Создание основного документа.

1.1.В текстовом редакторе Word наберите текст информационного письма, оставив место под данные. Пример письма показан ниже. Вместо линий в дальнейшем будут данные.

Уважаемый(ая) ____________________

Сообщаем Вам, что ваш заказ ____

на сумму______ будет отправлен __

Способ отправки __________________

Ответственный за выполнение заказа __________________

1.2.. Сохраните документ с именем «Письмо» и временно сверните его.

Создание источника данных.

2.1.В базе данных создайте запрос на выборку, который будет содержать все необходимые для письма данные: код заказа, фамилию и имя клиента, сумму заказа, срок исполнения заказа, способ доставки, фамилию сотрудника, ответственного за данный заказ.

2.2.Сохраните запрос с именем «Данные».

Внимание! Если в документе нужны данные из поля, которое заполнялось по подстановке, то в запрос выбирается поле из подстановочной таблицы.

Слияние основного документа и источника.

3.1.Откройте файл «Письмо» и поставьте курсор после обращения Уважаемый...

3.2.Выберите вкладку Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

3.3.Убедитесь, что отмечен пункт Письма и внизу панели нажмите Далее. Открытие документа.

3.4.Выберите Текущий документ и нажмите кнопку Далее. Выбор получателя.

3.5.Отметьте кнопку Использование списка и нажмите кнопку Обзор. Откроется окно, в котором надо указать адрес источника данных. Выберите созданную вами базу данных и в ней запрос «Данные». В открывшемся окне можно уточнить данные: сделать сортировку, установить фильтр и пр. Нажмите ОК и внизу панели - Далее. Создание письма.

3.6.Нажмите кнопку Другие элементы. В появившемся окне Добавление поля слияниявыберите «Обращаться к» и нажмите кнопку Вставить. Закройте окно

3.7.Поставьте курсор на место, где будет находиться код заказа. Выполните действия п. 3.6. Аналогично вставьте остальные данные (сумму, дату исполнения заказа, ответственного сотрудника).

3.8.Можно отформатировать поля (изменить шрифт, начертание, цвет и т.д.). В результате документ должен выглядеть примерно так, как показано на рисунке.

Уважаемый(ая) «ОбращатьсяК»

Сообщаем Вам, что ваш заказ«заказыКодЗаказа»

на сумму «ОтпускнаяЦена»

будет отправлен «ДатаИсполнения».

Способ отправки «Название»

Ответственный за выполнение заказа «Фамилия»

3.9.Нажмите кнопку Просмотр писем. Будет произведено объединение данных и основного документа. Сохраните получившийся документ.

3.10. Полученный документ можно вывести на печать, сформировав сразу все письма по клиентам. Как будут выглядеть письма, можно увидеть, нажимая правую или левую кнопку Получатель.

Лабораторная работа №13

Использование макросов в Access

Цель работы:

Изучение возможностей Access по созданию и использованию макросов.

Задачи работы:

Научиться создавать макросы и элементы управления для их запуска.

Общие сведения.

В Access поддерживается два языка программирования. Как правило, профессиональные разработчики используют язык VBA. Однако есть и другой язык — язык макросов, предназначенный для новичков. Создание макроса подразумевает запись списка инструкций, которым будет следовать компьютер.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должна выполнить программа в ответ на определённое событие. За счёт использования макрокоманд значительно облегчается работа с формами и отчётами.

В Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы: открытие таблиц, отчётов и форм, выполнение запросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и пр. Макрос позволяет нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнить комплекс действий, которые часто приходится выполнять в течение работы.

В Access отсутствует средство записи макросов, что отличает макросы Access от макросов Word или Excel.

1. Создание макроса, выделяющего определенную запись в таблице.

1.1. Перейдите на вкладку Создание и нажмите кнопку Макросы. На экране появится таблица конструктора, предназначенная для создания нового макроса.

1.2. В первой строке столбца «Макрокоманда» выберите команду ОткрытьТаблицу.

1.3. В нижнем окне в поле Имя таблицы выберите «Товары».

1.4. Щелкните на второй строке в столбце Макрокоманда (под макрокомандой ОткрытьТаблицу) и выберите команду НайтиЗапись.

1.5. В поле Образец поиска введите одно из названий товара (например, Фуджи).

1.6. В поле Совпадения выберите опцию С любой частью поля, а в поле Только в текущем поле выберите Нет (рис. 27).

Рис. 27. Окно конструктора макросов.

1.7. Сохраните макрос, присвоив ему имя по названию товара. Закройте макрос. Проверьте работу макроса, запустив его двойным щелчком или нажав на кнопку с восклицательным знаком.