I. Подготовительная работа
На данном этапе проводитсякомплекс различных организационных мероприятий.
1.1 Разработка концепции выставочного проекта.
При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:
готовность организации к проведению данного проекта;
наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки;
наличие аналогичных выставочных проектов;
появление новых тенденций, отвечающих потребностям населения.
Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, "живой работы" на конкурентных выставках.
Местом проведения выставки является магазин "Меркурий" в городе Краснодаре. Исходя из специфики деятельности магазина, выставка проходит в области цветочной индустрии. Время проведения 12, 13, 14 апреля 2010 года.
Основными группами продукции, представляемой на выставке являются:
Свежесрезанные цветы, флористические композиции и букеты;
Растения для интерьеров и наружного озеленения;
Декоративные и контейнерные культуры;
Предметы архитектуры и садово-паркового дизайна, фитодизайна;
Садово-парковая мебель, садовая керамика;
Искусственные цветы и растения, сухоцветы;
Почвы, компосты, удобрения и средства защиты растений;
Садовый инвентарь, инструменты, оборудование.
Причины/цели проведения выставки (по важности):
Продажа товаров
Повышение уровня узнаваемости организации
Введение нового товара
Рыночные испытания новых товаров
Выявление новых рынков и потенциальной продукции
Найм новых посредников для распространения и закупки товаров
Проверка конкурентов
Анализируя предыдущие выставки необходимо ввести некоторые улучшения. Необходимо увеличить поток посетителей путем более интенсивного информирования, привлечь внимание посетителей путем приглашения профессионального голландского флориста и проведения мастер-класса по оформлению и дизайну, расширить количество приобретаемого товара (приветствуется эксклюзив). Можно разрядить обстановку более непринужденной музыкой (классика), оформить места для отдыха посетителей в торговом зале, организовать присутствие бесплатного фотографа, аква-дизайнеров. Рекомендуется наладить и усовершенствовать систему вручения памятных подарков, шаров с логотипом или фирменным знаком.
1.2 Разработка фирменного стиля проекта.
В качестве констант фирменного стиля проекта выставки использованы будут основная атрибутика ООО "Меркурий". На ее основе стиль пригласительных листовок (ПРИЛОЖЕНИЕ Л), плакатов, изображений на памятных призах и подарках, шарах.
1.3 Подготовка информационной статьи о выставке, разработка программы мероприятий выставки.
Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участника. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. (ПРИЛОЖЕНИЕ М)
1.4 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP.
Источниками для формирования "фирменной" клиентской базы могут послужить электронные и печатные базы данных по отраслям, "ведомственные" базы данных (министерства, союзы, объединения и т.д.) Интернет и др.
Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени "обработки" данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т.д.
1.5 Разработка рекламной кампании проекта
На данном этапе происходит формирование системы информационной поддержки проекта; разработка медиа-плана; макетирование рекламы (ее текстового и наглядного содержания); определение комплекса полиграфической продукции и наружной рекламы по проекту, других видов рекламы, рекламных акций; подготовка и сдача в печать рекламных буклетов.
К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений, содержащих товарный каталог, справочная информация по структуре отрасли, экспертный анализ и статистическая информация разделов отрасли.