Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access является группа Группировка и итоги, которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий ФИО студента и оценку на основе таблиц Личные данные и Ведомость. Открыть созданный отчет в режиме Конструктор.

Рис. 9.

Сгруппируем по оценке. Чтобы создать новую группу в отчете, выполните следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группы Группировка и итоги. В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку.

Рис. 10.

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку. В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Оценка. Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Оценка»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (от минимально к максимальному).

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области Группировка, сортировка и итоги. (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Фамилия, как показано на рис. 11).

Рис. 11.

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Оценка. Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Фамилия.

Рис. 12.

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

Отчет оформляется в текстовом редакторе MS Word в формате А4 и должен содержать:

1. Титульный лист.

2. Цель работы.

3. Таблицы БД с указанием имен полей, типа данных и всех свойств, накладываемые на каждое поле.

4. Схема данных.

5. Таблицы с заполненными данными

ВОПРОСЫ для самоконтроля

1. В каких режимах можно создать таблицы в Access?

2. Какие типы данных используются в Access?

3. Какие свойства имеют поля?

4. Какие типы связей в Access.

5. Что означает каскадное обновление

6. Что означает каскадное удаление записей

7. Что означает целосность базы данных

ВРЕМЯ, ОТВЕДЕННОЕ НА выполнение

ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

Подготовка к работе – 0,5 акад. часа

Выполнение работы – 3 акад. часа

Оформление работы – 0,5 акад. часа

ЛИТЕРАТУРА

1. Сергеев А. Access 2007. Новые возможности. – СПб.: Питер, 2008. - 304 с.

2. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 420 с.

3. Тимошок Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 486 с.

4. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. СПб.: БХВ – Петербург, 2004. – 512 с.

СОДЕРЖАНИЕ

Основные понятия……………………………………………………………...2

Требования безопасности труда……………………………………………….2

Технология работы………………………………………………………….….3

Содержание отчета……………………………………………………………21

Вопросы для самоконтроля…………………………………………………..21

Литература…………………………………………………………………….21

Создание ОТЧЕТОВ

В microsoft access

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Управление данными»

для студентов специальности 230201

дневной форм обучения

СОСТАВИЛИ: ВИШТАК Наталья Михайловна

ШТЫРОВА Ирина Анатольевна

Рецензент С.Н. Грицюк

Редактор Л.В. Максимова

Корректор Е.В. Рубан

Подписано в печать Формат 60х84 1/16

Бумага тип. Усл.печ.л. 1,5 Уч.- изд.л. 1,55

Тираж 100 экз. Заказ Бесплатно

Саратовский государственный технический университет

410054, г. Саратов, ул. Политехническая, 77

Копипринтер БИТТиУ, 413840, г. Балаково, ул. Чапаева, 140