Создание запросов (продолжение)

1. Вызовите программу Access.

2. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных,выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы данных и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данныеиГруппы.В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чужой базы данных (возможно, эталонной базы данных учителя).

3. Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы.

4. Задайте ключевое поле Код.

5. Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 101.

6. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

7. Замените номер школы 3 в таблице Список на слово Лицей, а номер школы 5 – на слово Гимназия.

Замечание. Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как поле Школаобъявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школана текстовый.

8. Перейдите на закладку Таблица;

9. Выделите таблицу Список;

10. Щелкнете по кнопке Конструктор;

11. Исправьте тип поля Школа на текстовый;

12. Сохраните таблицу.

13. Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

14. Щелкните мышкой по кнопке Создать.

15. В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

16. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

17. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

18. Выберите поле Школа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

19. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на Панели инструментов и выберите команду Обновление.

20. Введите условие замены: в поле Школя заменить все цифры 3 на слово Лицей.

21. Щелкните по кнопке для выполнения запроса.

22. Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то, естественно, не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово Лицей, а условие - на выбор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.

23. Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.

24. Выберите вкладку Таблицы.

25. Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.

26. Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия (по аналогии с запросом Лицей).

27. Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

28. Щелкните мышкой по кнопке Создать.

29. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

30. Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

31. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

32. Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа).

33. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на Панели инструментови выполните команду Добавление.

34. В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.

35. Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.

Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного запроса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список - Личные данные,удалите условие Каскадное удаление связанных полейи Каскадное обновление связанных полей.Видимо, вы нечаянно их включили. При включении условия Каскадное обновление связанных полейэти поля нельзя вводить отдельно.

36. Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.

37. Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

38. Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

39. Щелкните мышкой по кнопке Создать.

40. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

41. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

42. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

43. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на Панели инструментов и выполните команду Удаление.

44. Выберите полеКласс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

45. Введите условие отбора 11 (рис. 3).

Рис. 3.

Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по кнопке Вид на Панели инструментов. Для возврата в режим Конструкторснова щелкните по этой кнопке на Панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме Конструктор.

46. Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.

47. Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.

48. Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

49. Создайте запросы на обновление с именами 10_класс, 9_класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

50. Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

51. Щелкните мышкой по кнопке Создать.

52. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкнув по кнопке ОК.

53. Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.

54. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

55. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на Панели инструментов и выполните команду Создание таблицы.

56. Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.

57. Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные.

58. Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с именем Новая_таблица.

59. Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем добавлено только 10 записей, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли.

60. Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

61. Щелкните мышкой по кнопке Создать.

62. В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.

63. В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.

64. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.

65. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопке Далее.

66. Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count -количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

67. Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.

68. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excelи Access.

69. Покажите результат преподавателю.

Лабораторная работа №19

Тема: «Создание отчетов».

Цель занятия: получить практические навыки по работе с отчетами»

Отрабатываемые вопросы:

1. Создание автоотчета в столбец на основе запроса.

2. Создание ленточного автоотчета на основе запроса.

3. Внесение изменений в готовые отчеты.

4. Создание отчета при помощи Конструктора.

1. Вызовите программу Access.

2. Включите мышкой переключатель Открыть базу данных,выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

3. Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

4. Щелкните по кнопке Создать.

5. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес.

6. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

7. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адресизменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика

8. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

9. Выделите запрос Адрес.

10. Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

11. Введите условие отбора фамилии: Баранова.

12. Выполните запрос. Сохраните его и закройте.

13. Перейдите на закладку Отчеты.

14. Откройте и просмотрите отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

15. Щелкните по кнопке Создать.

16. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

17. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметромСоздадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

18. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

19. Выделите запрос Номера телефонов.

20. Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

21. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

22. Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

23. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

24. Сохраните запрос и закройте его.

25. Перейдите на закладку Отчеты.

26. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

27. Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информации. В окне Конструктор отчетовнаходится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета

В окне Конструктор отчетов,представленном на рис. 4, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов,в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.

Рис. 4.

28. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

29. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

30. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

31. Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

32. Щелкните по кнопке Создать.

33. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и запрос Справка.

34. Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора.

35. В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА.

36. Для этого щелкните по кнопке Аа-надпись, расположенной на Дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift+ Enter. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу Enter. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

37. В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что

является учеником (цей)

группы

38. Щелкните по кнопке Список полей.

39. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише Ctrl, и перетащите их мышкой в область данных.

40. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

41. Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

42. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift.

43. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат - Выровнять - По левому краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.

44. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

45. Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

46. В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы.

47. Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 5

48. Перейдите в режим предварительного просмотра и посмотрите, что получилось.

Рис. 5.

49. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

50. Покажите результат преподавателю.

3. Методическое обеспечение
лабораторных работ

Список рекомендуемой литературы.

1. Методическое обеспечение образовательной программы ВПО специальности 351400 «Прикладная информатика в сфере сервиса». / Под ред. В.Н. Соловьева. – СПб.: СПбГАСЭ, 2003.

2. Пуха Г.П. Информатика. Методические указания по изучению курса для студентов всех специальностей дневной и заочной форм обучения. – СПб.: СПбГАСЭ, 2004.

3. Информатика: Учебник для вузов. / Под ред. Симоновича. – СПб., 2000.

4. Куртер Дж., Маркви А. Microsoft Office 2000: Учебный курс. – СПб., 2000.

5. Бухвалов А.В., Бухвалова В.В., Идельсон А.В. Финансовые вычисления для профессионалов: Учебное пособие. – СПб.: БХВ-Петер-бург, 2001. – 320 с.: ил.

6. Лабораторный практикум по информатике: Учебное пособие для ВУЗов / В.С. Микшина, Г.А. Еремеева, Н.Б. Назина и др. / Под ред. В.А. Острейковского. – М.: Высшая школа, 2003. – 376 с: ил.

7. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 144 с.: ил.