Лабораторная работа № 6 «Слияние документов»

Целью лабораторной работы является изучение операций:

· операции над документом: слияние документов;

· операции над страницами: предварительный просмотр;

· операции над фрагментами: контекстный поиск и замена.

Контекстный поиск и замена

Во время редактирования документа достаточно часто приходится выполнять операцию поиска и/или замены фрагмента текста (отдельного символа, части слова, слова целиком, части предложения и т.д.). То, что нужно найти в тексте, называют образцом поиска. Фрагмент, совпадающий с образцом поиска, называют вхождением образца. Фрагмент текста, которым заменяем найденный, называют образцом замены. Операция автоматического поиска и замены выполняется по команде Правка, Найти или Правка, Заменить. Закладка Найти предназначена дляпоиска фрагмента текста, закладка Заменить для поиска и замены фрагмента. В обоих случаях, образец поиска вводится вручную в поле Найти. При выполнении операции замены в поле Заменить на необходимо ввести образец замены.Кроме этого необходимо установить параметры поиска: Направление, Учитывать регистр, Только слово целиком и т.д. Закладка Перейти позволяет перейти при выполнении операции к конкретной странице, строке и т.д.

Слияние документов

Для выполнения слияния необходимо иметь: главный документ, содержащий постоянную информацию, документ – источник для хранения переменной информации. Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо и т.д., т.е. форма любого стандартного текста. Документ-источник должен представлять собой таблицу (или базу данных), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которые будут вставляться в главный документ.

Слияние выполняется по команде Сервис, письма и рассылки, Слияние. В результате выполнения операции слияния будут получены документы, количествокоторых равно числу строкв документе – источнике. Полученные документы будут копией главного документа, в котором некоторая информация, идентичная переменной информации документа –источника, заменяется информацией, расположенной в соответствующей строке документа – источника. Документы, полученные в результате слияния, можно печатать, записывать в файл, редактировать.

Задание

1. Создайте новый документ и введите в него таблицу.

2. Сохраните таблицу в личной папке с именем Приглашенные.

Обращение

Алексей Петрович

Кира Николаевна

Игорь Владимирович

Петр Иванович

Инна Александровна

3. Откройте файл с открыткой, созданной в лабораторной работе № 5.

4. Используя операции поиска и замены текста, измените дату на 30 мая 2007г.

5. Сделайте слияние документов. Для этого выполните следующие действия:

· Откройте документ Открытка.doc и установите курсор перед словом УВАЖАЕМАЯ

· Выполните команду Сервис, Письма и рассылки, Слияние.Будет загружен ассистент слияния.

· На первом этапе (Выбор типа документа)выберите Письма.

· На втором этапе (Выбор типа документа) выберите Текущий документ.

· .На третьем этапе (Выбор получателя) нажмите кнопку ОБЗОР. Выберите и загрузите свой файл рассылки (в нашем случае Приглашенные.doc).

· На четвертом этапе (Создание письма)в документеОткрытка.doc выделите текстУважаемая Ирина Алексеевна!и нажмите кнопку СТРОКА ПРИВЕТСТВИЯ. В появившимся окне Строка приветствиянажмите кнопку ПОДБОР ПОЛЕЙ. В появившемся окне установите соответствие Имя- Обращение.

· На пятом этапе просмотрите полученные документы покажите их преподавателю.

Вопросы для самопроверки

1. В каких случаях используется операция контекстного поиска и замены.

2. Дайте определение понятию образец поиска.

3. Дайте определение понятию вхождение образца.

4. В какой части документа должен стоять курсор, если поиск фрагмента нужно осуществлять с начала документа?

5. Какая команда используется для перехода к конкретной странице документа?

6. В каких случаях используется операция слияния документов?

7. Какие документы должны быть созданы, чтобы выполнить слияние?

8. По какой команде выполняется операция слияния.

9. Сколько документов будет получено после выполнения операции слияния? Чем документы отличаются друг от друга?

10. Можно ли печатать документы, полученные в результате слияния?