Образец оперативного бюллетеня

(предлагаемый вариант создан по подобию реального документа)

(печатается на бланке организации для внутреннего употребления)

Оперативный бюллетень по итогам совещания 03.10.03.

1 Тема:Реформирование еженедельного совещания.........

2. Тема:Методические рекомендации..................

3. Тема:Обучение новых сотрудников...............

4. Тема:Награждения...............

(оперативный бюллетень не подписывается)

Медиа-план

При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социографический) дает ответы на целый ряд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.

Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных»,

Медиа-задача Медиа-стратегия Медиа-тактика Достичь 60% целевой 1. Сконцентрировать Две 5-минутные пере­аудитории путем подготовку материа- дачи с информацией о публикации материа- лов для возрастной социальных програм-лов в течение перво- категории 50-80 лет. мах N-ска для каналов го месяца кампании. 2. Использовать два ОРТ и РТР. телеканала и три Серия из 9 материалов региональные газеты. на половину полосы для газет «Вечерний N-ск», «N-ские новости», «N-ское время».

основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте. Приведем в качестве примера некую схему, показывающую взаимосвязь различных элементов медиа-плана. Основная цель нашей воображаемой PR-кампании, проводимой администрацией города N, — информирование населения о мерах финансовой помощи пенсионерам города из городских средств.

Медиа-карта

Всем специалистам по связям с общественностью хорошо известно, что одной из основных целевых аудиторий для организации всегда остаются средства массовой информации. Это положение фактически не зависит от характера организации и того, к какому сектору она относится, — к структурам власти, бизнесу или к некоммерческой сфере. Вo всех случаях использование средств массовой информации для более эффективного оповещения целевых аудиторий о деятельности организации считается оптимальным. Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, — Интернет, — но пока что, в России, по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей.

Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.

В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т. д.

Ниже приводится пример медиа-карты для одного из рекламных агентств, успешно функционирующего на рынке рекламных услуг Санкт-Петербурга.

Медиа-карта

(база данных каналов передачи информации)

Список печатных СМИ
№	Название	Тираж	Перио-дич- ность.	Актуальные рубрики	Контактное лицо	Контакты
	«Top-manager»		1 раз в месяц	Личность	Александр Коган	(812) 329-56-47
				Дело	Екатерина Лраницына	(812) 329-56-72
	«Петербург-ский рекла­мист»		1 раз в месяц	Мастерская	Анна Сметанина	(812) 342-51-46
				Технология рекламы	Елена Перелстова	(812) 342-53-25
	«Собака. RU»		1 раз в месяц	Город Светская хроника	Катя Бокучаева	(812) 320-20-32
Список каналов телевидения
№	Название	Время выхо­да	Регуляр-ность выхода в эфир	Актуальные передачи	Контактное лицо	Контакты
	стс	23:30	Пн-Чт	Детали	Анна Фалеева	(812) 145-34-25
	НТВ	21:00	Вс	Намедни	Сергей Федоров	(095) 147-54-98
	Список радиостанций
	Европа Плюс	13:00	Пн--Пг	Новости	Андрей Данилин	(812) 265-34-67
	Радио Балтика	15:00	Пн-Пт	Новости	Анна Чупалкина	(812) 345-15-46

Дата составления медиа-карты..........

Дата последнего пересмотра и обновления медиа-карты....

Пресс-дайджест

Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия оперативных мер, если это может потребоваться.

В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.

До широкого использования в организациях высоких технологий пресс-дайджест обычно выглядел как пухлый альбом с вклеенными в него материалами из разных СМИ, причем принцип последовательности расположения материалов мог быть разным. В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход — сверху всегда находится самый последний опубликованный материал. В другой организации помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМИ.