Лабораторная работа №2 «Работа секретаря по приему новых сотрудников фирмы».

Цель работы:Приобрести навыки составления перечней работ, требований к рабочему персоналу фирмы, а также навыки практического применения тестов в отборе кандидатов.

Методическое введение к работе

Истоки большинства проблем на предприятиях могут быть в конечном итоге обнаружены в людях. Если фирма обладает квалифицированными сотрудниками и руково­дителями с хорошо мотивированными целями, она в состоя­нии следовать различным альтернативным стратегиям. В про­тивном случае следует добиваться улучшения работы, потому что данная слабость с наибольшей вероятностью будет подвергать опасности будущую деятельностьфирмы.

Квалификационные требования к персоналу.

При приёме на работу нового служащего, необходимо учитывать следующие характеристики:

- физические данные,

- квалификацию,

- ум (интеллект),

- особые склонности,

- интересы,

- характер,

- мотивацию,

- обстоятельства.

При подготовке квалификационных требований важно быть точным, нужно тщательно выбирать слова и избегать таких обобщений, как "хорошая внешность", “уровень образования выше среднего” и т.д. Подробные данные, необходимые по каждой позиции, будут включать по меньшей мере некоторые из этих требований, хотя точная информация будет различаться от одной работы к другой.

1. Физические данные:

- рост;

- телосложение;

- здоровье;

- эталон внешности, необходимой для успешной деятельности;

- речевые характеристики кандидата;

- возрастные ограничения;

- пол.

- Квалификация:

- образование (уровень);

- тип школы, колледжа или необходимая университетская подготовка;

- требуемая техническая, коммерческая или профессиональная квалификация;

- необходимая конкретная профессиональная подготовка;

- опыт предыдущей работы (уровень, длительность работы и ее виды (например, техническая, управленческая);

- другие необходимые навыки и знания, которые, возможно, не были раскрыты в пунктах 2(а) и 2(д), приведенных выше.

3. Интеллект.

Требуется определенный уровень умственных способностей.

4. Способности

Способности, необходимые для того, чтобы получить работу таковы:

- технические способности;

- ловкость рук;

- вербальные способности - письменные и устные;

- математические способности;

- умение общаться;

- аналитические навыки;

- художественные способности.

5. Интересы.

В определенной степени следующие интересы претендента на работу могли бы ему помочь добиться успеха:

- решение интеллектуальных проблем;

- практические/конструктивные интересы;

- общественные;

- художественные.

6. Характер

Для успеха претендентам потребуются определенные черты характера, чтобы:

- работать с другими людьми;

- влиять на других людей;

- полагаться на себя;

- быть готовым сказать другим, что делать;

- получать удовольствие от напряженной работы;

- обладать следующими качествами (часто характеризуемыми как личностные).

7. Мотивация

Какую мотивацию требует эта работа? Какого вида вознаграждения предлагаются за нее:

- деньги;

- безопасность;

- престиж;

- принадлежность;

- власть;

- услуги;

- выдающееся мастерство;

- решение проблем.

8. Условия

Эта работа требует:

- женатого/замужнюю, одинокого(ую) или семейного(ую) мужчину //женщину;

- проживания в определенном районе;

- возможности ездить домой/за рубеж;

- способности работать долго/необычное количество часов;

- способности находиться далеко от дома в течение долгого периода времени.

Квалификационные требования к персоналу должны быть насколько возможно конкретными, чтобы работник отдела кадров мог сформировать четкое представление о человеке, который требуется для фирмы. Одним из полезных подходов к решению этой задачи выступает критическое рассмотрение уже работающих на фирме служащих, чтобы выявить личностные и профессиональные черты, благодаря которым они работают успешно.

Сведения о претендентах поступают из разных источников: заявлений, рекомендаций, собеседований, тестов и т.д. Посредством сравнения квалификационных требований к персоналу и материала, обобщаемого планом из 8 пунктов, приведенных выше, мы можем исключить тех, кто имеет противопоказания, и выбрать тех, кто отвечает всем необходимым требованиям, для их последующего изучения.

Одним из источников получения информации о человеке являются тесты на профессиональную пригодность.

Ко всем тестам нужно подходить внимательно. При использовании любого теста нужно соблюдать следующие принципы.

1) Качество, которое оценивает тест, должно быть четко определено. Например, умение набирать тексты в Word, нельзя определить словами "печатает хорошо", нужно выразить оценку этого умения с позиций точности, скорости, правильности понимания, орфографии, расположения материала, способности печатать в шумной комнате.

2)Тест должен быть должен быть заранее проверен на группе людей, аналогичных тем, кого нужно тестировать. Результаты должны быть:

- надежными, т.е. они должны повторяться, а очки должны отделять нужных претендентов от ненужных;

- достоверными, т. е., высокие очки, полученные при выполнении теста, должны соответствовать высокой производительности труда и наоборот (например, некоторые машинистки хорошо выполняют тест в тихой комнате, но они беспомощны в напряженной атмосфере);

Тест должен проводиться в стандартных условиях. Если тест дается в различных условиях различным людям, тогда нужно давать каждому различный тест (например, если каждому претенденту на работу машинистки давать различные инструкции о пунктуации это сделает любую попытку сравнить их способности в области пунктуации несостоятельной).

Типы тестов.

Их можно разделить на 5 групп.

1) Тесты анализа способностей. Один из самых известных в этой группе тест на определение интеллекта, при помощи которого пытаются оценить общую способность мыслить, выражать мысли вслух, оперировать цифрами и ориентироваться в пространственных отношениях. Другие тесты предназначаются для определения профессиональных способностей и умений что-то делать вручную, а также творческих способностей, умения писать орфографически правильно, логично рассуждать и т.д. Эти тесты должны составляться профессионалами.

2) Квалификационные тесты. Они разрабатываются для тестирования уже приобретенных навыков и в основном используются для проведения собеседований с секретарями, чтобы проверить скорость стенографирования и умение работать на компьютере. В других случаях это: краткий письменный отзыв руководителя, анализ бухгалтером данных о затратах, проведение краткого урока преподавателем могут выявить наличие конкретной способности. Если необходимо, претендентам дают время подготовиться или попросят их принести образцы уже выполненных работ.

3)Психологические тесты. Сейчас они приобретают все большее значение.

4)Тест для отбора группы. Групповой выбор полезен при оценке определенных свойств, которые трудно определить на индивидуальной основе. Особые аспекты личности, имеющие значение для работы (например, способность справляться с напряжением или неопределенностью, способность руководить), или способность работать эффективно в качестве члена команды. Основной принцип заключается в том, что группе дается задание с нечеткими или, наоборот, - точными инструкциями в зависимости от цели, наблюдатели же оценивают индивидуальную работу каждого. (т.е. четкая цель, стандартизация, стандартные условия использования).