Работа в рабочих группах или комитетах

Одним из групповых видов управленческого взаимодействия с подчиненными является работа в комитетах. Комитет (рабочая группа, комиссия) – это особая группа в организации, имеющая право принимать решения по заранее определенному кругу вопросов. Они бывают постоянно действующими или специально созданными. Постоянные комитеты решают периодически возникающие проблемы, имеющие важнейшее значение. Специальные комитеты создаются для решения неожиданных задач и в дальнейшем распускаются.

· Плюсы в работе комитетов

1. Большой опыт людей и разносторонние мнения при обсуждении позволяют избежать ошибок и приблизиться к оптимальному варианту.

2. При непопулярном коллегиальном решении снижается степень недовольства коллектива.

3. Привлечение внимания подчиненных к участию в принятии важного решения, улучшение морального настроя организации.

4. Лучшая координация деятельности различных подразделений.

5. Власть не концентрируется в руках одного человека, права распределены, снижается вероятность ошибок в руководстве, уменьшается давление на высшее управленческое звено.

· Минусы в работе комитетов

1. Отсутствие четкого описания прав и обязанностей самого комитета, его членов.

2. Опасность увеличение количества работающих в комитете. Оптимальное число членов группы 5 – 9 человек.

3. Большие потери времени при долгом обсуждении, чаще обсуждаются процедурные и концептуальные пункты.

4. Замедленное принятие и главное – исполнение решений, после долгого обсуждения такое же долгое исполнение.

5. Попытки улучшить уже наметившееся решение, компромисс может нарушаться одним из членов комитета. Другая крайность – навязываемое единомыслие.

6. Большие финансовые затраты. Содержание многих членов комиссии обходится дороже, чем оплата труда одного руководителя.

Повышение эффективности деловых совещаний,

Переговоров и презентаций

Виды совещаний

по запланированности

плановые неплановые текущие целевые

по назначению

информационные дискуссионные

(новые сведения) оперативные (коллективное обсуждение)

(обмен информацией и

выработка решения)

учебные разъяснительные проблемные

(новые способы, методы) (убеждение в чем-либо) (выработка метода решения)

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. По некоторым данным на этот вид деятельности уходит от

50 % до 80 % рабочего времени.

Подготовка к совещаниям:

1. Четко и однозначно определить тему и цель совещания.

2. Продумать повестку дня (выступления, проект решения, решение вопроса, информация и т.д.).

3. Заранее ознакомить участников с фактами, которые могут обсуждаться.

4. Приглашать лишь тех, без кого нельзя обойтись.

5. Приглашения разослать как можно раньше (сделать приглашающие звонки), чтобы все участники смогли скорректировать свои планы.

6. Проводить совещание в просторном помещении с хорошей вентиляцией и температурой воздуха не выше 19-21⁰С.

При проведении совещания очень важно учитывать динамику работоспособности участников.

Динамика активности участников во время совещания

Уровень

работоспособности

зона

130 % отрицательной

активности

100 %

0 50 90 120 время (в мин.)

Рекомендации по поведению на переговорах

1. Сколь бы трудными и долгими не были бы переговоры, не отказывайтесь от поставленной цели и не снижайте активности: «копайте колодец до тех пор, пока не появится вода».

2. В то же время учитывайте со всей серьезностью позиции, требования и пожелания оппонентов, сопоставляйте их со своей точкой зрения.

3. Не акцентируйте внимания на расхождениях во взглядах, если они не касаются принципиальных проблем, избегайте торопливых и поверхностных суждений относительно мнения оппонента.

4. В своих суждениях, по возможности, отталкивайтесь от позиции партнера («Я хотел бы еще раз остановится на Вашем предложении….»), ссылайтесь на то, что вас объединяет, а не разъединяет (на накопленный опыт сотрудничества).

5. Если партнер возбужден, раздосадован, дайте ему возможность остыть, выплеснуть обиды и эмоции.

6. С ходу не парируйте утверждения другой стороны, даже если они не совпадают с вашими. Уточните причину несовпадения (личная выгода, обида или оказываемое давление и т.д.).

7. Предложите рассмотреть проблему еще раз с другой стороны.

8. Добивайтесь согласия поэтапно: от малозначащих деталей к более крупным вопросам.

9. Свое согласие выражайте аргументировано и конструктивно, не допуская резких оскорбительных выпадов. Твердость позиций должна сочетаться со сдержанностью («Закрывайте дверь так, чтобы ее снова можно было открыть»).

10. Не демонстрируйте слишком бурно свое торжество, если заставили делового партнера пойти на уступку. Подчеркните, что достигнутое согласие – общая заслуга.

Таблица этапов подготовки к переговорам

интересы	проблемы	начальное предложение	2,3,и т.д. предл.	сигнальное предлож-е	предельное предлож-е	последствия альтерна- тивы
Мои интересы: Что хочу, зачем это мне? Интересы оппонента: Что им движет? (приблизи- тельный анализ мотивов)	Список обсуждае- мых вопросов. Повестка дня. (учет инте- ресов дру- гой стороны)	Первое пред- ложение, выгодное для меня макси- мально. Разведка реак- ции, выявле- ние интересов другого. (Спасибо, что сразу сказали)	После- дующие предло- жения, вплоть до сигна- льного.	Чуть более выгодное, чем фина- льное. Сигнал о том, что пе- реговоры зашли в тупик. (Берется перерыв и возврат к этапу 1)	Финальное. Предел ус- тупок, край, того на что вы готовы пойти. (Самое для вас не выгодное, но смысл продолжать переговоры еще есть)	Что будет, если не дого- ворюсь? К чему приведут сорванные переговоры? Поиск альтернатив-ных путей, предложений и партнеров

Некоторые правила презентации

Презентация - передача информации в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями. Презентации бывают:

презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Цель - создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы

презентация товара. Цель - создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д.

презентация проекта. Цель - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке, разработке и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке.

* презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

* презентация плана будущих работ. Цель - информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью обсуждения, критического анализа действий.

При подготовке презентации очень важно определить степень предполагаемой активности аудитории, определиться с целью выступления

* Мотивирование или развлечение. При такой цели презентация состоит из обычной речи. Например, вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, делаете несколько веселых комментариев о его хорошей работе. В процессе речи вы как бы мотивируете других работников на новые трудовые успехи. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно.

* Информирование или анализ. Цель вашей речи информирование или предоставление анализа, что предусматривает взаимодействие с аудиторией. Скорее всего - это собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы и уточняют некоторые данные.

* Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла, о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям.

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Поэтому когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньшее участие аудитории предполагается в презентации, тем больше может быть размер аудитории и наоборот. Желательно задать себе следующие вопросы:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

2. Заботит ли ее тема, через которую вы хотите убедить их принять участие в конкретном мероприятии?

3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

4. Что они знают о том вопросе, который вы собираетесь обсудить?

5. Знают ли они вас?

6. Уважают ли они вас?

Время выступления или презентации часто строго ограничено и вы должны научиться урезать данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей. Как только спланирована сама речь, можно более аккуратно определить и необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100 -125 слов в минуту. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах, поэтому в десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 мин. Следующие 30 - 40 мин. будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10 -14 мин. на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5 минут. Оставшиеся 10 - 20 мин. будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

Некоторые полезные советы, как преодолеть волнение при выступлении:

* Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в сочетании с интересом к теме помогут.

* Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите.

* Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

* Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства визуализации, бумаги, говоря себе, что вы готовы и будете иметь успех.

* Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.

* Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.

* Если горло пересохло - выпейте воды.

* Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть, попробуйте вовлечь в действие.

* Используйте методы иллюстрации.

* Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.

* Наилучшим путем для проведения презентации, возможно, является концентрации на объекте обсуждения и на публике, а не на самом себе.

* Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

* Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон, досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.

Комплекс действий по подготовке презентации

Раздел подготовки к презентации	Конкретные действия, необходимые по каждому разделу.
Подготовка речи.	Проанализируйте аудиторию, привлеките внимание Обозначьте главные пункты выступления. Сократите количество основных мыслей до 3-4-х. Объясните все: что, откуда, почему, какая цель, когда. Закончите повтором основных пунктов.
Наглядные средства для иллюстрирования речи.	Используйте средства иллюстрирования для объяснения и выделения основных мыслей, создания интереса. Выберете соответствующие средства иллюстрирования: а) используйте доски, диаграммы, тексты в неформальной обстановке. б) используйте слайды, фильмы для формальной ситуации. Лимитируйте каждое средство иллюстрирования до 2-3 графиков, 4-5 пунктов, фраз. Используйте короткие фразы. Используйте большой читабельный шрифт.
Секреты хорошего выступления, презентации.	Установите контакт с публикой, контролируйте ситуацию Говорите спокойно, понятно, в своем обычном стиле. Не торопитесь, не перескакивайте с темы на темы. Удостоверьтесь, что все вас слышат. Стойте прямо, спокойно, уместно жестикулируйте Позволяйте задавать вопросы. Контролируйте себя.

Работа с документацией

Поток служебной документации, которую руководитель должен хотя бы просмотреть, поистине огромен. До 30 % времени менеджера тратится на чтение. Механизм рационального чтения включает в себя совершенствование техники быстрого чтения и методики чтения документов. Без специальной тренировки взрослый человек способен прочитывать 200 – 250 слов/мин., а для служебного быстрого чтения желательная скорость от 400 до 500 слов/мин.

Недостатки традиционного чтения:

1. Чтение по буквам и слогам. Оно спотыкающееся, темп низкий, взгляд цепляется за слоги. Желательно охватывать взглядом несколько слов целиком.

2. Внутреннее проговаривание (вокализация). Мы беззвучно при помощи губ, языка проговариваем читаемый текст. Скорость существенно падает.

3. Постоянное возвращение взгляда к уже прочитанным местам текста. Искусственно увеличивается объем текста.

4. Поверхностное чтение. Недостаточная концентрация внимания из-за слабого интереса к читаемому. Текст не усваивается.

5. Слежение пальцем или карандашом («костыль» для чтения).

6. Движения головой, вместо движений глазами при чтении.

7. Позы, неудобные для чтения (внимание отвлекается не помехи телу, и быстрее наступает усталость).

8. Внешние факторы (шум, плохое освещение, отвлечения).

Рациональное ведение корреспонденции.

1) Подготовьте стандартные ответы, письма-копии.

2) Старайтесь писать ответ, резолюцию сразу, не накапливая бумаг.

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте секретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Создайте несколько папок (к немедленному исполнению, к повторному рассмотрению, в архив)

В письме могут быть отображены следующие Аспекты: напоминание, гарантия, подтверждение, информация, сопроводительные вопросы, предупреждение. При правильном написании делового письма желательно придерживаться следующего алгоритма, этапов (абзацев) письма:

1 2 3 4

внимание интерес просьба действие

начало письма конец письма

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 6 элементов письма:

1) дата - число, месяц, год;

2) внутренний адрес - имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение - вежливое приветствие ;

4) текст письма - изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости - вежливое “до свидания”;

6) подпись - обязательно от руки.

Виды писем

По структуре

Стандартное Нестандартное

Требующие ответа Не требующие ответа

Письмо-вопрос Письмо-ответ Письмо - предостережение

Письмо - напоминание

Письмо – просьба Письмо - приглашение

Письмо - обращение

Письмо – предложение

Лекция 4. Профессиональное развитие личности менеджера

Личность человека формируется на основе природных свойств индивида (пол, темперамент, здоровье) в процессе активных взаимодействий с социальной средой (семья, школа, сверстники) и деятельности (игровой, познавательной и трудовой). Важнейшей движущей силой развития личности являются мотивы и потребности.