Использование отчета (обработки)

Тема 6. Отчеты и обработки

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в 1С:Бухгалтерии используются отчеты.

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурировании.

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов:

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как "Оборотно-сальдовая ведомость", "Шахматка", "Анализ счета", "Карточка счета" и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется их состав зависит от страны в которой используется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно Фирмой 1С для России и ее региональными партнерами для других стран. Кроме того отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решающих более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Несмотря на существенные различия в назначении отчетов разных типов, с точки зрения программы 1С:Бухгалтерия их создание, изменение и использование ничем не отличается. То есть программа имеет единый механизм работы с отчетами. Все отчеты, независимо от того, кто их создал могут быть изменены средствами конфигуратора и имеют одни и те же принципы использования.

Настройка и состав выдаваемой отчетом информации полностью определяется его формой и алгоритмом, поэтому описание свойств и назначений конкретных отчетов должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне отчета.

Кроме отчетов в системе 1С:Бухгалтерия используется такое понятие как Обработка. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функций, например, загрузки содержимого какого либо справочника из другой программы. Использование обработки ничем не отличается от использования отчета, поэтому в данном разделе их описание объединено вместе. Суть действий выполняемых обработкой полностью определяется в конфигурации, поэтому описание свойств и назначений конкретной обработки должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне обработки.

Использование отчета (обработки)

Для формирования того или иного отчета или для выполнения об работки данных могут использоваться главное меню, кнопки панелей инструментов, кнопки тех или иных форм системы или иные действия. Как именно получить тот или иной отчет или выполнить определенную обработку данных, описано в документации по конкретной конфигурации (в первоначальной поставке - «Описание типовой конфигурации»).

Если иное не обусловлено в конфигурации, по умолчанию для формирования отчета или выполнения обработки необходимо выбрать пункт «Отчеты» или «Обработки» в меню «Операции» главного меню программы. На экран будет выдан список существующих в системе отчетов (обработок).

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать нужное наименование и затем нажать кнопку «ОК».

В системе 1С:Предприятие существует специальный механизм Внешних отчетов. Внешние отчеты по назначению и способу использования ничем не отличаются от обычных отчетов. Однако в отличии от обычных отчетов, хранящихся в конфигурации, внешние отчеты хранятся в отдельных файлах. Внешние отчеты используются в специальных случаях, когда отчет не может быть помещен в конфигурацию по каким либо причинам. Подробно создание внешних отчетов описано в руководстве по конфигурированию и администрированию системы.

Для вызова внешнего отчета используется пункт "Открыть" меню "Файл" главного меню программы.