Этапы сделки и документы, их отражающие

Технология проведения различных форм сделок в Центральном Бюро Ренты “КвадратЪ” достаточно унифицирована, что, несомненно, облегчает работу персонала, особенно на первом этапе.

I. Осмотр квартиры

Цель:

- достигнуть договоренности по стоимости квартиры.

II. Подготовка документов для заключения договора.

Цель:

- Проверка данных о собственнике.

- Справка из ЖЕКа о зарегистрированных в квартире (если собственник захочет, чтобы коммунальные платежи оплачивал жилец).

- Проверка единства данных в документах.

Когда с клиентом или его представителем достигнута предварительная договоренность о сдаче квартиры или съеме, назначается встреча в офисе для подписания договора. К этому моменту с клиентами должны быть оговорены сроки договора, стоимость аренды, условия сдачи, расходы по оформлению. Вся основная информация по сделке сообщается Руководителю.

Для подписания договора с собственником, в обязанности менеджера входит сбор и составление необходимых для этого документов (оригинал паспорта, договор ДУ/П, заполненная анкета, оригиналы правоустанавливающих документов).

Перед подписанием ДДУ/ДП необходимо заранее предоставить ГД ил КД полный пакет документов (копий) по договору, и обсудить все нюансы.

При заключении договора с жильцами, МЖ должен разъяснить клиентам, какие документы будут подписывать жильцы перед внесением денег и заранее разъяснить им. Жильцы должны быть предупреждены о том, какие документы им необходимо иметь при подписании договора.

III. Заключение договора

Цель:

- Оформить договор.

- Акт приёма - передачи квартиры и Товарных Материальных Ценностей в ней.

- Акт приема – передачи ключей.

Полномочия по подписанию договоров с собственниками и жильцами есть у Генерального и Коммерческого директоров.

IV. Регистрация договора в Регистрационной Палате.

V. Оплата по договору.

Цель:

- выписываем приходно - кассовый ордер.

Когда с клиентом или его представителем достигнута предварительная договоренность о съеме объекта, назначается встреча для подписания договора.

Вся основная информация по сделке сообщается в офис менеджеру заранее. Менеджер на момент открытия сделки предоставляет директору экспресс-информацию, которая содержит основные данные по сделке. Без подписи руководителя подразделения сделка не открывается.

Заключение договора с жильцом.

I. Осмотр квартиры

Цель:

- достигнуть договоренности по стоимости квартиры.

II. Подготовка документов для заключения договора.

Цель:

- Проверка данных о собственнике.

III. Заключения договора

Цель:

- Оформить договор.

- Акт приёма - передачи квартиры и Товарных Материальных Ценностей в ней.

- Акт приема – передачи ключей.

Полномочия по подписанию договоров с собственниками и жильцами есть у Генерального и Коммерческого директоров.

1. Менеджер должен обеспечить:

а) присутствие при заключении договора именно тех лиц, которые обладают полномочиями его подписывать.

б) наличие у лиц, подписывающих договор, документов, удостоверяющих личность, а также их полномочия на подписание договора;

в) при отсутствии документов указанных выше, менеджер прилагает объяснительную записку о причинах отсутствия лиц и документов, примерных сроках их предоставления;

г) собственное обязательное присутствие при заключении договора.

В дальнейшем, при получении всех необходимых документов менеджер должен незамедлительно представлять их ксерокопии (а если требуется, то и оригиналы) офис менеджеру, который делает соответствующую пометку в дневнике сделки. Для работы с клиентом менеджер обязан иметь собственные копии необходимых документов, поскольку дело (папка с документацией по сделке) необходима для работы офис менеджера по оформлению.

2. Менеджер обязан предоставить клиенту для ознакомления образец договора, а также имеющиеся в деле документы.

3. Договоры заполняет офис менеджер, а подписывается ГД или КД.

4. Единовременный платеж вносится жильцом в кассу фирмы сразу после подписания договора в сопровождении менеджера. В случае необходимости, менеджер обязан дать пояснения к содержанию документов, по которым будут вноситься денежные средства.

IV Оплата по договору.

Цель:

- выписываем приходно - кассовый ордер.

С жильцом оговаривается:

- точная сумма, которую уплачивает жилец ежемесячно в Компанию. Следует уведомить жильца, что электроэнергия оплачивается им по счетчику (данные счетчика вносятся в договор при заселении), а так же водоснабжение (если это оговорено договором) и все прочие расходы (интернет, телефон, домофон, кабельное телевидение).

- дата заселения.

- возможные способы и схема взаиморасчетов;

- присутствие всех лиц, необходимых для совершения сделки, в пределах досягаемости;

- особые условия, которые потребуется внести в договор (в том числе наличие или отсутствие стандартных и дополнительных элементов оснащения и интерьера объекта);

- все комиссионные вносятся жильцом в кассу Компании в момент подписания договора.

- передача ключей осуществляется по акту приема – передачи ключей.

Подготовительный этап полностью контролирует КД.

Копии всех паспортов и правоустанавливающих документов «подшиваются» к договору.

ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

Ориентация в ценах на рынке недвижимости, способность правильно оцепить объект - важнейшие профессиональные умения менеджера по недвижимости. При работе с любым вариантом менеджер сталкивается с необходимостью оценивать объекты недвижимости. Существуют различные алгоритмы оценки, но в основе всех методик лежит анализ потребительских характеристик объекта и его ликвидности. Для правильной оценки необходимо хорошо ориентироваться в типах домов, статусных особенностях разных районов города, учитывать технические характеристики дома и квартиры, анализировать условия проведения сделки и особенности оформления, чувствовать конъюнктуру рынка.

Рынок недвижимости значительно отличается от других рынков товаров и услуг. Специфика недвижимости как товара, определяется специфическими признаками недвижимости как физического объекта:

- его уникальностью и неповторимостью;

- стационарностью;

- длительностью создания и долговечностью.

На рынке недвижимости соотношение спроса и предложения не имеет возможности изменяться равномерно: спрос гибко реагирует на все внешние и внутренние изменения, а для формирования новых возможностей предложения требуется значительное время. Вероятна также ситуация, когда возникший спрос вообще не может быть удовлетворен, что трудно себе представить на других рынках. Например, если все жители Челябинска, поддавшись рекламным ухищрениям, захотят приобрести кухонный комбайн определенной марки, фирма-производитель, вероятно, будет в состоянии в разумные сроки поставить на рынок несколько миллионов таких приборов. Но если все жители нашего города захотят переселиться на проспект Ленина, это не станет возможным ни в каком случае, и такая проблема не сможет быть урегулирована в результате изменения ценовой ситуации.

Ценовой механизм на рынке недвижимости играет роль лишь одного из регуляторов, способных привести рынок к состоянию равновесия, и возможности его ограничены, поскольку предложение не может гибко реагировать на изменение спроса.

Цена сдачи объекта недвижимости для жильца включает в себя стоимость проживания в квартире и комиссионное вознаграждение фирмы.

Собственник оформляет за свой счет нотариальную доверенность.

Окончательная цена определяется особенностями состояния рынка недвижимости на момент сдачи. Можно пользоваться различными инструментами оценки. Например, можно взять за основу данные таблиц средней стоимости жилья в том или ином районе и типе дома. Эти таблицы регулярно публикуются в печати. Можно провести специальное маркетинговое исследование - изучить аналогичные предложения в различных листингах, попытаться определить адекватность выставленных цен. Можно использовать знания, которые получены вами при изучении влияния типа дома и местоположения объекта на его рыночную стоимость. В любом случае, необходимо будет учесть индивидуальные особенности и самого объекта, и предстоящей сделки. Так, если квартира расположена на первом этаже, ее стоимость будет приблизительно на 10% меньше среднерыночной (кроме объектов коммерческой недвижимости); последний этаж снижает цену в среднем на 5%. В зависимости от расстояния до метро, цена будет изменяться на 2% - 4%. Плохое косметическое состояние значительно понизит стоимость комнаты и однокомнатной квартиры; далее - чем объект дороже, тем менее важно его косметическое состояние, и тем более важно техническое состояние дома. Принимая за основу правило, согласно которому, ликвидный объект недвижимости, сдаваемый по адекватной цене, находит своего жильца не более, чем за неделю. Уменьшение срока сдачи вдвое ведет к уменьшению стоимости объекта на 8-12 %, срочная сдача (3-5 дней и менее) предполагает очень значительное снижение цены - до 15 - 20%.

Значительную долю затрат на проведение сделки составляет комиссионное вознаграждение фирме, причем это характерно не только для российского рынка. Примерно такой же уровень издержек на проведение сделок (относительно цены объекта) характерен и для стран с развитыми рынками недвижимости, например, США и Великобритании. (Отличительная черта российского рынка - уплата комиссионных только одной стороной в сделке — жильцом, в то время как в западных странах они уплачиваются как жильцом, так и собственником, а менеджер представляет только одну сторону в сделке.)

(Величина транзакционных издержек в значительной мере зависит от таких факторов, как полнота и достоверность рыночной информации (прежде всего информации об уровне действительных цен на рынке), наличие достаточного числа контрагентов для совершения сделок, степени стандартизации условий сделок, возможности использования стандартных контрактов, количества возможных вариантов расчетов и т. д. Серьезное влияние оказывает на них также система государственного регулирования рыночных отношений, наличие специ­ального налогообложения отдельных видов сделок, необходимость дополнительных процедур при их осуществлении, разрешений на проведение сделки).

При определении цены объекта необходимо тщательно проанализировать нюансы предполагаемой сделки, чтобы запланировать все необходимые расходы. Для обеспечения конструктивного взаимодействия, сразу проинформируйте клиентов о предстоящих издержках - как включенных в цену объекта, так и находящихся за ее пределами. Неожиданные расходы всегда вызывают или массу недовольства клиентов, или уменьшение ваших комиссионных.

Комиссионное вознаграждение фирмы - это постоянная величина, которая зависит от ситуации на рынке недвижимости и политики риэлтерской фирмы. Кроме того, в крупной компании уровень специализации при проведении сделки очень высок, так что менеджер, снижая «свои» комиссионные, не просто уменьшает «долю компании», а покушается на заработок многих конкретных людей, работающих по этой сделке: менеджера группы, директора отделения, сотрудников дирекции по оформлению сделок и других. По всей видимости, было бы неплохо или получить общее согласие на уменьшение комиссионных или производить снижение за счет своей доли заработка.

Научиться проводить сделки со стандартными комиссионными - нелегко. Ведь клиент без сомнений заплатит вам положенную сумму только в том случае, когда будет уверен в вашей профессиональной компетентности. А стажеры, как правило, и сами в ней далеко не уверены - и это вполне естественно. Снижение комиссионных при проведении первой сделки получило название «стажерского синдрома»: «я знаю, что платить мне пока не за что, поэтому буду работать за совсем небольшие деньги».

Для преодоления этой болезни следует, помнить, что профессиональный уровень всех остальных сотрудников, работающих в этом случае вместе с вами, очень высок, и они работают по стажерской сделке с большим напряжением, чем по сделке опытного менеджера. Опыт и профессиональные знания вашего менеджера должны не только помогать в текущей работе, но и придавать уверенности. Проведение нескольких сделок с заниженными комиссионными приведет вас в замкнутый круг, когда к вам будут обращаться по рекомендации многочисленные клиенты, рассчитывающие на качественное и дешевое обслуживание. Следствие такой работы - снижение профессионального уровня и меньше ответственности в работе, поскольку никто не может долго работать хорошо, не получая за это должного вознаграждения. Далее, неизбежно появление многочисленных ошибок, срывы сделок и недовольство клиентов. В общем, перспектива малоприятная. Однако, это свидетельство обратного действия основного закона менеджерской работы: «Чем лучше работаешь - тем больше зарабатываешь, чем больше зарабатываешь - тем лучше работаешь». Поэтому зарабатывайте, пожалуйста, больше - чтобы лучше работать!