Отбор кандидатов на вакантные должности

Процедура найма может быть разбита на следующие шаги.

• Заполнение форм, в которых отражены квалификационные требования, справочные (анкетные) данные, а также сведения о компетентности кандидатов. Кандидат на должность в этом случае представляет резюме, заполняет анкеты, личные листки. В подтверждение личных данных кандидат представляет подлинники и копии удостоверений, дипломов об образовании, сертификаты, другие документы.
• Кандидаты в менеджеры иногда проходят проверку через деловые игры, где перед ними ставятся задачи, позволяющие в какой-то степени предсказать их управленческие решения в будущем. При этом кандидат должен показать не только знание предмета, но и свои креативные (творческие) способности в профессиональном и человеческом плане.
• Рекомендательные письма (характеристики) помогут проверить правдивость заполнения форм и первого интервью; они позволяют узнать, как другие люди относятся к кандидату. Понятно, что чем более авторитетна рекомендация, тем лучше для кандидата.
• Углубленная беседа непосредственно с будущим руководителем кандидата позволяет, во-первых, восполнить недостаток информации о претенденте на предыдущих этапах. Во-вторых, это проверка на его способность к общению, на способность влиться в коллектив. Этот этап дает возможность кандидату получить информацию о своей возможной работе. Ради объективности оценки кандидата в такой беседе могут принимать участие 2-3 человека, помимо непосредственного начальника.
• Многие фирмы используют экзамен при приеме на любую работу. Некоторые виды работ (водители, пилоты, инструкторы спорта и др.) требуют определенных физических данных. В некоторых случаях экзамен необходим для безопасности на рабочем месте, для медицинской безопасности и т.д. Для других случаев важно знание языков на разных уровнях компетенции.
• Предложение работы. Если кандидат прошел все испытания в процессе отбора, если условия трудового соглашения привлекательны и реалистичны для обеих сторон, то может быть сделано официальное предложение. После этого происходит оформление найма.

Фирма вправе использовать любые законные формы найма. Но во всех случаях необходимо, во-первых, юридически правильное оформление найма в соответствии с действующим Трудовым кодексом РК (2007). Во-вторых, документы по трудовым отношениям должны отвечать профессиональным и личностным интересам «социальных партнеров», а также, в–третьих, соответствовать стандартам документирования и документооборота.

Охарактеризуем теперь конкретные документы, связанные с процедурой трудоустройства отдельного работника.

9.2.1. Резюме – это краткое, точное описание профессиональных и личных качеств человека, претендующего на объявленную вакансию.

Составляя резюме, во-первых, помните, что это именно тот шаг, который формирует мнение о вас у человека, который вас не знает: «У вас никогда не будет второго раза, чтобы произвести первое впечатление». Во-вторых, резюме составляется для каждой должности по-своему и не имеет жесткой формы. Есть, однако, общий шаблон (формуляр), включающий такие обязательные пункты, как личные данные, образование, опыт работы, дополнительная информация. Стало быть, «набор» содержательных элементов меняться от того, какие ваши качества лучше всего соответствуют характеру той или иной работы.

Что же должно содержать резюме?

1. Личные и контактные данные: Ф.И.О., дата рождения, семейное положение, полный адрес, телефон, (а также факс – если он есть), электронный адрес.

2. Цель: занять перспективную и хорошо оплачиваемую должность.

3. Образование основное. В обратно-хронологическом порядке указываются учебные заведения, которые вы окончили, специальность по диплому. Если у вас диплом с отличием, обязательно отметьте это. Укажите специализацию лицея или гимназии, которую вы окончили. Общеобразовательные школы обычно не указывают (если только вы не ее выпускник).

4. Образование дополнительное. В эту графу входят названия курсов, стажировок, тренингов, семинаров и т.д. В этом случае указываются те курсы, которые имеют отношение к выбранной вами вакансии. Вся эта информация «должна быть проверяемой»: вам надо иметь соответствующие сертификаты.

5. Опыт работы. Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы, начиная с последнего. Указывается месяц и год поступления на работу, месяц и год увольнения, название организации, сфера её деятельности, вашу должность. Здесь же говорят о своих профессиональных достижениях.

6. Дополнительная информация. Сюда включается все, что повышает вашу ценность в глазах работодателя: владение иностранными языками (в какой степени), персональным компьютером, наличие водительских прав и личного автомобиля, загранпаспорта. Указывается, готовы ли вы к командировкам, к сверхурочной работе и т.д.

7. Личные качества. Например: коммуникабелен, энергичен, требователен к себе и другим, хороший организатор, легко обучаем и т.п. Иногда указываются увлечения, которые могут способствовать успешной работе на данной должности.

Резюме исполняют на компьютере со стандартным форматированием. Отдельные блоки информации лучше выделить шрифтом, пробелами и т.д., но жесткого стандарта, повторим, здесь нет.

Документ лучше направлять по электронной почте, хотя пересылку можно сделать и обычной почтой или представить лично. Образец резюме смотри в приложении.

9.2.2. Характеристика – это официальная оценка служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых способностей и морально-этических качеств. В государственных организациях эта форма аттестации сотрудников традиционно остается широко распространенной. В частных компаниях используется также рекомендательное письмо. Но при передвижении по службе, аттестации на должность, откомандировании и в других случаях, профессиональная характеристика просто необходима. При перемещении по службе как аттестующий документ используется официальное Представление с кратким описанием служебных успехов и личностных данных работника. Этот документ, как и некоторые другие, может служить основанием для издания приказа о перемещении, переводе, повышении в должности, направление на учебу и т.д. При всех различиях в назначении и оформлении характеристика, рекомендательное письмо и представление решают одну задачу – профессиональная и личностная аттестация сотрудника. Остановимся на форме и содержательной специфике характеристики.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке организации формата А4. Реквизиты ее таковы: название (ХАРАКТЕРИСТИКА); должность; наименование организации, выдающей документ; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи и печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные части.

Первая часть – анкетные данные (инициалы, фамилия, год рождения, образование и пр.). В некоторых видах характеристик, эти данные печатаются через 1 интервал ниже названия.

Вторая часть – данные о трудовой деятельности (время поступления, специализация, должность, продолжительность работы, продвижение по службе и т.д.), оценка конкретных достижений в труде.

Третья часть – оценка личной общественной активности, поведения в быту, отношения с коллегами по работе. Может быть сообщена другая, важная для будущей работы информация.

В заключительной части содержится вывод и назначение характеристики.

Характеристика подписывается первым руководителем, лицом, представляющим общественность (профсоюз). Готовится документ непосредственным начальником работника, главой кадровой службы организации и юристом, они и визируют документ. Обязательно проставляется печать как реквизит удостоверяющий подлинность официальных подписей.

9.2.3. Рекомендательное письмоимеет, как уже отмечалось, то же назначение и его текст по составу информации и по логике развертывания совпадает с характеристикой. Однако такое письмо излагается более свободным стилем, без строгой официальности. Особенно ценны рекомендации авторитетных людей или известных компаний, дорожащих своей репутацией.

9.2.4. Автобиография – документ, в котором его автор составляет собственное жизнеописание в хронологической последовательности. Автобиография не имеет типового формуляра, может быть сжатой или развернутой в зависимости от назначения.

Обычно в таком тексте указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; дату и место рождения; образование и специальность по образованию; трудовую деятельность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату и личную подпись. В некоторых случаях компании сами разрабатывают табличную анкету, в которой запрашивают нужную им информацию.

9.2.5. Личный листок по учету кадров (традиционная форма еще по КЗоТ СССР) содержат основную информацию о работнике и заполняются обычно при формировании личного дела работника. В частных компаниях этот документ почти не применяется. Компания традиционно может использовать также анкету. По содержанию анкеты могут различаться в зависимости от характера работы, должности, внутренних информационных потребностей организации, а также в зависимости от ее стандартов документирования.

Интервью

Помимо сбора документированной информации многие компании проводят устные интервью по предварительно разработанным вопросам, а также разного рода экзамены и тестирования. При этом могут применяться типовые тесты для конторских служащих и психолого-управленческие тесты для менеджеров. Для успешного прохождения тестов или интервью кандидат должен владеть основами делового общения, быть готовым к интервью, аттестационному экзамену и тестированию не только содержательно, но и психологически.

Поговорим теперь непосредственно о способах проведения интервью, то есть вопросно-ответного собеседования. Интервью с вами как возможным сотрудником компании может быть разбито на несколько этапов: установление контакта; представление информации о компании; сбор информации о кандидате; взаимные вопросы и ответы; завершение интервью и договоренность о дальнейших совместных действиях. Кратко опишем эти этапы с позиций обеих сторон.

1. Начало интервью. Инициативой в этом случае владеет приглашающая сторона. Поэтому она с самого начала и должна уметь создавать свободную и доверительную атмосферу общения, открытую для планомерного и конструктивного диалога. Здесь важно установить тот стиль служебного разговора, который бы устраивал обе стороны. Они должны стремиться к доброжелательности, искренности, и вместе с тем, не отвлекаться от общей задачи: получить за короткое время существенно полезную для обеих сторон информацию.

2. Представление информации о компании. Здесь для кандидата важен и статус фирмы, и направление ее работы, её надежность и платежеспособность, а также количество сотрудников, структура управления, место вакантной должности в этой системе, уровень заработка. Хорошо, если эта информация в ходе беседы будет подтверждена организационными документами: свидетельствами и сертификатами, должностными инструкциями, положением о структурном подразделении, в котором предполагается занятость кандидата. Обязательным в данном случае должно быть ознакомление кандидата с условиями коллективного трудового договора.

3. Сбор информации о кандидате – основная задача интервью для компании. Эта часть интервью может быть построена по модели резюме (см. выше). Это тем более удобно, что кандидат ожидает именно этих вопросов, так как они лучше всего раскрывают его профессиональные и человеческие качества. Приемы выяснения этих качеств могут быть и иными: выполнение письменного задания (теста), ролевая (деловая) игра, анализ видеофрагмента с ошибочными решениями и др. Эти методы тестирования кандидата при всей их сложности должны быть понятны кандидату, должны способствовать раскрытию сильных сторон его характера, его профессиональных знаний, опыта и аналитических способностей. Если во время этого этапа у одного из участников встречи появилось уверенность, что дальнейшая беседа просто не нужна, то он может закончить встречу, оставаясь в рамках служебной вежливости.

4. Ответы на вопросы. Здесь стороны путем вопросно-ответного диалога проясняют непонятные детали, проверяют себя: правильно ли они поняли друг друга, подводят итоги. 5. Завершение встречи. При любом исходе дела стороны договариваются о дальнейших совместных действиях. «Мы вам обязательно позвоним через неделю». «Поговорим о трудоустройстве послезавтра в 10 утра в этом кабинете (у директора)». «Продумайте наше предложение и приходите с письменным заявлением дня через два» или как-то иначе. Тон прощания должен быть доброжелательным и оптимистичным в интересах обеих сторон. Такие беседы проводятся как кадровой службой, так и другими ответственными должностными лицами. Заключительная беседа с принятием решения может проводиться директором предприятия с приглашением заинтересованных должностных лиц.

Подведем итог предварительной стадии трудоустройства, а затем осветим современные документы РК о заключении трудового договора.

Итак, при приеме на работу кандидат:

• Представляет резюме в отдел кадров (службу по персоналу);
• Проходит интервью (собеседование) с начальником отдела, заместителями директора по направлению деятельности;
• Представляет в отдел кадров копии документов согласно п.1 статьи 31 Трудового кодекса РК (см. ниже);
• Проходит собеседование-интервью (возможно) со специальной комиссией;
• Проходит двухнедельную стажировку на рабочем месте с инструктажем по технике безопасности и профессиональным тестированием;
• Сдает аттестационный экзамен;
• Оформляет прием на работу.

Заключение трудового договора

Закон Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251-III «ТРУДОВОЙ КОДЕКС РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН» со всеми последующими поправками действует в настоящее время. Он опубликован в печати и содержится на Интернет-портале «www.zakon.kz.». Текст Закона можно также найти через другие поисковые системы Интернета.

Повторим, что важным для трудовых отношений работника и работодателя, согласно закону, является принцип их социального партнерства. Это означает, что все вопросы взаимоотношений основываются на согласовании интересов в рамках действующего законодательства о труде. Это означает также, что основными документами по трудовым отношениям между социальными партнерами является трудовой договор, заключаемый с каждым работником персонально, и коллективный договор, который подписывает администратор и представители трудового коллектива.

Трудовой договор разрабатывается предприятием на основе законов и правил и добровольно подписывается индивидуально каждым работником и администрацией. По «Закону о труде» в РК (2002 г.) этот договор и назывался «Индивидуальный трудовой договор». Новый документ (Трудовой договор) по-прежнему заключается персонально с каждым работником, подписывается обеими сторонами и хранится у сторон. При этом оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

Кроме назначения на должность или утверждения в должности, заключению Трудового договора могут предшествовать процедуры избрания (выборы) на должность или избрание по конкурсу на замещение соответствующей вакантной должности. Практика избрания по конкурсу действует, например, в вузах, где его Советы по традиционной процедуре проводит избрание на должности преподавателей, доцентов и профессоров, а также других должностных лиц. При этом заключение Трудового договора с каждым работником остается обязательным правилом.

Помимо этого договора, на каждом предприятии законом предусмотрен также коллективный договор. Процитируем определение этого документа в законе: «Коллективный договор – правовой акт в форме письменного соглашения между коллективом работников и работодателем, регулирующих социально-трудовые отношения в организации» (Трудовой кодекс Республики Казахстан. – Алматы: ЮРИСТ, 2009. – С. 8). Практически отношения социального партнерства на разных предприятиях и в организациях не везде соблюдаются и документально не всегда правильно оформлены. Работники, плохо информированные о своих правах, обязанностях и ответственности, по-своему могут их понимать. Это приводит к трудовым конфликтам, недисциплинированности сотрудников, самоуправству должностных лиц и, в конечном счете, влияет на морально-психологический климат и, главное, результаты трудовой деятельности коллектива.

Согласно статьи 31 Трудового кодекса РК, для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

• удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста). Для личного дела представляются копии;
• вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан);
• документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
• документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж). Обычно это Трудовая книжка;
• документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
• документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
• копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода.
• Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные этой статьёй Трудового кодекса. Рассмотрим теперь содержание трудового договора.

Как уже сказано, основным документом при оформлении трудовых отношений является Трудовой договор. Он должен содержать:

1) реквизиты сторон:

- фамилию, имя, отчество (если указано в документе, удостоверяющем личность) работника - физического лица, адрес его постоянного места жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, регистрационный номер налогоплательщика;

- полное наименование работодателя - юридического лица и его местонахождение, номер и дату государственной регистрации работодателя - юридического лица, регистрационный номер налогоплательщика;

- фамилию, имя, отчество (если указано в документе, удостоверяющем личность) работника), наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность; индивидуальный идентификационный номер, регистрационный номер налогоплательщика, социальный индивидуальный код;

2) работу по определенной специальности, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) режим рабочего времени и времени отдыха;

7) размер и иные условия оплаты труда;

8) характеристику условий труда, гарантии и льготы, если работа

относится к тяжелым и (или) выполняется во вредных (особо вредных) и

(или) опасных условиях;

9) права и обязанности работника;

10) права и обязанности работодателя;

11) порядок изменения и прекращения трудового договора;

12) гарантии и компенсационные выплаты, порядок их выплаты;

13) условия по страхованию;

14) ответственность сторон;

15) дату заключения и порядковый номер.

По соглашению сторон в трудовой договор могут включаться и иные условия, не противоречащие законодательству Республики Казахстан.

Положения трудового договора, ухудшающие условия труда работников по сравнению с трудовым законодательством Республики Казахстан, признаются недействительными (ТК РК, статья 31).

На основании подписанного Трудового договора работодатель издает приказ о зачислении работника с указанием должности, размера заработной платы и даты. При приеме на работу работодатель обязан также официально ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором (ТРУДОВОЙ КОДЕКС РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН. – Алматы: ЮРИСТ, 2009 . - С.22).

Согласно статьи 34 Трудового кодекса РК, документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:

1) трудовая книжка;

2) трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения;

3) выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора;

4) выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;

5) послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально;

6) архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника.

В статье 35 Трудового кодекса о Трудовой книжке содержатся следующие положения:

1. Трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника.

2. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным государственным органом по труду.

3. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.

4. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться с указанием норм Кодекса о труде РК.

При оформлении приема на работу кандидат подает заявление, которое является официальной просьбой претендента и основанием для зачисления в штат.

В тексте заявления излагается просьба о приеме на работу, указывается профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендует работник.

Заявление составляется рукописным (компьютерным) способом и имеет следующие реквизиты: адресат (кому); автор (от кого); место проживания автора; вид документа (заявление); текст; подпись составителя и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен», «к сему» и т.д. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Заявление о приеме на работу может выглядеть таким образом:

Генеральному директору

Фирмы «Эко»

Г-ну Сабирову А.С.

Ахатовой Гульнары Булатовны,

проживающей по адресу: 118048,

Алматы, ул. Кастеева, д. 12, кв. 7

Заявление

Прошу принять меня на работу в отдел перевозок оператором ЭВМ.

00.00.00 Подпись (разборчиво)

К заявлению прилагаются, как сказано выше, необходимые документы, которые после прохождения соответствующих служебных процедур подшиваются в личное дело работника.

В ходе трудовой деятельности могут использоваться как инициативный документ другие виды заявлений. Приведем примеры. Заявление о переводе на другую должность оформляется иначе, чем приведенное выше. Унифицированная форма разрабатывается на предприятии в соответствии с ГОСТ-ом.

Пример такого заявления:

Алматинский электротехнический ____________

Завод 0273060

Заявление Директору завода

00.00.0. -ну Шварцу А.С.

Техника отдела сбыта

Рыбина Е.В.

Прошу перевести меня на должность инженера отдела сбыта в связи

с окончанием Казахского технического университета.

Личная подпись

Заявление об отпуске оформляется на трафаретном бланке; переменная информация заполняется рукописным способом. В данном типе заявлений на оборотной стороне производится расчет начисления отпускного денежного пособия.

Заявление об освобождении от занимаемой должности по составу реквизитов и их оформлению сходны с заявлением о переводе на другую работу.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание о наличии обосновывающих документов (справка с места учебы, больничный лист и т.п.). Эти документы представляются вместе с заявлением.

Вопрос о предоставлении очередного трудового отпуска решается либо по утвержденному графику отпусков, либо по личному заявлению.

Приказы по персоналу

Приказами по персоналу (по личному составу) оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения и наказания. Такие приказы оформляются по стандартной для предприятия форме и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

В заголовке к тексту приказов по персоналу используются такие формулировки: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска и т.п.

Тексты большинства приказов не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы начинаются со слов, обозначающих распорядительные действия: ПРИНЯТЬ; НАЗНАЧИТЬ; ПЕРЕВЕСТИ; УВОЛИТЬ; ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК; КОМАНДИРОВАТЬ и т.п. Различают простые (индивидуальные) и сложные приказы по персоналу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике. В частности, из этических соображений, отдельно оформляется приказ о поощрениях и наказаниях Пример приказа:

Наименование ведомства, Наименование ведомства,

учреждения учреждения

(на казахском языке) (на русском языке)

БУЙРЫК ПРИКАЗ

00.00.00 Алматы№ Алматы

Место издания Место издания

(на русском языке)

О приеме на работу

НАЗНАЧИТЬ

Куракину Елену Ивановну на должность инженера отдела маркетинга

с 00.00.00. с окладом 50 000 тенге в месяц.

Основание: Трудовой договор № 00 от 12.09. 10

Директор Подпись Расшифровка подписи

Визы:

Директор департамента

по персоналу Подпись Расшифровка подписи

Юрист Подпись Расшифровка подписи

Каждый пункт приказа должен соответствовать требованиям Кодекса о труде. Постоянной информацией для любого кадрового приказа и являются обязательной:

· название распорядительного действия (перевести, уволить и т.д.;

• фамилия и инициалы работника;
• должности и структурного подразделения;
• даты вступления в силу данного пункта приказа (если он не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах сводного приказа по персоналу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу, например, обязательно указывается установленный размер оплаты труда, условия приема (временно, с испытательным сроком с …. по ….) и т.п.

При переводе на другую работу указывается новая должность, вид перевода, его причина, изменение оплаты труда.

Каждый пункт приказа по личному составу должен соответствовать законодательству о труде, правилам внутреннего трудового распорядка и коллективному трудовому договору. Приказ, касающийся отдельного работника, обязательно доводится до его сведения.

Проекты приказов по личному составу обычно согласовываются с заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юристом, руководителем структурного подразделения. Предусмотрено обязательное визирование приказов по персоналу руководителем отдела по персоналу.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются.

Приказы по персоналу, оформленные с нарушением законов о труде, подлежат отмене в установленном порядке.

Оформление личных дел

На каждого сотрудника заводится личное дело, в состав которого должны входить в порядке перечисления следующие документы:

• опись документов
• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров или анкете (при необходимости);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• копии документов о присвоении ученых степеней и званий (при наличии);
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.

В необходимых случаях, в личное дело включаются списки научных трудов и изобретений; выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др. С течением времени в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно–биографических данных (копии свидетельства о браке, изменение фамилии) и характеризующие профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, справки–объективки. Для внесения новых данных по службе в личном деле содержатся «Дополнение к личному листку» и «Дополнение к личному листку по учету поощрений» и другие дополнения.

Формирование и последующее ведение личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. Подводя итог всему сказанному в данном разделе, отметим:

• все процедуры отбора кандидатов на рынке труда, оформления трудового договора и формирования личных дел должны быть правильно и качественно документированы в соответствии с Трудовым кодексом РК, правилами внутреннего распорядка (положением о персонале) и инструкцией по делопроизводству данного предприятия или организации;
• каждый документ оформляется по утвержденной форме и содержит исчерпывающие и достоверные данные, касающиеся отдельного работника и предприятия в целом;
• качественное делопроизводство по труду будет способствовать стабильной работе трудового коллектива, его успешной работе в конкурентной рыночной среде.

Личныедокументы

Каждый из нас сталкивается с такими жизненными ситуациями, когда надо обратиться в акимат, суд, коммунальную службу, к нотариусу, в почтовое отделение, банк, в паспортный отдел и т. п. Наше отношение к официальным структурам и их должностным лицам может быть разным: уважительным, настороженным, подозрительным, покровительственным и т. д. Может по-разному строиться устное обсуждение дела. Но чтобы практически и эффективно решить какой-либо вопрос, мы должны держаться в рамках служебной этики и прибегнуть к письменно-формальному общению.

Если нам, например, необходимо о чем-либо попросить официальный орган, мы пишем заявление. Если хотим поручить другому человеку сделать что-либо, мы пишем доверенность. Иначе говоря, исходя из ситуации, мы должны сначала выбрать тот документальный жанр, который юридически и этически соответствует данному положению дел. Затем мы сталкиваемся с проблемами составления самого документа: каковы его реквизиты (смысловые части), в какой последовательности надо излагать свои мысли, какими словами традиционно принято излагать содержание. Короче говоря, мы должны овладеть формой этого жанра.

Как и в чисто служебном общении, в общении частного лица с организациями (или наоборот) существует круг документальных жанров, которые принято называть личными документами. В этом случае «личными» они являются потому, что либо исходят от частного лица, либо адресованы, либо принадлежат ему.

В практике обращения граждан к юридическим лицам наиболее распространенными являются такие документы, как заявления, доверенности, расписки и поручения. Причем внутри этих жанров, как всем понятно, есть множество разновидностей, подходящих для разных официально разрешаемых ситуаций.

Отметим, что стиль изложения в этом случае связан с двумя типами нормы: жанрово-ситуативной и собственно языковой. Знание состава реквизитов, порядка их расположения, общей смысловой структуры текста позволит соблюсти норму жанрово-ситуативного стиля. Собственно языковая норма предполагает такие положительные стилистические качества речи, как правильность (соответствие общелитературному стандарту), логичность, ясность, краткость, простота, объективность, без-эмоциональность и др. От любого документа мы ожидаем достоверности, что выражается в отсылках к другим документам, а также исчерпывающей полноты изложения. Полнота не противоречит краткости, понимаемой как способность немногих слов и выражений вместить максимум информации.

Таким образом, последовательность создания личного документа такова:

· оценка ситуации;

· выбор жанра;

· отбор содержания и его нормативное построение;

· словесное изложение по нормам официально-делового стиля.

Личное заявление— документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию (к юридическому лицу) для реализации или защиты своих прав и интересов. Иначе говоря, цель заявления — формально выразить свое желание, намерение.

Заявление — очень распространенный деловой жанр, поэтому владеть им просто обязан каждый грамотный человек. Вот в каких ситуациях, например, используются заявления, которые заверяет нотариус:

· при выдаче свидетельства на право наследования (разным лицам);

· при согласии на обмен жилой площади;

· при подтверждении родственных отношений;

· при отказе от жилой площади;

· при переоформлении лицевого счета;

· при переводе взносов;

· при согласии на дарение жилого дома (другого имущества);

· при отказе от ребенка;

· при усыновлении ребенка;

· при выдаче дубликата и др.

Разные формы заявлений используются в акиматах, органах МВД и прокуратуры, в судах, банках, общественных организациях. Однако во всех заявлениях с разными вариациями используется один и тот же набор реквизитов. Их состав и расположение на рабочем поле листа А4 и А5 таково:

Адресат

Адресант

Заявление

Текст (суть просьбы и ее обоснование)

Дата Личная подпись

Реквизит «Адресат» может быть сформулирован, например, так:

— В бюро по правовому обслуживанию

населения «Таугуль»;

— В народный суд Медеуского района

г. Алматы;

— Президенту АО «Санат»

г-ну Ордабаеву Б.С.

Что касается оформления реквизита «Адресант», то языковая норма допускает два грамматических варианта — «от кого» и «кого» (чье) заявление.

Например: Председателю КСК «Горизонт»

г-же Трубниковой К.В.

(от) жильца Смагулова У. А.,

проживающего по адресу:

г. Алматы, м-н «Алмагуль»,

д. 34, кв. 48

В этом случае пропуск предлога «от» будет более традиционным и, следовательно, предпочтительным.

Реквизит «название документа» (заявление) может быть написан «с маленькой буквы», начинаться прописной или печататься прописными буквами (при компьютерном исполнении). Языковая норма оформления допускает все эти три варианта. При этом в каждом случае имеются свои доводы «за» и «против».

Основной реквизит заявления — текст — имеет, как правило, две смысловые части: в нем обязательно 1)формулируется суть просьбы и 2)дается ее обоснование, мотивировка. Порядок подачи этих смысловых блоков выбирает составитель документа. Сама просьба (требование) излагается кратко и ясно или, при необходимости, разбивается на пункты (прошу: 1) ...; 2) ...). Мотивировка заявления также может быть лаконичной и включаться в строй предложения. Например: в связи с выездом в другой город прошу ...: прошу предоставить ... в связи с болезнью (по семейным обстоятельствам и т. п.). Но обоснование может быть и развернутым с указанием причин обращения с заявлением или рассказом о каких-либо событиях.

Приведем образцы заявлений с последующим комментарием (все фамилии, адреса и названия вымышлены).

Вот пример искового заявления в народный суд.

В Бостандыкский районный суд г. Алматы

И с т е ц: Захарова Мария Федоровна,

проживающая по адресу: г. Алматы,

ул. Татибекова, д. 18, кв. 6.

О т в е т ч и к: Ткачук Оксана Петровна,

проживающая по адресу: г. Алматы,

ул. Татибекова, д. 18, кв. 5

Заявление

О защите чести и достоинства

Ткачук О.П. и я проживаем в одном доме, на одной лестничной площадке. Между нами сложились неприязненные отношения, что привело к ссорам. Однако с моей стороны в адрес Ткачук О.П. не допускались оскорбительные высказывания.

21 февраля 2000 г. Ткачук написала по месту моей работы — в ТОО «Алмагуль» — заявление, в котором указала о якобы происходящих в моей квартире пьянках и «темных делишках».

Все это не соответствует действительности и порочит мою честь и достоинство.

На основании изложенного и в соответствии со ст. 18 Конституции РК

п р о ш у

обязать Ткачук О.П. направить по месту моей работы письмо с опровержением сведений, изложенных ею в заявлении от 21 февраля 2009 г.

Приложения:

1) характеристика с места работы;

2) квитанция об уплате госпошлины.

00.00.00 Подпись

Приведем еще один пример заявления.

Заведующему отделением

банка «Туран-Алем»

гр. Рахимбекова Ергали Смагуловича,

проживающего по адресу: г. Алматы,

ул. Мустафина, д. 28, кв. 13

Заявление

Прошу переоформить мой лицевой счет № 0000 на имя моего сына — Рахимбекова Кайрата Ергалиевича. В дальнейшем претензий по данному делу иметь не буду.

Город Алматы, 12 марта двухтысячного года.

Подпись

И еще один пример:

Заведующему отделом

доставки почтового отделения № 138

г-же Малаховой Л.И.

Сорокина Бориса Викторовича,

проживающего по адресу:

г. Алматы, м-н Орбита-1, д. 138, кв. 2

Заявление

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 136 на 2-е полугодие 2000 года.

12.04.2000 Подпись

Как видно из приведенных образцов, форма заявления существенно не меняется. Постоянными остаются реквизиты: адресат, адресант, название документа, текст, датировка и подпись. Названия организаций, приемы адресования, выражения просьб и их обоснование излагаются с использованием официальной терминологии и других словесных клише.

Доверенность— документ, в котором его автор разрешает (поручает) кому-либо определенные действия или передает права. Доверенности могут содержать такие денежные поручения: на получение пенсии, заработной платы, алиментов, переводов, вещей. Можно поручить покупку, продажу, обмен домовладения. Письменно можно также доверить управление, принятие в дар, продажу и обмен автотранспортных средств.

Можно поручить доверенному лицу ведение дел в суде, в бизнесе, распоряжение счетом в банке и т. д.

Типовой формуляр доверенности таков:

Название документа

(доверенность)

Текст

(кто, кому, что доверяет и на какой срок)

Дата Подпись доверителя

В нотариально заверяемых документах форма несколько иная. После слова «доверенность» указываются поручаемые действия. Например:

Доверенность

на получение заработной платы

(алиментов, пенсии и т. д.)

Кроме того, в начале текста указываются место и дата доверения (прописью). Пример:

Доверенность

на получение денежного перевода

Город Алматы третьего марта двухтысячного года.

Я, ...

Текстовая часть доверенности включает следующие сведения:

1) фамилия, имя и отчество доверителя, его должность (если нужно) и адрес;

2) точное определение круга доверяемых полномочий и прав;

3) фамилия, имя и отчество доверенного лица, его должность или адрес, а также данные об его удостоверении (паспорте): номер, кем выдан, дата выдачи;

4) срок действия доверенности.

Вторую и третью части текста можно (если это легче читается) поменять местами. Пример:

Доверенность

Я, Касымов Берик Максутович, проживающий по адресу: г. Алматы, ул. Жарокова, д. 211, кв. 2, доверяю Сомову Василию Петровичу, проживающему по адресу: г. Алматы, ул. Жарокова, д. 211, кв. 3 (удостоверение №..., кем и когда выдано), получить причитающуюся мне за март 2009 года пенсию в Бостандыкском отделении сбербанка № 000 по счету № 000.

Доверенность действительна до 1 мая 2009 года.

12.03.2009 Касымов

Доверенности, в которых поручаются какие-либо ответственные действия или дорогостоящее имущество, могут быть нотариально удостоверены. В некоторых случаях подписи могут удостоверяться кадровыми службами предприятий или организаций, где работают доверенные лица, указанные в доверенности.

Доверенности могут выдаваться организацией своим сотрудникам. При этом точно указывается, какие права передаются доверенному лицу. Это может быть право заключать сделки, представлять фирму на переговорах, вести наем рабочих или принимать товар. Приведем пример доверенности на управление автомобилем.

г. Алматы 15 марта 2009 г.

Доверенность

Торговый дом «Балхаш» доверяет Карагулову Ерику Бекешевичу, удостоверение № 000368920, выданное 23 сентября 1996 г. МВД Республики Казахстан, водительское удостоверение АА № 1026115, управлять автомашиной марки «Тойота», двигатель № JW813772, шасси JM3 — LV 123807, государственный № PHJ 02113, цвет — бежевый металлик.

Доверенность действительна до 31 декабря 2009 г.

Директор С. Каирбеков

Печать

Такую же форму имеет доверенность на управление автомобилем, выдаваемая частным лицом другому лицу. Только в этом случае указывается фамилия доверителя вместо названия организации.

Некоторые расчетно-кредитные, нотариальные и другие организации издают бланки доверенностей, заявлений, справок и других личных документов. Это значительно облегчает ход дела.

В этом случае клиенту — а ведь властные и другие структуры существуют для граждан и за счет граждан! — надо лишь внести в документ необходимую информацию.

Сами по себе «бланки» представляют собой более или менее жесткую схему (матрицу, модель) документа. Строго фиксированная, последовательно единообразная форма таких документов позволяет механизировать, автоматизировать операции с помощью компьютеров. А это опять-таки экономит наше с вами время. Чем более «свободна», «произвольна» форма документа, тем больше трудностей его составления и возможностей для произвольного толкования. Так что жесткая формализация в официальной сфере — это благо.

Расписка— документ, подтверждающий какой-либо факт, чаще всего получение денег или материальных ценностей.

Формуляр документа такой:

Название документа

(Расписка)

Текст

(кто, от кого и что принял)

Дата Подпись

В тексте документа указываются должность (если нужно), фамилия, имя, отчество лица, дающего расписку, сумма денег или название материальных ценностей; полностью называется лицо, у которого взяты деньги или другое имущество.

Принято указывать в расписке сумму денег сначала цифрами, а затем прописью (словами). Документ теряет силу, если в нем сделаны какие-либо исправления и подчистки. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Расписка составляется в одном экземпляре и хранится наравне с денежными документами.

Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она была составлена. В этом случае свидетели заверяют документ своими подписями.

При возврате денег или материальных ценностей расписка уничтожается. Приведем пример документа.

Расписка

Я, заведующая отделом детской игрушки магазина «Подарки» Раимбекова Алмагуль Хасановна, приняла от гражданина Васильева Игоря Юрьевича электронную игрушку «Ковбой» стоимостью 560 (пятьсот шестьдесят) тенге для обмена ее на равноценную по мере поступления товара в отдел.

01.03.2009 Подпись

Подпись А. Х. Раимбековой удостоверяю

Директор магазина «Подарки» В.С. Сахипов

01.03.2009 Печать

Организации довольно часто выдают частным лицам справки как документы, подтверждающие некую официальную информацию, необходимую частным лицам для представления в другие организации.

Реквизиты организации, выдающей справку, обычно содержатся на угловом штампе или на типографски исполненном бланке. Название жанра (Справка), дата выдачи и подпись должностного лица составляют набор реквизитов. В тексте документа содержится следующая информация: 1) фамилия, имя и отчество лица, которому выдается справка; 2) необходимая информация (кем является, размер заработной платы и т. д.) и 3) название организации, для которой предназначена справка. Юридическая сила справки подтверждается печатью организации.

Другие личные документы: дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения и т. д. — исполняются по строго установленным образцам и обязательно должны иметь защиту от подделки.

В современном делопроизводстве Республики Казахстан распространяются документы, исполненные на казахском и русском языках. Это наиболее удобная форма документооборота. Но, к сожалению, двуязычная форма пригодна только к бланочным документам (анкетам, дипломам, справкам и т. п.). Там же, где текст документа должен быть развернутым, такую форму нельзя использовать. Поэтому реальное деловое двуязычие невозможно без параллельного знания казахского и русского языков. [kgl]

[gl]Тема 10. Коммерческая переписка [:]

План лекции

1. Культура коммерческой переписки на Западе и в Казахстане. Разновидности писем. Цели писем и их стиль. Современные правила оформления корреспонденции.

2. Редактирование документов: проверка фактических данных, исправление формуляра, работа над стилем.

3. Международные почтовые правила.

Деловые письма