Обязательный порядок движения и обработки оперативной информации

Информационная основа оперативного управления стационаром – ежедневная и еженедельнаясводки больницы, сводка о работе приёмного покоя за сутки и автоматизированный ежемесячный анализ работы. К руководителям больницы эти документы должны поступать по строгому регламенту. Единый регламент движения информации должен быть установлен и для отделений. Речь идёт об отделенческих сводках, о порядке своевременной передачи историй болезни пациентов, которые переводятся из отделения в отделение, а также о ежедневно обновляемых списках больных для лабораторий, рентгеновского кабинета, стола справок и помещения для посетителей. Наконец, необходим чёткий порядок обновления нескольких справочников системы: "Врачи", "Кураторы отделений", "Отделения", "Улицы", "Место работы", "Страховые компании".

Ежедневная сводка больницы должна отражать положение дел в отделениях по состоянию на утро и лежать у Вас к началу рабочего дня. В отсутствии локальной сети лучше всего поручить сбор информации для сводки дежурному врачу. С вечера медстатистик оставляет ему предназначенную для сводки дискету, а рано утром, делая заключительный визит в каждое отделение, дежурный врач потратит 2-3 минуты на то, чтобы перенести на эту дискету данные из АРМа. Затем дискету надо отнести в статотдел (дежурный врач должен иметь туда доступ и в отсутствии медстатистика). Медстатистик начнёт свой рабочий день с переноса данных в АРМ главного врача и с распечатки сводки, которую и передаст главному врачу. Кроме того, если в кабинетах главного врача и его заместителя есть компьютеры, медстатистик тогда же обновит на них копии центральной базы данных. Тогда руководители смогут любые сведения выводить на свои экраны и принтеры.

Предполагается, что планёрки в отделениях начинаются спустя 15 минут от начала рабочего дня, а рапорт у главного врача - позднее, спустя 30 минут. При таком регламенте руководители больницы в первые четверть часа успевают ознакомиться со сводкой, распределить между собою неотложную реакцию на информацию и зайти в намеченные на сегодня отделения, чтобы присутствовать вместе с дежурными врачами на планёрках. К рапорту у главного врача они будут оснащены не только сводкой, но и дополнительными личными впечатлениями.

Специфические характеристики работы приёмного покоя за истекшее дежурство содержатся в сводке о его работе за сутки, которая тоже должна быть готова в первые минуты нового рабочего дня. Распечатку этой сводки и передачу её главному врачу проще всего поручить регистратору приёмного покоя или ответственному дежурному.

Для передачи историй болезни при переводе больных в АРМе есть режим “Переводы внутри больницы”. В середине рабочего дня медстатистик обходит все отделения с дискетой для ежедневной сводки и с помощью этого режима осуществляет передачу историй болезни. То же самое автоматически делает в конце своей смены дежурный врач. Порядок обхода отделений и у дежурного врача, и у статистика должен быть одинаковым и постоянным. В результате двух таких обходов за сутки осуществляется полный обмен историями болезни.

Кроме того, медицинским сёстрам можно поручить передачу историй болезни одновременно с переводом пациента - для этого надо в передающем отделении иметь специальную дискету, а в принимающем пользоваться в режиме “Переводы” пунктом “Только перенос дискеты” (а не пунктом “Полный обмен”). Точно так же передаются в отделения истории болезни из приёмного покоя. Использование этих приёмов обеспечивает своевременность передачи информации и полную преемственность в действиях врачей, а также исключает возможность дублирования историй болезни.

Списки больных, которым в ближайшие 3 дня необходимы лабораторные исследования и рентгеновские снимки, целесообразно передавать по назначению в середине рабочего дня, а списки для стола справок и в помещение для посетителей - в первые утренние часы. То и другое разумнее всего поручить старшим медицинским сёстрам, позволив им перепоручать эту функцию своим подчинённым.

Еженедельная сводка больницы содержит накопившиеся за неделю сведения о конфликтных ситуациях. Это замечания врачей смежным медицинским этапам, замечания заведующих отделениями своим ординаторам, дежурным врачам, консультантам, приёмному покою, замечания консультантов и дежурных врачей в адрес отделений. Собирает эту информацию и переносит её в АРМ главного врача медстатистик. Это должно делаться раз в неделю, за 1-2 дня до регулярного совещания с руководителями подразделений. Тогда к этому совещанию Вы успеете разрешить большую часть конфликтов, и возвращаться к ним на совещании не будет смысла.

Сведения для ежемесячного анализамедстатистики должны собирать из АРМов в первые 2 рабочих дня каждого нового месяца, чтобы на третий день снабдить ими руководителей. При этом Вы должны определить обязательный перечень аналитических таблиц для ежемесячной распечатки. Надо установить какие таблицы распечатываются по каждому отделению, какие - по больнице в целом, какие по сумме отделений, курируемых лично Вами и каждым из Ваших заместителей, а какие по сумме отделений, относящихся к одной службе (педиатрической, хирургической, инфекционной и т.д.). Последний набор таблиц может представлять особый интерес для главных специалистов города и потому его состав имеет смысл оговорить с ними.

Всё это дополняется информацией из комплекса “Приёмный покой”: отчётом о работе приёмного покоя за месяц и таблицей “Сведения о направляющих учреждениях” (из “Вспомогательных процедур”).

Результаты работы за месяц служат предметом обсуждения на совещании руководителей у главного врача, которое должно проводиться на первой неделе месяца, чтобы расставить акценты в управлении стационаром на ближайший месяц, поставить.

Для ежедневной, еженедельной и ежемесячной регулярной информации, поступающей к главному врачу, целесообразно иметь специальную папку “Информационное обеспечение главного врача”. Именно сюда медстатистик или Ваш секретарь будет помещать каждый поступающий документ и одновременно изымать отсюда одноименную предыдущую сводку. Последнее очень важно: в папке должна оставаться только свежая, последняя информация. Хранить устаревшие данные надо отдельно, хотя и в том вряд ли есть смысл: их всегда можно запросить из АРМа главного врача заново.

Кроме сводок, в папке “Информационное обеспечение” надо хранить те распечатки историй болезни, которые Вы запрашивали и по которым принимали какие-либо меры. Это позволит Вам контролировать выполнение своих распоряжений, ничего не забывая.

Обновление справочников - функция кабинета медицинской статистики. Для этого на центральном компьютере есть соответствующая процедура. Наиболее подвижный справочник - "Врачи". Здесь необходим чёткий порядок взаимодействия статистиков и отдела кадров. Фамилия нового работника должна поступать к статистикам до того, как тот приступит к работе. Справочник "Отделения" надо обновлять не только при открытии новых отделений, но и в случае изменения профиля коек. Справочник "Кураторы отделений" изменяется соответственно перераспределению зон ответственности между Вами и Вашими заместителями. Справочник "Цены" меняется, когда вводят или изменяют фактические цены на ресурсы.

Три справочника относятся к категории городских - это "Улицы", "Место работы" и "Страховые компании". Если система управления используется в масштабе города, новые наименования вводит в них горздравотдел, в противном случае это тоже делают Ваши медстатистики.

Кабинет медстатистики должен неуклонно соблюдать 2 условия: устаревшее содержание ни в коем случае не удаляется, обновленные справочники немедленно разносятся по всём АРМам больницы. Удаление недопустимо потому, что в историях болезни уже есть это наименование. Для того чтобы разнести обновлённые справочники, используется дискета с пусковым файлом _slovari.bat (она есть в директории |ARMS\\SLOVARI). Эта программ на центральном компьютере переносит словари на дискету, а на остальных - с дискеты.

Все остальные справочники ("Диагнозы", "Осложнения", "Рецепты" и многие другие) изменяет только разработчик. Он передаёт их Вам, на центральный компьютер, а разносятся они так же.