Рекомендации по созданию организационных систем

1. Если вы создаете систему в неорганизованной, неподготовленной для ее существования среде, то возможны два пути:

- преобразовать среду, превратить ее в организованную, способную воспринять новую систему;

- формировать в среде отдельные элементы будущей системы и постепенно устанавливать связи между ними, что в конечном итоге приведет к образованию требуемой системы.

2. Конструируя систему, позаботьтесь о достижении ее замкнутости, даже если вашей целью является воздействие системы на большое пространство среды. Отсутствие границы не гарантирует наличия хороших связей со средой, но «размывает» систему и делает ее плохо управляемой. Кроме того, возможно появление неконтролируемых информационных каналов, способствующих утечки конфиденциальной информации.

3. Внимательно наблюдайте за развитием вашей (исследуемой) системы. Анализируйте вновь возникающие нестандартные ситуации. Отклонения от традиционных процессов необязательно приносят с собой что-то прогрессивное.

4. Если вы чувствуете приближение кризиса, или бифуркации, отнеситесь очень внимательно к развитию событий и постарайтесь предугадать их ход.

5. Наиболее эффективным способом разрушения противостоящей системы является ее дестабилизация, то есть нарушение устойчивости. В неустойчивом состоянии нельзя прогнозировать динамику процессов в системе, она становится неуправляемой. Ее состояние не поддается измерению. В итоге система разрушается из-за потери целостности.

6. Для конструктивного изучения системы необходимо составить ее модель, то есть упрощенный, по возможности формализованный аналог. Модель должна быть ориентирована на отражение именно тех свойств, которые для вас представляют наибольший интерес.

7. Движение является самым информативным показателем при анализе системы. Особенно это справедливо для формализуемых систем. Для систем, динамика которых не описывается в математических терминах, приходится использовать общие соображения. Надо принимать во внимание главный конечный результат и при фиксации изменений в системе следует выбрать небольшую группу переменных состояния, которые описывают те компоненты движения системы, наиболее сильно сказывающиеся на приближении к цели.

8. При назначении цели лучше ограничиться малым числом существенных требований к системе на планируемый период. Это позволит постоянно контролировать процесс движений и периодически вносить коррективы в управление при необходимости. Не следует доверять оптимистическим прогнозам тем больше, чем выше значимость факторов достижений целей.

9. Своевременно принимайте решения о достижении промежуточной цели и о переходе на следующий этап технологии выполнения глобальной задачи. Задержка может привести к дополнительной потере ресурсов или поставить под сомнение успех предшествующих действий, а преждевременное решение не позволит воспользоваться достигнутыми результатами.

10. При выборе критерия качества системы, независимо от того, используется он для оценки системы или для ее синтеза, не стремитесь сформировать всеобъемлющий показатель. Вы потеряете наглядность оценок и существенно затрудните свою работу. Лучше ввести в критерий только основные требования, определяющие успех выполнения задачи. Дополнительные требования контролируются в процессе работы системы.

11. Проводя оптимизацию, не пытайтесь достичь точного значения экстремума, так как это стремление зачастую оборачивается большими издержками, а эффект невелик. Обычно в относительно сложных задачах экстремум пологий (не имеет острого пика), поэтому можно ограничиться эвристическим решением (неточным, приблизительным).

12. При формировании управляемого воздействия на систему для достижения цели сначала представьте, какие результаты будут достигнуты, если управления не будет вообще. Постарайтесь организовать управление так, чтобы оказать на систему как можно меньше воздействия. Наибольший эффект принесет минимальное воздействие, приложенное в нужное время в нужном месте и приводящее к заданной цели.

13. Для представления строящейся системы в иерархической форме используйте весь арсенал возможных приемных, так как строгих методов декомпозиции системы нет. В основу следует положить предварительно установленный перечень всех частных задач, приводящих к решению общей задачи и оформленных виде дерева целей. Воспользуйтесь сведениями о частотах изменения параметров, отражающих состояние процессов, и используйте правило: «Чем выше частота, тем ниже уровень иерархии, соответствующий этому процессу».

14. Внимательно отнеситесь к сбору информации о состоянии системы. В первую очередь следует позаботиться о полноте ее сбора и частоте обновления сведений. Если частота обновлений низкая, то есть угроза пропуска сигналов, которые могут содержать ценную информацию. Высокая скорость (частота съема) информации перегружает каналы связи. При обработке текущих сведений пытайтесь отделить полезные сигналы состояния системы от шумов (дезинформации, непроверенных данных и т.д.). Длиннопериодические процессы представляют особую ценность, так как отражают тенденции развития событий. Так как сведения, необходимые для управления, могут не совпадать с информацией от датчиков, то постарайтесь реконструировать достоверную информацию на основе имеющейся.

15. При создании новой иерархической системы сформулируйте четкие требования к виду информации, передаваемой на более высокие уровни иерархии и степень ее обобщения. При несоблюдении этого, с одной стороны, возможна информационная перегрузка верхних уровней, призванных принимать стратегические решения. При этом они будут перегружены описаниями несущественных деталей, мешающими видеть общую картину происходящего и выработать рациональное решение. С другой стороны, чрезмерное агрегирование информации может привести к обеднению описания ситуации и также негативно сказаться на процедуре управления.

16. Нормальное функционирование организационной иерархической системы требует высокой квалификации лиц, призванных осуществлять межсистемные информационные связи и связи с внешним миром. В первую очередь исходящая информация должна объективно отражать состояние уровня системы или подсистемы, что уже определяется компетентностью персонала. Следующее требование заключается в способности персонала обобщить наблюдаемые явления до вида, удобного для использования на более высоком уровне иерархии. Желательно, чтобы передаваемые сообщения содержали прогностические оценки, так как никто лучше работников данного уровня не может предвидеть развитие событий в сфере своей ответственности.

17. При организации систем наиболее рационально придавать им и рефлексивные, и нерефлексивные свойства. Первые эффективны при работе системы в стандартных ситуациях, на которые система программируется заранее. Достоинство такой структуры – ее простота, но для определения подобных ситуаций необходим специальных механизм. При усложнении обстановки до нетривиальной требуется подключение особых процедур принятия решений, что соответствует нерефлексивности.

18. Наиболее эффективным средством воздействия на систему является трансформация структуры управления. Под структурой понимается представление объекта в стратифицированном виде, организация управления, связей и межуровневых каналов передачи осведомительной и управляющей информации. Изменение связей гораздо сильнее влияет на качество управления, чем изменение алгоритмов управления или параметров законов преобразования информации.

19. При построении иерархической структуры системы назначьте каждому уровню его цель, сформулируйте критерий его достижения, выделите ресурсы, определите зону ответственности, в которой он может принимать решения. Особо оговорите коммуникационные вопросы: какая информация доступна донному уровню, какие и в каком виде сведения он должен сообщать наверх и вниз по иерархии. Наиболее сложно решается задача согласования локальных проблем и целей каждого уровня с глобальной задачей системы.

20. Создавая систему, вы можете допустить наличие в ней дестабилизирующих элементов или даже подсистем; однако при этом надо заботиться о мерах по обеспечению устойчивости системы в целом. Наиболее простой способ состоит в охвате локальных неустойчивостей отрицательными обратными связями.

21. Необходимо наблюдать за качеством функционирования системы, поскольку иногда небольшое ухудшение качества может привести к внезапному разрушению системы.

22. Чтобы гарантировать работоспособность системы, контролируйте работу всех элементов. Ухудшение работы подсистем нижнего уровня не столь критично, как нарушения на верхних уровнях системы. Дестабилизирующие процессы на верхнем уровне могут быстро привести систему к разрушению.

23. Для построения оперативной системы мер по недопущению превращения угроз в факторы, губительные для системы, следует использовать информацию о входных воздействиях со стороны среды и отклонениях параметров системы. Это позволит анализировать не следствия, а причины появления угрожающих состояний. Однако такой путь связан с усложнением системы, как в алгоритмическом, так и в информационном смысле.

24. При организации мер безопасности целесообразно создать два механизма: внешний и внутренний. Внешний механизм обращен на окружающую среду и имеет задачу парировать негативное воздействие, оказываемое средой на систему. Внутренний – призван ликвидировать опасности от воздействий, проникших через внешний механизм, и служит для борьбы с внутренними угрозами.

25. Если вы – руководитель конкретной системы, то забота о безопасности является одной из важнейших. Общие рекомендации по обеспечению безопасности систем таковы:

а) наблюдайте за процессами в окружающей среде с тем, чтобы любые воздействия не были неожиданными и не вызвали роковых последствий.

б) анализируйте и состояние своей системы: оценивайте качество ее работы, надежность элементов, достоверность и оперативность получения информации о состоянии системы.

в) заранее разработайте несколько сценариев возникновения угрожающих ситуаций и реагирования на них. Заблаговременно продумайте аварийные варианты поведения и дополнительные ресурсы.