Вовлечение руководителя в подготовку проекта
Чтобы предложения были более убедительными и для начальника, и для его окружения, нужно вовлечь руководителя в их подготовку. Чем большее участие он принимал в подготовке вашего предложения, тем более он склонен затем принять его. Не надо, конечно, ежедневно беспокоить его, делясь своими сомнениями, но все ключевые моменты проекта необходимо обсудить с ним еще на подготовительной стадии.
Предпочитая разрабатывать проект самостоятельно, нужно постоянно помнить о том, что абсолютно объективная его оценка шефом просто невозможна — он обязательно будет рассматривать его через призму своего опыта, своих убеждений и предубеждений, симпатий и антипатий. Известно, что эмоциональный фактор способен оказать огромное влияние на восприятие информации: если новая идея хотя бы косвенно свидетельствует в пользу тех взглядов, которыми мы руководствуемся в своей деятельности, то мы склонны считать эту идею гораздо более близкой нашей собственной позиции, чем она есть на самом деле. Этот психологический эффект называют «уподоблением», а обратное ему явление — «контрастированием».
Объективность доклада
Представляя начальнику свой проект, нельзя ограничиться рассказом лишь о его достоинствах — обязательно нужно упомянуть и о его недостатках. Если начальник вполне компетентен в той области, к которой относится проект, то указать некоторые отрицательные последствия воплощения его в жизнь (пусть даже эти последствия крайне маловероятны) — совсем не такая плохая идея, как кажется. Пусть шеф задумается над негативными последствиями и сам сочтет их несущественными — будет легче заинтересовать его своей идеей.
Объективно излагая как достоинства, так и возможные отрицательные последствия своего проекта, убедить начальника в его целесообразности куда легче. Еще более важно, что такое изложение создает положительное впечатление, что поможет получить поддержку начальства при рассмотрении конкурирующих предложений.
Эффект группового мнения
Заручиться устойчивой поддержкой начальника особенно необходимо потому, что, как правило, судьба проекта решается им не единолично, а совместно с другими руководителями высокого ранга, например с его заместителями.
Многочисленные исследования показывают, что общая позиция команды руководителя оказывает огромное влияние на формирование индивидуальных мнений ее членов. Порой мы больше верим тому, что говорят другие члены нашей группы, чем собственным глазам и ушам. Поэтому, стремясь сделать свои предложения более убедительными для руководства, необходимо нейтрализовать возможное отрицательное влияние на шефа других членов руководящей команды.
С этой целью необходимо заранее выяснить их позиции, а затем приложить все усилия, чтобы убедить в своей правоте хотя бы одного из этих руководящих лиц, поскольку в дальнейшем он может воздействовать на группу в целом. Естественно, все это должно осуществляться с ведома вашего непосредственного начальника.
Суммируя сказанное, можно сформулировать несколько важнейших правил, использование которых поможет сделать идеи более убедительными для начальства:
1) для поддержки своих аргументов старайтесь ссылаться на авторитеты, наиболее уважаемые вашим начальником, не забывая, однако, что содержание доклада должно быть достаточно аргументированным и убедительным само по себе;
2) преодолейте собственную стеснительность и предубеждение против личного общения с начальником и вначале изложите ему свои предложения устно;
3) письменный доклад представьте позднее, когда сможете выявить основные возражения шефа и сосредоточить внимание на их преодолении;
4) постарайтесь вовлечь начальника в обсуждение предложений еще на начальной стадии их разработки — это отличное средство обеспечить его эмоциональную поддержку проекта. С другой стороны, может сразу выясниться, что ваши идеи по каким-то причинам принципиально неприемлемы для него — в этом случае вы сумеете избежать пустой траты времени;
5) доклад должен быть объективным: лучше указать на отрицательные стороны проекта самому, чем ждать, пока это сделают другие. Объективность повышает убедительность и приемлемость проекта. Кроме того, начальник будет лучше подготовлен к возможным возражениям со стороны других членов его команды;
6) заручитесь поддержкой ближайшего окружения руководителя. Учитывайте возможное влияние на позицию вашего начальника коллективного мнения той группы лиц, вместе с которой он будет принимать решение о приемлемости вашего проекта. Если во время его обсуждения начальник получит поддержку хотя бы одного из членов руководства, то он будет отстаивать проект с большим энтузиазмом, чем если бы ему пришлось биться за него в одиночку.
Следует отметить, что использование этих рекомендаций, к сожалению, еще не является гарантией принятия вашего проекта. Если он все же не принят — возможно, он нуждается в доработке.