Разбиение документа на страницы

WORD автоматически разбивает документ на страницы, вставляя в месте разрыва так называемый мягкий (или автоматический) разделитель. Этот процесс называется фоновой разбивкой на страницы. В обычном режиме просмотра мягкий разделитель отображается одинарной линией.

Если начать новую страницу нужно в определенном месте документа, необходимо вставить жесткий (или принудительный) разрыв страницы. Сделать это можно двумя способами, предварительно поместив ТК в то место, где должна закончиться текущая страница:

· Вставка – Разрыв – Начать новую страницу;

· CTRL-ENTER.

В обычном режиме просмотра жесткий разделитель отображается одинарной линией со словами «Разрыв страницы». В этом режиме жесткий разделитель можно удалить, переместить, скопировать и вставить, как любой другой элемент текста.

Предварительный просмотр

В режиме предварительного просмотра страницы документа отображаются в том виде, который они будут иметь при выводе на принтер. Режим позволяет просматривать каждую страницу отдельно или несколько страниц одновременно, увеличивать или уменьшать изображение документа, изменять поля страниц, редактировать и форматировать текст.

Для перехода в этот режим необходимо воспользоваться:

· меню Файл - Предварительный просмотр;

· кнопкой на ПИ Стандартная в виде листа с лупой.

После перехода в режим предварительного просмотра кнопка Увеличение на ПИ Предварительный просмотр нажата, поэтому УМ имеет вид лупы со знаком «+». При Щ происходит увеличение фрагмента текста вблизи УМ, а «+» заменяется на «-». Повторный Щ возвращает исходное изображение. Можно отказаться от лупы, отжав кнопку Увеличение. Это обычно делают перед началом форматирования документа в данном режиме.

Кнопки Одна страница и Несколько страниц позволяют указать количество выводимых страниц и их расположение на экране. Кнопка Линейка позволяет вывести КЛ. Кнопка Закрыть служит для выхода из режима предварительного просмотра.

Подложка

Подложка или водяной знак – это фоновое изображение, которое появляется за текстом на страницах документа. Для его создания нужно воспользоваться меню Формат – Фон – Подложка. В качестве подложки можно использовать текст из предлагаемого меню (его можно располагать по горизонтали или диагонали) или рисунок, у которого можно изменить масштаб и/или обесцветить. Для удаления фонового изображения необходимо в диалоговом окне Печатная подложка выставить флажок Без подложки.

Нумерация страниц

В WORD существует два способа нумерации страниц: автоматическая и с использованием меню Вид – Колонтитулы (будет рассмотрена ниже в разделе Колонтитулы). Для автоматической нумерации страниц используют меню Вставка – Номера страниц. В появившемся диалоговом окне можно выбрать формат номера, местоположение (вверху или внизу страницы), способ выравнивания(слева, справа, от центра) и указать, надо ли выводить номер на первой странице.

Для удаления номеров страниц необходимо сделать двойной щелчок у номера одной (!) страницы (или выполнить Вид – Колонтитулы), выделить этот номер в рамке верхнего или нижнего колонтитула и нажать на клавишу DEL. Процедура удаления номеров страниц отчетливо демонстрирует нам, что они являются частным случаем колонтитулов.

Колонтитулы

Колонтитул – это текст и/или рисунок, который печатается в верхней или нижней части страницы. В зависимости от места расположения колонтитулы бывают верхними и нижними и отображаются только в режимах разметки и предварительного просмотра. Форматирование содержимого колонтитулов осуществляется так же, как и обычного текста.

Для создания колонтитулов выполняют пункт меню Вид – Колонтитулы. При этом на экране появляется ПИ Колонтитулы, текст основного документа бледнеет, а мигающий ТК располагается в пунктирной рамке верхнего колонтитула. На КЛ появляются два табулятора с выравниванием по центру и по правому краю. В качестве элементов верхнего колонтитула может выступать любой текст, введенный пользователем, с помощью кнопок на ПИ Колонтитулы можно вставить элемент автотекста, номер страницы нужного формата, общее количество страниц, дату, время. В принципе в область колонтитула можно вставлять рисунки, таблицы и др. Кнопка Основной текст позволяет временно убрать основной текст документа (на экране остаются только рамки для колонтитулов), еще одна кнопка используется для перехода от верхнего к нижнему колонтитулу и наоборот. Назначение остальных кнопок ПИ Колонтитулы будет рассмотрено позже.

Для удаления колонтитулов нужно сделать 2Щ в области колонтитула (либо выполнить пункт меню Вид –Колонтитулы), выделить содержимое колонтитула и нажать клавишу DEL.

Колончатые тексты

WORD позволяет располагать текст на странице в несколько колонок газетного типа. При добавлении текста он «перетекает» с нижней строки одной колонки на верхнюю строку следующей колонки. Для расположения текста в несколько колонок можно

· Выделить некоторое количество абзацев, Формат – Колонки;

· До и после группы абзацев, которую нужно расположить в несколько колонок, вставить разрывы разделов: Вставка – Разрыв – Новый раздел на текущей странице, поместить ТК в любое место внутри группы, Формат – Колонки.

И тот, и другой способ приводит к разбиению документа на разделы. Так, при вставке двух разрывов разделов документ разбивается на три раздела. Маркеры разрывов разделов в виде двойной черты с текстом Разрыв раздела видны либо при сочетании режима разметки с просмотром непечатаемых символов, либо в обычном режиме просмотра (вне зависимости от нажатия кнопки Непечатаемые знаки на ПИ Стандартная). Второй вариант просмотра предпочтителен, т.к. двойная черта, соответствующая маркеру разрыва раздела, занимает в обычном режиме просмотра отдельную строку и всегда хорошо видна, тогда как в режиме разметки она занимает лишь незаполненную текстом часть последней строки абзаца, предшествующего разрыву, и плохо видна, если эта строка содержит много символов.

Колончатый текст адекватно отображается в режиме разметки и в режиме предварительного просмотра, а в обычном режиме он представляется в виде одной узкой колонки.

WORD распределяет абзацы между колонками примерно поровну. Иногда необходимо вмешаться в процесс распределения текста между колонками - сделать так, чтобы новая колонка начиналась с определенного места. Для этого нужно установить ТК в место начала новой колонки, Вставка – Разрыв – Начать новую колонку. Маркер разрыва колонки виден только в обычном режиме просмотра в виде точечной линии с текстом Разрыв колонки.

WORD автоматически делает колонки одинаковой ширины, однако с помощью диалогового окна Колонки можно установить точные значения ширины каждой колонки и промежутка между колонками. Дополнительно можно выводить разделитель между колонками в виде вертикальной черты.

Для отказа от колончатого отображения текста необходимо поместить ТК в этот раздел, Формат – Колонки (либо нажать кнопку Колонки на ПИ Стандартная) - выбрать одну колонку. При отказе от колончатого текста разбивка на разделы сохраняется, т.к. маркеры разрывов разделов остаются ( в этом можно убедиться, перейдя в режим просмотра непечатаемых символов). Желательно удалять ненужные маркеры разрывов разделов, т. к. они могут в дальнейшем затруднить форматирование документа.

Разделы

При создании колончатых текстов мы столкнулись с понятием раздела – третьим (после символа и абзаца) и последним элементом форматирования в текстовом процессоре WORD. Раздел в общем случае состоит из нескольких абзацев и имеет следующие параметры форматирования:

· колонки;

· номера страниц;

· колонтитулы;

· ориентация страниц (книжная или альбомная);

· поля страниц;

· размер бумаги;

· вертикальное выравнивание;

· обрамление страниц.

Таким образом, к разделам применяется самый высокий уровень форматирования, влияющий в основном на оформление страниц, поэтому параметры форматирования разделов часто называют параметрами форматирования страниц. Команды, управляющие форматированием разделов, находятся в четырех разных пунктах меню WORD: Файл, Вид, Вставка и Формат.

Если для всего текста все вышеперечисленные параметры форматирования одинаковы, то весь документ представляет собой один единственный раздел. Необходимость в разбиении документа на несколько разделов возникает только тогда, когда в тексте появляются фрагменты, отличающиеся от остальных значением хотя бы одного параметра форматирования раздела. На одной странице может быть несколько разделов, один раздел может содержать несколько страниц.

Разбиение документа на разделы осуществляется вставкой маркеров разрыва раздела с помощью меню Вставка – Разрыв – Новый раздел – Со следующей страницы (На текущей странице). Эти маркеры, как уже отмечалось выше, лучше видны в обычном режиме просмотра. Очень полезно на завершающем этапе форматирования многостраничного документа просмотреть документ в обычном режиме с целью проверки правильности разбиения его на разделы и убедиться в отсутствии лишних маркеров разрывов разделов, которые иногда появляются в документе вследствие неаккуратного форматирования.

Создание титульного листа

Особенностью титульного листа является так называемое вертикальное выравнивание по высоте, при котором абзацы раздела автоматически равномерно распределяются по высоте странице. По умолчанию WORD использует вертикальное выравнивание по верхнему краю, при котором на не до конца заполненной странице абзацы располагаются без промежутков в верхней части страницы.

Если абзацев в разделе немного, вертикальное выравнивание по высоте приводит к образованию межабзацных промежутков, величина которых тем больше, чем меньше абзацев в разделе. Вертикальное выравнивание по высоте позволяет избежать таких нецелесообразных приемов для создания титульного листа как установление больших интервалов до и/или после каждого абзаца с последующей подгонкой под нужную высоту или добавление пустых абзацев.

Так как вертикальное выравнивание является параметром форматирования раздела, содержимое титульного листа необходимо сделать отдельным разделом. Рассмотрим создание титульного листа путем добавления его к уже готовому документу - этот прием используется чаще всего. Помещаем курсор в самое начало документа, набираем текст титульного листа, должным образом распределив его по абзацам, после последнего абзаца вставляем разрыв раздела: Вставка – Разрыв – Новый раздел – Со следующей страницы. Делаем форматирование абзацев (на титульном листе не следует применять заголовочные стили Заголовок1 – Заголовок9, так как это помешает созданию оглавления), помещаем ТК внутрь раздела с текстом титульного листа, Файл – Параметры страницы – вкладка Источник бумаги – вертикальное выравнивание «по высоте».

Дополнительные варианты оформления страниц

Обрамление

Страницы документа могут иметь рамку в виде линии (одинарной, двойной, пунктирной, точечной, волнистой и т.д.) различного цвета и толщины, а также в виде последовательностей графических объектов (деревьев, звездочек, бабочек и др.). Варианты обрамления можно выбрать из многочисленных стандартных образцов.

Для применения различного обрамления страниц к разным частям документа необходимо сначала разбить документ на разделы, а затем для каждого раздела использовать свой вариант рамки: .поместить ТК в нужный раздел, Файл – Параметры страницы – Источник бумаги – Граница – Страница – Выбрать вид обрамления – ОК.

Ориентация

Ориентация страницы может быть книжной (ширина страницы меньше высоты) или альбомной (ширина страницы больше высоты). Альбомную ориентацию часто используют для размещения элементов документа (таблиц, диаграмм и др.), для которых ширина страницы в книжной ориентации оказывается недостаточной.

В общем случае разные фрагменты документа могут иметь разную страничную ориентацию. Тогда документ нужно предварительно разбить на разделы, затем последовательно помещать ТК в каждый раздел, Файл – Параметры страницы – Поля –выбрать требуемый вариант ориентации (книжный или альбомный).

Поля и развороты

С помощью меню Файл – Параметры страницы – Поля можно установить для разных разделов документа различные поля страниц, а также в списке Несколько страниц дополнительные варианты: Две страницы на листе (для печати страниц, которые в книжной ориентации сгибаются пополам) или Зеркальные поля, когда внутренние (и внешние) поля двух соседних страниц на развороте одинаковы. Заметим, что присутствующий в списке Несколько страниц вариант Брошюра,предполагающий размещение двух страниц на листе в альбомной ориентации, может быть применен только к документу в целом.

Лекция 8. СНОСКИ, ПРИМЕЧАНИЯ, РЕЖИМ СТРУКТУРЫ, ОГЛАВЛЕНИЕ. РАЗНЫЕ КОЛОНТИТУЛЫ В ДОКУМЕНТЕ

Сноски

Сноски используются в документах для вставки уточняющих сведений. Сноски бывают обычными (печатаются внизу страницы) и концевыми (печатаются в конце документа). Сноска состоит из двух связанных частей – знака сноски и текста сноски. Знаком сноски обычно является номер, хотя допускаются буквы и другие символы.

Для создания сноски необходимо:

1. Установить ТК в место вставки сноски;

2. Вставка – Ссылка – Сноска;

3. Выбрать в диалоговом окне вид сноски (обычную или концевую), положение (для обычной – внизу страницы или внизу текста, для концевой – в конце раздела или в конце документа), формат знака сноски - Вставить;

4. Набрать текст сноски.

Для удаления сноски необходимо выделить знак сноски в тексте и нажать клавишу DEL. Перенумерация при добавлении и удалении сносок осуществляется автоматически.

Примечания

Примечание используется для вставки комментария к какому-либо фрагменту документа. Примечание содержит сведения о его авторе, поэтому до вставки примечания целесообразно ввести такие сведения с помощью меню Сервис – Параметры – Пользователь. Для вставки примечания требуется выделить фрагмент текста или поместить ТК в нужное место – Вставка - Примечание - на экране появится выноска, в которую следует ввести текст. Одновременно появляется ПИ Рецензирование – это связано с широким использованием примечаний для рецензирования документов. Для ответа на примечание можно сделать Щ по выноске с примечанием и воспользоваться кнопкой Создать примечание на ПИ Рецензирование. Для удаления примечания удобно пользоваться КМ. Кнопка Исправления служит для перехода в режим исправлений, когда все вносимые в документ изменения помечаются специальным образом: например, вводимый текст выделяется контрастным цветом, удаленные фрагменты отображаются зачеркиванием и т.д. С помощью первой кнопки ПИ можно по-разному отображать документ, с которым работали в режиме исправлений: показывать исправления как в измененном документе, так и в исходном документе, измененный вариант документа (как он будет выглядеть после принятия исправлений) и исходный вариант. Режим исправлений обеспечивает возможность возврата к исходному варианту документа (например, с помощью кнопки Отклонить …).