Вопрос 5. Характерные особенности информации в человеко-машинных системах
Рассмотрим некоторые наиболее важные характерные особенности информации для человеко-машинных систем организационного управления.
Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для использования, в противном случае это просто шумы. Одна и та же информация может иметь многоцелевое назначение. Создание новых концепций, установление проблем, решение проблем, принятие решений, планирование, оперативное управление, контроль, поиск являются основными целями информации в человеко-машинных системах.
Способ и формат. Основными способами выдачи информации в человеко-машинных системах являются визуальный и звуковой. Формат также является общей характеристикой для человека и машины. Люди получают большую часть информации в виде документов определенной формы. Широкое распространение получили средства удаленного доступа к ЭВМ.
Под документом понимают семантическую информацию, зафиксированную на любом носителе (кроме памяти человека и ЭВМ) и на любом языке с целью использования в системе управления.
Носитель информации — это любая стабильная материальная среда, на которой фиксируется информация. Документ может подвергаться записи, преобразованию, передаче, хранению, сбору, поиску, чтению, использованию. В существующих системах управления в основном используют бумажные документы.
Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значение при построении систем. В такой системе, где стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь критическое значение, должно быть предусмотрено создание значительной избыточности информации.
Увеличение избыточности приводит к увеличению объема сообщения (без увеличения его информативности), а, следовательно, к увеличению времени доставки и ее удорожанию. Повышение достоверности обнаружением и исправлением ошибок может быть достигнуто, если избыточность вводить в информацию путем передачи значений дополнительных признаков, связанных с теми, значения которых необходимо передать.
Быстродействие. Скорость передачи и приема информации определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы устройства системы может измеряться количеством данных, обрабатываемых или передаваемых в единицу времени. В системах управления экономическими объектами передача информации может осуществляться с небольшой скоростью, ограниченной пропускной способностью человека. Высокая скорость передачи информации представляет интерес для систем, действующих в реальном времени.
Периодичность. Периодичность или частота передачи информации связана с необходимостью принятия решений. На уровнях оперативного управления поступление информации требуется с периодичностью, соответствующей происходящим реальным событиям. Периодичность передачи или поступления информации оказывает существенное влияние на ее ценность. Редкие сообщения могут потерять всякую ценность и не нести никакой информации. Слишком частое поступление информации может оказаться помехой, отвлекающей внимание и вызывающей перегрузку человека, воспринимающего эту информацию.
Детерминистический или вероятностный характер информации. Информация о прошлом является детерминистической. Информация же о будущем всегда содержит элемент неопределенности. Зачастую некоторая информация считается определенной в том смысле, что считает бесспорным существование некоторого значения той или иной величины (например, нормы расхода материалов и т. д.). Однако в этом случае также имеется неопределенность, просто вероятность изменения этой величины в будущем достаточно мала.
Затраты. Как вещество и энергия, информация характеризуется затратами на ее получение. Затраты на информацию определяются тем общественно полезным трудом, который затрачивается на сбор, хранение, обработку и поиск информации. Они обычно довольно существенны. Поэтому прежде чем пытаться получить какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на получение.
Ценность информации. Под ценностью информации или ее потребительской стоимостью понимается тот материальный эффект, который дает использование данной информации. С этой точки зрения можно считать, что ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщений. В значительной степени ценность информации зависит от способа и скорости ее передачи, периодичности, детерминистического и стохастического характера, достоверности, надежности, старения
и прочих факторов.
Ценность информации для принятия решений определяется, в основном, ценностью самого решения, для принятия которого используется информация, ожидаемыми результатам его реализации и степенью влияния информации на принимаемое решение. Изменение ценности информации во времени может происходить скачком — когда существует критический срок принятия решений, для которых она предназначена, либо постепенно.
Зависимость между объемом сообщений и ценностью информации обычно имеет нелинейный характер — ценность возрастает медленнее, чем объем. Ценность информации может быть отрицательной для пользователя (случаи дезинформации, целенаправленной или случайной). При этом необходимо отметить, что конкретный ответ на вопрос о ценности информации в реальных условиях производства может быть слишком сложным и дорогостоящим.
Если система формирования сообщений и доставки информации будет идеальной с точки зрения достоверности и других факторов, ценность информации будет определяться только функцией ее старения, которая в разнотипных системах имеет различный вид.
Надежность и достоверность. Достоверность информации характеризует, в какой степени эта информация отражает то, что она должна отражать. Надежность характеризует, скорее, технические возможности средств передачи и обработки информации. Информация может быть надежно переданной и обработанной, но исходно недостоверной и наоборот.
Статичность и динамичность. Информация, которая не меняется во времени, называется статичной. Примером статичной информации являются постоянные данные типа таблиц физических констант, справочников, расписаний и пр. Информацией с динамическими характеристиками являются меняющиеся во времени данные, например оперативные данные о ходе производственного процесса.
Степень секретности (конфиденциальности). Секретной
(конфиденциальной) является информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством либо корпоративными интересами.
Информация, необходимая для эффективного управления, должна удовлетворять ряду требований. Среди основных отметим следующие: информация должна быть целевой, необходимой и достаточной, надежной и достоверной, своевременной и должна быть представлена в виде, удобном для дальнейшего использования.
На эффективность передачи, усвоения и использования информации влияют различные факторы, в частности языковые, географические, исторические, социально-политические, гносеологические, ведомственные, экономические, терминологические, технические. Так, например, полнота и достоверность информации в общем случае обратно пропорциональна расстоянию между объектом и субъектом информационного взаимодействия и временному интервалу, разделяющему то или иное событие и сообщение о нем. Анализ происходящих в мире социально-экономических процессов показывает, что информация стала основным предметом труда для значительной части трудящихся самых различных областей деятельности (ученые и специалисты, служащие, руководители, госаппарат, конструкторы и Т. д.).
Кроме того, происходят существенные качественные перемены в характере работы людей, для которых основным предметом труда являются материальные объекты. Информация для них — основной источник роста производительности труда.
Указанные обстоятельства обусловливают повышенное внимание к вопросам разработки и использования информационного обеспечения в системах организационного управления.
Вопрос 6. Информация об окружающей среде
Окружающая среда постоянно оказывает воздействие на объект управления, а объект для достижения намеченных целей также стремится оказать соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно меняет формы своей деятельности.
Для правильного определения целей и эффективных методов деятельности объект в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружак5щей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), с другой стороны — сведения о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях).
Деятельность объекта управления, его реакция на изменение внешних и внутренних обстоятельств основываются на анализе и обработке информации об изменениях внешних и внутренних условий (рис. 6.2.1). Информация об окружающей обстановке может быть классифицирована следующим образом
1. Существующее законодательство, правительственные мероприятия, приказы, распоряжения и инструкции вышестоящих органов управления. Эта информация имеет особо важное значение при разработке стратегических и тактических планов развития и функционирования объекта управления.
2. Демографические и социальные тенденции развития общества. Эта информация особенно существенна при планировании развития предприятий, выпускающих товары широкого потребления. Виды выпускаемых товаров и услуг в значительной степени зависят от общей численности, структуры, размещения и покупательной способности населения.
3. Экономические тенденции развития, к которым относятся индексы деловой активности, включая объемы инвестиций, уровень и тенденции роста валового национального дохода, уровень занятости, производительность труда по отраслям, цены на товары, котировки ценных бумаг и другие экономические показатели, которые могут оказаться существенными при принятии решений о планах работы конкретного объекта.
4. Факторы производства. Эта информация характеризует источники, затраты, размещение, наличие, доступность и производительность основных элементов производства (трудовые ресурсы, производственные материалы, оборудование, сооружения и т. д.).
5. Маркетинговая информация о спросе на продукцию объекта, ее конкурентоспособности, качестве, надежности и других характеристиках выпускаемой продукции.
6. Маркетинговая информация о положении дел у поставщиков, потребителей и аналогичных предприятий. Сюда же относится информация о модернизации этих предприятий, внедрении новых научно-исследовательских и проектно-конструкторских разработок, а также о других факторах, которые могут оказать влияние на развитие и функционирование рассматриваемого объекта.
Полное, исчерпывающее удовлетворение потребностей в информации об окружающей обстановке, по-видимому, обеспечить невозможно. Тем не менее, эти потребности следует учитывать, несмотря на незначительные возможности отдельных систем по осуществлению контроля окружающей обстановки. Проблема поиска информации об окружающей среде осложняется также тем, что зачастую трудно на этапе поиска определить, относится ли она к решаемой задаче, будет использована или нет.