Речевой служебный этикет: деловая беседа. Деловая беседа служит для установления психологического контакта с партнером и обсуждения частных вопросов

Деловая беседа служит для установления психологического контакта с партнером и обсуждения частных вопросов. Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единствен­ной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы.

На первом этапе беседы мы ставим следующие задачи: установить контакт с собеседником; создать благоприятную атмосферу для беседы; привлечь внимание к теме разговора; пробудить интерес собеседника.

Именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверен­ности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Я бы хотел еще раз услышать..."; "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать... ".

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, об этом говорят следующие фразы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим... ", "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам..."; "А у меня на этот счет другое мнение... ".

Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время это промах.

Существует множество способов начать беседу:

1. Метод снятия напряженностипозволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки во время беседы.

2.Комплимент, воспоминание о теплых минутах прошлого общения повысит эмоциональное состояние собеседника.

3. Метод - "включение в выполнение физических действий» позволяет прибегнуть к завуалированной похвале или комплименту: Как хорошо, что я обратился к Вам! Именно Вы можете мне помочь! Ваш профессионализм поможет мне решить проблему! И т.п.

4. Прием – «поделись трудностями».Напоминает предыдущий, так как Вы обращаетесь за помощью в решении проблемы именно к этому человеку.

Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого "вы-подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Мы даем собеседнику почувствовать, что уважаем его и ценим как специалиста.

Если же собеседник остается в эмоционально напряженном состоянии, то во избежание конфликта следует принять ту роль, которую он вам навязывает.

В деловой беседе мы используем различные вопросы. Существуют пять основных групп вопросов,

1. Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается ответ "да" или "нет". Они способствуют созданию напряженной атмосферы в беседе, поэтому такие вопросы нужно применять со строго определенной целью. Следовательно, закрытые вопросы нужно задавать не тогда, когда нам нужно получить информацию, а только в тех случаях, когда мы хотим быстрее получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности.

2. Открытые вопросы.Это вопросы, на которые нельзя ответить "да" или "нет", они требуют какой-то информации. Это вопросы "что?", "кто?", "как?", "сколько?", "почему?". В каких случаях задают такие вопросы? Когда нам нужны дополнительные сведения или когда мы хотим выяснить мотивы и позицию собеседников. Основанием для таких вопросов является позитивная или нейтральная позиция собеседника по отношению к нам.

3. Риторические вопросы.На эти вопросы не дается прямого ответа, так как их цель — вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы. Задавая риторический вопрос, говорящий надеется "включить" мышление собеседника и направить его в нужное русло.

4. Зеркальные вопросы.Они удерживают беседу в строго установленном направлении, так как в вопросительной форме перефразируют высказывание собеседника и проясняют согласие или несогласие с «озвученной» позицией.

5. Вопросы для обдумывания.Они вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Цель этих вопросов - создать атмосферу взаимопонимания.