A) Редагування окремого запису

Редагування кожного конкретного запису в реєстрі може відбуватися або безпосередньо в реєстрі, або за допомогою спеціальної форми.

Якщо описувати особливості редагування запису прямо в реєстрі, то треба, перш за все, зазначити, що зовнішній вигляд кожного поля запису може відрізнятися в режимі перегляду і в режимі редагування. В режимі перегляду більшість спеціальних полів, описаних в підрозділі A, зовні нічим не відрізняються від звичайного поля текстового введення і лише при переході до режиму редагування набувають притаманних їм зовнішніх рис. Так, наприклад, у полі визначення дати (Пункт A.3) стрілка у правій частині поля з’являється лише в режимі редагування (Мaл. B.5):

Мaл. B.5 – Поле визначення дати в режимі перегляду (зліва) та редагування (справа)

Режим редагування також можна використовувати для того, щоб продивитися ті значення у полях, які не видно цілком при встановленій ширині колонки.

Перейти з режиму перегляду запису в режим його редагування можна багатьма способами.

Перш за все, треба мишею або клавіатурою виділити те поле, яке треба редагувати. Потім треба або один раз клацнути по полю курсором миші або натиснути клавішу {Enter}, після чого можна або скоригувати значення в полі, або повністю змінити його.

Крім того, в системі за умовчанням встановлено так званий режим редагування “Авто”. В цьому режимі, якщо якесь поле в реєстрі виділено, то будь-яке натиснення на клавіші клавіатури призведе до заміщення змісту колонки текстом, що вводиться з клавіатури.

Нарешті, для початку редагування вибраного поля можна натиснути кнопку графічного меню {Редагувати}{F3}.

В усіх перелічених випадках після початку редагування на графічному меню стають доступними кнопки {Зберегти}{F2} та {Відмовитися}{Esc}. При натисканні на них, як легко здогадатися, відбувається збереження зроблених в записі змін або відмова від цих змін. В деяких випадках для прискорення видалення змісту полів запису на графічному меню розміщується також кнопка {Очистити}.

Крім того, слід пам’ятати, що збереження змін у записі автоматично відбувається також в тому випадку, якщо за допомогою клавіатури або миші просто перейти до іншого запису. Тому якщо користувач змінив зміст якогось поля випадково, то для відновлення значення у полях запису він повинен обов’язково натиснути або клавішу {Esc}, або кнопку графічного меню {Відмовитися}.

Перейти на наступне поле в записі реєстру, в тому числі при редагуванні, можна за допомогою клавіші {Tab} або {->}.

В деяких реєстрах (як правило, тих, що містять велику кількість колонок) передбачена спеціальна форма для редагування запису, яка загалом містить ті ж самі поля, що і сам запис. Детальніше про форми редагування записів розповідається в наступному підпункті при описі додавання запису до реєстру.

b) Додавання та вилучення записів

В кожному реєстрі передбачено можливість вилучення записів та їх додавання.

Для вилучення запису, треба мишею або клавіатурою вибрати його в реєстрі та натиснути кнопку графічного меню {Видалити}{F8}. Слід зауважити, система в певних випадках не дозволяє вилучення запису, що пов’язаний з іншими об’єктами системи. В таких випадках на екрані з’являється інформаційне повідомлення, яке роз’яснює, чому вилучення запису не відбувається.

Що ж стосується додавання запису, то загалом для того, щоб це зробити, можна просто натиснути кнопку графічного меню {Новий}{F7}. Після цього можливі два варіанти: або до реєстру просто додається новий рядок, який необхідно описаним в попередньому підпункті чином відредагувати, або на екрані з’являється спеціальна форма редагування запису. Для реєстру елементів договорів ця форма виглядає наступним чином (Мaл. B.6):

Мaл. B.6 – Приклад форми редагування запису

Слід звернути увагу, що навіть при створенні нового запису часто при відкритті форми редагування деякі поля зразу заповнюються певними значеннями за умовчанням. Наприклад, у полі, де зазначається податкова ставка, як правило, проставляється ставка 20%.

Як правило, значення, яке проставляється за умовчанням, можна змінити вручну. Але якщо така зміна неможлива, то це спеціально зазначається при описі кожного конкретного реєстру в подальшому тексті. Варто зазначити, що, якщо запис додається без використання форми, а безпосередньо до реєстру, то деякі поля в ньому також можуть бути зразу ж заповнені значеннями за умовчанням.

Якщо в конкретних реєстрах, які описуються в цьому керівництві, можливо використання форми при редагуванні та/або створенні записів, ця форма описується окремо, із зазначенням особливостей присутніх на ній полів.

Також, можна створити новий запис реєстру за допомогою пункту {Копіювати запис}{F5} або натиснути кнопку графічного меню {Копіювати}. В результаті цього вибору до реєстру буде додано запис, в якому частина полів, як це вже розглядалося, буде заповнено за умовчанням, а значення всіх інших полів будуть скопійовані з того запису, який був поточним при натисканні рядка {Копіювати запис}.

Цей спосіб додавання запису доцільно використовувати в тих випадках, коли реєстр містить багато колонок, а новий запис може бути отриманий за допомогою порівняно невеликого виправлення змісту полів існуючого запису. Так, додавати записи можна в переважній більшості реєстрів системи.

Слід зауважити, що після копіювання треба обов’язково простежити, щоб в новому записі було змінено значення хоча-б одного поля, оскільки система стежить, щоб у реєстрах не було двох абсолютно однакових записів (об’єктів обліку) і не дозволяє створення точної копії існуючого запису.

c) Регулювання кількості записів, що показуються в реєстрі

Кількість записів, що показується в реєстрі, може змінюватися не тільки внаслідок додавання та вилучення записів в ньому, але і з інших причин. Це можливо завдяки тому, що дуже часто в реєстрах показуються не повний набір записів, а лише частина з них, яка відфільтрована з загальної кількості за якимсь принципом.

Мабуть найбільш типовою у системі є фільтрація за датою, тобто в реєстрі, як правило, показуються не всі документи, що реально в ньому зберігаються, а лише ті, що належать до визначеного періоду. Якщо змінити цей період, то кількість записів, показаних в реєстрі, як правило, змінюється. Для того, щоб змінити період, за який показуються записи реєстру, треба натиснути кнопку графічного меню {Форма фільтру}, після чого на екрані з’явиться форма зазначення умов фільтрації (Мaл. B.7):

Мaл. B.7 – Приклад форми фільтру

На цій формі, в залежності від того, з якого реєстру вона була викликана, розташовані різні поля, тобто поля форми відповідають колонкам реєстру. Але, слід зазначити, що в більшості випадків в формі фільтру присутні поля не для всіх колонок реєстру, а тільки для основних – по яких доцільно фільтрувати записи реєстру.

Для того, щоб фільтрувати записи по вибраному полю, потрібно по-перше, в полі-індикаторі, яке розташоване поруч з назвою поля, поставити позначку. Після цього стануть доступними для вводу поля умови та значення, по яких фільтрувати. По-друге, вибрати у відповідному полі умову фільтрування зі списку, і по-третє, ввести значення для фільтрування. Задати фільтр можна як по одному полю, так і по декількох/всіх полях форми. В разі вибору декількох полів фільтрування відбувається за принципом додавання умов. Задавши всі необхідні умови фільтрування, потрібно натиснути кнопку (Мaл. B.7).

Також для фільтрів передбачена можливість збереження їх під певною назвою. Для цього після задання умов фільтрації потрібно натиснути кнопку {Зберегти як}. Після цього з’явиться форма вводу назви для фільтра, в якій також можна вказати (в полі-індикаторі) буде фільтр загальним (будуть бачити всі користувачі) чи індивідуальним (тільки поточний користувач):

Мал. B.8 – Форма зазначення назви фільтру

За допомогою стандартних кнопок на формі фільтру можна додати новий, видалити або очистити фільтр.

Також, зауважимо, що форма фільтру може передувати появі форм деяких реєстрів при їх виклику, якщо це встановлено адміністратором системи.

Якщо натиснути на кнопку {Фільтрувати по вибраному полю}, в реєстрі будуть показані лише ті з записів, в яких значення у виділеній колонці співпадає з тим значенням, яке міститься у виділеному полі. Для того, щоб припинити цей вид фільтрування, потрібно ще раз натиснути цю кнопку.

Кнопка {Фільтрувати по вибраним рядкам} призначена для додаткової фільтрації записів реєстру вручну, за бажанням користувача. Мається на увазі, що спочатку користувач переглядає весь реєстр і вибирає потрібні йому рядки, клацаючи по них курсором і одночасно притримуючи клавіші {Shift} та/або {Ctrl} на клавіатурі. Після натискання на кнопку в реєстрі залишаться лише ті записи, які вибрав користувач, і він буде мати змогу зручним чином продивитися їх окремо, наочно порівняти та проаналізувати. Для відмови від додаткової фільтрації та відновлення переліку записів в реєстрі, потрібно ще раз натиснути цю кнопку.

Зміна кількості та/або змісту записів реєстру може відбуватися також після натискання кнопки графічного меню {Оновити}.

Необхідність використання цієї кнопки викликана тим, що з системою “Megapolis” одночасно можуть працювати і, в більшості випадків, дійсно працюють одночасно декілька користувачів. Тому треба завжди пам’ятати, що поки будь-який користувач продивляється або змінює якийсь реєстр, інші користувачі також можуть його змінювати. Для того, щоб кожний користувач міг в потрібний момент завантажити останню версію реєстру, і використовується операція оновлення.

4. Інші операції з реєстром

Таким чином, у попередніх підрозділах ми склали загальне уявлення про реєстр, а також познайомилися з методами зміни зовнішнього вигляду та змісту як реєстру в цілому, так і записів в ньому. В цьому підрозділі буде розглянуто інші загальні операції з реєстром, зокрема:

§ пошук у реєстрах (Підпункт a));

§ фільтрація у реєстрах (ПідпунктError! Reference source not found.2);

§ друк та вивантаження реєстру (Підпункт c)3).

a) Пошук у реєстрах

В цьому підпункті буде розглянуто ті засоби, які використовуються при необхідності здійснення пошуку потрібної інформації серед записів реєстру. Для керування режимами пошуку використовується спеціальна панель у графічному меню будь-якої форми, що містить реєстр (Мaл. B.8):

Мaл. B.8 – Панель засобів пошуку в реєстрах

До панелі за умовчанням входять поле текстового введення та п’ять кнопок. Всі вони призначені для здійснення пошуку в тій колонці, яка в даний момент є поточною.

В текстовому полі {F6} (на Мaл. B.8 – зліва) клавіатурою вводиться той текст, який потрібно розшукати.

З двох кнопок визначення режиму пошуку {За першими літерами} та {По включенню} одна завжди знаходиться в активному стані (натиснута), а інша – в пасивному. В залежності від того, яка з цих кнопок є активною, в полях вибраної колонки шукаються значення, до яких введений текст входить або на початку, або в довільному місці..

Якщо натиснути кнопку {Почати пошук}{Ctrl+F6}, то система почне пошук і після знаходження потрібного тексту, зробить виділеним поле, в якому знайдено текст. Якщо текст не знайдено, то виділеним залишається те ж саме поле, яке було виділено до початку пошуку.

Після першого натискання кнопка {Почати пошук} переходить в активний стан. Якщо кнопка в активному стані, то пошук здійснюється зразу ж, як тільки текст, який потрібно розшукати, починає вводитися. Щоб вивести кнопку з активного стану, треба ще раз її натиснути.

Кнопки {Наступний} та {Попередній} використовуються, якщо принаймні один раз потрібний текст вже знайдено і треба знайти наступне або попереднє входження тексту до значень полів колонки.

b) Фільтрація у реєстрах

В цьому підпункті буде розглянуто ті засоби, які використовуються при необхідності здійснення фільтрації потрібної інформації серед записів реєстру. Для керування режимами фільтрації використовується спеціальна панель у графічному меню будь-якої форми, що містить реєстр:

Мaл. B.9 – Панель засобів фільтрації в реєстрах

До панелі за умовчанням входять поле текстового введення та дві кнопки. Всі вони призначені для здійснення фільтрації в тій колонці, яка в даний момент є поточною.

В текстовому полі {F11} клавіатурою вводиться той текст, який потрібно фільтрувати. Для знятя фільтру можна використовувати кнопки {Ctrl+F11}.

З двох кнопок визначення режиму фільтрації {За першими літерами} та {По включенню} одна завжди знаходиться в активному стані (натиснута), а інша – в пасивному. В залежності від того, яка з цих кнопок є активною, в полях вибраної колонки фільтруютсься значення, до яких введений текст входить або на початку, або в довільному місці.

c) Друк та вивантаження в системі

Для виведення на зовнішні носії в системі “Megapolis” існують дві операції: друк та вивантаження.

Друк в системі має свою специфіку, яка полягає в тому, що система не здійснює друк як такий, а зберігає документ, який потрібно віддрукувати, у вигляді файлу у форматі *.xls. Після збереження файлу система зразу відкриває його в MS Excel, звідки його можна стандартним чином вивести на друк, попередньо відредагувавши, якщо у цьому є необхідність. Для початку процедури друку необхідно натиснути на відповідній формі кнопку {Друк}{Ctrl+P}.

Крім того, (тільки для реєстрів) в системі можлива також операція вивантаження. При її здійсненні реєстр в такому вигляді, як він показаний в формі, без жодних заголовків, приміток тощо, зберігається у файлі або у форматі MS Excel, HTML, XML, або текстовому форматі. Таке вивантаження може використовуватися, головним чином, для зберігання поточних версій реєстрів з метою їх можливого подальшого аналізу.

C. Робота з довідниками

Крім загальних реєстрів, основи роботи з якими було розглянуто в попередньому підрозділі, в системі існують також реєстри спеціального призначення, які називаються довідниками. В принципі, кожний довідник також є реєстром, і все те, що написано в попередньому підрозділі про реєстри, стосується і довідників. Але, з іншого боку, довідники мають важливі відмінності, які і будуть висвітлені в цьому підрозділі.

Зокрема, у підрозділі будуть розглянуті:

§ загальні уявлення про довідник (Пункт 1);

§ особливості використання відомостей з довідника (Пункт 2);

§ конкретні види довідників: загальний (Пункт 3), з додатковими реєстрами (Пункт 4).

1. Загальні уявлення про довідник

Треба зазначити, що абсолютно всі відмінності між довідниками та реєстрами є наслідком того, що перші виконують в системі іншу функцію, ніж другі, тому дуже важливо цю різницю у призначенні добре усвідомити. Якщо у реєстрах зберігаються документи, які використовуються для процесів і мають, так би мовити, самостійне значення, то у довідниках зберігаються списки тих об’єктів, які призначені для того, щоб використовуватися в документах з реєстрів.

Наприклад, в будь-якому договорі завжди треба зазначати реквізити підрядника (контрагента). В системі “Megapolis” вважається, що набагато зручніше зберігати всі відомості (назву, номер розрахункового рахунка, код ЕДРПОУ тощо) про кожного підрядника в довіднику, з якого їх потім просто вибирати при заповненні даних документів.

Розглянемо цей процес детальніше. Якщо в реєстрі договорів, знаходячись у полі “Підрядник” натиснути клавішу {F9} клавіатури (або кнопку {Довідник} графічного меню), то на екрані після певної паузи з’явиться довідник підприємств (Мaл. C.1):

Мaл. C.1 – Приклад довідника

Вибравши в цьому довіднику потрібне підприємство, треба натиснути клавішу . В результаті після деякої паузи довідник буде закрито, і на екрані знову з’явиться форма роботи з реєстром договорів.

Після цього у формі документу з’являється інформація про Контрагента, якого було вибрано з довідника.

Саме ця можливість передавати значення зі своїх рядків до інших реєстрів або форм і є ключовою відмінністю між довідником і “звичайним” реєстром. З неї випливають ті головні особливості роботи з довідниками, які ми розглянемо у наступних пунктах керівництва.

По-перше, буде описано, як саме різні поля у формах можуть бути пов’язані з довідниками, а також як здійснюється вибір потрібних відомостей та їх передача.

По-друге, будуть розглянуті особливості роботи з різними видами довідників. Зокрема, будуть розглянуті ті довідники, які мають більш складну структуру, ніж звичайний реєстр.

Нарешті, по-третє, будуть розглянуті важливі відмінності у зовнішньому вигляді усіх видів довідників та прийоми роботи з ними.

2. Зв’язок з довідниками

В цьому пункті будуть розглянуті повернення значень з довідників у об’єкт, що їх викликав (Підпункт a)), а також специфіка виклику довідників зі списків (Підпункт b)) та текстових полів (Підпункт c)).

a) Повернення відомостей з довідників

Як ми вже бачили (Мaл. C.1), натискання кнопки у графічному меню довідника призводить до передачі значень з полів вибраного у ньому рядка до полів тієї форми, з якої довідник був викликаний. Треба підкреслити, що кожне поле у тій формі, з якої викликається довідник, фактично пов’язане навіть не з довідником в цілому, а тільки з певною (визначеною системою) колонкою цього довідника. Вираз “поле пов’язане з колонкою” означає, що тільки значення з цієї колонки будуть передаватися до цього поля при поверненні значень з довідника.

При подальшому описі системи ми будемо називати зв’язаним поле, яке заповнюється значеннями, що містяться у певній колонці певного довідника. Відповідну колонку ми також будемо називати зв’язаною. Зовнішньою ознакою того, що поточне поле є зв’язаним, є активація в графічному меню кнопки {Довідник}. В разі, якщо поточне поле не є зв’язаним (тобто, не заповнюється відомостями з якогось довіднику), ця кнопка стає тьмяною і не функціонує.

Користуючись наведеною термінологією, можна сказати, що система завжди повертає до зв’язаного поля значення того поля у відповідному довіднику, яке лежить “на перехресті” зв’язаної колонки і вибраного користувачем рядку.

Якщо користувач з якихось причин не хоче передавати значення з довідника до зв’язаних полів, він повинен натиснути кнопку закритя вікна або на клавіатурі клавішу {Esc}. Тоді повернення до форми, яка викликала довідник, відбудеться без передачі у зв’язані поля будь-яких значень.

Треба зазначити, що довідник може бути викликаний не лише з форми, але і, подібно до будь-якого іншого реєстру, із загального дерева “Навігатора” (Мал. I.3). Оскільки в цьому випадку жодних значень з довідника нікуди передавати не треба, кнопка {Вибрати} стає тьмяною і не функціонує (Мaл. C.2). Але можна сказати, що саме наявність цієї кнопки (в активному чи пасивному стані), є головною зовнішньою ознакою, яка відрізняє довідник від реєстру.

На закінчення цього підпункту зазначимо, що після того, як передачу значень з певного рядка будь-якого довідника до полів якогось документа вже здійснено та запис про документ збережено, цей рядок стає неможливо вилучити з довідника. Таке вилучення стане можливим лише в тому випадку, якщо видалити всі посилання на значення цього рядка в будь-яких інших документах, реєстрах чи довідниках системи.

Разом з тим, редагування такого рядка залишається можливим і нічим не відрізняється від редагування будь-якого іншого рядка. Слід відзначити, що, якщо в довіднику підприємств відредагувати, наприклад, назву якогось підприємства, то у всіх полях, до яких цю назву було введено, при подальшій роботі буде відображатися вже нова, відредагована назва.

b) Зв’язок списків з довідниками

Як вже зазначалося (Пункт A.4), у системі широко поширені списки, зміст і кількість рядків яких визначається певним довідником. В цьому випадку список є зв’язаним (з колонкою довідника), а рядки списку є просто послідовними полями цієї колонки (Мaл. C.2):

Мaл. C.2 – Приклад списку, що пов’язаний з довідником

Як видно на малюнку, при заповненні полів довідника ділянок, значення поля у колонці “Адм.-тер.одиниця” може бути вибрано зі списку, який містить значення з колонки “Назва” довідника регіонів.

Слід зазначити, що вибрати значення зі списку можна трьома способами.

По-перше, можна стандартним чином відкрити список, натиснувши курсором миші стрілочку, яка при переході у режим редагування з’являється у полі справа, або скориставшись комбінацією клавіш {Alt+¯}, та вибрати потрібний рядок.

По-друге, можна розмістити у полі текстовий курсор і почати друкувати назву області. При спробі введення кожної наступної літери система буде контролювати, чи складає вже введений текст разом з новою літерою початок якоїсь назви області зі списку. Якщо така область у списку присутня, то літеру з клавіатури буде введено, а текст, що вводиться, буде доповнено до назви цієї області автоматично (Мaл. C.2). Якщо ж такої назви не існує, то введення літери буде неможливим і в полі збережеться та область, яка була вибрана зі списку при введенні попередньої літери.

Тому в разі потреби вибору області, якої немає у списку, треба скористатися третім способом вибору – вже знайомим натисканням клавіші {F9} (або кнопки {Довідник} графічного меню), після якого на екрані з’явиться довідник регіонів. До нього, за загальними для реєстрів правилами (Підпункт B.3.b)), можна додати запис про необхідну область.

c) Зв’язок текстових полів з довідниками

З довідниками можуть бути пов’язані не лише списки але й звичайні на вигляд поля для текстового введення. Якщо текстове поле є зв’язаним, то при введенні до нього тексту системою здійснюється певний контроль, який призначений для полегшення вибору відомостей з довідника.

Зокрема, якщо до форми (або запису реєстру) потрібно перенести декілька значень з довідника, то ручне введення одного з них призведе до автоматичного перенесення до форми і всіх інших, причому без виклику довідника. Так, наприклад, якщо у розпорядженні на оплату, у полі “Код статті” вручну ввести цифровий код “92010400”, то після виходу з цього поля виявляться заповненими всі поля з відомостями про статтю витрат з введеною назвою вказаної за кодом статті.

Слід зазначити, що наведений приклад є показує, що у переважній більшості довідників для кожного об’єкта зазначається (у відповідних колонках) не тільки його “Назва “, але й “Код”. При цьому передбачається, що кожний об’єкт користувач позначає таким коротким кодом, який легше запам’ятати і ввести вручну, ніж власне назву об’єкта. Тоді для вибору об’єкта з довідника користувачу досить ввести у відповідному полі лише його короткий код, і всі відомості про об’єкт будуть зразу ж внесені до потрібних полів.

Якщо в будь-якому зв’язаному полі в діалоговій формі (не в реєстрі) потрібне значення введено не повністю, то в разі спроби користувача залишити це поле (наприклад, натиснувши на клавішу {Tab}, або натиснувши курсором на інше поле), вихід з поля не відбудеться, а буде відкрито зв’язаний з полем довідник. Але в цьому довіднику (на відміну від випадку його виклику з використанням клавіші {F9}) будуть показані не всі записи, а лише ті з них, у яких введений в поле текст входить до значень у зв’язаній колонці. Як саме входить цей текст: лише на початку значення, чи в будь-якому місці – залежить від стану кнопок визначення режиму пошуку на панелі пошуку форми.

Якщо в якомусь зв’язаному полі буде помилково введений текст, який взагалі не входить до жодного значення у зв’язаній з цим полем колонці, то при спробі залишити поле буде відкрито порожній довідник. Для показу в ньому повного переліку записів треба натиснути кнопку графічного меню {Фільтри} і в випадаючому списку фільтрів зняти потрібний, а для відновлення фільтрації – встановити В разі необхідності, до довідника можна додати потрібний запис і вибрати його для внесення відповідних відомостей у зв’язані поля.

3. Загальний довідник

Як ми вже з’ясували, довідник відрізняється від звичайного реєстру своїми функціями. Крім того, слід взяти до уваги, що, якщо у реєстрах зберігаються переважно відомості про документи, то довідники можуть описувати найрізноманітніші об’єкти, в тому числі і зі складною структурою. Зберігати відомості про такі складні об’єкти у звичайних реєстрах іноді незручно або неефективно.

4. Довідник з додатковими реєстрами

Як вже зазначалося, в довідниках можуть відображатися інформація про об’єкти зі складною структурою, збереження відомостей про які у звичайних реєстрах є недостатнім, незручним або неефективним. Саме з цієї причини у системі використовуються довідники, які мають більше можливостей збереження та відображення інформації, ніж звичайні реєстри. Зокрема, в цьому пункті керівництва розглядаються довідники з додатковими реєстрами, а в наступному – деревовидні довідники.

В деяких довідниках системи, крім реєстру основних об’єктів, можна відкрити також додаткові реєстри, в яких подається по іншому організована, розширена або більш детальна інформація про ці об’єкти. Слід зазначити, що при першому виклику будь-якого довідника у формі показується лише основний реєстр. Зовнішньою ознакою того, що у формі можна відкрити додаткові реєстри, є наявність активної кнопки графічного меню. Після натискання на цю кнопку, на екрані з’являється список тих додаткових реєстрів, які можна показати в даному довіднику (Мaл. C.3):

Мaл. C.3 – Приклад довідника з відкритим списком додаткових реєстрів

Зміст та кількість рядків у цьому списку залежить від конкретного довідника, тому при описі кожного конкретного довідника у подальших розділах керівництва обов’язково надається також перелік та призначення тих додаткових реєстрів, які можна в ньому відкрити.

В цьому пункті на прикладі довідника підрозділів ми розглянемо різні види додаткових реєстрів, зокрема:

§ вкладені реєстри (Підпункт a));

§ реєстри деталізації (Підпункт b))

a) Вкладені реєстри

Загалом довідник регіонів містить просто список всіх регіонів в системі, для кожного з яких зазначається його тип, назва, площа тощо. На перший погляд всі ці відомості повністю описують будь-який регіон і жодна додаткова інформація про них вже не потрібна. Але якщо ми згадаємо, що кожний регіон може містити свої регіони (або входити до інших, більш великих регіонів), то зразу стане ясно, що звичайний “плаский” список не відображає інформацію про взаємну підпорядкованість регіонів, яка може бути важливою.

Саме для відображення більш повної інформації про такого роду однотипні об’єкти, які можуть входити до складу один одного, і призначені вкладені реєстри. Як правило, назва того рядка в списку, зображеному на Мaл. C.3, при виборі якого на формі з’являється вкладений реєстр, співпадає з назвою основного довідника. Так, якщо вибрати в цьому списку рядок “Регіони”, то з’являється ще один реєстр регіонів (Мaл. C.4):

Мaл. C.4 – Приклад довідника з додатковим реєстром

Як видно, крім того реєстру, який показувався у формі перед викликом додаткового реєстру (Мaл. C.3), в нижній частині форми з’являється ще один реєстр (додатковий). Якщо виділити в основному довіднику запис про будь-який регіон, у додатковому реєстрі з’являється список тільки тих регіонів з основного довідника, які йому належать. Якщо регіон з основного реєстру не має регіонів, то додатковий реєстр стане порожнім.

Оскільки у вкладеному реєстрі зберігаються ті ж об’єкти, що і в основному, то повний список колонок обох реєстрів повністю співпадає. Тому в подальших розділах керівництва для тих конкретних додаткових реєстрів, які будуть класифікуватися як вкладені, спеціального опису їх колонок наводитися не буде, оскільки буде вважатися, що всі їх колонки вже перелічені при описі основного реєстру.

Якщо якійсь з тих регіонів, які показуються у додатковому реєстрі, має свої регіони, то можна вже описаним чином відкрити ще один додатковий реєстр, в якому можна, в свою чергу, продивитися (чи відредагувати) список внутрішніх регіонів. В разі необхідності, можна відкрити стільки додаткових реєстрів, скільки потрібно для відображення повної структури регіонів. Кожну з цих додаткових форм можна закрити, натиснувши хрестик у правому верхньому куті.

Слід принагідно зазначити, що засоби налагодження зовнішнього виду реєстрів (Пункт B.2) застосовуються до кожного реєстру окремо у всіх довідниках з додатковими реєстрами. Тому зовнішній вигляд основного і додаткового реєстру може бути різним навіть для вкладених реєстрів.

На закінчення слід звернути увагу на те, що, якщо додати запис (Підпункт B.3.b)) до вкладеного реєстру, то в основному реєстрі його буде показано лише після виконання операції оновлення (Підпункт B.3.c)).

b) Реєстри деталізації

Іноді при перегляді якогось довідника виникає необхідність продивитися список тільки тих об’єктів з якогось іншого довідника чи реєстру, які стосуються вибраного запису з поточного. Для виконання такої задачі служать додаткові реєстри, які називаються реєстрами деталізації. Наприклад, після вибору будь-якого договору вибравши зі списку рядок “Елементи договору (план)” , у нижній частині форми під основним реєстром з’явиться реєстр деталізації даного договору (Мaл. C.5):

Мaл. C.5 – Приклад довідника з додатковим реєстром деталізації

В деталізуючому реєстрі буде показано список тих елементів, про які в цьому довіднику зазначено, що вони відносяться саме до обраного вище документу.

Таким чином, додатковий реєстр деталізації призначений просто для показу відфільтрованої за значенням певного поля частини записів з якогось іншого довідника. Тому назва того рядка у меню "Деталі", вибір якого призводить до відкриття такого реєстру, як правило, співпадає з назвою того довідника, записи з якого показуються у цьому додатковому реєстрі, а повний перелік колонок у додатковому реєстрі деталізації (фільтруючому) співпадає з повним переліком колонок у відповідному довіднику.

Існують такі додаткові відомості, які зручно відображати у деталізуючему реєстрі, але їх редагування не дуже доцільно здійснювати в окремому довіднику. Наприклад, додатковий реєстр деталізації договорів - елементи договору (Error! Reference source not found.5)

Може виникнути питання, чому елементи кожного договору не розміщено безпосередньо в основному реєстрі договорів. Проблема полягає в тому, що будь-який договір може мати (і в більшості випадків має) не один елемент. Використовуючи додатковий реєстр деталізації наведеного типу, можна для кожного договору природним чином зберегти та продивитись тільки ту інформацію, яка потрібна, наприклад, елементи.

У інших подібних реєстрах деталізації також містяться відомості про такі характеристики об’єктів з основного реєстру, яких може бути декілька.

При описі кожного з таких додаткових реєстрів деталізації у подальшому тексті керівництва буде надаватися повний перелік усіх його колонок та призначення кожної з них. Для реєстрів деталізації, подібних до описаного на початку цього підпункту, колонки перелічуватися не будуть, а буде даватися посилання на той довідник, з якого показуються записи у реєстрі.

D. Формування звітів

Коли всі параметри будь-якого звіту встановлені, то натискання кнопки {OK} на формі зазначення параметрів звіту призводить до відкриття спеціальної форми "Формування звіту" (Мал. II.1):

Мал. II.1 – Форма визначення файлу виведення звіту

У полі "Зберегти в файлі" показується повний шлях до того файлу MS Excel, в якому система збереже файл зі звітом (назва звіту показується у верхній частині форми). В разі необхідності, цей шлях можна змінити або безпосередньо редагуючи шлях у полі, або відкривши за допомогою кнопки стандартне діалогове вікно "Save as…" ("Зберегти як..."), в якому набрати ім’я потрібного файлу та/або вибрати шлях до нього.

Після натискання на кнопку "Почати експорт" система почне виводити звіт до файлу. Після закінчення цього процесу виведений файл автоматично відкривається у середовищі MS Excel, де його можна продивитись, відкоригувати та надрукувати.

Для деяких звітів файл, куди треба вивести звіт, завжди вибирається за умовчанням, і тому процес формування починається відразу після натискання кнопки {OK} на формі зазначення параметрів звіту.

Якщо користувач хоче відмовитися від формування звіту, то він повинен натиснути кнопку {Відмовитись} на формі зазначення параметрів звіту

III. Адміністрування системи

A. Інсталяція робочого місця

Інсталяція здійснюється шляхом запуску файла Setup.exe. Після запуску на екрані з’явиться наступне запрошення (Мал. III.1):

Мал. III.1 – Запрошення інсталятора

Після натискання кнопки „Далі” відобразиться вікно з текстом ліцензійної угоди (Мал. III.2):

Мал. III.2 – Вікно ліцензійної угоди

В наступних діалогах користувачеві пропонується вибрати папку для встановлення системи, задати назву програмної групи та вказати, чи потрібно створювати ярлик на робочому столі. Після цього відобразиться діалог, де можна перевірити всі задані параметри інсталяції (Мал. III.3):

Мал. III.3 – Діалог перевірки параметрів інсталяції

В разі погодження з усіма параметрами і натиснення кнопки „Встановити” відбувається установка системи у вибраний каталог.

B. Отримання виписок та підготовка їх до завантаження

Отримання виписок здійснюється засобами електронної пошти. Перед завантаженням виписок необхідно забезпечити наявність трьох каталогів: для завантажуваних файлів, для помилкових файлів та для архівних файлів. Імена цих каталогів налаштовуються на етапі установки серверної частини системи. В подальшому їх можна змінювати, коригуючи файл payimp.dtsconfig. Отримані файли необхідно помістити у вхідний каталог, з якого буде здійснюватися завантаження.

C. Завантаження виписок

Завантаження може здійснюватися в автоматичному та ручному режимах. Після завантаження файли виписок переносяться з вхідного каталогу в залежності від результату завантаження або у каталог архівних файлів, або у каталог помилкових файлів. Для налаштування автоматичного режиму необхідно виконати наступні дії:

§ Увійти на машину, де знаходиться серверна частина системи

§ Запустити майстер створення нового завдання: “Control Panel” Þ “Scheduled Tasks” Þ “Add Scheduled Task”

§ На етапі вибору програми для запуску вказати файл <MegapolisDir>\DatabaseScript\pay_imp.bat, де <MegapolisDir> - каталог, в який було здійснено установку серверної частини системи.

§ Вказати потрібний розклад для запуску (наприклад, щоденно о 2:00).

У разі успішного створення задачі завантаження виписок буде здійснюватися автоматично за заданим розкладом.

Ручне завантаження здійснюється за допомогою ярлика „Імпорт банківських виписок”, що знаходиться у папці „Моніторинг рахунків” в „Навігаторі”. Після закінчення процесу користувачеві буде відображено повідомлення про результат завантаження.

D. Моніторинг правильності завантаження виписок

Результат завантаження можна продивитися, сформувавши звіт „Результат завантаження виписок”. За замовчуванням звіт формується за весь період завантажень. Кожний рядок звіту містить відомості про файл, що завантажувався, дату і час завантаження, результат завантаження та повідомлення про помилки (якщо вони трапилися). Помилки завантаження бувають двох типів: критичні та некритичні. Критичні помилки відносяться до файла в цілому, некритичні – до окремих виписок. Для додаткової інформації про звіт див. пункт V.C.1.d)(1) „Журнал завантаження даних”.

E. Моніторинг наявності всіх необхідних виписок

Кожна банківська виписка містить поле „Дата попередньої виписки”, яке показує, коли відбувався останній попередній рух коштів по даному рахунку. Контроль наявності всіх необхідних виписок полягає у перевірці наявності виписок за всі дати, вказані в полі „Дата попередньої виписки” для всіх завантажених виписок. Для додаткової інформації про звіт див. пункт V.C.1.d)(2)„Дні, по яких відсутні виписки”.

F. Додавання користувачів системи Мегаполіс1

G. Додавання користувачів системи зведеної звітності

H. Оновлення OLAP кубів

Оновлення OLAP кубів здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Редагування” Þ „Поновлення кубів OLAP”

IV. Ініціалізація та робота з первинними даними

A. Склад та наповнення загальносистемних довідників

1. Контрагенти та їх розрахункові рахунки

Відкриття довідника розрахункових рахунків контрагентів здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Р/Р контрагентів”.

Банки

Відкриття довідника банків здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Банки”.

Валюти

Відкриття довідника валют здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Валюти”.

4. Типи рахунків

Відкриття довідника типів рахунків здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Типи рахунків”.

5. Підприємства холдингу, Р/Р підприємств холдингу, їх типізація та правила редагування нових рахунків, що додаються автоматично

Відкриття довідника розрахункових рахунків підприємств здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Р/Р підприємств”.

Якщо в процесі завантаження виписок в документі виписки зустрічається код рахунку, якого немає в довіднику, то цей рахунок додається автоматично. Ревкізити рахунку (код, назва, валюта, банк) беруться з первинного документу. Тип рахунку визначається за його назвою за наступним алгоритмом:

§ Якщо назва рахунку містить рядок „ПЕНС”, то присвоїти тип „Пенсійний”

§ Якщо назва рахунку містить рядок „РОЗПОД” або „РАСПРЕД”, то присвоїти тип „Розподільчий”

§ Якщо назва рахунку містить рядок „ПОТОЧ” або „ТЕКУЩ”, то присвоїти тип „Розподільчий”

§ Якщо назва рахунку містить рядок „ПЕРЕКАЗН” або „ПЕРЕВОД”, то присвоїти тип „Перевідний”

6. Дерево підприємств холдингу

Відкриття деревоподібного довідника підприємств здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Дерево підприємств”.

7. Статті доходів та витрат, правила їх редагування

Відкриття довідника статей доходів/витрат здійснюється за допомогою ярлика „Моніторинг рахунків” Þ „Довідники” Þ „Статті платежів”.