Выделение основных структурных компонентов организации

Для поддержания организационной системы в рабочем состоянии необходимо взаимодействие ряда внутренних компонентов организации, или ее структурных составляющих.

Внешняя среда

Рис. 11. Основные структурные компоненты организации

На рис. 11 показана упрощенная схема взаимодействия составных компонентов организации, разработанная Г. Ливиттом [144. Р. 44]. По мнению современных исследователей, данная базовая модель позволя­ет сторонним наблюдателям понять стратегически важные части орга­низации и их системное взаимодействие. При этом системное взаимо­действие внутри организации следует рассматривать как взаимозави­симость четырех внутренних подсистем (компонентов): целей органи­зации, социальной структуры организации, технологий и персонала, или членов, организации.

Все компоненты организации достаточно автономны, и их слабая взаимозависимость обусловлена тем, что число коммуникаций, через которые осуществляется влияние одних компонентов на другие, огра­ничено. Так, изменение целей организации изменяет не всю организа­ционную структуру, а только ее отдельные составляющие (структурные единицы).

Все четыре основные компоненты организации могут эффективно взаимодействовать только в рамках определенных культурных норм и ориентироваться на определенную систему ценностей. Другими слова­ми, субкультура организации, или организационная культура, оказывает существенное влияние на ее деятельность. Культура организа­ции — это совокупность принятых и усвоенных норм, правил поведения, обычаев, традиций, характерных для данной организации. Было бы ошибкой считать субкультуру организации оторванной от других куль­тур, прежде всего культуры общества. Напротив, корни культуры орга­низации — в культуре общества, но в ходе осуществления своей дея­тельности культура организации приобретает специфические черты, отличающие ее от культур других организаций. Например, сравне­ние бюрократической культуры министерства или органа законода­тельной власти и обладающей многими свободами академической культуры университета показывает, что представители этих культур проявляют различные образцы поведения, придерживаются различ­ных норм и ориентированы на различные ценности.

Следует также отметить, что основные компоненты организации невозможно рассматривать изолированно, без учета контекста внешне­го окружения. Современные исследователи в области социологии ор­ганизаций полагают, что организацию (выделенную как единое целое и обладающую четкими границами) следует представлять только в виде открытой системы. Это означает, что руководству организации недостаточно наладить взаимосвязи между ее отдельными внутренни­ми компонентами; в организации нужно применять определенные виды стратегии относительно различных составляющих внешней среды.

Таким образом, основные взаимосвязанные компоненты организа­ции определяют базовые направления и особенности ее деятельности.

§ 3.2. Цели организации

Значение целей в деятельности организации.Как следует из определения организаций, среди всех компонентов ее внутренней структуры особое место занимают цели, так как ради их достижения и осущест­вляется вся деятельность организации. Организация, не имеющая цели, бессмысленна и не может существовать сколько-нибудь продол­жительное время. Вместе с тем цели — один из наиболее спорных мо­ментов в понимании организации. Одни ученые считают, что цели не­обходимы при анализе организационного поведения, другие, напротив, пытаются принизить их значение. Так, бихевиористы считают, что цель могут иметь только индивиды, а группа и коллективы их не имеют [162. Р. 135].

Многочисленные исследования, проведенные в последние годы, показывают, что по значимости цели занимают одно из первых мест среди других компонентов организации. Можно привести множество приме­ров, когда простое смещение целей или даже неопределенность в их формулировке приводят к таким серьезным негативным последствиям в организации, как неправильный выбор стратегических направлений (это приводит к серьезным материальным потерям), снижение эффек­та синэргии из-за отсутствия единой ориентации у членов организа­ции, нарушение коммуникаций внутри организации, ослабление ин­теграции внутри организационных структур, появление сложностей в мотивации членов организации, и другим серьезным проблемам. Таким образом, цели оказывают самое непосредственное влияние практичес­ки на все компоненты деятельности организации. Для того чтобы по­нять причины важности целей для организационной деятельности, не­обходимо определить понятие цели и ее функции.

Определим цель как желаемый, планируемый результат или те ориентиры, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. В усло­виях организации цель нужно рассматривать как единство мотивов, средств и результатов. Это означает следующее:

· цель есть определенный мотив (или потребность). Справедливо утверждают, что цель относится к мотиву как стакан воды — к утоле­нию жажды, обладание властью — к самоутверждению, одна цель может удовлетворять несколько потребностей, как одна потребность может удовлетворяться через разные цели;

· цель образуется при встрече мотива со средствами (ресурсами, условиями, возможностями), т.е. при оценке способа удовлетворения соответствующей потребности или устремления;

· цель в деятельности организации не тождественна результату, поскольку даже при достижении цели в реальный результат привно­сятся другие следствия, не совпадающие с предполагаемым результа­том, поэтому достигнутая цель может быть только частью результата;

· выбор цели субъектом существенно предопределен и ограничен индивидуальными предпочтениями, влияниями окружающей среды, побочными целями и т.д. Поэтому целеполагание не есть лишь выра­жение свободы воли субъекта.

Функции целей организации.Совместная деятельность порождает у людей цели разного уровня и содержания. В условиях организован­ной деятельности эти цели могут выполнять такие функции:

1. Когнитивные функции целей. Эти функции, которым, по мнению представителей рациональной школы научного управления и их совре­менных последователей, принадлежит первое место, обобщают распоряжения координирующих органов и концентрируют внимание на анализе альтернатив действий и принятии решений.

2 Распределительные функции. Для реализации целей организации необходимо направлять ресурсы в подразделения оптимальным обра­зом. Наличие целей различного уровня (целей организации, целей подразделений, целей участников организации) ставит проблему их совмещения в ходе производственной деятельности, что заставляет руководителей распределять ресурсы внутри организации.

3. Функции идентификации, т.е. сопоставления собственных стремлений членов организации с целями подразделения или организации как целого. В отсутствие этих функций деятельность членов организа­ции теряет смысл. Это в свою очередь может привести к отчуждению и аномии.

4. Функции мотивации. Цели способны мотивировать членов организации в том случае, если последние признают их реально достижимыми, ориентированными на будущее и соотнесенными с собственны­ми потребностями.

5. Функции преобразования. Стремление к реализации целей организации неизбежно приводит к пониманию необходимости преобразований различных аспектов организационной деятельности. Особенно это справедливо в отношении организаций, работающих в рыночной среде с высокой степенью неопределенности, когда разрабатываемые цели изначально ориентированы на изменения и инновации.

6. Катектические, или эмоциональные, функции. Цели могут формировать у членов организации различные эмоциональные состояния: эмоциональный подъем или, наоборот, чувства растерянности, неуверенности. Эти побочные функции целей необходимо учитывать, принимая управленческое решение, так как они оказывают значительное влияние на мотивацию членов организации.

7. Символические функции. Определяя цели организации, руководи­тели должны учитывать их влияние на публику (или рядовых потреби­телей), клиентов фирмы, партнеров, заказчиков, представителей бан­ков. В этом случае цели рассматриваются как визитная карточка фирмы, концентрированное выражение ее стратегических замыслов.

8. Идеологические функции. Цели формируют идеологию организа­ции, т.е. объясняют не только, как будут достигнуты те или иные ре­зультаты, но и почему возникла необходимость в их достижении. К сожалению, в отечественных организациях вопросам идеологии орга­низации уделяют мало внимания, в то время как американские и в еще большей степени японские организации считают создание собственной идеологии первоочередной задачей.

Типы целей в организации.Цели организации разнообразны по виду и содержанию. Например, цели у рядовых исполнителей, ру­ководителей высшего уровня и у руководителя финансового характеризуются существенными различиями в видении будущих ре­зультатов их деятельности. Но это вовсе не свидетельство того, что цели организации — это лишь формальное оглашение о намерениях, не реализуемое на практике. Ответ на этот вопрос дает А.И. Пригожий, который считает, что совместная деятельность индивидов в организа­ции предполагает наличие по крайней мере трех видов взаимосвязан­ных организационных целей [74. С. 46].

1. Цели-задания — оформленные как программы общих действий поручения, которые задаются организацией более высокого уровня (например, для предприятия цели такого рода могут задаваться министерством) или диктуются рынком (совокупностью организаций, включая смежников и конкурентов). Эти задания определяют целевое существование организаций. Очевидно, что эти цели являются приоритетными и на их выполнение направлено внимание и основные усилия всех без исключения участников организационного процесса. Например, преподавание в школе, лечение и прием пациентов в боль­нице, лабораторные работы в научно-исследовательском институте — все это цели-задания, определяющие смысл существования организа­ции.

2. Цели-ориентации — совокупность целей участников, реализуе­мых через организацию. К ним относятся обобщенные цели коллекти­ва, включая и личные цели каждого члена организации. Важным мо­ментом совместной деятельности является совмещение целей-заданий и целей-ориентаций. Если они расходятся, утрачивается мотивация на выполнение целей-заданий и работа организации может стать неэф­фективной. Стремясь к достижению собственных (часто эгоистичес­ких) целей-ориентаций, члены организации отмахиваются от целей-за­даний или выполняют их лишь формально.

3. Цели системы обусловлены стремлением сохранить организацию как самостоятельное целое, т.е. сохранить равновесие, стабильность и целостность. Другими словами, цели системы выражают стремление организации к выживанию в условиях существующего внешнего окру­жения, к ее интеграции вряду других. Цели системы должны органич­но вписываться в цели-задания и цели-ориентации. В случаях органи­зационной патологии цели системы могут заслонять другие цели. При этом на первый план выступает желание любой ценой сохранить орга­низацию, невзирая на необходимость выполнения ею целей-заданий или удовлетворение коллективных и индивидуальных целей-ориента­ций членов организации. Такое явление нередко наблюдается при крайних негативных проявлениях бюрократизма, когда организация, утратив реальные цели, существует только для того, чтобы выжить, сохранить свою самостоятельность [74. С. 46]

Приведенное разделение целей является основным. Оно позволяет понять значение целей организации и показывает их разнообразие. Однако в организации существует большое количество различных стратегических, тактических, промежуточных и вторичных целей.

Классификация целей организации.У организации могут быть разнообразные цели, особенно если говорить об организациях различ­ных типов. Например, деятельность организаций, занимающихся бизнесом, сосредоточена главным образом на создании определенных товаров и услуг в рамках специфических ограничений — по затратам и получаемой прибыли. Государственные учебные заведения и больницы и т.п. не стремятся получить прибыль, но их действия сопряжены с ограничением затрат. Это стремление некоммерческих организаций находит отражение в наборе целей, сформулированных как представ­ление конкретных услуг в рамках бюджетных ограничений. Изложен­ное свидетельствует о том, что классификацию целей следует считать важной научно-практической задачей, способствующей пониманию возможностей их практического использования при проектировании организации или в процессе ее функционирования. Приведем несколь­ко классификаций организационных целей по разным основаниям.

Классификация по направленности. В данном случае цели подраз­деляются по характеру тех действий, которые намерены предприни­мать для их достижения.

1. Цели функционирования направлены на поддержание рабочего состояния организации и ее подразделений. Целевые про­граммы по обеспечению функционирования содержат задачи по созда­нию постоянного притока ресурсов, техническому обслуживанию, по­стоянному контролю за деятельностью членов организации. Как пра­вило, подобного рода задачи рассчитаны на длительное время. Такие цели могут вызывать трудности при мотивации поведения членов ор­ганизации, так как их достижение не связано с разовыми усилиями, а требуют постоянного напряжения сил.

2. Цели усовершенствования. Любая цель, включающая в себя активное действие, может рассматриваться как цель усовершенст­вования. К таким целям можно отнести повышение производительнос­ти труда, увеличение доли товаров организации на рынке и др. Обычно такие цели хорошо понимаются работниками, однако их реализацию не всегда удается обеспечить соответствующими ресурсами (особенно это касается заведомо завышенных целей). В случае недостижимости целей усовершенствования (особенно если они были широко освещены в подразделениях организации) возможны негативные последствия, которые выражаются, в частности, в потере авторитета руководителей, снижением мотивации членов организации и т.д.

3. Цели развития аналогичны целям усовершенствования, но относятся к своеобразным формам роста, расширения, обучения и про­гресса. К этим целям могут относиться увеличение количества наиме­нований внедряемых в производство новых товаров, внедрение новых идей в области менеджмента, кардинальные изменения в организаци­онной структуре и т.д.

Преимущества классификации целей по их направленности состо­ят прежде всего в том, что они легко воспринимаются и осознаются членами организации на различных управленческих уровнях. Более того, эти цели чаще всего декларируются управленческим персоналом для рядовых исполнителей. Выраженные в указанных формах цели служат главным образом для ориентации мышления и деятельности членов организации.

Классификация целей по их направленности является основной для стратегического управления. При этом цели объединяются в ком­плексы на основе принципа достижения системой определенного со­стояния:

фактический уровень — то, что удается получить в настоя­щее время при существующих ресурсах и существующих ограничениях (цели программирования);

наличный уровень — то, что можно сделать при существую­щих ресурсах, существующих ограничениях, но при условии измене­ния положения в лучшую сторону (целевое планирование);

потенциальный уровень — то, что удастся сделать, развивая ресурсы и снимая ограничения (перспективное планирование).

Руководство организации может выбирать различные целевые комплексы в зависимости от возможностей и потребностей организации в настоящем и будущем. В повседневной деятельности руководство организации обычно ориентируется на фактический и наличный целевые уровни. Так, производительность организации часто рассматривается как отношение фактического состояния к наличному состоянию.

Классификация по критериям предусматривает разделение целей по их отношению к основным показателям успешной деятельности организации. Чем выше запросы организации относительно показате­лей своей деятельности, чем шире области ее деятельности, тем более разнообразно разделение целей по критериям. Чаще других в органи­зации используются следующие основные критерии.

1. Продуктивность. Оценка продуктивности выражается ко­личеством единиц продукции, приходящихся на каждого сотрудника организации и изготовленных в единицу времени. Количество единиц продукции или произведенная прибыль в расчете на одного сотрудни­ка, затраты на их производство в единицу времени являются теми критериями, которые обычно используются при определении продуктив­ности.

2. Рыночные критерии. Рыночные цели можно определить по-разному. Например, можно ввести на рынок новый продукт и по­пытаться закрепить его в рыночной среде или можно пытаться уве­личить долю данного продукта на рынке на 10%, можно стремиться просто сохранить данный объем продаж. Рыночные критерии пред­ставляют собой наиболее неустойчивые и неопределенные цели, поэ­тому руководство не распространяет сведения о них всем членам организации.

3. Ресурсы. Иногда организации ставят цели, связанные с изме­нением ресурсной базы. В качестве примера можно назвать сокраще­ние кредита на определенную сумму, прогнозирование финансовых вливаний, направленных на реорганизацию, повышение производи­тельности, сокращение текучести кадров.

4. Прибыльность. Цели, ориентированные на прибыльность, обычно выражаются достаточно четко. Например, можно повысить чистый доход с одного вложенного рубля (доллара) или уровень рен­табельности, увеличить размеры дивидендов. Эти цели, как правило, хорошо воспринимаются управленческим аппаратом и могут быть кон­кретно рассчитаны.

5. Обновление. Работа организаций в изменяющейся внешней среде обычно требует, чтобы постоянно приспосабливались к новым рыночным, политическим или другим условиям. От того, насколько быстро организация реагирует на изменения во внешнем окружении (особенно в рыночной среде), зависит баланс между входом и выходом системы, ее способность к выживанию. На практике это означает, что организация может быстро наладить производство таких продуктов и услуг, которые в наилучшей степени соответствуют потребностям рынка, являются конкурентоспособными. К целям обновления отно­сится разработка и внедрение нового, более эффективного технологи­ческого процесса, новой системы услуг, удовлетворяющих потребите­лей, нового компьютера, обладающего более высокой скоростью обра­ботки данных, и т.д. Следует отметить, что цели обновления весьма сложно разрабатывать и конкретизировать, поскольку весьма сложно определить характер изменений во внешней среде.

6. Социальная ответственность. Современная организа­ция не может эффективно функционировать, не разработав систему мероприятий, направленных на улучшение условий труда, отдыха, обеспечение приемлемых отношений внутри коллектива и мотивации членов организации. Об этих целях многие руководители забывают, ссылаясь на сложную обстановку во внешней среде, однако подобное отношение к целям социальной ответственности с неизбежностью от­рицательно скажется на эффективности деятельности организации.

В целом можно утверждать, что классификация целей по критери­ям наиболее значима для руководства организации, так как именно на их основе проводится построение дерева целей, которое служит ориен­тиром для руководителей в деле управления организацией.

Классификация во временной области. Деятельность по управлению в организации должна быть четко ориентирована во времени, т.е. необ­ходимо выделить первоочередные цели, постоянно отслеживать, как реализуются среднесрочные и долгосрочные цели. Чтобы обеспечить осуществление всего целевого комплекса, руководителю нужно пра­вильно распределить ресурсы во времени, что дает возможность кон­центрировать усилия в нужных точках и достичь непрерывных, посту­пательных действий членов организации. Возможности для этого дает классификация целей во временной области.

1. Текущие цели обычно относятся к тем задачам, которые следует решить в течение одного года. Эти цели хорошо воспринима­ются членами организации в том случае, если они реально достижимы, подкреплены соответствующей мотивацией. Обычно текущие цели яв­ляются руководством к действию для организаций, производящих про­дукты.

2. Среднесрочные цели охватывают период протяженнос­тью от одного до трех лет. Цели, реализация которых рассчитана на такие сроки, требуют проведения тщательного анализа условий дея­тельности (в первую очередь рыночной среды), существующих ресурсов организации и возможностей их привлечения. В организациях, слабо ориентированных на среднесрочные цели, в силу неудовлетвори­тельного планирования и учета ресурсов очень часто допускается кор­рекция среднесрочных целей, что ведет в конечном итоге к потерям темпов организации, решению неперспективных сиюминутных задач, потере мотивации у членов организации, а в итоге — к сокращению возможностей выживания организации во внешнем окружении. Разра­ботка и достижение среднесрочных целей особенно важны для торговых организаций.

3. Долгосрочные цели обычно относятся к периоду планиро­вания деятельности организации свыше трех лет. Работа на перспекти­ву актуальна далеко не для всех организаций. Так, организации, осу­ществляющие торговые операции, не могут быть полностью ориенти­рованы на долгосрочные цели из-за высокой изменчивости рыночного окружения. Тем не менее многие из них ставят долгосрочные цели, но, как правило, детально их не разрабатывают, а рассматривают лишь как ориентиры, как отдаленную веху, вопрос далекого будущего. Эти цели могут иметь мотивирующее значение, поскольку их достижение рас­сматривается как выдающееся достижение организации, как важный этап ее деятельности. Однако в ряде областей деятельности долгосроч­ные цели имеют решающее значение, являются главными ориентира­ми, например в научных разработках.

Построение дерева целей.Цель является ориентиром, планируе­мым результатом деятельности организации, которая представляет собой сложную систему, состоящую из большого количества систем­ных единиц. Задача руководителя — превратить цель организации в цели отдельных служб и подразделений, заставить разнородные сис­темные единицы работать на один результат наиболее эффективным образом. При этом общая цель должна быть разложена на отдельные составляющие, которые будут ориентирами в деятельности отдельных подсистем организации (например, подразделений и служб). Дерево целей организации представлено на рис. 12—16.

Рассмотрим, как строится дерево целей. На первом этапе фор мируется главная, глобальная цель фирмы, или миссия. Она имеет долгосрочный характер и должна быть направлена на выживание орга­низации во внешней среде. Постановка этой цели должна быть тща­тельно подготовлена на основе предварительного анализа внешней среды организации, оценки внутренних ресурсов и возможностей. Для этого обычно проводят следующие операции:

Рис. 12. Типовое дерево целей для производящей организации

1) производится сегментирование рынка и изучается каждый сег­мент. В этом случае намечаются приоритетные сегменты, социальные слои, на которые организация должна ориентироваться в своей деятельности (элитные слои, средний слой, малоимущие и т.д.). Далее осу­ществляется оценка рынка (рыхлость, одномерность или бинарность, степень неопределенности, насыщенность продуктами и услугами, на­личие рыночных ниш) с позиции возможностей размещения и исполь­зования средств, имеющихся у организации;

2) определяется общее направление ценовой политики. В частнос­ти, решается вопрос о том, будет ли организация снижать цены на свои товары и услуги или она будет участвовать в конкурентной борьбе, осуществляя маркетинг, рекламу, активизацию продаж и т.д.;

3) определяются основные направления развития технологии с уче­том жизненного цикла товара или услуги;

4) оцениваются производственные мощности организации. Оцен­ке подвергаются все ресурсы организации и финансовые возможности задействования ресурсов внешней среды, например в виде инвести­ций, правильной кредитной политики, привлечения спонсоров;

5) определяются основные направления кадровой политики (на­пример, будет ли организация обучать работников или нанимать спе­циалистов со значительным опытом работы).

На втором этапе происходит декомпозиция основной цели организации на цели второго уровня. Необходимость этого этапа обусловлена наличием сильно различающихся направлений деятельности организации по достижению основной цели и, следовательно, первич­ной специализацией управленческой структуры. Цели второго этапа носят ярко выраженный системный характер и составляют четыре группы:

Рис. 13. Типовое дерево целей для организации (цели входа)

1) цели входа организации (рис. 13) включают в себя цели, ориентирующие членов организации (прежде всего управленцев высшего звена) на обеспечение постоянного притока в организацию материаль­ных ресурсов, финансовых средств, информации, людских ресурсов. Среди целей входа следует выделить такие цели, как организация по­стоянно действующей сети поставщиков, налаживание финансовых связей организации и др.;

2) цели процесса (рис. 14) определяют основные ориентиры деятельности внутри организации по переработке поступивших на вход ресурсов. К этим целям процесса относятся: обеспечение взаимодейст­вия в рамках технологического процесса, налаживание информацион­ного обеспечения внутри организации, внесение изменений структуры и технологии внутри организации и др.;

3) цели выхода (рис. 16) в дереве целей определяют ориентиры деятельности подразделений, занятых реализацией переработанных ресурсов во внешней среде организации. Это такие цели, как налажи­вание системы сбыта любых ресурсов, представленных организацией

[1] Отметим, что появление и последующее развитие искусственных организаций не означало полного исчезновения естественных форм организованной жизни. Сохранение естественных форм организации в современных условиях объясняется тем, что формаль­ные правила не могут охватить всех ситуаций, возникающих в процессе функциониро­вания организационной структуры. Проблемы, не попадающие под действие формаль­ных норм, решаются естественными организационными структурами, функционирую­щими в рамках искусственных организаций в виде коалиций, первичных групп и др. При этом между членами организации устанавливаются особые связи, которые трудно рас­познаются и анализируются в отличие от формальных структурных связей, фиксируе­мых заранее.

[2] Более подробно о концепции бюрократии М. Вебера см. в гл. 5.