Логика изложения и законы текстовой организации

Логика изложения и законы текстовой организации в языке доку­ментов объединены одним принципом — принципом формально-логи­ческого построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фраг­менты, микротемы которых в закрепленной последовательности пред­ставляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой ор­ганизации выражается в делении текста документа на разделы, пара­графы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.

Рубрикация

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей раз­личными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соот­ветствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (ис­пользуются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих со­ставных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпунктыколичество зна­ков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа — его обязательная принадлежность:Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в деловой переписке не указывается название документа.

Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

Формула содержательного заголовка представляет собой предлож­ное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:

Приказ

Об организации выездной торговли

Договор

о пожарно-охранной сигнализации объекта

В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всег­да. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необхо­дим в коммерческой переписке:

О поставке груза по контракту № ...

О запросе на поставку бензина А-76

Об отмене заказа на запасные части

Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип доку­мента. Например:

Журнал регистрации входящих документов

Протокол заседания Совета директоров

Договор аренды

В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?".

Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс доку­мента" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превы­шать двух строк.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:

Заголовочная часть документа	Адрес фирмы: ул., дом, город индекс, тел/факс Вид документа Дата
Основная часть документа	Заголовок Текст Приложение
Оформляющая часть документа	Подпись, печать Виза Фамилия исполнителя, Его служ. Телефон Отметка об исполнении

При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.

Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый анали­тизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экс­пликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в по­следовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый ана­литизм также выражается в использовании параллельных конструк­ций:

2.1. Заказчик обязуется...

2.2. Исполнитель обязуется...