Как осуществляется управление в организациях?
Человеческое общество – это организованное, сложно управляемое целое.
Управление в организации предполагает совокупность универсальных принципов, с помощью которых осуществляется обеспечение жизнедеятельности организации путем сохранения ее структуры, поддержания определенного режима деятельности, реализации ее программ и целей, связи с внутренней и внешней средой. С организационной точки зрения, управление есть рациональный способ достижения максимального эффекта при минимальной затрате ресурсов, усилий и времени. С социологической точки зрения, управление в организации есть властная форма закрепления социальных отношений людей, различающихся статусными позициями в системе организации труда. Управлять людьми – значит побуждать их к определенному поведению.
Управление можно представить как:
1) систему отношений – в этом случае его рассматривают через такие понятия, как иерархия, власть, контроль, статус, роли и т.п.
2) форму взаимодействия – употребляются такие понятия, как стиль руководства, лидерство, делегирование полномочий, конфликты и т.п.
Выделяют субъект управления – он определяет направление, цели, задачи, конечный результат деятельности, а также объект управления, который все это реализует. Субъектом управления выступают: 1) руководитель (менеджер), наделенный властью, полномочиями, правами над подчиненным ему персоналом; 2) управленческий аппарат организации. Объектом управления выступают либо весь коллектив организации, либо коллективы подразделений, либо отдельный работник.
Необходимость управления вызвано следующими факторами:
1. В организации работает много людей, которые в силу разделения труда решают разные задачи. Это требует координации, планирования и контроля их деятельностью. В данном случае управление выступает как управление людьми.
2. В процессе производства необходимо организовать четкие экономические и производственные связи между отдельными подразделениями и службами с целью обеспечения единства их действий. Это требует распределения функций и налаживания устойчивых связей. Управление выступает как управление системами.
3. В организации функционирует большое количество техники и оборудования. Возникает задача его эффективного использования людьми, контроля и своевременного обновления. Управление выступает как управление техникой.
4. Управление должно организовать работников таким образом, чтобы процесс производства был гармонизирован во времени и пространстве, протекал в определенном ритме. Управление выступает как управление регламентом.
Таким образом, управление включает в себя следующие функции: руководство, организация деятельности, планирование, регулирование, координация и контроль.
Управление в формальной организации упорядочено и представлено следующими типами:
1. Линейная структура – это система управления, основанная на единоначалии на всех уровнях. Руководитель осуществляет власть и принимает решения в пределах своих должностных полномочий без согласования с другими руководителями. Такая структура используется в небольших организациях. Управление осуществляется по схеме: директор, управляющий производством, мастер, исполнитель. Недостаток линейной структуры – малая инициатива на подчиненных уровнях управления.
2. Линейно-штабная структура – это линейная структура, дополненная специализированными службами (штабами). Эти структуры создаются при конкретном руководителе, но они не имеют нижестоящих уровней управления и не принимают решения. Например, при управляющем по производству создаются службы снабжения, сборки, упаковки, транспортировки.
3. Функциональная структура– она представляет модификацию линейно-штабной структуры. Здесь персонал штабов функциональной структуры наделен уже правом руководства и принятия ответственных решений. Например, у начальника цеха при такой структуре будут руководителями начальники отделов снабжения, сбыта и т.п.
4. Дивизионная структура– управление строится не по функциональному признаку, а по видам товаров, услуг, рынкам, группам покупателей и т.п. Каждое подразделение рассматривается как «центр реализации», «центр прибыли» и т.п. Дивизионная структура используется главным образом в объединениях с крупными производственными и слабо связанными цехами (заводами).
5. Матричная структура– она состоит из постоянных управленческих групп (центральная служба фирмы, службы функциональных руководителей) и формирующихся групп конкретных новых проектов. Используется фирмами, продукция которых имеет относительно короткий жизненный цикл и часто меняется. Для решения проблемы в такие группы направляются работники из функциональных отделов и необходимые ресурсы. После решения задачи сотрудники возвращаются в свои отделы.
6. Множественная структура– эта система использует различные организационные структуры управления. Осуществляется в крупных и многопрофильных фирмах.
- КАКОВЫ ОСБЕННОСТИ РУКОВОДСТВА И ЛИДЕРСТВА В ОРГАНИЗАЦИЯХ?
Организация может успешно осуществлять свои функции только при условии эффективного лидерства.
Властные отношения составляют важный аспект управления. Без власти нет организации и нет порядка. Власть – способность или возможность влиять и определять действия других людей. Различают два вида власти: 1) власть руководителя, исходившая от позиции должности (позиционная); 2) власть лидера, исходившая из авторитета личности (персональная). Руководитель – должностное лицо, облеченное властью и ответственностью. Руководить – значит использовать власть в целях организации и управления коллективными действиями людей в процессе труда. Лидерствокак процесс социально-психологической самоорганизации микросреды основано на отношениях подчинения, влияния и следования в системе внутригрупповых отношений. Лидером становятся благодаря авторитету, когда участники группы признают в нем преимущество перед другими вследствие опыта или мастерства, а также при наличии определенных харизматических свойств.
Для оптимизации деятельности организации очень важны совпадение позиционной и персональной власти, чтобы руководитель одновременно сочетал в себе и черты лидера.
Социология изучает лидерство с точки зрения общей теории управления. Понятия «руководство» (лидерство) и управление не однозначные. В условиях предприятия управление включает в себя весь комплекс управленческих воздействий на производительные силы в системе «человек-машина» и, в конечном счете, управление – это процесс организации деятельности, ее планирования, контроля, учета и т.п. Руководство направлено лишь на людей, на систему «человек-человек» и включает обеспечение сотрудничества между работниками, кадровую политику, обучение персонала и т.п. К примеру, главный врач больницы посетил оптовый склад медикаментов и делает закупку лекарственных вакцин, а через два часа проводит совещание с медицинским персоналом по поводу приближающейся эпидемии гриппа. В первом случае он выполняет функцию управления, во втором случае функцию руководителя.
Воздействие на подчиненных имеет целью побуждать их к определенному трудовому поведению. Возможны два способа воздействия:
1. Прямой (приказ, задание) - руководство направлено непосредственно на деятельность подчиненных. В крайней форме руководство выступает как принуждение, так как цели руководства не связываются с интересами работника; по отношению к нему могут предполагаться негативные санкции.
2. Мотивирующий – побуждение к труду происходит через мотивы и удовлетворение потребностей исполнителей; негативные санкции не предполагаются.
Различают несколько подходов к изучению эффективности деятельности лидера:
· Подход с позиции личных качеств. Считается, что успешные руководители обладают универсальным «набором» интеллектуальных, физических и моральных качеств. Американский психолог К. Бэрд в 1940 г. составил список из 79 «лидерских» черт. Вот пример такой типологии: (Stogdill, 1974)
«Лидера характеризует стремление принять на себя ответственность, решимость и упорство в достижении целей, смелость и оригинальность при разрешении проблем, стремление проявить инициативу в социальных ситуациях, уверенность в себе, целостность личности, готовность отвечать за последствия своих решений и действий, умение снимать межличностное напряжение, толерантность к фрустрации и различным проволочкам, способность влиять на поведение других людей, подчиняя их выполнению данной задачи».
Однако сотни проведенных исследований, связанные с изучением личных качеств дали противоречивые результаты. Ученые пришли к выводу, что личные качества руководителя сами по себе не имеют решающего значения для того, чтобы его работа была эффективной. В различных ситуациях успешные лидеры обнаруживают разные личные характеристики. Эффективность руководства зависит также и от конкретных отношений в коллективе.
· Ситуативный подход. Согласно этому подходу, появление лидера рассматривается как результат встречи субъекта, места, времени и обстоятельств. Качественно разные ситуации могут потребовать качественно разные личностные черты. Отвечающий этим требованиям человек и становится лидером. Выделяют несколько ситуационных факторов, определяющих поведение руководителей, в частности: тип организации, характер решаемой проблемы, временные ограничения и др. Интересно, что теория ситуативного подхода подчеркивает относительность черт, присущих лидеру.
· Поведенческий (бихевиористский) подход.В конце 40-х г. ХХ века появились теории, в которых исследователи обратили внимание не на поиск характерных черт, присущих лидерам, а на изучение их поведения. Эффективность деятельности руководителя определяется не его личными качествами, а манерой поведения по отношению к подчиненным. Появление этих теорий привело к попыткам классифицировать стили руководства. Под стилем руководства (лидерства) понимается совокупность типичных методов и способов взаимодействия руководителя с управляемой группой.
Методологические основы исследований стилей руководства заложены в работах американского ученого К. Левина, выделившего три стиля руководства: авторитарный, демократический и либеральный.
Авторитарный стиль руководства концентрирует всю власть в своих руках. Руководитель единолично стремится принимать решения, как в сфере деятельности организации, так и в области награждения и санкций к своим подчиненным. Структурирует их работу и подавляет самостоятельность, боится делегировать полномочия подчиненным. Часто проявляет нетактичность и склонность к произволу, мелочную опеку над подчиненными, угрозы увольнения. В качестве методов работы с людьми используются прямые методы – приказ, распоряжение, требование. Такой стиль приводит к снижению творческой активности сотрудников. Авторитарный стиль ориентирован на выполнение задачи. Однако у этого стиля имеются объективные достоинства – он необходим:
· в несформировавшихся коллективах
· в коллективах, где работники заняты преимущественно ручным неквалифицированным трудом
· в коллективах, где у работников отсутствует четкий круг обязанностей (разнорабочие, к примеру)
· когда организация попадает в чрезвычайную ситуацию или кризиса.
Демократический стиль (иногда его называют партисипативным) основан на умении пользоваться властью, не апеллируя к ней. Руководитель побуждает подчиненных участвовать в принятии решений и помогает им в этом. Он делегирует часть своих полномочий и поощряет инициативу, больше ориентирован на деловые способности подчиненных, чем на личностные качества, придает первостепенное значение их росту и достижениям. Демократический стиль больше всего подходит для сложившихся развитых коллективов, где работники имеют высокую потребность в независимости, обладают необходимыми знаниями и опытом, могут и готовы взять на себя ответственность за принимаемые решения и за осуществляемую работу. В качестве методов работы с людьми использует советы, рекомендации, пожелания. Такой стиль ориентирован на взаимоотношения в коллективе.
Либеральный (попустительский) стиль связан с самоустранением руководителя от управления и передачей ответственности подчиненным. Демократия в коллективе понимается как отсутствие любого контроля над работой подчиненных. Следствием этого выступает игнорирование распоряжений руководителей, нарушение трудовой дисциплины, должностных инструкций и распорядка. Руководитель занимает позицию стороннего наблюдателя и самостоятельно не принимает никаких решений, участвует в руководстве лишь в силу служебной необходимости. В качестве методов работы с людьми использует уговаривание. «Он исправно подписывает бумаги, ведет прием посетителей, избегает конфликтов, стремится минимизировать ответственность за свои действия, избежать риска и опасности для своего положения. Обычно он чувствует себя в безопасности, когда имеет энергичную секретаршу и двух-трех заместителей».[1]
Из рассмотренных стилей руководства ни один не является универсальным. Они зависит от конкретных ситуаций. Исследования показали, что авторитарное руководство добивалось большего объема работы, чем демократическое. Но в организациях наблюдалась низкая мотивация, меньшее дружелюбие в отношениях, больше конфликтов и антагонизма, более высокая текучесть кадров и увеличение числа прогулов, более зависимое и покорное поведение. При либеральном руководстве снижались объем и качество работы. Необходимы поиск оптимальных методов управления, «золотую середину», сочетавшие одновременно высокую эффективность труда и высокую степень удовлетворенности им. Руководитель должен определять правильную стратегию деятельности и осуществлять общий контроль, но одновременно он должен считаться с потребностями подчиненных в самостоятельности и развитии.
Следует различать понятия «лидер» и «руководитель». Различия между руководителем и лидером выражаются в следующих чертах:[2]
· Руководитель обычно назначается официально, а лидер – это участник группы, который спонтанно, в условиях, как правило, достаточно значимой ситуации выдвигается на роль неофициального руководителя
· Руководитель является носителем функций и средством регулирования официальных отношений в рамках социальной организации, ему по уставу предоставляются определенные права и обязанности (система макросреды), а лидер связан с выражением и регулированием внутригрупповых, межличностных отношений, носящих неофициальный характер (система микросреды)
· Официальное руководство носит более стабильный характер, лидерство – менее стабильно, так как зависит от групповых настроений, связанные с межличностными отношениями в коллективе
· У руководителя процесс принятия решения носит более сложный и многократно опосредованный характер, чем в условиях стихийного лидерства
· Руководитель наделен правом применять официально установленные санкции, лидер имеет только систему моральных санкций
· Руководитель представляет свою группу во внешних организациях и решает вопросы, связанные с официальными отношениями, лидер ограничен внутригрупповыми отношениями
· Руководитель, в отличие от лидера несет ответственность перед законом за состояние дел в группе, лидер же несет моральную ответственность только перед своими сторонниками
· С личностью руководителя идентифицируются формальные групповые нормы, с личностью лидера – специфическая система групповых норм и ценностей
Точно также следует четко отличать руководство от управления. В условиях предприятия управление включает в себя весь комплекс управленческих воздействий на производительные силы в системе «человек-машина», в то время как руководство направлено лишь на людей, на систему «человек-человек».