Тема 8. документационное обеспечение

ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТу 9327 должны использоваться бланки двух форматов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой стороны и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.

В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего и внешнего пользования одинаковы, но есть и определенные различия.

Документы для внутреннего пользования для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно-распорядительными (ОРД). ГОСТ 6.38-90, введенный с 1 января 1991 г., установил 31 реквизит:

1. Государственный герб (для бланков государственных предприятий). Его изображение помещается на верхнем поле управленческих документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Эмблема организации. Ее изображение помещается также на верхнем поле документа, но ниже государственного герба.

3. Изображение наград. Хотя этот реквизит не отменен до сих пор, но в настоящее время его почти не используют.

4. Код организации по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа.

5. Код документа по ОКУД – Общероссийскому классификатору управленческой документации. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа.

6. Наименование министерства или ведомства. Помещается только на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.

7. Наименование организации (где составлен документ). Указывается в соответствии с Положением об этой организации.

8. Наименование структурного подразделения. Указывается, если соответствующее подразделение имеет право на издание документов рассматриваемого типа. Помещается ниже наименования организации.

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, телефакса, номер счета в банке; к этому следует добавить адрес электронной почты, страницу в Интернет (Web-sitе). Эти данные помещаются ниже наименования организации.

10. Название вида документа. Оно должно быть в соответствии с содержанием документа. Указывается заглавными буквами.

11. Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.98 (возможный обратный вариант – 98.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 1998 года.

12. Индекс. Состоит из порядкового номера, обновляющегося с начала календарного года. Этот номер может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и индексом применяемого классификатора (вопросов деятельности корреспондентов). В случае составления документа несколькими организациями их регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке представления авторов на документе.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме.

14. Место составления или издания документа. Указывается на всех документах, кроме служебного письма: Санкт-Петербург, или Ленинградская область, г. Луга.

15. Гриф ограничения доступа к документу. Указывается в правой стороне верхней части документа. При наличии такого грифа на документе им можно пользоваться только на работе. Гриф «Секретно» дает право на ознакомление с ним только узкому кругу работников, имеющих специальный допуск.

16. Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже.

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном.

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается.

Если документ направляется одновременно в несколько организаций, то их названия указываются обобщенно.

Каждый экземпляр такого документа подписывается. Слово «копия» на втором, третьем и четвертом экземплярах не ставится.

При направлении документа разовым корреспондентам указывается их полный почтовый адрес.

Если документ рассылается более чем четырем адресатам, то должен быть составлен список на рассылку; на каждом экземпляре указывается только одни адресат.

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

17. Гриф утверждения документа. Помещается в правой верхней части титульного листа и включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности утверждающего лица, его личную подпись с расшифровкой и дату:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Управления по делам

иностранных учащихся Н.П. Голубев

Подпись

«___»_____________199 _ г.

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», название документа в творительном падеже, дату и номер:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора Московского государственного университета

государственного университета 10.07.99 № 548

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом собрания акционеров АООТ

«Вымпел»

28.07.99 № 59

18. Резолюция. Должна содержать указание по исполнению приказа, постановления и т.д., заключенного в документе. В состав резолюции должны входить: фамилия исполнителя, содержание распоряжения, срок исполнения, подпись, дата. В простейшем случае ставятся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции и дата.

19. 3аголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом (Об) без кавычек: Об утверждении графика погашения задолженности. Не следует употреблять в этом случае слова касательно (кас.), касается. На документах формата А5 заголовок к тексту может отсутствовать.

20. Отметка о контроле. Если срок исполнения документа не указан в резолюции, то он определяется в один месяц или как отмечено в документе.

21. Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем целесообразно выделять разделы, подразделы, пункты; нумеровать их следует арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин, побудивших составление письма, и основной части с изложением сути дела (обращения).

В организационно-распорядительных документах содержание текста обычно излагается от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю, прошу). Если документ исходит от коллегиальных органов, то принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В протоколах текст принято излагать от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили). Содержание письма излагается от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить) или множественного (просим рассмотреть), а также от третьего лица единственного числа (администрация согласна принять, не возражает против направления, профком считает возможным).

22. Отметка о наличии приложений. При наличии их в документе делается запись в форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

23. Подпись. Этот реквизит включает: наименование должности лица, подписывающего документ, и личную подпись с расшифровкой:

Ректор Санкт-Петербургской

технической академии

Подпись А.Н. Ковалев

Если документ подписывается двумя должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

Главный бухгалтер Подпись А.Ф. Белкин

Если документ подписывается лицами, занимающими равные должности, то их подписи располагаются на одном уровне:

Начальник отдела снабжения Начальник отдела торговли

Подпись Б.Д. Малышев Подпись В.Н. Гришечкин

24. Гриф согласования. Включает: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с кем согласовывается документ, личную подпись с расшифровкой и дату:

СОГЛАСОВАНО

Заместители министра обороны РФ

Министерства обороны РФ

Б.В. Якоплек

Подпись_____________ 17.12.98

Грифы согласования располагаются ниже реквизита «Подпись».

В реквизитах 17, 23,24 следует указывать фактическую должность лица, ставящего подпись. Нельзя ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

25. Визы. При визировании документа необходимо ставить не только личную подпись с ее расшифровкой, но и дату:

а)_________Д.А. Федотов б) Директор издательства «Нева»

Подпись ______________Р.О. Буслаев

18. 12.99 Подпись

30.03.99.

23. Печать. В ряде специальных документов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также иных, предусмотренных действующим законодательством, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой).

27. Отметка о заверении копии документа. Отметка «Верно» указывается ниже реквизита «Подпись» и заверяется соответствующим должностным лицом, в подтверждении чегоставятся его личная подпись с расшифровкой и дата заверения:

Верно

Начальник отдела кадров ________ В.С. Шариков

Подпись________________ 19.04.09

В необходимых случаях (при выдаче копии документа на руки или пересылке ее в другие организации) на заверительной подписи ставится печать.

28. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона. Указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Григорьев 247-59-95

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В ее состав входят: краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Состоит из записи «Информация перенесена на машинный носитель», подписанной ответственным за перенос лицом, и даты переноса.

31. Отметка о поступлении документа. Помещается в его нижней части и состоит из сокращенного наименования организации – получателя документа, даты поступления документа и его индекса.

Совокупность рассмотренных реквизитов, которые могут быть в том или ином документе, называется формуляром.

Текст документа на бланках формата А4 рекомендуется печатать через полтора межстрочных интервала, а на бланках А5 – через один межстрочный интервал. Все остальные реквизиты рекомендуется печатать, как правило, через один межстрочный интервал.

Сами реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Название вида документа следует печатать прописными буквами, точку после заголовка не ставить.

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.

Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.

Как правило, на бланках реквизиты 1-9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения; второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора респондентов, исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598., т.е.документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где она составлялась.

В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: №_____ от____________. Нельзя употреблять «лишние» слова ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.

Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, только потом адрес предприятия:

Директору АОЗТ «Северосталь»

Голубкову С.Н.

Россия, 1911111, Санкт-Петербург,

Инженерная ул., д. 13, ком. 29

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

194156, Санкт-Петербург, Лесной пр., д. .47, кв. 107

Васильеву П.Г.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.

В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например «О создании совместного предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.

В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

В приложении указывается не только число занимаемых им страниц, но и число экземпляров:

Приложения на ... л. в ... экз.

Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Директор АОЗТ «Северосталь» Подпись С.Н. Голубков

В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:

Директор АОЗТ «Севереросталь» Подпись С.Н. Голубков

Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога «за» или косой черты.

Следует писать:

Зам.директора

АОЗТ «Северосталь» Подпись А.В. Голубкова

Не следует писать: 3а (/)

Директор

АОЗТ «Северосталь» Подпись А.В. Голубкова

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:

– Обращаемся (к Вам) с просьбой............................. прислать

– Прошу (просим) Вас................................................ выслать

– Мы просили бы (Вас)............................................... направить нам

– Не могли бы Вы........................................................ сообщить

– Мы будем благодарны, если Вы сможете.............. сообщить

– Мы хотели бы.......................................................... подтвердить

– Желательно было бы............................................... получить

– Сообщите (нам), пожалуйста,.............................. ознакомиться с …

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка:

– Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от...

– В соответствии с нашей договоренностью... просим...

– На основании нашего телефонного разговора...

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес; в нем используются стандартные выражения. К ним относятся:

– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,

– Ставим Вас в известность; доводим до Вашего сведения, что...

– Нам приятно сообщить, что…

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержащее согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:

– В ответ на ваше письмо (на Ваш факс) извещаем, сообщаем…

– В дополнение к нашему письму информируем,что…

– В продолжение телефонного разговора уведомляем…

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; по второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:

– Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

– По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

– В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить.... принять участие в...

– Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы сможете посетить.. , принять участие в ...

При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты.

Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы и выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.н.) на пишущей машинке или от руки. Например:

По случаю XI Международного конгресса исследователей

Арктики и Антарктиды

Правительство Российской Федерации

просит

пожаловать на прием в пятницу,

17 ноября 199_ года, с 20.00 до 22 час.

Кремлевский Дворец съездов

Приведем пример приглашений, связанных с проведением деловых встреч:

1. Уважаемый_____________________

Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.

Собрание состоится и актовом зале университета ... 1999 г.

Вход по пригласительным билетам.

Ректорат СПбГТУ

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

– Благодарим (Вас)…

– Мы признательны Вам за…

– Выражаем благодарность за то, что...

–Заранее благодарим (Вас)

– Выражая благодарность

за Ваше письмо,

(Ваше приглашение) от... сообщаем, что...

– Мы получили Ваш факс

(сообщение по электронной

почте...) от ... за который (Вас) благодарим.

за который (Вам) очень благодарны.

за который (Вам) очень признательны.

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

При этом используются некоторые стандартные выражения:

– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...

– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить Вам)...

– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...

– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... и приложении… (с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...)

– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...

В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:

– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от ...)

– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...

Далее приведем образцы сопроводительных писем.

1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от... №... на закупку сельскохозяйственных удобрений.

Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал.

Приложение: упомянутое на ... листах.

2. Нами была, произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукция. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:

– (С благодарностью) подтверждаем получение...

– Благодарим за письмо от ... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...

– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

– Мы подтверждаем действие...

– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от ... № ...

Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.

Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия.

Приказ. Самый распространенный вид распорядительною документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении.

Приказ как и другие управленческие документы содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную. Первая является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами; затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании.

Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем.

Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).

Акт.Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.

Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.

Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.

Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:

– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);

– конкретная работа по определенной специальности или должности;

– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);

– условия оплаты труда;

– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.

Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.

Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.

В число основныхконтрактных (договорно-правовых)документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.Если рассматривать организационную сторону, например, производственного процесса любого предприятия (и государственного, и частного), то эти документы отражают наиболее важные этапы этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую, следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных документов. Следовательно, любому предпринимателю и просто управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществлении внешней деятельности контрактные документы должны содержать дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со стороны государства.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара, его марка или модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки, условия платежа.

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса и ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа.

Предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают твердые и свободные предложения.

Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, оно называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.

В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке используется унифицированная форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставитсяПредложение №, Текст предложения и Подпись экспортера.

Ответ на предложение. Могут быть два варианта:

1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается контракт;

2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает продавцу. Следствием является длительная переписка или переговоры.

Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).

В контракте должны быть указаны прежде всего: номер контракта; место и дата его заключения; наименования заключающих контракт сторон; предмет контракта (наименование и количество товара); качество товара: цена (за единицу товара и общая сумма сделки); место и сроки поставки; требования к упаковке и маркировке; условия и порядок платежа; условия сдачи и приемки товара; транспортные условия; гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; арбитраж; представление в случае необходимости технической документации; юридические адреса сторон: подписи импортера и экспортера.

Контракт часто имеет те или иные приложения, которые являются его неотъемлемой частью. Такой же характер носят:

1) дополнение к контракту – документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта (подписывается обеими сторонами);

2) заказ – документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий;

3) подтверждение заказа – документ, который представляет собой сообщение покупателя о принятии условий заказа без оговорок.

Для ускорения подготовки контракта, носящего типовой характер, используются специальные бланки вариантов А и Б: в варианте А указывается товар, который исчисляется в единицах (реквизиты – количество, цена за единицу, сумма), а в варианте Б – в массе (брутто – масса товара с упаковкой; нетто – масса товара без тары и упаковки) и объеме.

Но чаще используются контракты нестандартного типа.

Но бывает так, что полученная по контракту продукция не соответствует каким-либо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия)– документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, т.е. рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и другим условиям контракта.

Рекламация обычно включает в себя три части:

1) основание для предъявления претензии;

2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы);

3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды.

Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.

Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.

В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд.

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ (ЭКЗАМЕНУ):

1. Специфика дисциплины «Деловое общение».

2. Основные концепции личности в психологии.

3. Свойства личности, обуславливающие успех в деловом общении. Имидж делового человека.

4. Факторы, обуславливающие ошибки в восприятии делового партнера.

5. Психологические механизмы межличностного делового общения: идентификация, эмпатия, рефлексия.

6. Структура коммуникации и ее принципы.

7. Понятие делового этикета.

8. Корпоративная культура.

9. Этикет телефонного разговора.

10. Вербальные средства коммуникации. Барьеры коммуникации.

11. Нерефлексивное и рефлексивное слушание. Роль того и другого в деловом общении.