывается директором АУ «МФЦ» г. Чебоксары либо заместителем директора АУ «МФЦ» г. Чебоксары. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица) в течение 30 календарных дней с даты регистрации обращения.