Імпорт даних в таблиці з інших джерел

Таблицю можна створити, імпортувавши дані, які зберігаються в іншому розташуванні, або встановивши з ними зв’язок.

Ви можете імпортувати дані або встановити зв’язок із даними, розміщеними на аркуші Excel, у списку служб служби Windows SharePoint Services, в XML-файлі, в іншій базі даних Access, у папці Microsoft Office Outlook тощо.

Під час імпорту даних створюється копія даних у новій таблиці поточної бази даних.

Подальші зміни у джерелі даних не впливають на імпортовані дані, а зміни в імпортованих даних не впливають на джерело даних.

Підключившись до джерела даних та імпортувавши з нього дані, їх можна використовувати, більше не підключаючись до джерела даних. Також можна змінювати макет імпортованої таблиці.

Коли встановлюється зв’язок із даними, у поточній базі даних створюється зв’язана таблиця, яка підтримує постійний зв’язок із наявними даними, що зберігаються в іншому розташуванні.

Якщо змінити дані у зв’язаній таблиці, вони також зміняться у джерелі. Якщо дані змінюються у джерелі, зміни також відображаються у зв’язаній таблиці.

Коли використовується зв’язана таблиця, необхідно забезпечити постійне підключення до джерела даних. Змінити макет зв’язаної таблиці не можна.

1.4. Створення зв’язків між таблицями.

З-поміж іншого, правильна структура бази даних дає змогу усунути надлишковість (повторюваність) даних. Щоб досягти цієї мети, дані розділяють на багато тематичних таблиць.

Завдяки цьому кожний факт указується лише раз. Потім програмі Access надаються засоби, за допомогою яких ці розділені дані можна зібрати разом – для цього потрібно вставити спільні поля в пов’язані між собою таблиці. Проте, щоб зробити це належним чином, необхідно зрозуміти, які зв’язки існують між таблицями, і вказати їх у базі даних.

Створивши таблицю для кожного предмета бази даних, необхідно надати програмі Access засоби, які дадуть змогу зібрати разом усі дані, коли виникне така потреба.

Для цього в пов’язані між собою таблиці потрібно вставити спільні поля й установити зв’язки між ними. Потім можна створювати запити, форми та звіти, які відображатимуть дані одночасно з кількох таблиць. Наприклад, наведена тут форма містить дані, отримані з кількох таблиць: Існує три типи зв’язків між таблицями.

Зв’язок "один-до-багатьох"

Давайте розглянемо базу даних, яка відстежує замовлення та містить таблиці "Клієнти" й "Замовлення". Клієнт може розмістити будь-яку кількість замовлень.

Таким чином, для будь-якого клієнта, представленого в таблиці "Клієнти", у таблиці "Замовлення" може міститися багато замовлень. Отже, між таблицями "Клієнти" та "Замовлення" встановлено зв’язок "один-до-багатьох".

Щоб відобразити зв’язок "один-до-багатьох" у структурі власної бази даних, візьміть первинний ключ на стороні зв’язку "один" і вставте його як додаткове поле або поля в таблицю на стороні зв’язку "багато". Скажімо, у нашому прикладі потрібно додати нове поле (поле ідентифікатора з таблиці "Клієнти") до таблиці "Замовлення" та назвати його "Ідентифікатор клієнта".

Після цього програма Access зможе використовувати номер із поля "Ідентифікатор клієнта" в таблиці "Замовлення", щоб визначити клієнта для замовлення.

Зв’язок "багато-до-багатьох"

Давайте розглянемо зв’язок між таблицями "Товари" та "Замовлення". В одному замовленні може вказуватися кілька товарів. З іншого боку, один товар може зустрічатися в багатьох замовленнях.

Таким чином, кожному запису в таблиці "Замовлення" може відповідати багато записів у таблиці "Товари". Крім того, кожному запису в таблиці "Товари" також може відповідати багато записів у таблиці "Замовлення". Такий тип зв’язку називається зв’язком "багато-до-багатьох", оскільки будь-який товар може мати багато замовлень, а будь-яке замовлення – багато товарів. Зверніть увагу: щоб виявити наявні зв’язки "багато-до-багатьох" між таблицями, важливо враховувати обидві сторони зв’язку.

Для представлення зв’язку "багато-до-багатьох" потрібно створити третю таблицю, яку часто називають розподільною, щоб розділити зв’язок "багато-до-багатьох" на два зв’язки "один-до-багатьох". Первинний ключ із кожної із двох таблиць потрібно вставити у третю таблицю.

Унаслідок цього у третій таблиці буде записано всі випадки або екземпляри зв’язків. Наприклад, таблиці "Замовлення" та "Товари" пов’язані зв’язком "багато-до-багатьох", який визначатиметься через створення двох зв’язків "один-до-багатьох" із таблицею "Відомості про замовлення".

В одному замовленні може зустрічатися багато товарів, і кожний товар може зустрічатися в багатьох замовленнях.

Зв’язок "один-до-одного"

У зв’язку "один-до-одного" кожному запису в першій таблиці може відповідати лише один запис у другій таблиці, а кожному запису в другій таблиці може відповідати лише один запис у першій таблиці.

Цей тип зв’язку не дуже поширений, оскільки зазвичай відомості, пов’язані між собою в такий спосіб, зберігаються в одній таблиці. Зв’язок "один-до-одного" можна використовувати, щоб розділити таблицю з великою кількістю полів, відокремити частину таблиці з міркувань безпеки або зберігати дані, які застосовуються лише до підмножини головної таблиці.

Якщо ви таки виявите такий зв’язок, це означає, що обидві таблиці мають спільне поле.

Зв’язки між таблицями можна створювати явно, використовуючи вікно "Зв’язки", або перетягуванням полів з області списку полів. Програма Access використовує зв’язки між таблицями, щоб визначити, як об’єднати таблиці в тих випадках, коли їх потрібно використати в об’єкті бази даних. Створювати зв’язки між таблицями, перш ніж створювати інші об’єкти бази даних (наприклад, форми, запити та звіти), потрібно з кількох причин.

Зв’язки між таблицями – це основа для забезпечення цілісності даних, що дає змогу запобігти виникненню в базі даних відірваних записів. Відірваний запис – це запис із посиланням на інший запис, якого не існує, наприклад запис про замовлення, який посилається на відсутній запис про клієнта.

Створюючи базу даних, ви розподіляєте всі відомості по таблицях, кожна з яких має первинний ключ.

Потім ви додаєте до пов’язаних таблиць зовнішні ключі, які посилаються на ці первинні ключі. Такі пари "зовнішній ключ – первинний ключ" утворюють основу для зв’язків між таблицями та багатотабличних запитів.

Тому важливо, щоб посилання "зовнішній ключ – первинний ключ" постійно синхронізувалися. Цілісність зв’язків дає змогу забезпечити синхронізацію посилань і залежить від зв’язків між таблицями.

Щоб забезпечити цілісність зв’язків, потрібно активувати відповідну функцію для зв’язку таблиці.

Після цього програма Access відхилятиме будь-які операції, які можуть призвести до порушення цілісності зв’язків для цього зв’язку таблиці. Це означає, що програма Access відхилятиме як оновлення, так і видалення, якщо вони впливають на об’єкт посилання.

Однак у вас можуть виникнути вагомі підстави, щоб змінити первинний ключ, скажімо, для перевізника, якому відповідають замовлення в таблиці "Замовлення". У таких випадках потрібно, щоб усі пов’язані рядки оновлювались автоматично за одну дію. Це дасть змогу виконати повне оновлення й уникнути неузгодженого стану бази даних, коли одні рядки оновлено, а інші – ні.

У програмі Access для цього передбачено параметр "Каскадне оновлення пов’язаних полів". Якщо застосувати цілісність зв’язків, вибрати параметр "Каскадне оновлення пов’язаних полів" і оновити первинний ключ, усі поля, які посилаються на первинний ключ, оновляться автоматично.

Крім того, може знадобитися видалити рядок і всі пов’язані з ним записи, наприклад запис "Перевізник" і всі замовлення, пов’язані з цим перевізником. Для цього в програмі Access передбачено параметр "Каскадне видалення пов’язаних записів".

Якщо застосувати цілісність зв’язків, вибрати параметр "Каскадне видалення пов’язаних записів" і видалити запис на стороні зв’язку, що відповідає первинному ключу, усі поля, які посилаються на первинний ключ, видаляться автоматично.

Створення зв’язку між таблицями за допомогою вікна "Зв’язки".

На вкладці Знаряддя бази даних у групі Зв’язки натисніть кнопку схема даних.(Рис.6)

Рис.6 схема даних.

Якщо зв’язки ще не визначено, автоматично відкриється діалогове вікно Відображення таблиці. Якщо воно не відкрилося, на вкладці Конструктор у групі Зв’язки натисніть кнопку Відобразити таблицю.(Рис.7)

Рис.7 Відображення таблиці

У діалоговому вікні Відображення таблиці відображаються всі таблиці й запити в базі даних. Щоб переглянути лише таблиці, виберіть вкладку Таблиці. Щоб переглянути лише запити, виберіть вкладку Запити. Для перегляду як таблиць, так і запитів виберіть вкладку Разом.

Виберіть одну або кілька таблиць чи запитів і натисніть кнопку Додати. Закінчивши додавати таблиці й запити до вікна "Зв’язки", натисніть кнопку Закрити.

Перетягніть поле з однієї таблиці (зазвичай це первинний ключ) до спільного поля (зовнішнього ключа) в іншій таблиці. Щоб перетягнути кілька полів, натисніть клавішу Control, виберіть потрібні поля та перетягніть їх.

Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків.

Переконайтеся, що імена полів – це спільні поля зв’язку. Якщо ім’я поля неправильне, клацніть його й виберіть зі списку нове поле.

Щоб забезпечити для цього зв’язку цілісність даних, установіть прапорець Забезпечення цілісності даних. (Рис.8)

Рис.8 Редагування зв’язків.

Натисніть кнопку Створити.

Між двома таблицями буде зображено лінію зв’язку. Якщо встановлено прапорець Забезпечення цілісності даних, кінці лінії будуть товстіші. Крім того, знову ж таки, якщо встановити прапорець Забезпечення цілісності даних, над товстішим відрізком лінії з одного боку відображатиметься число 1, а над товстішим відрізком лінії з іншого боку – знак нескінченності (∞).

Створення форм.

Форма – електронний бланк, в якому є поля для введення даних, у середовищі Access форма, це форматований об’єкт бази даних, призначений для перегляду записів.

У формах можна робити обчислення, що є дуже зручно.

У програмі Access на вкладці Створити доступні кілька засобів швидкого створення форм, кожен із яких дає змогу створити форму одиночним клацанням миші.(Рис.9)

Проте можна самостійно вибрати поля, які відображатимуться у формі, можна скористатися майстром форм.

Майстер також дає змогу визначати спосіб групування та сортування даних і використовувати поля з кількох таблиць або запитів (за умови, що зв'язки між таблицями та запитами вже визначено).

Рис.9 Доступні засоби для створення форм

Майстер форм.

Для створення форми за допомогою Майстра форм потрібно на вкладці Створити у групі Форм натиснути кнопку Майстер форм.(Рис.10). Дотримуватись вказівок на сторінках майстра форм. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

У майстрі форм можна отримати різноманітні результати, залежно від вибраних параметрів. Тому рекомендовано запускати майстер кілька разів, щоразу експериментуючи з різними параметрами, доки не отримаєте бажані результати.

Рис. 10 Запуск майстра форм

Нам відкривається вікно роботи з майстром форм. Спочатку ми вибираємо поля для форми у звітах або таблицях.

Далі обираємо зовнішній вигляд для форми.

Можливо такий зовнішній вигляд форми, як в один стовпчик, лінійний, табличний, вирівняний.

Далі задаємо ім’я нашої форми і натискаємо Готово.

Нам відкриється вікно Майстра форм де ми можемо побачити дані форми.(Рис.11)

Рис.11 Вікно Майстра форм.

Ми переходимо на режим конструктора для того аби редагувати вміст та зовнішній вигляд форми.(Рис.12)

Рис.12 Перехід на режим конструктору.

Структура форми.

Заголовок форми (друкується один раз на початку форми і може містити назву звіту, титульну сторінку тощо.);

Верхній колонтитул(друкується у верхній частині кожної сторінки форми і може містити, наприклад, заголовки табличного звіту.);

Область даних(є основною частиною форми і містить дані з обраних під час конструювання форми полів.);

Примітка даних;

Нижній колонтитул(друкується в нижній частині кожної сторінки форми.);

Примітка форми.(Рис.13)

Рис.13 Структура форми

Створення запитів.

Запити бази даних — це умови, за допомогою яких можна скласти набір необхідних полів і задати ті значення полів, за якими вибираються записи для обробки. За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з кількох таблиць

Для створення запитів заходимо на вкладку Створення Запити Майстер запитів.(Рис.14)

Рис.14 Майстер запитів.

Клацаємо на нього, нам відкривається діалогове вікно майстра де ми можемо обрати тип запиту:

· Звичайний запит ( створення запиту на вибір із деяких полів)

· Перехресний запит ( створення запиту який виводе інформацію у компактному вигляді, схожому на електронну таблицю)

· Повторювані запити (створення запиту на пошук полів які повторюються)

· Запити без підлеглих ( створення запиту на пошук записів які не відповідають ні одному запису у підлеглій таблиці)

Створимо Звичайний запит після натискання на нього нам відкриється діалогове вікно у якому ми обираємо таблиці або запити та необхідні поля, одне чи декілька.

Після того як ми обрали поля натискаємо далі. У наступному вікні ми обираємо ім’я запиту та наступні дії. Натискаємо Готово.

Створення звітів

Звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування.

Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у формах.

Звіти можуть бути: звичайні - створені на основі однієї таблиці БД, та реляційні - створені на основі декількох зв'язаних таблиць.

Перш ніж створювати звіт, його необхідно спланувати.

Рекомендується така послідовність розробки звіту:

· Визначити розмітку звіту. Спочатку розмітку потрібно продумати і бажано чорновий варіант розробити на папері.

· Зібрати потрібні дані. Як джерело даних для звіту Access можна використати одну або кілька таблиць або запитів.

· Для того, щоб відібрати і впорядкувати дані, краще за все використати запити.

· Сконструювати структуру звіту.

· Використовуючи майстер звіту або вікно конструктора, потрібно розмістити необхідні поля, мітки та інші об'єкти.

· Переглянути або роздрукувати звіт.

· Після завершення розробки звіту його можна переглянути, вибравши команду Попередній перегляд з пункту меню Файл.

В списку режимів створення звіту можна вибрати:

· Конструктор - створення структури звіту вручну, за допомогою конструктора звітів;

· Мастер отчетов - створення звітів за допомогою майстра звітів;

· Автоотчет: в столбец - автоматичне створення звіту в колонку за зразком останнього створеного звіту такого типу;

· Автоотчет: ленточный - автоматичне створення рядкового звіту за зразком останнього створеного звіту такого типу;

· Мастер диаграммы - створення звіту у вигляді діаграми;

· Почтовые наклейки - створення звітів у виглядів поштових наклейок.

Звіт може бути створений на основі таблиці, запиту або звіту.

Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних.(Рис.15)

Рис.15 Група інструментів звіти.

Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4).

За допомогою Майстра звіт створюється за таким алгоритмом:

Обираємо засіб створення – Майстер звітів (Мастер отчетов). Вибираємо джерело даних – таблицю або запит.

Вибираємо поля, дані з яких мають бути представлені у звіті. Натискаємо кнопку Далі (Далее).

Вибираємо вигляд представлення даних. Натискаємо кнопку Далі (Далее) Додаємо рівні групування даних, якщо є така потреба.

Натискаємо кнопку Далі (Далее) Задаємо порядок сортування даних. Обчислюємо, у разі потреби, підсумки. Вибираємо макет для звіту. Вибираємо стиль оформлення звіту. Задаємо ім’я звіту. Натискаємо Готово.(Рис.16)

Рис.16 Структура звіту.

Заголовок звіту(друкується один раз на початку звіту і може містити назву звіту, титульну сторінку тощо.);

Верхній колонтитул(друкується у верхній частині кожної сторінки звіту і може містити, наприклад, заголовки табличного звіту.);

Область даних(є основною частиною звіту і містить дані з обраних під час конструювання звіту полів.);

Примітка даних;

Нижній колонтитул(друкується в нижній частині кожної сторінки звіту.);

Примітка звіту.