Психотехнология эффективных презентаций

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

2. Психотехнология устного выступления на презентации

3. Психология визуальных вспомогательных средств

4. Эффективные презентации: учет психологии аудито­рии

Ключевые понятия темы:

— психологические цели презентации;

— психотехнология поведения ведущего презентацию;

—психотехнологии визуальных средств презентации; —психологические особенности аудитории презентации.

1. Организационно-психологические аспекты планирования и постановки презентации

Презентации, так же как и торговые ярмарки, выставки и пока­зы дают возможность устанавливать контакты с людьми, мысля­щими с точки зрения вероятной покупки, размышляющими об основной теме презентации. Способность дойти до людей с таким складом ума — огромное преимущество.

От уровня презентации товаров зависит результат сделки — по­ложительный или отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить к встрече с потенциальным покупате­лем. Они заранее готовятся к презентации, контролируют беседу и постепенно подготавливают успешный финал — совершение сдел­ки.

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том чис­ле и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

В данном разделе освещаются ключевые в презентации товара

или услуги проблемы, которые регулируются законами психоло­гии.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сцена­рию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проана­лизировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий пре­зентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, — это точно сформулировать цель презента­ции.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью пре­зентации является убеждение человека или группы людей:

— принять или пересмотреть свою позицию;

— принять или изменить мнение;

— предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Одна из определяющих подцелей презентации — оказать необ­ходимое воздействие на аудиторию. Понятие "воздействие" вклю­чает в себя приемы и способы , призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более восприимчивой.

Дело только в том, относительно какого предмета требуется обес­печить убеждение и воздействие на аудиторию. Это значит, что са­мая общая цель, которую мы назвали главной, должна быть пре­дельно конкретизирована.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на воп­рос: "Что мы стремимся сообщить аудитории?"

Цели — это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую выгоду или прибыль могут рассчитывать по­лучить гости презентации. Все должно быть адресовано непосред­ственно их интересам.

Далее очень важно грамотно определиться с аудиторией. Это на­хождение ответа на вопрос: "Кому мы стремимся это сообщить?". Для этого необходимо правильно понять свою аудиторию, а имен­но постараться выяснить у них степень интереса, информирован­ности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с ко­торыми могут столкнуться устроители презентации.

Когда первые два этапа отработаны должным образом, необхо­димо решить, как это все построить, то есть определиться со струк­турой. Первое, чему необходимо уделить пристальное внимание, — это вступление. Оно имеет двоякое значение:

— расставляет важные акценты в целях презентации;

— помогает ведущему упростить отношения с аудиторией с по-

мощью "нейтрального" материала, который каждый может при­нять и согласиться с ним.

Здесь чем больше ведущий побуждает присутствующих кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Далее ведущий произносит приветственные любезности, то есть просто благодарит людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выражает надежду на то, что они не пожалеют о том, как его провели.

Затем — представление ведущего и других выступающих.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории — какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реп­лики типа: "Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...". Это помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В про­цессе работы над завершением презентации необходимо возвра­титься к первоначальному предложению. Цель презентации обяза­тельно диктует её окончание, которое обычно включает в себя сле­дующие моменты:

— краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

— рекомендации по стратегии поведения участников презента­ции;

— предложения относительно ближайших шагов, если рекомен­дации приняты, с конкретными сроками;

—- описание вспомогательной литературы по данной проблеме, если таковая имеется;

— благодарность за внимание;

— предложение задавать вопросы.

Организаторы презентации должны продумать массу "мелочей" и иметь четкое представление о следующем:

— как долго продлится презентация;

— будет ли она разбита на части;

— будет ли полностью проходить в одном помещении или по­требуются перемещения в другие места;

— будут ли перерывы на кофе;

— какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;

— размечены ли разделы презентации по степени важности, чтобы в случае необходимости можно было быстро отсеять ненуж-

ную информацию: А — обязательно включить, Б — включить, если есть возможность, В — стоит упомянуть, если на это останется вре­мя;

— размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;

— сделаны ли разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории;

— заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;

— составлен ли порядок работы, о котором в общих чертах луч­ше договориться с аудиторией заранее, сохраняя возможность про­являть гибкость и мобильность в ходе презентации;

— продумано ли вступление, которое сразу бы завоевало ауди­торию;

— проработан ли весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается;

— выявлены ли объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны;

— определено ли, что присутствующие должны будут запом­нить, и продумано ли, что будет конкретно сделано, чтобы они действительно это не забыли;

— отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория дол­жна быть вовлечена в процесс выступления;

— все ли ведущие сделали наброски выступлений;

— решено ли, кого необходимо приглашать на презентацию и в каком количестве;

— какие решения приняты о месте проведения презентации.

Устроителям презентации полезно иметь в виду, что кто-то дол­жен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя.