Распределение функций отделов условного торгового предприятия (или организации) по времени

№ п/п	Отдел и его основные функции	Примерная доля рабочего времени на выполнение каждой функции в среднем за год, %
1.1 1.2   1.3   1.4 1.5 1.6 1.7   2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6   2.7   3.1 3.2 3.3 3.4 3.5	Коммерческий отдел Формирование товарных ресурсов Заключение договоров на закупку и достав­ку товаров и согласование спецификаций Составление заявок на поставку товаров от местных поставщиков Контроль за выполнением договоров по­ставки и заявок Изыскание товарных ресурсов Контроль качества поступающих и реали­зуемых товаров Контроль за соблюдением розничных цен, ассортимента товаров и правил торговли Отдел организации торговли Инспектирование различного характера (проверки) Организация торговой сети (секции, отде­лов) Внедрение, изменение форм продажи това­ров Организация сезонной торговли Организация рекламы Обработка и распространение нормативной документации Организация обслуживания льготных кате­горий потребителей Юридический отдел Претензионно-исковая работа Договорная работа Консультационная работа Участие в судебных разбирательствах Оформление на работ материально ответ­ственных лиц

Одним из показателей определяющих эффективность управляющей системы, является степень дублирования функций управле­ния, т.е. выполнение одинаковых частных ^вспомогательных функ­ций специалистами различных структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления предприятия или организации.

Можно отметить объективнее и субъективные причины дубли­рования функций управления.

Объективные причины возникают на основе координации рабо­ты различных отделов по одному и тому же виду, деятельности, зара­нее планируются руководством предприятия и закреплены в должно­стных инструкциях.

Например, в универмаге заключение договоров на закупку и поставку товаров осуществляют специалисты как минимум трех отде­лов: маркетинга, коммерческого, юридического. Основными испол­нителями этой работы являются коммерсанты, но им необходимы консультации правового характера и результаты исследований мар­кетологов по ситуации на рынке тех или иных товаров, динамике по­купательского спроса по различным товарам, ценам и т.д. Поэтому возникает объективная необходимость в совместной работе специа­листов разных отделов по заключению договоров на закупку и по­ставку товаров.

Субъективные причины дублирования функций управления свя­заны в основном с просчетами при проектировании организаци­онной структуры управления предприятия, распределении функций управления между отдельными структурными подразделениями и составлении должностных инструкций и положений об отделах, в которых нет четкой регламентации функциональных и информационных связей подразделений системы. Все это ведет к нерациональ­ному использованию специалистов, увеличивает периоды выполнения той или иной работы.

Изучение существующей практики функционирования достаточно больших систем управления в торговле показало, что примерно 20% функций в них дублируются, при этом наименьшее дублирова­ние отмечается по функциям нормирования, а наибольшее — по функциям планирования.

Следовательно, руководители предприятий и организаций долж­ны постоянно держать в поле зрения проблему совершенствования организационной структуры управления и координации функций управления ее структурных подразделений.

Для изучения функций управления предприятия или организа­ции можно использовать следующие приемы: сравнение закреплен­ных за каждым работником функций с фактической его деятельно­стью в исследуемом предприятии; проведение самофотографий, фо­тографий рабочего дня и хронометражных наблюдений; проведение интервью и социологических опросов работников аппарата управле­ния; технический анализ функций управления; сравнительный ана­лиз функций управления аналогичных предприятий и организаций.