Letters of negative content
(письма негативного содержания)
При составлении писем такого типа вам обязательно нужно учитывать психологические особенности получателя письма. Вы должны постараться предугадывать реакцию читателя на ваше письмо и сообщить отрицательную информацию таким образом, чтобы это не выглядело оскорблением.
Основным способом сообщения неприятных известий является использование непрямого плана. При непрямом плане вначале вы как бы подготавливаете получателя письма, а потом сообщаете отрицательную информацию. Однако в некоторых случаях лучше использовать прямой план. Например, если вы точно знаете, что этот человек ждет от вас прямой честности. Выбор этих планов напрямую зависит от психологии конкретного получателя и ситуации. Прямым планом обычно пользуются при выражении соболезнования по поводу трагедии или утраты. В остальных случаях непрямой план является самым удобным и правильным. Подготовка к сообщению плохих новостей помимо человеческого мотива имеет и чисто практическую пользу. Во время этой подготовки у адресата есть некоторое время, возможность взвесить все «за» и «против».
Следовательно, он более адекватно воспримет неприятные вести. Ваша первейшая задача в таких письмах убедить читателя, что все происходит в его интересах и для его выгоды. И если вы напишите письмо в доброжелательном, тактичном, вежливом дипломатичном тоне, то читатель даже может согласиться с правильностью ваших действий. При написании письма негативного характера необходимо соблюдать определенные правила, придерживаться следующей структуры:
1. В первом абзаце вы должны создать атмосферу доброжелательности и расположить к себе получателя письма. Обязательно скажите ему насколько вам приятно с ним сотрудничать. Сохраняйте нейтральность, так как целью вашего вводного абзаца является плавное подведение читателя к логическому рассмотрению сложившейся ситуации. Не забудьте выразить читателю свое уважение и признательность, подчеркните его интересы.
2. Логическое объяснение ситуации всегда должно идти перед негативной информацией. Пишите его тактично, вежливо и сдержанно. При этом тон письма должен быть позитивным. Например, используйте слово "ситуация" вместо "проблема" и т.п. Если разместить негативную информацию в том же абзаце, что и логическое объяснение, то акцент письма будет смещен с негативности ситуации на объяснение причин. В этом же абзаце желательно предложить альтернативное решение проблемы.
3. Чтобы достичь большей эффективности, в своем письме отказе лучше говорить о том, что можно сделать, а не что нельзя. По возможности выражайте отрицательную информацию кратко. Будьте позитивны и избегайте извинений и сожалений, так как они только подчеркнут негативность ситуации.
4. В конце письма постарайтесь отвлечь мысли читателя от возникшей проблемы и показать ему, что вы цените ваши с ним деловые и личные отношения. Делайте концовку своего письма максимально личной, теплой, оптимистичной, не касающейся данной проблемы.
Задание. Переведите это письмо и составьте аналогичное.
Dear Mr. Nichols,
Thank you for the position of secretary at the JOHNSON TOYS.
The selection of successful candidates was a difficult task1 because many of applicants were well qualified and there were more applicants than openings. Unfortunately2, this time we cannot offer3 you the position.
We appreciate your interest in our company. Your application will be kept on file, and we will consider you if any vacancy should occur in the near future.
Yours faithfully,
1a difficult task – сложная задача
2unfortunately – к несчастью
3offer…– предоставить