Основы информационных технологий управления бизнес-процессами
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами. Инструментальная система ARIS.
Моделирование процедуры в среде ARIS
Общая модель процедуры приведена на рис.3.Для моделирования, анализа и совершенствования процедуры получения разрешения на строительство с целью ее ускорения и уменьшения затрат была использована инструментальная информационная система ARIS. Рядом с изображением процесса имеется знак декомпозиции, используемый при работе с системой ARISдля перехода к модели, раскрывающей состав его функций. На рис.4показана диаграмма функции предоставления документов застройщиком, а на рис.5- функции подачи документации в ГАСК. На рис.6приведена диаграмма функции создания рабочей комиссии.
Рисунок 3 – Общая модель процесса обслуживания застройщиков
Рисунок 4 – Функция предоставления документов
Рисунок 5 – Документация для ГАСК
Рисунок 6 – Модель процесс создания рабочей комиссии
Управление рисками при обслуживании застройщиков
Для управления рисками может быть использована система ARIS, которая позволяет моделировать не только существующие бизнес-процессы, организационную структуру, продукты организации и т.д., но и указывать при этом участки возникновения операционных рисков. Она поддерживает функции их описания и контроля, и обеспечивает возможность интеграции с внешними системами для импорта необходимой информации. К операционным рискам относятся технологические риски (искажение данных, запрещенный доступ к базе данных или к базе корпоративных знаний, отсутствие резервных копий и др.), учетные риски, например, нарушение процедур и стандартов учета и т.д. На рис.7показаны возможные риски для процедуры получения разрешения на строительство.
Риски негативного результата этого процесса возникают в связи со значительными объемами операций, его сложностью, большим количеством участвующих в нем подразделений. С рисками связано также получение внутренней и внешней аналитической информации в различных информационных срезах данных, например, по технологическому процессу, размеру потерь в подразделениях. Частота и вероятность возникновения рисков может быть как фиксированной величиной, зависящей как от самого риска, так и от внешних причин, например, от количества поступивших заявок.
Рисунок 7 – Возможные риски в процессе обслуживания застройщиков
Информационные технологии, поддерживающие управление бизнес-процессами. Инструментальная система ARIS.
Основы информационных технологий управления бизнес-процессами
Информационные системы типа ERPпоявились в 1990-х годах. Они обеспечивали интегрированную обработку информации в реальном времени для организаций с географически распределенными подразделениями, что позволяло руководству охватывать всю организацию в целом и подчинять персонал логике и требованиям этих информационных систем.
Наиболее мощный инструментарий развития систем создавался в рамках направления по автоматизации их проектирования. В последние два десятилетия это направление оформилось в создание и использование CASE-систем(Computer-Aided Software/System Engineering) [4, 12, 43, 44]. Это инструментарий системных аналитиков, разработчиков и программистов для автоматизации процесса проектирования, разработки и сопровождения сложных систем программного обеспечения. Содержание этого инструментария определяется совокупностью применяемых методов и средств и перечнем решаемых с его помощью задач. Его покупателями являются центры обработки данных, фирмы по разработке программного обеспечения и консалтинговые фирмы, занимающиеся совершенствованием и проектированием организаций. Эти системы обеспечивают строгое и наглядное описание совершенствуемой или проектируемой организации, которое начинается с ее общей картины и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру с все большим числом уровней. В настоящее время они используются для бизнес-анализа и проектирования организаций с применением методов структурного системного анализа.
Архитектура CASE-систем включает в себя методологию, модель, нотацию, средства. Методологияопределяет основные принципы и приемы использования моделей для исследования деятельности и структуры организации. Она содержит указания по оценкам и выбору решений, этапам и последовательности работ, правилам распределения и назначения методов (процедур и техники генерации описаний системы и ее проектов). Модель– это совокупность символов (графы, диаграммы, таблицы, блок-схемы, формальные и естественные языки), адекватно описывающих структуры организации, свойства элементов системы и отношений между ними. Нотация– система условных обозначений, принятая в конкретной модели. Средства– инструментарий (аппаратное и программное обеспечение), реализующий методологию, в том числе построение моделей с принятой для них нотацией. Они поддерживают работу пользователей при создании и редактировании моделей и проектов в интерактивном режиме, проверяют соответствия компонентов и т.д.
Модели отображают процессные, функциональные и организационные структуры, структуры данных, необходимых для выполнения функций, и отношения между ними, материальные и информационные потоки, возникающие в ходе выполнения функций.
Выделяют категории моделей управления производством, логистикой (снабжением, доставкой), движением финансовых средств, маркетингом.
Наиболее развитыми и применяемыми CASE-системами для моделирования и совершенствования организаций являются:
– система ARIS компании IDS Scheer AG (Германия);
– система AllFusion Modeling Suite, в частности, AllFusion Process Modeler (ранее BРwin) компании Computer Associates.
Методология и инструментарий системы ARIS. С ее помощью можно повысить конкурентоспособность предприятий, сделав переход от функционального к процессному методу управления и осуществить реинжиниринг бизнес-процессов. Он состоит в коренном переосмысливании бизнеса и процессов производства и управления, и в радикальном и быстром их изменении с учетом внешней ситуации и своих возможностей. Но нужно оценить и риски такого пути.
Система ARISопределяет принципы моделирования практически всех аспектов деятельности организаций, что является ее коренным отличием от других методологий. Она представляет собой множество различных методов, интегрированных в рамках единого системного подхода, что обеспечивает возможность целостного охвата организации, позволяя описывать разнородные подсистемы в виде взаимоувязанной и взаимосогласованной совокупности разных моделей, которые хранятся в едином репозитории. Для устранения избыточности методология ARISограничивает число моделей определенным набором типов их представления, в рамках каждого из них создаются модели, отражающие ту или иную сторону совершенствуемой системы. При этом могут использоваться большое количество методов моделирования, таких как диаграммы ERM, универсальный язык UML(Unified Modeling Language), методики OMT(Object Modeling Technique), BSC(Balanced Scorecard) и т.п. Преимущество такого подхода состоит в том, что при анализе деятельности организации по каждому аспекту можно не отвлекаться на его связь с другими аспектами, а после этого можно перейти к построению интегрированной модели, отражающей все существующие связи между подсистемами и их элементами.
Динамика процессов выражается в моделях управлением событиямии потоками сообщений. Модели управления показывают все структурные связи и описывают поведение потока, отображающего процесс. В системе ARISдля этого используется нотация eEPC, построенная на определенных семантических правилах описания.
Результатами применения системы ARISявляются:
– модели процессов, структур системы, функций, продукции и услуг, управления;
– результаты мониторинга выполнения процессов;
– модели бизнес-систем и проекты ее совершенствования;
– проект информационных систем;
– база знаний организации и результаты тестирования персонала;
– система целей и сбалансированных показателей, результаты контроля;
– пооперационная стоимость процессов и субъектов.
Система ARISимеет преимущества для интегрированного описания деятельности крупной компании с различных точек зрения данных по процессам, структуры документов, организационная структура и т.д.) при непрерывном совершенствовании бизнес-системы компании.
Система BPwinболее предпочтительна для разработки системы автоматизации при описании функциональных возможностей системы и создании логических моделей данных.
В отличие от системы ARIS, она позволяет также создавать физические модели данных. Кроме того, она имеет преимущества для разовых проектов по описанию бизнес-процессов с точки зрения контроля и управления. Ее область применения – небольшие проекты с длительностью 2-3 месяца для малых и средних предприятий.
Рассмотрим, например, как отражаются на моделях бизнес-процессов в нотациях eEPCи IDEFуправляющие воздействия и обратные связи по контролю и управлению процедурой. В рамках eEPCдля управления указываются только входящие документы, регламентирующие выполнение процедуры, и последовательности их выполнения во времени (запускающие события), а управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются. При отсутствии четких соглашений по моделированию управляющих воздействий это может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы и, вследствие этого, реальные процессы управления могут в значительной мере оставаться вне модели. Если же пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется большое количество событий и входящей информации, что сделает модель сложной и плохо воспринимаемой. Для адекватного описания процесса управления надо договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.
Этих недостатков нет у нотации IDEF0, но в ней не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса. Но описание процедуры, выполняемой одним работником организации, может быть описано более адекватно с помощью eEPC, нежели IDEF0или IDEF3.
В системе ARISсущественно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но вследствие большого числа настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией, называемой «Соглашения по моделированию». Их разработка – задача сложная, дорогая и требующая квалифицированных специалистов и значительного времени (1-3 месяца).
В отличие от этого, система BPwinпроста в использовании и у нее строго регламентировано создание диаграмм, но ограничено количество объектов на одной диаграмме.
Успех проекта по моделированию бизнес-процессов зависит от понимания того, что нужно описывать и какие аспекты реальной системы при этом отражать. Если модель создается для выделения и анализа проблем, то для этого нужно детальное описание наиболее сложных, проблемных областей, а не тотальное описание всех процессов. Но, с другой стороны, эффективно можно управлять только той организацией, в системе управления которой существует ее целостная модель. При ее создании возникают трудности, связанные с множественностью представлений об организации у руководства и персонала, и, с другой стороны, - у аналитиков. На это накладывается разнообразие возможностей и их сочетаний, вносимых языком (нотациями) описания бизнес-системы самим инструментарием. Для организации характерен рост разнообразия свойств по мере ее изучения, на что обращал внимание в свое время Ст.Бир. А ограниченные возможности инструментария подавляют это разнообразие. В таких системах, как ARIS, для увеличения их универсальности предусмотрены возможности настройки методологических фильтров системы на потребности проектирования. Их адекватный выбор зависит от уровня профессионализма проектировщика. Кроме инструментальных ограничений, разнообразие «фильтруется» международными, национальными и корпоративными стандартами.
Наибольшим организующим фактором, снижающим разнообразие до минимально необходимого уровня, является методология С.П. Никанорова концептуального проектирования систем. В этой методологии организация представляется как система процессов рефлексии, моделируемая множеством процессов принятия решений с использованием их инвариантов в виде абстрактных конструктов. Моделирование организации рассматривается как моделирование организационной рефлексии в динамике. Рефлексивный контур является ядром разнообразных концепций научного управления организациями. Идея следования такому «метастандарту» выдвигает требования к инструментарию как фильтру разнообразия.
В табл.2.4приведен неполный перечень типов интегрированныхинформационных систем и отдельных программных продуктов. Эти продукты обеспечивают обработку информации в реальном времени для организаций с географически распределенными подразделениями.
Новый уровень информационных технологий, обеспечивая процессы саморегулирования, требует от персонала равного качества на всех участках процесса. Перед их внедрением необходимо привести бизнес-систему в соответствие с требованиями интегрированных информационных систем - создать единую базу данных, изменить финансовую отчетность, формы реализации процессов и т.д. При этом надо учитывать, что выбранная информационная система может ограничивать возможности развития организации. Кроме того, в ней может не оказаться необходимого прототипа бизнес-процесса. Поэтому такой подход с подгонкой бизнес-системы под требования выбранной информационной системы ориентирован на фирмы, которые используют стандартные бизнес-процессы, имеют сравнительно небольшой бюджет и хотят ускорить внедрение новой системы. Для более продвинутых организаций используется поход, когда проводится предварительный анализ и совершенствование бизнес-системы, и, затем, поиск или разработка соответствующей информационной системы.