Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты). На экране появится первое окно мастера создания отчетов (рис.3).

Рис.3 Первое окно Мастера отчетов

Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу Личные данные. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

Перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество в область Выбранные поля.Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу Группы. Переносите поля Группа, Куратор в список Выбранные поля (рис. 4). Щелкните на кнопку Далее.

Рис. 4. Окно Создание отчетов с выбранными полями

В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.5). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из двух таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Примите настройки, предложенные мастером, щелкните на кнопке Далее.

Рис.5. Окно Представления данных

Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени поля Группа в списке слева, а затем — на кнопке со значком ">". Затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный, а затем на ОК. Щелкните на кнопке Далее.

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень. Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, — соответственно, понижает.

Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке. Выполните сортировку по возрастанию по полю Фамилия, щелкните на кнопке Далее.

Рис.6. Окно порядка Сортировки

Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее.

Рис. 7. Окно Выбора макета отчета

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец, табличный и выровненный.

Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная), а затем — на кнопке Далее.

На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок Группа в соответствующее текстовое поле диалогового окна. Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово.

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его под именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 8).

Рис. 8. Отчет в режиме предварительный просмотр