Блокування даних для редагування (Дата блокування)
V. Робота з агрегованою звітністю
A. Запуск підсистеми агрегованої звітності
Запуск підсистеми здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Перейти на сторінку звітів”. Після запуску ярлика у веб-браузері (наприклад, Microsoft Internet Explorer) відкриється домашня сторінка порталу системи (Мал. V.1):
Мал. V.1 – Домашня сторінка порталу системи
B. Зв’язок між системою агрегованої звітності та системою первинних даних
C. Основи роботи в системі
1. Типи звітів та їх склад
Всі звіти у системі розбиті на декілька груп за тематикою:
§ Сальдові відомості
§ Обігові відомості
§ Видаткові відомості
§ Службові звіти
a) Сальдові відомості
Звіти цієї групи призначені для контролю залишків на рахунках підприємств станом на задану дату. Для обчислення залишку на дату по деякому рахунку використовується наступний алгоритм:
Якщо на задану дату по даному рахунку відбувався рух коштів, то в якості залишку взяти сальдо на рахунку на початок дня.
Інакше, знайти останню дату (яка не перевищує задану), коли по даному рахунку відбувався рух коштів і в якості залишку взяти сальдо на рахунку на кінець дня.
У випадку, якщо за весь період моніторингу виписок до заданої дати по даному рахунку не відбувалося руху коштів, покласти залишок рівним нулю.
В групу входять наступні звіти:
§ Залишки у розрізі рахунків
§ Залишки у розрізі валют
§ Залишки на пенсійних рахунках Ощадбанку
(1) Залишки у розрізі рахунків
Звіт призначений для контролю залишків по рахунках у розрізі підприємств та типів рахунків. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Дата, станом на яку обчислюються залишки
§ Підприємство, по підрозділах якого формується звіт
§ Типи рахунків, які необхідно аналізувати
§ Банки, в яких відкриті рахунки
Звіт має вигляд зведеної таблиці (Мал. V.2):
Мал. V.2 – Залишки у розрізі рахунків
В рядках таблиці знаходяться підприємства, в колонках – типи рахунків. Кожна комірка таблиці містить число, що є сумою залишків на всіх рахунках конкретного типу (вказаний у колонці комірки) конкретного підприємства (вказане у рядку комірки) на задану дату.
При наведенні курсору „миші” на будь-яку комірку звіту з’являється можливість здійснити перехід на сторінку, що містить розшифровку суми залишків в даній комірці. Розшифровка включає інформацію по кожному рахунку даного типу по даному підприємству (Мал. V.3).
Мал. V.3 – Розшифровка суми залишків
(2) Залишки у розрізі валют
Звіт призначений для контролю залишків по рахунках у розрізі підприємств та валют. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Дата, станом на яку обчислюються залишки
§ Підприємство, по підрозділах якого формується звіт
§ Валюти рахунків, які необхідно аналізувати (можливі варіанти вибору: „Всі валюти”, „Іноземні валюти”, „Українська гривня”)
Звіт має вигляд зведеної таблиці (Мал. V.4):
Мал. V.4 – Залишки у розрізі валют
В рядках таблиці знаходяться підприємства, в колонках – валюти. Назви колонок відповідають назвам валют, по яким сформовано звіт. Кожна колонка розбита на дві:
§ „Назва валюти” – комірки цієї колонки містять суму залишків у валюті
§ „Еквівалент грн.” – комірки цієї колонки містять суму залишків у гривневому еквіваленті
При наведенні курсору „миші” на будь-яку комірку в колонці „Еквівалент грн.” з’являється можливість здійснити перехід на сторінку, що містить розшифровку суми залишків в даній комірці. Розшифровка включає інформацію по кожному рахунку даної валюти по даному підприємству.
(3) Залишки на пенсійних рахунках
b) Обігові відомості
Звіти цієї групи призначені для контролю руху коштів на рахунках підприємств за заданий період. Кожний звіт по руху коштів включає в себе наступні показники:
§ „На початок періоду” – сальдо на початок заданого періоду
§ „Надійшло” – сума надходжень за період
§ „Вибуло” – сума витрат за період
§ „На кінець періоду” – сальдо на початок заданого періоду
Кожний з вищезгаданих показників обчислюється для рахунків конкретного типу чи валюти конкретного підприємства. При цьому тип рахунку або валюта задаються параметром звіту, а підприємства міститяться в рядках.
В групу входять наступні звіти:
§ Рух коштів у розрізі рахунків
§ Рух коштів у розрізі валют
§ Рух коштів по пенсійних рахунках Ощадбанку
(1) Рух коштів у розрізі рахунків
Звіт призначений для контролю руху коштів за заданий період на рахунках у розрізі підприємств та типів рахунків. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Період, за який обчислюється рух коштів
§ Підприємство, по підрозділах якого формується звіт
§ Типи рахунків, які необхідно аналізувати
§ Банки, в яких відкриті рахунки
Звіт має вигляд переліку (Мал. V.5):
Мал. V.5 – Рух коштів у розрізі рахунків
При наведенні курсору „миші” на будь-яку комірку з назвою підприємства (область найменувань рядків) з’являється можливість здійснити перехід на сторінку, що містить розшифровку руху коштів по даному підприємству. Розшифровка включає інформацію по кожному рахунку вибраних типів по даному підприємству (Мал. V.6).
Мал. V.6 – Розшифровка руху коштів
(2) Рух коштів у розрізі валют
Мал. V.7 – Рух коштів у розрізі валют
(3) Рух коштів по пенсійних рахунках Ощадбанку
c) Видаткові відомості
Видаткові відомості призначені для контролю виконання бюджету у розрізі статей доходів/витрат. У розрізі кожної статті та підприємства обчислюються значення наступних показників:
§ „План” – сума, закладена у бюджеті на заданий період
§ „Факт” – сума, фактично, отримана або списана за заданий період
§ „Відхилення” – абсолютне або відносне відхилення фактичної суми від запланованої
Для полегшення сприйняття величина відхилення відображається не тільки у вигляді числового значення, але й за допомогою графічного образу, колір якого дає змогу приблизно її оцінити. Можливі варіанти зображень та їх зміст наступні:
| Зображення | Пояснення |
 | Суттєве відхилення |
 | Допустиме відхилення |
 | Незначне відхилення |
В групу входять наступні звіти:
§ Видатки підприємства
(1) Видатки підприємства
Звіт призначений для контролю виконання бюджету у розрізі статей доходів/витрат та підприємств. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Період, за який треба здійснити аналіз виконання
§ Підприємство, по підрозділах якого формується звіт
§ Група статей, що підлягають аналізу
Звіт має вигляд зведеної таблиці (Мал. V.8):
Мал. V.8 – Видатки підприємства
В рядках таблиці містяться статті доходів/витрат, в колонках – підприємства. При наведенні курсору „миші” на будь-яку комірку в колонці „Факт” з’являється можливість здійснити перехід на сторінку, що містить розшифровку суми платежів в даній комірці. Розшифровка включає інформацію по кожному платежу, що відноситься до даної статті по даному підприємству (Мал. V.9).
Мал. V.9 – Розшифровка видатків по платежах
d) Службові звіти
Звіти цієї групи призначені для контролю адміністратором правильності функціонування підсистеми завантаження банківських виписок.
В групу входять наступні звіти:
§ Журнал завантаження даних
§ Дні, по яких відсутні виписки
(1) Журнал завантаження даних
Звіт призначений для контролю результатів завантаження файлів банківських виписок. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Період, за який треба здійснити аналіз завантаження
Звіт включає в себе наступні поля:
§ „Дата” – дата завантаження файла виписки
§ „Файл” – повне ім’я файла, що завантажувався
§ „Статус” – результат завантаження
§ „Опис помилки” – розшифровка помилок, якщо вони мали місце.
Сформований звіт має наступний вигляд (Мал. V.10):
Мал. V.10 – Журнал завантаження даних
В залежності від результату завантаження можливі наступні значення поля „Статус”:
| Статус | Пояснення |
| Успішно завантажено | Завантаження файла пройшло без зауважень, в полі „Опис помилки” текст відсутній. |
| Не завантажено | При завантаженні файла трапилася помилка системного характеру (наприклад), невірний формат архіву або файл неможливо прочитати. В полі „Опис помилки” знаходиться текст помилки, що трапилася. |
| Завантажено з помилками | Завантаження файла в цілому пройшло успішно, але деякі рядки не були оброблені через невірний їх формат. В полі „Опис помилки” знаходиться текст „Дивиться детальний опис рядків, що викликали помилку”. При натисканні на нього „мишею” відбувається перехід на сторінку розшифровки помилок, яка містить номера помилкових рядків, їх вміст та код помилки (Мал. V.11). |
Мал. V.11 – Розшифровка помилок завантаження
(2) Дні, по яких відсутні виписки
Звіт призначений для контролю неперервності завантаження виписок, тобто для виявлення „вікон” в датах виписок, що надходять для завантаження. Звіт виводить перелік рахунків та дат, по яким повинні були бути виписки, але з якихось причин ці виписки відсутні в базі даних. Для формування звіту необхідно вказати наступні параметри:
§ Період, за який треба здійснити аналіз відсутніх виписок
2. Задання параметрів звітів
Переважна більшість звітів у системи перед формуванням потребують задання параметрів. Ці параметри визначають зріз даних, який буде відображено у звіті. Задання параметрів здійснюється в спеціальній області, розташованій у верхній частині сторінки звіту (Мал. V.12):
Мал. V.12 – Область параметрів звіту
Параметри звітів є типізованими і в залежності від типу параметра змінюється спосіб його задання:
| Тип параметра | Спосіб задання |
| Дата | Поле типу „календар” |
| Рядок/число | Поле текстового введення |
| Логічне значення так/ні | Поле типу „індикатор” |
| Довідник | Поле типу „список” |
Для параметрів типу „Довідник” існує можливість одночасного вибору декількох значень. В тих звітах, де така можливість доступна, у списку доступних значень для даного параметра поруч з кожним елементом є індикатор, який показує, чи вибирати цей елемент списку (Мал. V.13):
Мал. V.13 – Вибір декількох значень параметра
Для кожного параметра існує значення за замовчуванням, яке підставляється при першому звертанні до звіту. Після відкриття сторінки звіту значення параметрів можна змінювати. Після задання нових значень звіт необхідно переформовувати натисканням кнопки „View Report”, яка знаходиться у правій верхній області сторінки (Мал. V.14):
Мал. V.14 – Кнопка перегляду звіту
3. Рівні агрегації, зв’язок між рівнями агрегації та первинними довідниками
Деякі довідники, що використовуються при формуванні звітів, мають деревоподібну структуру (довідник підприємств, довідник статей доходів/витрат) на відміну від довідників з лінійною структурою (довідник типів рахунків, довідник валют тощо). Деревоподібність означає, що в даному довіднику елементи пов’язані відношенням головний/підлеглий, на відміну від лінійної структури, де елементи незалежні один від одного. У звітах деревоподібні довідники відображаються у вигляді підпорядкованих вузлів (на зразок дерева папок Windows Explorer). Для того, щоб візуально підкреслити підпорядкованість одних елементів іншим, кожний підпорядкований елемент розташовано зі зсувом праворуч відносно свого „власника”, який при цьому має поруч з собою символ „+” або „-”, що дозволяє при натисканні „мишею” відповідно показувати або приховувати підпорядковані елементи (Мал. V.15):
Мал. V.15 – Деревоподібний довідник у звіті
В цьому прикладі елементу „Всі види видатків” підпорядкований один елемент – „Основна діяльність”, якому, в свою чергу, підпорядковано три елементи: „Заробітна плата робочим та службовцям”, „Інші витрати (утримання соц. сфери)” та „Інші надходження”. У елемента „Заробітна плата робочим та службовцям” є один підпорядкований елемент – „Аліменти”.
Між головним елементом та підпорядкованими йому існує ще один тип співвідношення, який впливає на спосіб агрегації (сумування) даних. Цей тип визначає, як саме підпорядковані елементи деталізують головний:
§ В тому числі
§ З них
Спосіб „В тому числі” означає, що головний елемент визначається як сума своїх підпорядкованих плюс дані, пов’язані безпосередньо з ним. Наприклад, у довіднику підприємств є елемент „Вінницька дирекція”. Цьому елементу підпорядковано декілька районних вузлів зв’язку, кожний з яких має рахунки. Очевидно, що при формуванні звіту, наприклад, по залишкам на рахунках, в рядку „Вінницька дирекція” повинні бути числа, що отримуються в результаті підсумовування залишків на рахунках кожного підпорядкованого районного вузла. Але, оскільки Вінницька дирекція сама має рахунки, то до загальної суми потрібно ще додати суму залишків на рахунках безпосередньо Вінницької дирекції.
Спосіб „З них” означає, що головний елемент визначається тільки як сума своїх підпорядкованих. Сам він не містить даних, що відносяться безпосередньо до нього і служить тільки як засіб агрегації (щоб мати можливість „згорнути” підпорядковані елементи довідника у звіті і показувати тільки загальні суми). Наприклад, в довіднику статей доходів/витрат є елемент „Заробітна плата робочим та службовцям”, який визначається тільки як сума своїх підпорядкованих статей – „Основна”, „Додаткова” та „Аліменти”.
4. Експорт звітів в інші формати та їх збереження на жорсткому диску
Звіти, що формуються у системі, можуть бути збережені на диск для їх подальшого аналізу або друку. Для експорту звіту необхідно вибрати на панелі інструментів у списку форматів потрібний формат та натиснути кнопку „Export” (Мал. V.16):
Мал. V.16 – Експорт звіту
Після цього запуститься програма, яка підтримує вибраний формат (для наведеного прикладу – Microsoft Excel), а в ній відкриється експортований файл.
Додаток.
ДОВІДНИК З ІНТЕРФЕЙСУ СИСТЕМИ
Для керування роботою програми та відображення режимів її роботи у формах (або вікнах) інтерфейсу системи використовуються, зокрема, такі елементи, як екранні кнопки та пояснювальні написи у інформаційній смузі внизу форми. Слід зазначити, що деякі з цих елементів є спільними для багатьох форм інтерфейсу. В цьому додатку можна знайти інформацію про їх призначення.
Зокрема, нижче наводиться перелік тих кнопок, які використовуються у різних формах, розглядаються методи, якими можна змінити розташування кнопок на формі, а також описується призначення пояснювальних повідомлень, які виводяться у інформаційній смузі внизу форм.
Всі кнопки, що використовуються у різних формах програми, розташовані у нижченаведеній таблиці в алфавітному порядку за їх назвами. Під назвою кнопки тут мається на увазі текст підказки, що з’являється поруч з курсором миші після його розташування над тією чи іншою кнопкою. Крім того, для тих кнопок, функції яких можна викликати не лише шляхом натискання на них курсором миші, але й натисканням на певну комбінацію на клавіатурі (“гарячі клавіші” або “прискорювачі”), зазначено ці комбінації.
| Назва екранної кнопки | Графічне зображення та “гаряча клавіша” (якщо є). | Призначення екранної кнопки |
| Англійська |  | Вибір англійської мови інтерфейсу (виконується відповідна зміна мови команд, пунктів головного меню, підказок тощо). |
| Баланс |  Ctrl+B | Перевірка сходження сальдо |
| Відкрити документ |  Ctrl+D | Перегляд документів, які відповідають поточному запису реєстру. |
| Відмінити зміни |  Esc | Відмова, у разі потреби, від змін, які вніс користувач у поточний (виділений) об’єкт системи. |
| Відобразити/сховати колонки |  Ctrl+G | Групування колонок, що показуються в реєстрі. Детальніше про роботу з реєстрами можна довідатися у підрозділі II.B цього керівництва. |
| Видалити |  F8 | Видалення поточного (виділеного) об’єкта системи. |
| Деревоподібний довідник |  Ctrl+F9 | Виклик деревоподібного довідника. При натисканні на стрілку (що наявна на деяких формах праворуч від цієї кнопки) з’являється список, в якому можна вибрати також команду {Довідник}. Детальніше про роботу з довідниками можна довідатися у підрозділі II.C цього керівництва. |
| Довідник | F9 | Виклик довідника. При натисканні на стрілку (що наявна на деяких формах праворуч від цієї кнопки) з’являється список, в якому можна вибрати також команду {Деревоподібний довідник}. Детальніше про роботу з довідниками можна довідатися у підрозділі II.C цього керівництва. |
| Друк |  ,  Ctrl+P | Друк поточного документа. При наявності стрілки справа, її натискання призводить до відкриття списку можливих варіантів друку. |
| За входженням |  | Пошук полів поточної колонки, які в будь-якому місці містять текст, зазначений у полі {Пошук} |
| Запустити форму введення параметрів |  | Виклик форми для введення параметрів відповідно до структури поточного (виділеного) об’єкта. |
| Зберегти зміни |  F2 | Запис (запам’ятовування у базі даних) змін, які вніс користувач у поточний (виділений) об’єкт системи. |
| Зв’язок з документами |  Ctrl+W | Здійснити зв’язок поточного документа платіжного доручення з іншими документами . |
| Налагодження |  Ctrl+O | Виклик форми для зберігання переліку можливих (додаткових) колонок у поточному реєстрі. Детальніше про роботу з реєстрами можна довідатися у підрозділі II.B цього керівництва. |
| Наступний |  | Продовження пошуку тексту, що вже був перед цим розшуканий. |
| Новий запис |  F7 | Створення нового об’єкта системи, аналогічного поточному (виділеному). Після створення нового об’єкта виконується автоматичний перехід в режим його редагування. |
| Очистити |  Shift+Del | Очищення даних в поточній комірці. |
| Очистити фільтр | Ctrl+F11 | Скасування фільтрації та відновлення повного списку записів поточного реєстру. |
| По першим символам |  | Пошук полів поточної колонки, які починаються з тексту, зазначеного у полі {Пошук}. |
| Поновити |  Ctrl+R | Поновлення реєстру чи довіднику з бази даних. |
| Попередній |  | Повторний пошук попередніх записів (рядків) поточного реєстру, які задовольнили умовам пошуку. Використовується у разі, коли була вже застосована команда {Наступний}. |
| Попереду |  Ctrl+T | Відображення поточного вікна завжди поверх усіх інших вікон. |
| Почати пошук |  Ctrl+F6 | Початок пошуку тексту, зазначеного у полі {Пошук}. |
| Проведення |  Ctrl+I | Перегляд сформованого в системі бухгалтерського проведення. |
| Провести документ |  F4 | Проведення поточного (виділеного) документа та формування фінансових проведень на підставі цього документа. При натисканні на стрілку (що наявна на деяких формах праворуч від цієї кнопки) з’являється список, в якому можна вибрати також команду {Провести усі}. |
| Провести усі |  Ctrl+F4 | Проведення всіх документів поточного реєстру та формування фінансових проведень на підставі цих документів. |
| Редагувати |  F3 | Перехід в режим редагування поточного (виділеного) об’єкта системи. Редагування виконується або безпосередньо в поточній формі, або в окремій формі редагування об’єкта. |
| Російська |  | Вибір російської мови інтерфейсу (виконується відповідна зміна мови команд, пунктів головного меню, підказок тощо). |
| Створити податкову накладну |  | Створення відповідної поточному документу податкової накладної. |
| Українська |  | Вибір української мови інтерфейсу (виконується відповідна зміна мови команд, пунктів головного меню, підказок тощо). |
| Фільтрація |  Ctrl+F | Вибір (фільтрація) тільки тих даних реєстру, що відносяться до встановленого періоду. Детальніше про роботу з реєстрами можна довідатися у підрозділі II.B цього керівництва. |
Розташування кнопок на формі при бажанні можна змінювати досить гнучким чином. Перш за все, слід зазначити, що будь-яка кнопка повинна розташовуватись у певній панелі інструментів (Мал. Д.1):
Мал. Д.1 – Заповнена кнопками (зліва) та порожня (справа) панель інструментів
Панелі інструментів мають вигляд, показаний на малюнку, лише у випадку, якщо вони розташовані на формі впритул до її границі (як правило, верхньої) або до інших панелей інструментів, які, в свою чергу, розташовані впритул до границі форми.
Якщо притиснути курсором миші ліву границю панелі інструментів і відтягнути (Drag&Drop) цю панель від границі форми до її середини, то ця панель приймає вигляд (Мал. Д.2):
Мал. Д.2 – Відокремлена панель інструментів
Як і у звичайній формі Windows форму панелі можна змінити, притиснувши курсором миші якусь з границь панелі і перетягнувши її на потрібну відстань. В результаті панель може набути, наприклад, такого вигляду (Мал. Д.3):
Мал. Д.3 – Інший вигляд відокремленої панелі інструментів
Притиснувши курсором миші заголовок панелі, можна знову перетягнути її ближче до границі форми і вона знову прийме вигляд, показаний на Мал. Д.1 зліва.
Панель інструментів, показана на Мал. Д.2, має заголовок (в даному випадку "Вид"). Заголовок має також будь-яка інша панель інструментів.
Якщо розташувати курсор миші над будь-якому місцем графічного меню на формі і натиснути її праву клавішу, на екрані з’явиться контекстне меню (Мал. Д.4), в якому будуть перелічені всі назви панелей інструментів, що доступні для цієї форми:
Мал. Д.4 – Контекстне меню з переліком доступних панелей інструментів
Поставивши або прибравши мишею позначку зліва від назви панелі інструментів можна показати або, відповідно, приховати цю панель. Для більш гнучкого налагодження зовнішнього вигляду кожної з панелей треба у контекстному меню, показаному на Мал. Д.4, вибрати рядок "Налагодити...". Після цього на екрані з’явиться форма налагодження графічного і текстового меню (Мал. Д.5):
Мал. Д.5 – Форма налагодження меню
На закладці "Панелі інструментів" цієї форми можна, як і в контекстному меню на Мал. Д.4, поставити позначку зліва від назви панелі інструментів, в результаті чого цю панель буде показано або сховано. Крім того, на цій закладці можна додати до форми нові панелі інструментів, для чого треба натиснути кнопку "Нова...". Після цього система запропонує ввести назву нової панелі інструментів і створить незаповнену кнопками нову панель з зазначеною назвою.
Якщо панелі інструментів були створені за допомогою кнопки "Нова...", то їх можна пізніше вилучити (за допомогою кнопки "Видалити") або змінити їх назву (за допомогою кнопки "Переіменувати..."). Для тих панелей інструментів, які не були створені за допомогою кнопки "Нова...", а були закріплені за цією формою при її розробці, неможливо здійснити видалення панелі, а також її перейменування. Але для кожної з таких панелей, крім їх показу/приховування, які були вже описані, можлива також зміна кількості та розташування кнопок ній.
Для того, щоб змінити кількість та розташування кнопок на існуючій панелі, або наповнити кнопками новостворену панель, треба перейти до закладки "Команди" форми, показаної на Мал. Д.5. Ця закладка виглядає наступним чином (Мал. Д.6):
Мал. Д.6 – Команди, які можна розмістити в меню
В лівій частині закладки (у полі "Категорії") показується перелік категорій, на які розбито всі команди, що у вигляді кнопок або пунктів текстового меню можуть бути розміщені в формі. Якщо виділити клавіатурою або мишею будь-яку з цих категорій, то в правій частині форми (у полі "Команди") буде виведено перелік всіх команд, які належать до вибраної категорії. Притиснувши курсором потрібну команду її можна перетягти (Drag&Drop) до бажаного місця або в текстовому меню, або в одній з видимих панелей інструментів. Якщо ж бажано змінити розташування кнопки графічного меню (або пункту текстового меню), то треба перетягти її з місця поточного розташування на потрібне. Нарешті, якщо з якихось причин бажано, щоб певна команда не викликалась ні з текстового, ні з графічного меню, ні за допомогою гарячої клавіші, то потрібно перетягнути графічне зображення цієї команди на будь-яке місце у полі "Команди".
Показати або сховати певну кнопку розташовану на панелі можна і не викликаючи форму налагодження меню (Мал. Д.5 - Мал. Д.6). Для цього потрібно натиснути зображення чорної спрямованої вниз стрілочки в правій частині панелі інструментів, а потім рядок "Додати або видалити кнопки", що з’явиться під нею. Після цього на екрані з’явиться перелік всіх кнопок, що в поточний момент розміщено в панелі (Мал. Д.7):
Мал. Д.7 – Показ та приховування кнопок в меню
Ставлячи або прибираючи курсором миші позначку зліва від назви кнопки можна показати або, відповідно приховати цю кнопку на панелі інструментів. Вибравши у переліку на Мал. Д.7 команду "Налагодити...", можна відкрити вже знайому форму налагодження графічного і текстового меню (Мал. Д.5).
На цій формі, крім вже розглянутих закладок "Панелі інструментів" та "Команди" існує також закладка "Опції", (Мал. Д.8):
Мал. Д.8 – Вибір режимів відображення кнопок в меню
На цій закладці можна зазначити режими відображення кнопок в меню.
Слід зауважити, що кнопки на графічному меню, можуть бути не лише показні або приховані, а ще й знаходитися в різних станах. Наприклад, на Мал. Д.1 крайня зліва кнопка, хоча і присутня на панелі, але натискання мишею на неї не призведе до жодних наслідків, оскільки вона знаходиться в неактивному стані. Зовнішньою ознакою неактивного стану є те, що зображення на іконці тьмяніє і стає безбарвним.
Як правило, перехід кнопок з активного до неактивного стану та навпаки відбувається автоматично у тих формах чи реєстрах, в яких команду, що виконується натисканням кнопки, можна використовувати не в будь-якому місці, а лише в окремих полях. Так, кнопка "Довідник", показана зліва на Мал. Д.1, стає активною лише в тих випадках, коли на формі чи в реєстрі стає виділеним (поточним) поле, що пов’язане з якимось довідником. Про зв’язок полів з довідниками можна прочитати у пункті II.C.2.
Крім стандартних кнопок, натискання яких призводить тільки до виконання певної команди, існують також кнопки, призначені для відображення стану певного об’єкта чи режиму його роботи. Такі кнопки можуть знаходитися у двох станах: стандартному (не натиснутому) і натиснутому. У не натиснутому стані така кнопка виглядає стандартним чином, а у натиснутому – її вигляд змінюється (Мал. Д.9):
Мал. Д.9 – Натиснуті та ненатиснуті кнопки в панелі інструментів
На показаній на малюнку панелі вибору режимів пошуку у натиснутому стані знаходяться дві кнопки: друга та п’ята справа. Які саме режими пошуку задаються кожною кнопкою в кожному її стані, можна прочитати у підпункті II.B.4.a).