Полная установка параметров

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ

(ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

Оглавление

1. Общая схема процесса.. 3

2. График заказов (регламент формирования заявок). 5

2.1 Общее описание процесса составления регламента. 5

2.2 Определение схемы поставки и общий принцип заполнения документов установки параметров. 7

2.3 Установка параметров системы заказов на основании других документов. 10

2.4 Описание параметров системы заказов. 12

2.4.1 Установка альтернативных поставщиков. 12

2.4.2 Установка менеджера. 12

2.4.3 Установка кванта поставки. 12

2.4.4 Установка параметров количества. 13

2.4.5 Установка периодичности заказа. 15

2.4.6 Установка срока поставки. 15

2.4.7 Установка процента отходов. 16

2.4.8 Установка даты начала и окончания действия. 16

3. Формирование заказов.. 17

3.1 Начальные установки. 18

3.2 Алгоритм расчета потребностей. 20

3.3 Подтверждение заказа и распределение по поставщикам.. 25

3.4 Создание итоговых документов. 26

3.5 Заказ товара на РЦ.. 27

4. Дополнительные инструменты анализа и контроля. 29

4.1 Отчет «График поставок». 29

4.2 Отчет «Анализ выполнения заказов поставщиками». 30

4.3 Отчет «Состояние заказов поставщикам». 32

4.4 Отчет «Заказы поставщикам». 33

4.5 Отчет «Анализ договорных обязательств поставщиков». 33

4.6 Контроль заказа при приемке товара. 36

5. Пример «мини-кейса» параметров системы заказов.. 38

Общая схема процесса

Декомпозиция процесса

Назначение процесса

Процесс управления заказами включает в себя:

• Подготовку данных для формирования заказа – составление графика заказов.
• Процедуру формирования заказа – составление графика поставок.
• Последующий анализ данных – оценка степени выполнения заказов и их текущего состояния.

Составление графика заказов.

Это основной управляющий процесс, который позволяет распределить точки формирования заказов и полностью или частично освободить торговые подразделения от рутинных операций по подготовке заказов в ручном режиме.

На основании имеющейся аналитической информации менеджеры категорий, руководствуясь ассортиментной политикой и условиями договоров поставки, готовят данные для заполнения параметров системы заказов. Данные параметры могут задаваться для товаров конкретного магазина или формата, товаров региона или округа, а также применительно ко всей сети в целом. Возможности установки параметров системы заказов определяются правами доступа, предоставляемыми пользователям информационной системы.

Формирование заказов. Ежедневно на основании утвержденного графика заказов товароведами (а в случае централизованного управления - менеджерами категорий) в автоматическом режиме производится расчет потребностей торгового подразделения в восполнении товарных запасов.

График заказов (регламент формирования заявок).

Общее описание процесса составления регламента.

Формированию заказов всегда предшествует процесс утверждения графика заказов. Для составления данного графика, которым в дальнейшем будут руководствоваться менеджеры категорий и товароведы магазинов, необходимо:

• Определить (изменить) схему поставки, которая может быть, как централизованной (поставки через РЦ), прямой (от стороннего поставщика), так и комбинированной (когда возможен выбор варианта поставки). Для этого нужно в параметрах заказов установить (изменить) «основного» и двух «альтернативных» поставщиков товара.
• Установить (изменить) ряд других ключевых параметров системы заказов.

Для этого используется документ «Изменение параметров системы заказов» с хоз. операциями «Полная установка параметров системы заказов» и «Выборочная установка параметров системы заказов». Вызывается из меню «Документы -> Управление заказами -> Изменение параметров системы заказов».

Полная установка параметров.

Полная установка предназначена в основном для первоначального заполнения. Позволяет установить идентичные параметры для каждого товара всем выбранным в документе подразделениям. Важно понимать, что если какое-либо поле не будет заполнено, то при проведении система очистит предыдущее значение для всех указанных подразделений.

Выборочная установка

Выборочная установка представлена в виде дерева значений и позволяет одним документом устанавливать различные значения параметров на один товар разным подразделениям. Например, основной поставщик в московском регионе один, для всех товаров, а менеджеры в магазинах различные.