Критические факторы успеха

Задание 1. Предпроектное обследование. Создание организационной модели

Цель работы. Получить представление об организационной структуре предприятия.

Задание.Определить вид организационной структуры предприятия (например, линейная, линейно-штабная, линейно-функ­цио­нальная, функциональная, дивизионная, проектная, матричная) и обосновать свой вывод.Создать организационную схему предприятия, которая должна содержать:

· Верхний уровень схемы — уровень руководства, средний уровень, содержащий подразделения предприятия, и нижний уровень, на котором детализируется структура подразделений предприятия (перечень должностей в подразделении, численный состав сотрудников каждой должности).

· Подразделения и должности изображаются в виде прямоугольников с названием подразделения (должности) внутри.

· Связи между подразделениями должны отражать отношения административной подчиненности подразделений.

· Изображение подразделения должно содержать информацию о штатной численности его сотрудников — в виде круга в правом нижнем углу изображения подразделения. В круге цифрой указывается количество сотрудников.

Использование тонировки:

· Для большей наглядности в общем случае рекомендуется выделить тонировки подразделения, имеющие непосредственное отношение к теме диагностики (густой тонировкой) и опосредованное отношение (светлой тонировкой). Остальные подразделения не тонируются.

· Допускается использовать тонировку в другом назначении. Например, можно выделить подразделения с низким, средним и высоким уровнем компьютеризации. Допускается использовать любой иной критерий.

· В любом случае целесообразно вынести образцы тонировки и их значение в «Условные обозначения» (или сделать прямую расшифровку в тексте).

Первоначальным этапом при создании информационной системы деятельности Департамента жилищно-коммунального хозяйства (Департамент ЖКХ) является проведение предпроектного обследования данного вида деятельности. На этом этапе производится сбор информации о деятельности Департамента, его целях и задачах, структуре и финансово-хозяйственной деятельности.

В результате предпроектного обследования сформировано описание организационной структуры деятельности Департамента ЖКХ, описание функционального взаимодействия структуры службы и информационная схема, содержащая информационные потоки, места получения и накопления информации и прочие информационные аспекты деятельности заданной структуры.

Основной целью на данном этапе предпроектного проектирования является получение представлений об организационной структуре Департамента ЖКХ.

На основе проведенного анализа проблемной области создана организационная схема (рис.1.1).

В организационной структуре Депатрамента ЖКХ центральная диспетчерская служба осуществляет сбор информации по поставке услуг населению и бюджетным организациям предприятиями города, оперативное руководство аварийно-диспетчерскими службами предприятий города по устранению аварий, а так же поддерживает круглосуточную связь с диспетчерскими службами коммунальных и промышленных предприятий.

Отдел жилищно-коммунального хозяйства занимается реализацией программ социально-экономического развития городского округа в сферах жилищно-коммунального и дорожного хозяйства, транспорта, газификации, коммунальной энергетики, координацией деятельности жилищных управляющих компаний, жилищно-строительный кооператив, товариществ собственников жилья, ресурсоснабжающих предприятий на территории городского округа по улучшению предоставления услуг населению в области жилищно-коммунального хозяйства.

Отдел жилищной политики ведет в установленном порядке учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма, заключает договоры на предоставление социальной выплаты для приобретения (строительства) жилья за счет средств, предусмотренных на реализацию программ местного развития, предоставляет в установленном порядке малоимущим гражданам по договорам социального найма жилых помещений муниципального жилищного фонда.

Начальник Департамента ЖКХ координирует и управляет работой всего департамента. Бухгалтерия занимается всеми необходимыми расчетами, отправкой налоговой документации, начислением зарплаты.

Рис. 1.1. Организационная структура Департамента ЖКХ

Задание 2. Предпроектное обследование. Создание функциональной модели

Цель работы. Получить представление о функционировании предприятия.

Задание. Необходимо создать функциональную схему предприятия, которая должна содержать:

· Первая часть схемы должна содержать информацию о взаимодействии предприятия с внешней средой (партнеры, клиенты и т.д.), «продукт», создаваемый компанией, и ресурсы, которые использует предприятие.

· На второй части схемы должно быть представлено взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности. На схеме должно быть продемонстрировано, как ресурсы, полученные извне, превращаются в продукцию предприятия.

· Третья часть схемы состоит из подсхем, иллюстрирующих работу каждого отдела предприятия. Допускается не описывать работу отделов, не имеющих отношения к автоматизации.

· Блоками на схеме выделяются организации, отделы и сотрудники.

· Связи и товарно-денежные потоки между блоками отображаются стрелками. Видом и толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивность связи. Стрелка должна содержать пояснение на схеме или в «Условных обозначениях» схемы.

· Для большей наглядности в общем случае рекомендуется выделить тонировкой подразделения, имеющие непосредственное отношение к теме диагностики (густой тонировкой) и опосредованное отношение (светлой тонировкой). Остальные подразделения не тонируются. Допускается использовать тонировку в другом назначении.

· В любом случае целесообразно вынести образцы тонировки и их значение в «Условные обозначения» (или сделать прямую расшифровку в тексте).

На рисунках 2.1 и 2.2 представлена функциональная структура работы Департамента ЖКХ, состоящая из внешней и внутренней частей.

Первая часть схемы содержит информацию о взаимодействии структуры Департамента с внешней средой: сбор информации о необходимой услуги. выплаты, о горожанах нуждающихся в жилье и нормативные документы, по которым должна вестись работа.

На второй части схемы представлено взаимодействие Департамента в ходе основной деятельности. На схеме продемонстрировано как работает Департамент: поступление информации от горожан, распределение работ, предоставление нужной информации аварийным службам и горожанам.

Рис. 2.1 Функциональная модель работы Департамента ЖКХ

(внешняя часть)

Рис. 2.2 - Функциональная модель работы Департамента ЖКХ (внутренняя часть)

Центральная диспетчерская служба занимается работой с горожанами и аварийными службами города ( сбор информации по поставке услуг населению и бюджетным организациям предприятиями города, руководство аварийно-диспетчерскими службами предприятий города).

Отдел жилищной политики, анализируя нормативные акты и сведения о бюджетных средствах, заключает договоры на предоставление социальной выплаты для приобретения (строительства) жилья за счет средств, предусмотренных на реализацию программ местного развития.

Отдел ЖКХ реализует программы социально-экономического развития городского округа на основании нормативных актов и информации о бюджетных средствах.

Бухгалтерия производит операции с денежными средствами и ведет их учет.

Начальник Департамента координирует работу всех отделов и бухгалтерии.

Задание 3. Предпроектное обследование. Создание информационной модели.

Цель работы.Получить представление об использовании информации на предприятии.

Задание.Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Кроме информации на бумажных носителях, может использоваться информация, хранимая в компьютерных информационных системах, и информация, передаваемая между сотрудниками устно. В процессе работы предприятия может использоваться также эмпирическая информация – опыт, знания полученные ранее, но на схему рекомендуется заносить только информацию, непосредственно относящуюся к производственным процессам.

Необходимо создать информационную схему предприятия:

- Схема должна содержать три уровня. На первом уровне отображается информационное взаимодействие предприятия с внешней средой – партнерами, клиентами и т.п. На втором уровне отображается информационный обмен между отделами предприятия. При необходимости на третьем уровне детализируется информационные процессы внутри отделов предприятия.

- Схема должна иллюстрировать, откуда и как возникает информация, как и куда передается, где храниться и как используется.

- Блоками на схеме выделяются точки возникновения, переработки и получения информации – организации, отделы и сотрудники. На блоке можно также привести назначение происходящих в его рамках информационных процессов.

- Информационные потоки между блоками отображаются стрелками. Вид стрелки должен говорить о способе передачи информации (устно, на бумаге, электронно). Если информация передается в составе документа, должно быть указано его название. Толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивности информационного обмена. Стрелка должна содержать пояснение на схеме или в «условных обозначениях» схемы.

- при необходимости (большой размер, необходимость детально представить работу отдела) часть информационной схемы может быть вынесена на отдельный листы.

- Для большей наглядности в общем случае рекомендуется выделить тонировкой блоки, имеющие непосредственное отношение к теме диагностики (густой тонировкой) и опосредованное отношение (светлой тонировкой). Остальные блоки не тонируются.

- В любом случае целесообразно вынести образцы тонировки и их значение в «Условные обозначения» (или сделать прямую расшифровку в тексте).

Центральная диспетчерская служба ведет сбор информации по требующимся услугам населения, на основе этих данных координирует работу аварийно-диспетчерских служб города.

Отдел жилищной политики, анализируя нормативные акты и сведения о бюджетных средствах, заключает договоры на предоставление социальной выплаты для приобретения (строительства) жилья за счет средств, предусмотренных на реализацию программ местного развития.

Отдел ЖКХ реализует программы социально-экономического развития городского округа на основании нормативных актов и информации о бюджетных средствах.

Бухгалтерия получает информацию о предоставляемых средствах и ведет расчеты для остальных отделов.

Начальник и замы координируют работу отделов.

Информационная модель работы Департамента ЖКХ представлена на рис. 3.1.

Рис. 3.1 - Информационная модель работы Департамента ЖКХ

Задание 4. Предпроектное обследование. Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия. Определение целей и задач системы

Цели работы:

1. Сформулировать миссию, критические факторы успеха и структурные проблемы предприятия.

2. Определить цели и задачи проектируемой информационной системы.

Задание:

1. Миссия — это утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Миссия объясняет суть деятельности, специфику бизнеса, основные цели и стратегию развития организации — все то, что отличает эту организацию от остальных в этой отрасли. Формулировка миссии содержит описание трех элементов:

1) потребности клиента, то есть то, ЧТО надо удовлетворять;

2) группы клиентов, то есть КТО будет объектом обслуживания;

3) действия, технология и знания, то есть КАК организация удовлетворяет потребности своих клиентов (создает и распространяет потребительскую ценность и т.д.).

Этим миссия отличается от рекламных слоганов, которые изначально ориентированы на эмоциональное воздействие и практически никогда не соединяют в себе все основные элементы миссии. Миссия должна быть сформулирована не более, чем в трех-четырех четких и лаконичных предложениях. Рекомендуется использовать деловой, практичный стиль, избегать пафоса и общих фраз. В качестве примера можно привести формулировки миссий компании Apple Computer: «Обеспечить лучшими персональными компьютерами и технической поддержкой студентов, преподавателей, разработчиков, ученых, инженеров, бизнесменов и всех потребителей в более чем 140 странах» и IBM Global Business Services: «Быть надежным деловым партнером, непревзойденным в создании долгосрочных экономических преимуществ для клиентов, органично объединяя глубокие знания в области бизнеса с широкими технологическими возможностями».

2. Критические факторы успеха (КФУ) — это «вещи», необходимые для выполнения миссии (не более 10). Список КФУ должен отражать ключевые составляющие компании и ее связи со средой существования. Следует пользоваться правилом необходимости и достаточности КФУ для выполнения миссии. Для проверки КФУ можно пользоваться вопросом: «Какой цели этот КФУ поможет достигнуть».

3. Структурные проблемы предприятия — это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия.

4. Цели, стоящие перед информационной системой (ИС), должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия. При формировании цели необходимо установить критерии, с помощью которых можно измерить эффективность решения или результата (время работы, количество операций и т.д.). В зависимости от задачи и сложности системы критерий может быть один (однокритериальная задача) или несколько (многокритериальная задача). В случае многокритериальной задачи один критерий сможет быть взят за основу, а остальные критерии могут быть переведены в ограничения. Рекомендуется представить задачу в виде аналитической формулы или уравнения, зависящих от значений переменных (на базе выделенных критериев), входящих в нее, что позволит решать задачу оптимизации и получить обоснованные оптимальные значения в пределах заданных ограничений.

5. Список задач, стоящих перед ИС, должен показать, как (или с помощью чего) достичь поставленной цели. Соотношение цели и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия.

Миссия Департамента ЖКХ

« формирование и реализация на территории городского округа политики в сферах жилищно-коммунального и дорожного хозяйства, транспорта и связи, а так же предоставления жилья категориям граждан определенных действующим законодательством; координация деятельности жилищных управляющих компаний, жилищно-строительных кооперативов и ресурсоснабжающих предприятий территории городского округа по новым качествам предоставления услуг населению в области жилищно-коммунального хозяйств»

Критические факторы успеха

«Необходимые и достаточные условия» выполнения миссии — критические факторы успеха:

1. Увеличение скорости обработки информации — для эффективности работы Департамента важна скорость обработки информации, так как своевременность предоставления необходимой информации напрямую зависит от этого фактора.

2. Уменьшение информационных потерь и ошибок в процессе обработки информации — поскольку работа отделов напрямую влияет на репутацию Департамента и служб, находящихся в подчинении, а ошибки при обслуживании могут повлечь также финансовые потери, необходимо максимально снизить потенциальные возможности недостатков при обработке информации.