Методи підбору персоналу, їх характеристика

Підбір персоналу — це процес вивчення психологічних і професійних якостей працівника з метою встановлення його відповідності до вимог ро­бочого місця і підбору з наявних претендентів того, хто найбільше підхо­дить на це робоче місце, з врахуванням його кваліфікації, спеціальності, осо­бистих якостей, здібностей, характеру та інтересів організації. Це є досить складний і дорогий процес. Процес підбору здійснюється поетапно. Спо­чатку проводиться попередня співбесіда; заповнення заяв і анкет; співбесі­да з менеджером з персоналу; тестування, перевірка рекомендації і послужного списку, медичний огляд. За їх результатами лінійні керівники або ме­неджер з персоналу приймають остаточне рішення про найм на роботу. При відборі персоналу потрібно керуватись такими принципами:

—орієнтація на сильні, а не на слабкі сторони людини і пошук не іде­альних кандидатів, яких у природі не існує, а тих, які найбільш підходять
для даного робочого місця, посади;

—відмова від найму нових працівників незалежно від кваліфікації і осо­бистих якостей, якщо в них немає потреби;

—забезпечення відповідності індивідуальних якостей претендентів до
вимог, які потрібні для даної роботи (освіта, стан, досвід, а інколи й стать,
вік, стан здоров'я);

—орієнтація на кадри високої кваліфікації, але не вищої, ніж вимагає
дане робоче місце;

—визначення критеріїв підбору, їх повинно бути небагато, тільки ос­новні

—освіта, досвід, ділові якості, професіоналізм, тип особистості,
фізичні характеристики та потенційні можливості.

Всіх кандидатів за мірою придатності ділять на три основні групи:

—умовно придатні до даної діяльності;

—відносно придатні;

— непридатні.

Процес підбору кандидатів і вивчення їх відповідності функціональ­ним обов'язкам передбачає:

—аналіз заяв на конкретні робочі місця, професії та посади спеціалістів
і керівників (які відповідають вимогам професії чи посади; не відповіда­ють вимогам уданий час, але їх можна навчити; не відповідають вимогам і
їм слід відмовити);

—вивчення документів та інформації попереднього місця роботи, ан­кетного опитування, рекомендацій осіб, що знають кандидата;

—співбесіду з кандидатом (досвід роботи на посаді чи за фахом, що вміє
робити, що він хоче робити, чому звільнився з попереднього місця робо­ти, які умови праці та винагороди хоче мати на новому місці);

—проведення, в разі необхідності, тестування й оцінювання якостей
кандидата (відповідає вимогам робочого місця; може працювати після до­даткового професійного навчання; не відповідає вимогам робочого місця);

—оформлення на робоче місце; складання характеристики на нового пра­цівника, відкриття особової справи, ознайомлення з умовами та оплатою
праці, укладання контракту, видання наказу щодо прийому на роботу.

Підбір починається з аналізу списку кандидатів з точки зору їх відпо­відності вимогам організації до майбутніх працівників. Основна мета цьо­го підбору — відсіяти кандидатів, які не відповідають мінімальним вимо­гам вакантного місця. Методи початкового підбору залежать від бюджету, стратегії, культури організації і важливості посади для неї. Найпоширені­шими методами є: аналіз даних, тестування, експертиза, моделювання, співбесіда.

Аналіз анкетних даних включає: біографічний метод (аналіз особових документів) і контент-аналіз (аналіз змісту тексту, який досліджується).

Аналіз анкетних даних передбачає, що біографія людини є надійним індикатором її потенціалу. При використанні цього методу проводять аналіз інформації, порівнюють фактичні дані зі своєю моделлю.

Під час вивчення анкетних даних кандидата на вакантні посади по­трібно враховувати:

—підготовку до проведення бесіди: складання переліку виконуваних
робіт (посадових функцій), розроблення вимог до кандидата відповідно до трудових функцій, вивчення соціально-психологічної обстановки Із тру­довому колективі, де працюватиме кандидат та перспектив професійного (посадового) просування на робочому місці;

—зовнішній вигляд заповнення особового листка і автобіографії, роз­бірливість почерку і чіткість викладення;

—питання, на які не дано відповіді;

—перерва в роботі, особливо, якщо вона значна;

—протиріччя інформації в анкеті;

—як часто претендент міняв місце роботи і чому (конфлікти з керівни­ком, відсутність перспективи, звільнення і т.д.);

—чому людина хоче змінити місце роботи (працювати ближче до місця
проживання, одержувати більшу зарплату, підвищення по службі і т.д);

—чому людина звільнилась з попередньої роботи.

Правильне вивчення анкетних даних дозволяє не тільки мати певне уявлення про працівника, але й підготуватись до наступної розмови.

Аналіз анкетних даних є простим, дешевим і досить ефективним мето­дом початкового підбору. В той же час, цей метод є приблизним і орієн­тується на факти з минулого кандидата, а не на сьогоднішній стан і здібності до професійного розвитку.

Тому при відборі кандидатів на керівні посади потрібно досить обереж­но користуватись методом аналізу анкет. Більш точно визначити відповідність претендента на певні посади можна за допомогою тестування.

Спочатку «тести на професійну придатність» застосовувались тільки для престижних професій: космонавтів, військових, льотчиків. Поступо­во метод тестування почали застосовувати при відборі керівників і висо­кокваліфікованих спеціалістів. Цей метод використовують не тільки кор­порації, але й державні організації, університети. Переваги тестування по­лягають у можливості оцінки сучасного стану кандидата з врахуванням особливостей організації і майбутньої посади. Недоліки: високі витрати, необхідність консультації, обмеженість тестів. Кожна організація сама приймає рішення про застосування цього методу з врахуванням фінансо­вого стану, пріоритетів розвитку.

Метод вибіркових випробувань — демонстрація можливостей працю­вати з апаратурою, комп'ютером, практика та застосування інтелектуаль­них тестів, що відповідають точним характеристикам майбутніх посад.

Метод моделювання — різні форми імітації конкретних ситуацій, розиграш ролей.

Експертиза почерку — це різновид тестування, що ґрунтується на теорії, згідно з якою почерк людини досить об'єктивно відображає її особисті якості, в тому числі і можливості виконувати певні виробничі функції. Цей метод використовується при початковому відборі і не має вирішального значення.

Стадія первинного підбору, незалежно від методу, формує обмежений список кандидатів, які найбільше відповідають потребам організації. Всім іншим повідомляють, що їх кандидатури не будуть розглядатись на дану посаду.

На наступному етапі відділ управління персоналом проводить індиві­дуальну співбесіду з відібраними кандидатами. Найбільш поширеним ме­тодом є співбесіда з кандидатом, правильне її проведення в поєднанні з іншими методами забезпечує ефективне прогнозування використання працівника. Співбесіда — це одержання інформації за допомогою словес­ної комунікації. Процедура співбесіди починається з організації її прове­дення. Правил підготовки співбесіди повинні дотримуватись обидві сто­рони. Співбесіда, як метод підбору, допомагає значною мірою оцінити такі якості претендента як компетентність, само організованість, потенційну користь для підприємства.

Претенденту потрібно надати можливість заздалегідь одержати необ­хідну інформацію, яку він має вивчити й оцінити свої можливості зайняти дану посаду і бути більш упевненим при співбесіді.

Враховуючи досвід проведення співбесіди, претенденту можна поре­комендувати:

—придивитись, як одягаються співпрацівники, щоб ідучи на співбесі­ду, відповідно одягтись;

—пам'ятати про хороші манери, слідкувати за своєю поведінкою;

—готуватись до співбесіди за планом, продумати варіанти письмової
відповіді на можливі питання, чітко викласти на папері свої цілі, оскільки
в письмовій формі вони стають реальними і сприймаються серйозно;

—підготувати документи, які можуть бути потрібними в процесі співбе­сіди;

—вивчити причини, за яких претенденти не одержують роботу;

—продумати доцільність пропозиції попрацювати на підприємстві де­який час без зарплати, щоб показати себе на роботі;

—наперед вияснити тривалість співбесіди;

—прийти на співбесіду без запізнень, а краще за 15 хвилин до її почат­ку, що допоможе адаптуватись до навколишнього середовища;

- пам'ятати, що важливо справити хороше перше враження, і що все має значення: зовнішній вигляд, вміння контактувати з людьми, гра­мотність, почерк, чіткість формулювань. З кандидатами необхідно пого­дити за допомогою телефонної розмови час і місце зустрічі.

Всім кандидатам необхідно створити рівні можливості (не можна з од­ним говорити в кабінеті, з іншим — за обідом).

Менеджер, наймаючи спеціаліста, зобов'язаний заздалегідь розроби­ти критерії оцінки ділових та особистих якостей претендентів відповідно до вимог робочого місця чи посади. Такими критеріями можуть бути: здоров'я, зовнішній вигляд, працездатність, ініціатива, кваліфікація, вміння приймати рішення і обґрунтовано ризикувати, входити в контакт і вли­тись в колектив, зацікавленість у своїй роботі, лояльність до фірми тощо.

Обидві сторони повинні намагатись досягти взаєморозуміння. Менед­жеру не потрібно перебивати свого співрозмовника, треба вести розмову, а не допит, а також не робити під час співбесіди записів. Треба бути об'єк­тивним, не піддаватись першому враженню, не приймати швидких рішень на основі «інформації зі сторони», інерції свого мислення, яке працює про­ти будь-кого.

Управлінець обов'язково має бути уважним і точним при формулю­ванні запитань, бажано їх ставити за принципом «від простого до склад­ного», уміти оцінювати свої питання і відповіді.

Менеджер починає співбесіду, як правило, з метою створення невиму­шеної розмови. Він намагається «розговорити» претендента (хай 70% часу говорить претендент). Для цього ставить питання на різні теми. Вислухову­ючи відповіді, менеджер має можливість звертати увагу як на ключові мо­менти, так і на деталі, що дасть йому можливість керувати співбесідою.

З самого початку співбесіди потрібно вияснити, чи є запитання у пре­тендента, і дати на них відповіді. Якщо уже на початку співбесіди видно, що даний претендент не підходить підприємству, необхідно йому про це сказати і подальші переговори не проводити. В основній частині співбесі­ди необхідно дати можливість претенденту розповісти про себе, вияснити його мотиви і цілі. Дослідження показали, що 90 % інформації про психо­логічний стан людини можна одержати не з допомогою слів, а за допомо­гою міміки, а саме (нахил голови, відведення погляду, осанка і т.д.)

Після того, як зібрана вся інформація про претендента, потрібно дати йому можливість доповнити свою розмову тими даними, які не обговорю­валися, але, на його думку, мають важливе для нього значення.

Закінчення співбесіди можливе тільки після того, як претендент вико­ристав свої можливості. Слід сказати претенденту, з яких питань досягну­то взаєморозуміння, і чітко сказати йому на що він може розраховувати. Подякувати претенденту за розмову і увагу до фірми. Результати співбесі­ди необхідно оцінити і зробити висновок — про прийняття чи не прийнят­тя на роботу даного претендента.

Рішення про прийняття чи не прийняття претендента має бути об'єк­тивним і приймається керівником підрозділу з вакантними місцями.

Основними правилами остаточного підбору є:

- вибір працівників, які найбільше підходять даному підприємству;

- забезпечення перевищення ефекту над затратами;

- збереження стабільності персоналу, при одночасному залученні нових людей;

- покращення морально-психологічного клімату.

Обраному кандидату служба персоналу пропонує оформити відповідні документи, якими можуть бути: трудовий договір, трудовий контракт чи трудова угода.

Трудовий договір оформляється наказом адміністрації на основі фор­ми Т-1, яку готують працівники кадрових служб, в одному примірнику і підписується керівником або його заступником, який має таке право. На­каз оголошується працівникові під розписку до початку роботи. На основі наказу заповнюється особова картка працівника за формою Т-2, потім робиться відповідний запис у трудовій книжці, відкривається особовий ра­хунок або відповідний документ у бухгалтерії.

Рис. 1. Прийом працівника на постійну роботу

Як правило, в наказі встановлюється термін випробування для перевірки відповідності працівника його обов'язкам. Цей термін не може тривати більше 3-х місяців, а в окремих випадках — 6 місяців. Також за узгодженням сторін цей термін може бути коротшим. У цей період на працівника поширюються дії законів про працю. Якщо після закінчення випробного терміну працівник продовжує працювати, то він вважається прийнятим і його звільнення допускається тільки на загальних підставах. Звільнення й переведення працівників проводять аналогічно.