Удовлетворение информационных запросов извне

Автоматизация радикально меняет способы Вашего общения с окружающей средой. Все официальные отчётные формы, которые составляются по историям болезни, больничным листам, сведениям флюоростанции и прививочного кабинета, сведениям ВТЭК, онкодиспансера и бюро ЗАГС, выдаются автоматически. То же относится к различным спискам и реестрам – для медицинских страховых компаний, для военкомата, для санэпидстанции, для обмена информацией между поликлиникой, детской поликлиникой и женской консультацией. Это невозможно лишь в том случае, если Вы не сообщаете разработчику о введении новых форм отчётности.

По запросу извне (например, из другого лечебного учреждения, из горздравотдела, из следственных органов) всегда можно распечатать любую историю болезни, в том числе и архивную. Наконец, можно автоматически формировать разнообразную информацию по запросам научно-исследовательских учреждений и отдельных научных работников.

Сведения, не требующие чьей-либо подписи, могут быть выданы на магнитных носителях. Можно передавать текстовые файлы, которые получатель распечатает сам, а можно и копии баз данных. Если автоматизация лечебно-диагностического процесса не ограничилась отдельными учреждениями, а поднята до городского уровня, то именно копии баз становятся главным способом передачи информации из поликлиники в горздравотдел. Копии центральных баз передаются в базу горздрава еженедельно, копии баз АРМов – раз в месяц.

Легкость получения, доступность информации имеет и оборотную сторону. Вы не всегда и не со всеми готовы делиться материалами своего учреждения, не говоря уже о принципиальной конфиденциальности ряда медицинских сведений. Тем важнее установить чёткие правила, регулирующие Ваши внешние информационные связи.

Прежде всего, надо запретить всем обращаться за информацией непосредственно к врачу или к заведующему отделением (а им - отвечать на такие запросы). Информацию вовне должен выдавать только кабинет медицинской статистики и лишь в том случае, если Вы это санкционировали. Такой порядок полезен обеим сторонам: руководители поликлиники оказываются в центре общения, а “потребители” могут воспользоваться для удовлетворения своих желаний компетентными советами главного врача, его заместителей и медицинских статистиков. Такие советы особенно важны при нестандартных запросах, когда из богатого арсенала информационной системы надо выбрать самые адекватные средства, определить наиболее подходящие объекты и сроки. Во всём этом лучше всех ориентирован именно верхний уровень управления учреждением.

Далее, легкость получения официальных отчётов позволяет установить такой порядок, когда они выдаются не раз в год, а ежеквартально, чтобы следить, как формируются годовые итоги и вовремя реагировать на нежелательные тенденции. Кроме того, можно и надо отказаться от практики “закрывать год” за несколько дней до его окончания – все отчёты за полный календарный год можно получить уже 3-4 января.

Наконец, установите порядок, который обеспечил бы заблаговременное оповещение разработчика о новых требованиях внешних инстанций. Однако к их запросам, если это не официальные отчётные формы, отнеситесь критически. Если необычный новый запрос это не форма, утвержденная Минздравом или Госкомстатом России, проверьте его на разумность и рациональность, убедитесь, что он соответствует поставленной цели и что сама цель имеет смысл. Поясним эту рекомендацию.

Примером неразумности могут служить бытующие на практике попытки медицинских страховых компаний судить о медицинской помощи по числу приемов в поликлинике или по поставленному диагнозу. Такой предельно упрощенный подход ни затратам не соответствует, ни качества помощи не повышает, он подталкивает врачей лишь к наращиванию приемов и диагнозов. Конечно, по возможности, надо противостоять подобному “использованию” информации.

Под нерациональностью имеются в виду два варианта. Один – когда, не зная всех возможностей автоматизированной системы управления, запрашивают не то, что можно получить для наилучшего решения поставленной задачи. В этом случае можно предложить лучшие варианты, тем более что всё, что интересует внешнего наблюдателя, Вам тоже небезразлично. Другой вариант нерациональности – когда некое учреждение, например, научно-исследовательский институт, запрашивает у Вас регулярные сведения, а как они используются и оцениваются, Вы не знаете. В этом случае Вы нерационально тратите собственные ресурсы. Стоит помнить, что, с одной стороны, можно и не удовлетворять такие запросы, а с другой - Вы вправе рассчитывать как на ответные сведения, так и на упоминание Вашего учреждения в публикациях, где использованы Ваши материалы.

В заключение, еще раз подчеркнем, что внешние информационные запросы должны удовлетворяться только через кабинет медицинской статистики. Во-первых, это обеспечит качество выдаваемых сведений, а, во-вторых, позволит главному врачу быть в курсе информационного взаимодействия, регулировать его.

3.1.2. Обязательный порядок движения и обработки оперативной информации.

Информационная основа оперативного управления поликлиникой – автоматизированный ежемесячныйанализ. Сведения для него медстатистики должны собирать из АРМов в первые 2 рабочих дня каждого нового месяца, чтобы на третий день снабдить руководителей рекомендациями о контроле, балльными оценками и сведениями о том, как часто ставятся диагнозы – маркёры качества диагностики. Всё это служит предметом обсуждения на совещании руководителей у главного врача, которое должно проводиться на первой неделе месяца и расставлять акценты в управлении поликлиникой на ближайший месяц.

Тогда же выдаются месячные отчёты о выявленных заболеваниях (из комплекса “Учёт и анализ заболеваемости”), о временной нетрудоспособности, вакцинопрофилактике, охвате населения флюороосмотрами (из трех одноименных комплексов), о смертности, онкозапущенности, инвалидности (из комплекса “Управление экспертизой”). Наконец, раз в месяц из программных комплексов “Управление поликлиникой” и “Учёт и анализ заболеваемости” должны выдаваться те официальные отчётные формы, которые, по Вашему мнению, интересны для оперативного управления. Такими могут быть формы 12 и 57 в поликлинике для взрослых и в детской поликлинике, формы 19 и 31 в детской поликлинике, формы 8 и 33 в тубдиспансере, форма 9 в женской консультации, форма 10 в психоневрологическом диспансере.

Еженедельно медстатистики переносят из АРМов в базы данных “Управление поликлиникой” и “Учёт и анализ заболеваемости” сведения для недельной сводки и новые статталоны. На одно и то же заболевание у пациента, побывавшего в нескольких кабинетах, может быть заведено несколько статталонов. Поэтому после переноса очередной порции информации в центр должны запускаться автоматические процедуры “Удаление дублей” и “Поиск предположительных дублей”. Первая удаляет талоны-дубли автоматически, вторая выдает перечни талонов, подозрительных на дублирование. Эти перечни передаются заведующим отделениями, а они помечают то, что подлежит удалению из центральной базы, и возвращают списки статистикам для окончательной чистки базы данных.

Кроме того, заведующие еженедельно передают в кабинет медицинской статистики отработанные списки больных с результатами проверки историй болезни. Эти результаты – число проверенных историй, число найденных дефектов, число исправленных дефектов - вводятся в базу “Управление поликлиникой”.

Для заведующих отделениями старшие медицинские сестры еженедельно получают из АРМов списки на госпитализацию, а регистратура составляет списки обратившихся за скорой медицинской помощью.

Важно, чтобы всё перечисленное делалось в точно определенный день недели, накануне еженедельного совещания у главного врача. В день этого совещания кабинет медицинской статистики обеспечивает руководителей новой недельной сводкой, списками больных, требующих повышенного внимания, и сводкой о работе заведующих с историями болезни за предпоследнюю неделю.

В строгом недельном ритме осуществляется еще несколько функций. Перенос в АРМ’ы сведений из базы данных “Управление флюорографией” обеспечивает медстатистик, а обмен сведениями между АРМами и базой “Управление вакцинопрофилактикой” – медицинская сестра прививочного кабинета. Наконец, в кабинет медстатистики должны еженедельно поступать все сведения об умерших на территории поликлиники (из бюро ЗАГС), о выявленных онкологических заболеваниях (из онкодиспансера) и о первичном выходе на инвалидность (из ВТЭК). Эту информацию медстатистик вводит в базу данных “Управление экспертизой качества медицинской помощи”, после чего выдает заместителю главного врача списки на экспертизу для назначения экспертов и сведения о задержках с экспертизой. Заведующие отделениями получают списки умерших за неделю.

Ежедневно переносится информация из АРМ’а в АРМ, причем медстатистик обходит врачебные кабинеты всегда в одном и том же порядке. На этот порядок не должно влиять временное отсутствие врача на участке – ни один АРМ, где есть истории болезни, не должен быть пропущен.

Есть и квартальный ритм обработки информации для главного врача и его заместителей. Это анализ работы экспертов и статистика выявленных ими дефектов медицинской помощи (из комплекса “Управление экспертизой”), а также выдача сведений по форме официального годового отчёта