Схема разработки, согласования, утверждения и идентификации документации СМК

6.3.3 Разработанный и согласованный документ СМК должен иметь следующую идентификацию на титульном листе (код документа)

«Стандарты предприятия»

	Пример: СТП – 08.21.02.001-06 Где: 08 - O’ZTEMIRYO’LMASHTA’MIR 21 - заводоуправление (Цех №21) 02 - ОГТ (№ участка) 001 – порядковый номер регистрации 06 – 2006 год издания документа

СТП – ХХ.ХХ.ХХ.ХХХ - ХХ

	Номер предприятия в реестре ГАЖК

«Положения об отделах»

Пример: ПО – 21.02-06 Где: 21 - заводоуправление (Цех №21) 02 - ОГТ (№ участка) 06 – 2006 год издания документа

ПО – ХХ.ХХ - ХХ

«Должностные инструкции»

	Пример: ДИ – 02.ИТ.001-06 Где: 02 - ОГТ (№ участка) ИТ – инженер технолог 001 – порядковый номер регистрации 06 – 2006 год издания документа

ДИ – ХХ.АВ.ХХХ - ХХ

«Инструкции по ТБ и ПБ»

Пример: ИТБ – 04.001-06 Где: 04 – Дизельный цех 001 – порядковый номер регистрации 06 – 2006 год издания документа

ИТБ (ИПБ).ХХ.ХХХ - ХХ

«Технические условия»

Код отрасли

Номер предприятия в реестре ГАЖК

Порядковый номер

Год выпуска

TSh 32 – 08.ХХХ:ХХХХ

Наименование документа

Код документа

Процедурные документы СМК Процедура управления документацией Процедура управления записями Процедура управления внутренними аудитами Процедура управления несоответствующей продукцией Процедура проведения корректирующих действий Процедура предупреждающих действий Описания процессов СМК Процесс планирования и управления Процесс формирования заказов Процесс технологической и конструкторской подготовки Процесс технической поддержки Процесс закупок и хранения ТМЦ Процесс производства Процесс контроля и измерения качества продукции Процесс сбыта Процесс комплектования и подготовки кадров Описания подпроцессов СМК   10. Руководство по качеству

ПСК-1 ПСК-2 ПСК-3 ПСК-4 ПСК-5 ПСК-6     П-1 П-2 П-3 П-4 П-5 П-6 П-7 П-8 П-9 П-№ - <№ подпроцесса>   РК

6.3.4. Утвержденный документ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации и рассылки внутренней документации (ПСК-1 Ф 2).

Регистрация технических условий (TSh) производится в реестре регистрации технических условий (ПСК -1 Ф3)

Регистрацию документа должен производить ответственный за регистрацию, рассылку и актуализацию документов в соответствии с Таблицей №1

На зарегистрированном оригинале документа должен быть проставлен штамп в левом верхнем углу «ОРИГИНАЛ».

6.3.5. Изготовление количества копий документов производится на основании раздела документа, «Ответственные за применение» на кого распространяется документ.

Ответственный за разработку документа должен оформить заявку по форме ПСК-1 Ф3 на имя главного конструктора завода. После отметки главного конструктора на заявке, ответственный за разработку должен передать её в архив ОГК для производства необходимого количества копий. Архивариус, производящий копирование должен сохранять все заявки на копирование у себя в течение одного месяца, потом уничтожать после оформления месячного отчета об использовании копировального аппарата.»

Порядок рассылки документов

Установите, как осуществляется рассылка документации на Вашем предприятии, кем и какие записи при этом ведутся. Установите ответственных за регистрацию и рассылку документов СМК. Например:

«6.4.1. Рассылка документов должна производиться с записью фамилии в журнале регистрации и рассылки внутренних документов (ПСК-1 Ф 2) в графе «получатель копии». Получатель копии документа должен поставить свою подпись, подтверждающую получение документа и количество копий.

6.4.2. На титульном листе копии документа должен быть проставлен штамп или подпись «КОПИЯ №____». Эти копии считаются учтенными или контролируемыми (при необходимости внесения изменений в документ будут внесены все соответствующие изменения и в учтенные экземпляры). Копии документов не отмеченные оригинальным штампом или подписью «КОПИЯ №____» являются неконтролируемыми.

При возникновении потребности на местах использования дополнительных копий документа, необходимо подать заказ на копирование контролируемых копий разработчику. В случае копирования не с оригинала документа ответственность за рассылку не контролируемых копий несет исполнитель копий.

	Не допускается самовольное размножение документов не ответственными за регистрацию, рассылку и актуализацию.

При хранении и использовании копий документов на местах, необходимо обеспечить их сохранность и разборчивость. При возникновении необходимости освежения копий в местах их использования получатель копии должен подать заявку ответственному за регистрацию и рассылку документа на получение обновленной копии.

6.4.3 Порядок рассылки приказов

Все приказы (кроме кадровых) после утверждения ГДЗ, должны направляться в АХО для регистрации в журнале (ПСК-1 Ф 5)и рассылки согласно реестру отделов и подразделений завода (Приложение А). Начальник АХО должен составить список рассылки и разослать копии приказа, оригинал и список рассылки с подписями получателей должны храниться в АХО."