Кафедра информационных технологий и моделирования

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Кафедра информационных технологий и моделирования

Аристова Н.В.

ИНФОРМАТИКА

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Методические указания по выполнению лабораторных работ

Екатеринбург

Рекомендовано к изданию

кафедрой информационных технологий и моделирования,

протокол № 2 от 18 октября 2004 года.

Рецензент – Зубрицкая Л.А. (старший преподаватель кафедры информационных технологий и моделирования)

Редактор Ленская А.Л.

______________________________________________________

Ввод данных

Данные можно вводить в любую ячейку рабочего листа. Для этого достаточно выделить ячейку и набрать с клавиатуры то, что нужно. Все, что набирается с клавиатуры, появляется в текущей ячейке и в строке формул. Ввести набранный текст можно, нажав клавишу Enter или щелкнув мышью по другой ячейке. Отменить ввод данных можно нажатием клавиши Esc, а исправить ошибку при наборе текста можно клавишей Backspace или подведя текстовой курсор (мигающая вертикальная черта) к месту ошибки клавишами стрелок.

При вводе данных в выделенный блок ячеек после нажатия Enter или Tab текущей будет становиться следующая из выделенных ячеек. Клавиша Enter перебирает ячейки по столбцам, а клавиша Tab - по строкам выделенного блока.

Редактирование данных

Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть по ней, а затем, щелкнув, поместить текстовый курсор на то место, куда вносятся изменения.

Ввод последовательности данных

В несколько ячеек можно ввести последовательность или прогрессию данных, будь то числа (1, 2, 3,...) или текст (Понедельник, Вторник и т. д.), используя автозаполнение. Для этого необходимо:

1) заполнить и выделить первые несколько ячеек;

2) установить указатель мыши на маркер заполнения в нижнем правом углу последней заполненной ячейки; при этом указатель мыши имеет форму знака плюс;

3) перетащить маркер мыши на нужные клетки.

Удаление содержимого ячеек

Если необходимо удалить данные из ячейки, можно стереть предыдущий текст, просто введя в ячейку новые данные. Можно удалить данные из ячейки, выделив ее и нажав клавишу Delete.

Отмена изменений

Отменяются изменения нажатием кнопки Отменить, а возвращаются с помощью кнопки Повторить на панели инструментов.

Присвоение имен блокам клеток

Использование имен для обозначения блоков экономит время и силы, так как при этом не нужно запоминать адреса первой и последней ячеек блока. Если в формуле используется содержимое блока, то вместо адреса блока можно использовать его имя. Для того чтобы присвоить имя блоку ячеек, надо выделить ячейки и ввести имя в поле имени в строке формул или с помощью команды Имя в меню Вставка. Имена блоков могут быть любой длины, но не должны содержать запятых или пробелов. С помощью команды Имя можно исправить имя блока ячеек или изменить размер этого блока. Для этого надо:

1) в меню Вставка выбрать команду Имя - Присвоить. Откроется диалоговое окно Присвоить имя, где в окне списка Имя перечислены созданные имена блоков;

2) выделить в этом списке нужное имя;

3) исправить имя, если это необходимо;

4) в поле Формула изменить адреса, добавив или удалив ячейки;

5) щелкнуть на кнопке Добавить; новое имя будет добавлено в список, однако старое имя останется в списке. Чтобы изменить имя блока ячеек, надо добавить в список новое и удалить старое имя.

6) для удаления имени выделить его в списке и щелкнуть на кнопке Удалить;

7) закрыть диалоговое окно.

Аналогичные действия можно выполнить, используя поле ввода Имя на панели инструментов.

С помощью имен можно быстрее перемещаться между ячейками рабочего листа. Чтобы найти и выделить блок ячеек, достаточно щелкнуть на стрелке поля имени и выбрать имя блока в окне появившегося списка.

Другой способ перемещения по рабочему листу - использование клавиши F5:

1) нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход, содержащее список всех имен ячеек в рабочей книге;

2) В окне списка Перейти выделить нужное имя и щелкнуть по кнопке OK.

Завершение работы

Для окончания работы с Microsoft Excel надо в меню Файл выбрать команду Выход. Если на панели появится диалоговое окно с запросом о сохранении изменений, щелкнуть в нем по кнопкам ДА или НЕТ.

Задание к лабораторной работе N 1

1. Запустите программу Microsoft Excel.

2. Найдите строку меню,панель инструментов, заголовки столбцов и строк, полосы прокруток, ярлыки листов.

3. Определите адрес текущей ячейки, сделайте текущей ячейку C10.

4. Выделите блок ячеек A1:B5, выделите одновременно ячейки A1 и B5.

5. Введите следующие данные в ЭТ:

введите текст в ячейки

Адрес ячейки	Текст в ячейке
В1	ИТОГИ СЕССИИ
А3	Студент ФИО
А5	№
В5	Предметы
С5	Оценки

используя автозаполнение, заполните блок A6:A10 числами от 1 до 5;

выделите блок клеток B6:B10. Введите названия предметов (перемещение при вводе в выделенном блоке - клавишей Enter );

аналогично заполните клетки С6:С10 оценками.

9. Присвойте имена блокам ячеек

Адрес блока	Имя блока
В6:В10	Предметы
С6:С10	Оценки

10. Начиная с 13-й строки, создайте аналогичную таблицу для итогов летней сессии:

введите имя новой таблицы (Итоги летней сессии), заголовки столбцов (Предметы, Оценки);

заполните таблицу произвольными данными;

присвойте имена блокам новой таблицы (Предметы_Семестр2, Оценки_Семестр2).

11. Внесите изменения в первую таблицу:

исправьте заголовок таблицы на Итоги зимней сессии 1 семестр;

измените названия предметов и оценки;

измените имена блоков на Предметы_Семестр1, Оценки_Семестр1;

удалите данные из клеток А9, В9, С9.

12. Закончите работу с Excel, не сохраняя изменения в рабочей книге.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 2

ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ, КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ.

СОСТАВЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТАРНЫХ ФОРМУЛ.

СОХРАНЕНИЕ И ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦЫ

Для сохранения таблиц Excel можно воспользоваться командами в меню Файл:

Сохранить как - используется для первоначальной записи документа и присваивания ему имени, которое дает пользователь;

Сохранить - используется для сохранения изменений в активном документе. Команда сохраняет документы под прежним именем и на старом месте.

На стандартной панели инструментов есть кнопка Сохранить, выполняющая действия, аналогичные команде Сохранить в меню Файл. По умолчанию Excel устанавливает для файлов стандартное расширение xls.

Задание к лабораторной работе №2

1. Используя материал 1-ой лабораторной работы, введите данные в рабочий лист:

в клетку А1 - заголовок таблицы ВЕДОМОСТЬ ГРУППЫ

в клетки А3:F3 - заголовки столбцов: А3 - N п/п, B3 - Ф.И.О., C3:F3 - на звания предметов;

используя автозаполнение, введите в клетки A4:A10 порядковые номера;

в клетки B4:B10 внесите фамилии, а в клетки C4:F10 - оценки.

2. Сохраните рабочую книгу под именем лаб21.

3. Используя функцию МАКС найдите максимальный балл в группе: в клетку А14 внесите текст Максимальный балл, а в клетку G14 - функцию МАКС(C4:F10). Здесь C4:F10 - блок клеток из которых выбирается наибольшее значение.

4. Определите самую низкую оценку в группе, значение которой поместите в клетку G15, а пояснительный текст в клетку A15.

5. Определите средний балл каждого студента:

выделите ячейку H3 и внесите заголовок для столбца таблицы - Средний балл;

выделите ячейку H4 и щелкните по кнопке Мастер функций;

в списке Категория выделите строку Статистические, в списке Функция - нужное название ( СРЗНАЧ ) и нажмите кнопку Далее;

перетащите диалоговое окно в вверх или низ экрана;

выделите клетку с оценками первого студента ( C3:F3 ) и щелкните по кнопке Готово;

6. Скопируйте формулу из клетки H4 в блок H5:H10:

выделите клетку H4;

выполните команду меню Правка-Копировать;

выделите область вставки;

выполните команду меню Правка-Вставить. Вместо команд меню Правка-Вставить и Правка-Заменить можно воспользоваться кнопками на панели инструментов.

7. Сохраните рабочую книгу под именем лаб22.

8. Измените оценки в таблице. Обратите внимание на изменение среднего балла.

9. Распечатайте файл лаб22. на одном листе, установив альбомную ориентацию.

10. Распечатайте часть таблицы: столбцы с порядковыми номерами фамилиями и оценками по первым двум предметам, установив книжную ориентацию.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 3

КОПИРОВАНИЕ ДАННЫХ

СОСТАВЛЕНИЕ ФОРМУЛ С ОТНОСИТЕЛЬНЫМИ И АБСОЛЮТНЫМИ АДРЕСАМИ

Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными. Однако в формулах можно использовать адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам, независимо от того, где находится формула. Такие адреса называются абсолютными. Знак $указывает на абсолютный адрес. Например, формула в клетке C1 использует относительные адреса клеток A1, B1 и абсолютный адрес клетки A4. При копировании формулы из клетки C1 в блок клеток C2:C3, адрес клетки A4 не будет меняться и в клетке C2 получим формулу =(A2+B2)*$A$4, а в клетке C3 - =(A3+B3)*$A$4.

Изменять типы адресов можно, нажимая клавишу F4. Можно установить абсолютный адрес строки и столбца ( $A$4), или только строки ( A$4), или только столбца ($A4), или вернуться к старым адресам. При перемещении, а не копировании формулы адреса будут указывать на прежние ячейки, независимо от того, являются они абсолютными или относительными.

Копировать и вставить ячейку можно как целиком, так и отдельные элементы ее содержимого. Например, если в ячейке содержится формула, то в новую ячейку можно перенести только результат вычислений. Для того чтобы выборочно скопировать и вставить отдельные элементы ячейки, пользуются командой Копировать или кнопкой Копировать в буфер, но вместо команды Вставитьв меню Правка выбирают команду Специальная вставка, а в открывшемся диалоговом окне выбирают нужную опцию.

Задание к лабораторной работе N 3

1. Откройте рабочую книгу лаб22.

2. Внесите изменения в данные:

в клетку B12 внесите заголовок Средний балл по предметам;

в клетку С12 - формулу, вычисляющую среднее значение клеток С4:С10;

скопируйте эту формулу в блок клеток D12:F12; таким образом вы найдете среднюю оценку по каждому предмету. Обратите внимание, как изменились адреса клеток в формулах.

3. Переместите формулы из столбца H в столбец G. Изменились ли адреса ячеек в формулах? Почему?

4. Начислите студентам, средний балл которых не меньше 4, стипендию. Так как минимальный размер стипендии может меняться, то для автоматического пересчета результатов введите значение минимума в отдельную клетку:

в клетку A16 введите текст Минимальный размер стипендии, а в ячейку E16 - значение, соответствующее минимуму;

в клетку H3 введите заголовок столбца - текст Размер стипендии;

в клетку H4 введите формулу для начисления стипендии первому студенту. Для этого воспользуйтесь функцией =ЕСЛИ(G4>=4;$E$16;0), то е., если содержимое клетки G4>=4 (а это значение среднего балла первого студента), то в клетку H4 занесется значение клетки E16, в противном случае в клетке H4 появится ноль. Для ввода этой формулы можно воспользоваться Мастером функций;

скопируйте содержимое клетки H4 в блок клеток H5:H10. Так как при копировании формулы адрес клетки E16 не должен меняться, то в формуле для нее используется абсолютный адрес.

5. Начислите студентам, средний балл которых выше 4,5 премию в размере 60% минимальной стипендии. Результаты поместите в столбец I (заголовок - в клетку I3, расчетные формулы - в клетки I4:I10).

6. В столбец J введите формулы, вычисляющие итоговую сумму стипендии для каждого студента.

7. Сохраните рабочую книгу под именем лаб31.

8. Распечатайте всю таблицу, выбрав параметры для печати.

9. Скопируйте порядковые номера и Ф.И.О. студентов в блок A18:B25, а в блок клеток С18:С25 итоговую сумму стипендии (использовать специальную вставку и опцию вставить ссылку).

10. Сохраните рабочую книгу под именем лаб32.

11. Распечатайте часть рабочего листа - блок клеток A18:C25.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 4

ВСТАВКА СТРОК И СТОЛБЦОВ, ФОРМАТИРОАНИЕ ДАННЫХ

Оформляя рабочие листы, можно добавлять и удалять отдельные ячейки, строки, столбцы. При удалении другие ячейки из правой или нижней области таблицы передвигаются на место удаленных. Вставить ячейку, строку или столбец можно с помощью командыЯчейки, Строка, Столбец в меню Вставка, а удалить - с помощью команды Удалитьв менюПравка.

Вставляя ячейку, строку или столбец, необходимо выделить ячейку, строку или столбец, расположенные непосредственно справа или внизу от позиции вставки. Удаляя строку или столбец, следует выделять их целиком. Для этого необходимо щелкнуть мышью на их заголовках.

Выравнивание данных

По умолчанию вводимый текст автоматически выравнивается по левому, а числовые значения по правому краю. Для изменения принятых соглашений необходимо:

1) выделить нужный блок ячеек;

2) на панели инструментов щелкнуть по кнопке: По правому краю; По левому краю; По центру.

Добавление рамок

Для добавления рамок необходимо:

1) выделить нужный блок;

2) на панели инструментов открыть таблицу рамок, щелкнув мышью на стрелке рядом с кнопкой Линии рамки;

3) выбрать нужный вид рамки.

Изменение формата чисел

Быстро задать стандартный формат числа в ячейке можно с помощью команд меню Формат. Для этого надо:

1) Выделить блок ячеек;

2) Щелкнуть по нужной кнопке или в меню Формат выбрать команду Ячейки, щелкнуть мышью на ярлыке Число. На этой вкладке находятся параметры форматируемых чисел. В окне списка Числовой формат выбрать строку с нужным типом;

3)В списке Число десятичных знаковможно указать количество знаков после десятичной точки.

Задание к лабораторной работе N 4

1. Откройте рабочую книгу лаб32.

2. Внесите изменения в таблицу:

Удалите из таблицы сведения о первом предмете. Подумайте, куда надо сдвинуть оставшиеся данные, и укажите это в диалоговом окне, открывающемся при удалении;

добавьте две фамилии и данные (оценки и расчетные формулы) по этим студентам;

проверьте расчетные формулы и при необходимости исправьте их.

3. Увеличьте размер шрифта в заголовке таблицы. Измените шрифт заголовков столбцов таблицы на жирный, шрифт фамилий - на курсив. Если необходимо, увеличьте высоту строк.

4. Увеличьте ширину столбцов так, чтобы входили названия предметов и фамилии студентов. Выровняйте заголовки столбцов таблицы по центру.

5. Для ячеек с размером стипендии, надбавкой и итоговой суммой установите денежный формат. Для ячеек со значениями среднего балла - числовой формат. В обоих случаях учитывайте по два десятичных знака.

6. Сделайте рамки для таблицы.

7. Сохраните рабочую книгу под именем лаб41 и распечатайте ее.

8. Используя автоформат выберите любой вид для таблицы. Сохраните рабочую книгу под именем лаб42 и распечатайте ее.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 5

РАБОТА С НЕСКОЛЬКИМИ ЛИСТАМИ РАБОЧЕЙ КНИГИ

В Microsoft Excel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги могут содержать несколько рабочих листов. Microsoft Excel позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов, присваивать им имена. Microsoft Excel открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам книги. При сохранении файла сохраняется вся рабочая книга.

Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая на соответствующих ярлыках в нижней части листов. Используя кнопки со стрелками в левом нижнем углу экрана (кнопки прокрутки ярлыков), можно переместиться к ярлыку первого или последнего рабочего листа, перейти к ярлыку предыдущего или следующего листов.

Можно выделить сразу несколько рабочих листов так же, как выделяли одновременно группу ячеек. Несколько смежных листов можно выделить, щелкнув на ярлыках первого и последнего листов из нужного интервала, при нажатой клавише Shift. Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrlи, не отпуская ее, щелкать на ярлыках требуемых рабочих листов.

Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого надо выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.

Каждая рабочая книга содержит 16 рабочих листов пол именами Лист 1, Лист 2 и так далее. Можно изменить состав рабочей книги, добавляя, удаляя или переименовывая ее листы.

Для вставки листов пользуются командой Вставка - Лист, а для удаления - Удалить Лист в меню Правка.

Для переименования листа надо мышью щелкнуть дважды на ярлыке Лист. Откроется диалоговое окно Переименование листа. В поле Имя листа следует набрать имя листа и щелкнуть мышью по кнопкеOK. Длина имени листа не должна превышать 31 символ с учетом пробелов.

Для копирования или перенесения информации с одного листа на другой надо:

1) выделить копируемую область;

2) выполнить команду Копироватьиз меню Правка;

3) перейти на нужный лист;

4) пыполнить команду Вставка или Специальная вставка;

5) снять выделение.

Для печати нескольких листов необходимо:

1) выделить нужные листы;

2) в меню Файлвыбрать команду Печать;

3) в группе Вывести на печать включить опцию Выделенные листы (или всю книгу, если печатаются все листы книги);

4) щелкнуть мышью по кнопке OK.

Задание к лабораторной работе №5

1. Откройте рабочую книгу лаб41.

2. Внесите изменения в первый рабочий лист:

измените заголовок таблицы на Итоги сессии 1-го семестра;

удалите содержимое блока клеток A18:C25;

измените название первого рабочего листа на Семестр 1.

3. Скопируйте содержимое первого листа на второй. Внесите изменения во второй рабочий лист:

измените заголовок таблицы на Итоги сессии 2-го семестра;

введите новые данные в таблицу ( названия предметов и оценки ) и отформатируйте таблицу.

дайте второму листу имя Семестр 2.

4. На третьем листе составьте сводную таблицу с заголовком Итоговая таблица успеваемости и со следующими столбцами: №, Фамилии ,1-ый семестр, 2-ой семестр.

5. Скопируйте фамилии студентов с любого листа в итоговую таблицу. В столбец 1-ый семестр скопируйте значения среднего балла каждого студента с первого листа, в столбец 2-ой семестр - со второго листа. При копировании используйте команду Вставка - Специальная вставка.

6. Переименуйте третий лист в Итог.

7. Отформатируйте итоговую таблицу любым способом.

8. Распечатайте все три листа.

9. Сохраните рабочую книгу под именем лаб51.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 6

ПОСТРОЕНИЕ И ПЕЧАТЬ ДИАГРАММ

В рабочих листах можно рассчитать зависимость между величинами или изменение отдельных величин, но трудно проследить закономерности, рассматривая непрерывный поток цифр. Гораздо нагляднее изображать зависимости с помощью графиков и диаграмм. При изменении данных в рабочей таблице диаграммы изменяются автоматически. Можно составлять диаграммы как на одном рабочем листе с данными так и на отдельном листе рабочей книги. Диаграмма, построенная прямо на рабочем листе с данными называется внедренной. Если диаграмма расположена на отдельном листе, то этот лист называется листом диаграммы.

Мастер диаграмм позволяет строить несколько типов диаграмм. Для каждого из этих типов можно выбрать модификации основного варианта. В зависимости от типа диаграммы можно получить различное отображение данных. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого. Гистограммы позволяют наилучшим образом отобразить изменения величин во времени. Тип диаграммы зависит от характера используемых данных.

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму на рабочем листе нужно:

1) вызватьМастер диаграмм. В открывшемся рабочем окне Мастер диаграмм шаг 1 из 4 выбрать тип и вид диаграммы;

2) в окне Мастер диаграмм шаг 2 из 4 выбрать вкладку Диапазон данных и в поле ввода Диапазон указать адрес блока данных, используемых для построения диаграммы. Далее указать расположение данных (в строках или в столбцах), включив нужную опцию;

3) в этом же окне выбрать вкладку Ряды.Здесь можно указать названия рядов и подписать горизонтальную ось, указывая адреса блоков в поле ввода Имя и в поле ввода Подписи оси X;

4) в окне Мастер диаграмм шаг 3 из 4 задают параметры диаграммы. Используя соответствующие вкладки, можно ввести заголовок диаграммы, названия осей; снять или установить сетку, добавить или убрать легенду, вывести под диаграммой таблицу данных;

5) в последнем окне Мастер диаграмм Шаг 4 из 4 указывается размещение диаграммы: на отдельном листе или на имеющемся.

Облегчить работу по построению диаграммы можно, выделив перед построением диаграммы (до вызова Мастера диаграмм), ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены названия строк и столбцов, надо выделить также содержащие их ячейки.

При построении диаграмм переход от одного окна к другому выполняется при нажатии кнопки Далее, возврат к предыдущему шагу - с помощью кнопки Назад, а отказ от построения диаграммы - кнопкой Отмена. Строя диаграмму, не обязательно выполнять все шаги. Закончить построение диаграммы можно в любой момент, нажав в диалоговом окне Мастер диаграмм кнопку Готово. На каждом шаге построения диаграммы можно наблюдать за изменением ее вида.

Изменение диаграмм

В построенную диаграмму можно добавить данные, исправить или удалить их. Для изменения диаграммы ее надо выделить и выбрать Мастер диаграмм.

Для изменения размеров диаграммы надо один раз щелкнуть по ней мышью и растянуть или сжать по длине и ширине.

Задание к лабораторной работе №6

1. Используя материал предыдущих работ, создайте с помощью Microsoft Excel следующую таблицу со своими данными:

Должность
Доцент
Ст. преподаватель
Ассистент
Лаборант

2. Постройте гистограмму, показывающую изменение (по годам) состава кафедры:

выделите таблицу (без заголовков) и вызовите Мастер Диаграмм;

в окне Мастер Диаграмм шаг 1 из 4 выберите тип Стандартные и вид Гистограмма;

в окне Мастер Диаграмм шаг 2 из 4 проверьте указанный блок и расположение данных для построения диаграммы, названия рядов; подпишите ось X;

на третьем шаге введите названия диаграммы и осей, поместите таблицу данных под диаграмму, нанесите горизонтальную сетку;

на четвертом шаге укажите местоположение диаграммы - на имеющемся листе.

3. Сохраните рабочую книгу под именем лаб61.

4. Распечатайте диаграмму на отдельной странице.

5. Оставьте на диаграмме данные только для 1985 - 1998 годов.

6. Измените шрифт в названиях диаграммы и осей.

7. Сохраните рабочую книгу под именем лаб62.

8. Распечатайте рабочий лист Итог вместе с диаграммой.

9. Измените тип диаграммы на круговую или кольцевую, показывающую соотношение количества человек по должностям в 1998 году, и задайте нужные значения. Выполните подходящие подписи для диаграммы.

10. Сохраните книгу под именем лаб63 и распечатайте ее.

Лабораторная работа №7

Сортировка данных

Список можно отсортировать по алфавиту, по значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля. Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данныекоманду Сортировка. Excel автоматически выделит весь список.

Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку, а итоговая строка, если таковая имеется, будет включена в сортировку. Поэтому необходимо контролировать выделяемую область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех полях окна можно задавать ключи, по которым будет выполнена сортировка. В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет устанавливать порядок сортировки по первому ключу - обычный или определяемый пользователем, задать учет строчных и прописных букв, направление сортировки по возрастанию или убыванию.

Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.

Отменить сортировку можно, выполнив команду Отменить Сортировка в меню Правка.

Фильтрация списков

С помощью фильтрации можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью автофильтра.

Чтобы использовать автофильтр надо:

1. Выделить область списка для поиска с заголовками полей.

2. Выполнить командуФильтр - Автофильтр в меню Данные. В заголовках каждого столбца появятся кнопки со стрелками вниз.

3. Щелкнуть по стрелке в столбце, по которому будет задаваться критерий. В появившемся окне списка критериев выбрать нужный критерий ( ключ фильтрации ). При выборе критерия все записи, не удовлетворяющие этому условию, становятся невидимыми.

Критерии фильтра находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Первые 10, Условия, Пустые, Непустые, Все. Эти ключи позволяют найти в списке десять записей, ведущих по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие условию, заданному пользователем; записи, не содержащие никакой информации; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно в списке критериев фильтрации выделить строкуВсе или в меню Данные выбрать команду Фильтр - Показать все. Для отказа от фильтрации - повторитьФильтр - Автофильтр в меню Данные.

Для фильтрации данных по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется командаРасширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа, не испортив исходный список.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу поиска, таблицу критериев и таблицу вывода. Эти таблицы следует разместить на этом же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать лист во время фильтрации.

Для задания таблицы поиска надо выделить область списка для поиска с заголовками полей.

Для формирования таблицы критериев необходимо:

1. Скопировать имена полей списка, по которым будет задаваться условие, в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в таблице определяется числом критериев поиска. Включение пустых строк в таблицу недопустимо.

2. Задать критерии поиска. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов, которые задают условия фильтрации. Если критерии связаны оператором И, то они должны находится в одной строке, если ИЛИ - в разных. Можно создать таблицу критериев, в которой задается вычисляемый критерий, по которому ведется поиск записей. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу критериев требует выполнения следующих правил:

2.1 Формула должна выводить логические значения Истина или Ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те строки, для которых результатом вычисления формулы будет Истина.

2.2 Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.

Для задания таблицы ( области )вывода - в свободное место рабочего листа скопировать имена тех полей, которые определяют вид выходного документа.

После чего выполнить команду Расширенный фильтр, по которой на экран будет выведено диалоговое окно, где надо задать область поиска исходного списка, область критериев, указать выполнять фильтрацию на исходном месте или перенести данные в другую область и если для отфильтрованых данных задана область вывода, то указать ее.

В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в условиях заголовок блока условия оставляют незаполненным. Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца, либо на соответствующее поле первой записи списка. Например, в формуле =G5>СРЗНАЧ($E$5:$E$14) G5 ссылается на соответсвующее поле (столбец G) первой записи (строка 5) списка.. При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо имени диапазона, в ячейке будет выведено значение #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

Задание к лабораторной работе №7

1. Откройте рабочую книгу лаб51.

2. Упорядочьте таблицу на листе Семестр 1 в алфавитном порядке фамилий:

· Выделите столбцы таблицы кроме первого;

· В меню Данные выберите Сортировка;

· В диалоговом окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по выбрать имя столбца с фамилиями, и опциюПо возрастанию.

3. Выполните аналогичные действия с таблицей на листе Семестр 2, упорядочив ее по убыванию среднего балла.

4. На листе Итог, используя автофильтр, определите студентов средний балл которых в первом семестре выше 3, но меньше или равен 4.5:

· Выделите таблицу;

· Выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр;

· Щелкните по стрелке в столбце Семестр 1 и выберите строку Условие;

· В диалоговом окне в одном поле оператора выберите > и в соседнем поле введите значение 3, в другом поле оператора выберите знак <= и введите значение 4,5;

· Выберите опцию И ( так как должны выполняться оба условия одновременно); щелкните по кнопке ОК;

· Сохраните рабочую книгу под именем лаб71;

· Верните все записи таблицы, щелкнув по стрелке в столбце Семестр 1 и, выбрав значение Все.

5. Аналогично определите студентов, средний балл которых равен 3 во втором семестре и отличников по двум семестрам, сохраняя рабочие книги под именами лаб72 и лаб73.

6. Выполните задания пунктов 4 - 5, используя расширенный фильтр. Задайте на рабочем листе Итог таблицы поиска, вывода и критериев. Выполните командуДанные - Фильтр - Расширенный фильтр, Каждый раз указывая нужную таблицу критериев и вывода. Таблица поиска для всех трех случаев одна и та же. Сохраните рабочую книгу под именем лаб73.

7. Используя расширенный фильтр, определите фамилии студентов, размер стипендии которых выше средней.

8. Распечатайте рабочую книгу лаб71.xsl, и листы и именем Итог остальных рабочих книг.

Литература

Информатика. Учебн./ Под ред. проф. Макаровой . - М.: Финансы и статистика, 1997. - 768 с.: ил.

Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. д.э.н., проф. Евдокимова В.В. - СПБ.; Питер, 1997. - 592 с.: ил.

Microsoft Excel для Windows 95. Шаг за шагом: Практ. Пособ./ Пер. С англ. - М.: Изд-во ЭКОМ, 1997. - 432 с.: ил.

Содержание

Введение...................................................................................... 3

Лабораторная работа 1.............................................................. 4

Лабораторная работа 2............................................................ 10

Лабораторная работа 3............................................................ 17

Лабораторная работа 4............................................................ 20

Лабораторная работа 5............................................................ 23

Лабораторная работа 6............................................................ 26

Лабораторная работа 7............................................................ 29

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

кафедра информационных технологий и моделирования

Аристова Н.В.

ИНФОРМАТИКА

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Методические указания по выполнению лабораторных работ

Екатеринбург

Рекомендовано к изданию

кафедрой информационных технологий и моделирования,

протокол № 2 от 18 октября 2004 года.

Рецензент – Зубрицкая Л.А. (старший преподаватель кафедры информационных технологий и моделирования)

Редактор Ленская А.Л.

______________________________________________________