Этапы работы над презентацией

I. Подготовка

· Определение содержания презентации, тематика, целевое и зрительское (читательское) назначение.

· Определение условий, которые помогут обеспечить работу над презентацией.

· Разработка модели и структуры презентации. Определение механизма работы над ней.

Во время работы над созданием презентации, следует помнить о возрастных особенностях и интересах той категории пользователей, которой адресован ваш продукт. Определите, какие цели и задачи вы ставите и решаете в процессе работы: презентация должна помочь в решении профессиональных задач. Тщательно обдумайте и распишите содержание презентации. Решите мультимедийную часть презентации: количество слайдов, графических изображений, диаграмм, сканированных изображений, ссылок на интернет-ресурсы, звуковых файлов, видеороликов и т.д.

II. Создание

· Непосредственно работа на компьютере: выстраивание модели презентации на электронном носителе. Это основная часть работы. Прописать на бумаге ее очень сложно, так как это чисто технический процесс. Теперь необходимо переключиться на работу с компьютером.

· Подбор элементов, дополняющих содержание презентации.

· Редакция полученного продукта (презентации).

Элементы, дополняющие содержание презентации

1. Иллюстративный ряд. Иллюстрации типа «картинка», фотоиллюстрации, схемы, картины, графики, таблицы, диаграммы, фильмы, видеоролики.

2. Звуковой ряд. Музыкальное или речевое сопровождение, звуковые эффекты.

3. Анимационный ряд. Это, как правило, картинки с движением: фигурки, «ожившие» схемы и «растущие» диаграммы.

4. Цветовая гамма. Общий тон и цветные заставки, иллюстрации, линии должны сочетаться между собой и не противоречить смыслу и настроению презентации.

5. Шрифтовой ряд. Выбирать шрифты желательно, не увлекаясь их затейливостью и разнообразием. Чем больше разных шрифтов используется, тем труднее воспринимаются слайды. Необходимо продумать шрифтовые выделения, их подчиненность и логику. Стиль основного шрифта тоже важен.

6. Специальные эффекты. Возможности спецэффектов можно увидеть при знакомстве с программой. Важно, чтобы в презентации они не отвлекали внимание на себя, а лишь усиливали главное.

7. Графики, диаграммы, шкалы, таблицы.

Как сделать презентацию без ошибок?

1. Проверка орфографии. Грубые орфографические ошибки могут полностью испортить общее впечатление о проделанной работе.

2. Если использован звук или фильмы в презентации, то необходимо скопировать эти мультимедиа файлы вместе с документом презентации. Не лишним будет взять кодеки, которыми они должны воспроизводиться. Очень часто оказывается, что на другом компьютере отсутствуют данные материалы.

3. Презентация – это не только слайды с картинками, доклад – очень важен.

4. Презентация – это не текст, который полностью скопирован с доклада, а основные мысли и выводы.

5. Не нужно мельчить – с задних рядов увидеть мелкий текст затруднительно.

6. Не нужно использовать блеклых цветов: желтый, светло серый и пр. Лучше замените их на черный, темно-синий, бардовый и пр. Это позволит слушателям более четко видеть материал.

III. Показ презентации

Показать слайды можно как средствами «главного» приложения –Power Point – так и средствами простой программы-демонстратора (Power Point Viewer). Для работы в большой аудитории используют подключенный к компьютеру специальный проектор. Его функция – воспроизвести на большом экране то, что находится на мониторе.

Докладчик может (с микрофоном) сидеть рядом с компьютером и управлять демонстрацией с клавиатуры (возможно, даже спиной к экрану) или воспользоваться услугами помощника (программиста), который работает у компьютера. При необходимости можно воспользоваться лазерной указкой. Докладчик меняет слайды вручную – в прямом и обратном направлении, комментируя каждый кадр, или запускает автоматический показ (табл.8).

Оптимизация процесса показа презентации

Компетенция профессионального общения представляет собой 3 компонента – интерактивный, перцептивный и коммуникативный (п. 1.).

В целях оптимизации процесса показа презентации необходимо учитывать все вышеперечисленные компоненты.

Перцептивный компонент

Перцептивные способности слушателей:

1. понимание содержания доклада и презентации (ответ на вопросы докладчика; постановка вопросов докладчику)

2. использование невербальных средств эффективного слушания доклада (слушание глазами, толерантность, эмпатия)

Перцептивные способности докладчика:

понимание вербальных и невербальных сигналов аудитории

Таблица 8

Методы представления материалов в презентации

Метод представления	Описание	Советы	Преимущества	Недостатки
Чтение материалов	Чтение	Организуйте письменную речь в виде устного выступления	Вы можете тщательно спланировать свою речь и отточить стиль речи	Может быть скучным для слушателей
Рассказ наизусть	Рассказ по памяти без использования письменного источника	Отведите достаточное время подготовке устной части и репетиции презентации	Отличная возможность установить зрительный контакт, использовать жестикуляцию	Риск забыть материал
Рассказ-импровизация	Рассказ без предварительной подготовки	Выделите основные моменты, ориентируйтесь на аудиторию, будьте организованы и кратки	Хороший зрительный контакт, устный рассказ без чтения	неорганизованная речь, ошибки, недостаточность дополнительных материалов
Рассказ с предварительной подготовкой без письменного текста	Подготовленный заранее рассказ, но произнесенный без написанного текста	Разработайте план исследования проблемы Посветите достаточно времени на подготовку	Хорошо организованный материал. Ваша речь будет казаться спонтанной, естественной, но при этом красивой и логичной	Необходимо потратить огромное количество времени на подготовку

Интерактивный компонент

Преодоление неуверенности во время презентации:

1. При подготовке и репетиции речи дома, постарайтесь создать атмосферу аудитории, в которой состоится презентация: рассказывайте стоя, представляя класс, слушателей, мебель и т.д., переключайте слайды.

2. Необходимо проанализировать целевую аудиторию. Ненужно постоянно себе повторять, как Вы волнуетесь. Сосредоточьтесь на слушателях и их нуждах, а не на себе.

3. Ровно дышите во время изложения материала.

4. Избавьтесь от видимых показателей нервозности: трясущихся рук, коленей и т.д.

5. Смотрите на слушателей, там Вы обязательно найдете дружелюбные лица, которые помогут Вам понять, что существует взаимосвязь между докладчиком и аудиторией.

Оживление презентации

• Пишите эффектные и убедительные заголовки
• Проявляйте свою страсть к объекту презентации в словах
• Подавайте материал тройками объектов — 3 новости, 3 этапа, 3 главных особенности...
• Используйте метафоры и аналогии
• Проводите демонстрации
• Приводите свидетельства

Используйте реквизит

Организация пространства

Размер класса и расстановка столов является одним из важных факторов стиля общения докладчика и аудитории.

Если Вы хотите ограничить общение между слушателями, тогда стандартная организация класса вполне подойдет.

Расстановка столов под углом, которая немного увеличит зрительный контакт слушателей, может быть полезной, если Вы планируете вопросно-ответную секцию.

Если Вы хотите усилить интеракцию слушателей, тогда лучше всего подойдут следующие схемы:

Если же Вы хотите организовать публичное обсуждение, в котором предположительно могут выступить несколько человек, то идеальной будет Т-образная форма.

Коммуникативный компонент

Вербальная сторона презентации:

1. Расскажите интересную или юмористическую историю, подходящую по смыслу к презентации

2. Используйте пример из собственной жизни

3. Напомните аудитории, почему вопрос, о котором Вы рассказываете, так важен

4. Пропустите статистку и детали

5. Обратитесь к аудитории с вопросом

6. Задавайте риторические вопросы

7.Сделайте паузу, а затем представьте самый важный материал

Невербальная сторона презентации:

1. Соответствующая одежда и внешний вид

2. Когда Вас приглашают на сцену, главное – не суетиться, а спокойно направиться к избранному месту. Не перебирайте на ходу свои заметки, не приводите себя в порядок – обо всем этом нужно было подумать заранее.

3. Речь лучше не начинать, пока не займете удобное и устойчивое положение.

4. Лицо оратора должно быть серьезное. Важно следить за этим, так как часто умственное напряжение создает хмурый или отчужденный вид. Произнося фразы, насыщенные различными эмоциями – печалью, радостью и др., Вам необходимо задействовать мимику лица.

5. Зрительный контакт с аудиторией обязателен. Ничто не приводит окружающих в такое смущение и непонимание, как «пустой» взгляд.

6. Правильное использование жестов очень важно. Жестикуляция не должна быть непрерывной. Жесты должны отвечать своему назначению. Их количество и интенсивность должны соответствовать характеру речи и аудитории.

7. Закончив выступление, ждите вопросов. При ответах не торопитесь. Не показывайте своего раздражения, если Вам задали вопрос, который Вы уже осветили в выступлении.

Приложения

Приложение 1

Качественные характеристики оценки доклада, презентации и участия в конференции

Компетенция профессионального общения участников

Проявление компетенции профессионального общения

Интерактивный компонент   ü способность вызвать у адресата проявления им:   ü вербальных ü невербальных сигналов (эмпатии, толерантности, ü уважения по отношению к адресанту)   ü способность соблюдать правила делового (международного) этикета:   ü пунктуальность и вежливость; ü деловой стиль в одежде; ü использование корректных средств невербального общения;   ü способность создать атмосферу доверительного общения (вызвать положительный настрой у адресата на восприятие адресанта), ü способность разрешить конфликт (снять напряжение), ü способность различать особенности взаимодействия с различными категориями людей (коллеги, подчиненные, вышестоящие лица); ü техническая грамотность и эстетика оформления презентации.

Окончание приложения 1

Компетенция профессионального общения участников	Проявление компетенции профессионального общения
Перцептивный компонент   ü Перцептивные способности слушателей: o понимание содержания доклада и презентации (ответ на вопросы докладчика; постановка вопросов докладчику) o использование невербальных средств эффективного слушания доклада (слушание глазами, толерантность, эмпатия) ü Перцептивные способности докладчика: o понимание вербальных и невербальных сигналов аудитории
Коммуникативный компонент ü способность проявлять коммуникативные качества речи: o грамматическая правильность, o логичность, o точность (соответствие сказанного коммуникативному намерению говорящего), o фонетическая чистота, o богатство (разнообразие используемых грамматических и лексических конструкций); o общие черты и языковые особенности научного стиля речи: 1. логическая последовательность изложения при помощи особых синтаксических конструкций (сложные предложения с придаточными причины, условия, следствия; предложения с вводными словами); 2. обобщенность, отвлеченность (абстрагирование) – отбор слов (преобладание им.сущ., общенаучных слов, им.сущ. с абстрактным значением, конкретные сущ.в обобщенном значении, страдательные обороты); 3. неличная манера изложения; 4. объективность (изложение разных точек зрения на проблему); 5. аргументированность содержания (доказательность, насыщенность фактической информацией); 6. ясность изложения, однозначность высказываний (строгий отбор, точность языковых средств, однозначность словоупотребления, использование терминов, слов с абстрактным значением, общеупотребительных и общенаучных слов). 7. Сжатость при насыщенности содержания.
· Дополнительные условия выполнения проекта (презентации) · представление задания к сроку; · использование при выработке решений рекомендуемых (обя­зательных) приемов, методов; · учет ограничений, оговоренных при описании заданий;

Приложение 2

Качественные характеристики оценки тезисов

Компетенция профессионального общения участников	Проявление компетенции профессионального общения
Интерактивный компонент   ü техническая грамотность и эстетика оформления тезисов ü учет целевой аудитории ü актуальность проблемы
Перцептивный компонент ü осознанный отбор перспективных направлений научных исследований для определенной сферы профессиональной деятельности.
Коммуникативный компонент ü способность проявлять коммуникативные качества речи: o грамматическая правильность, o логичность, o точность (соответствие сказанного коммуникативному намерению говорящего), o богатство (разнообразие используемых грамматических и лексических конструкций); o общие черты и языковые особенности научного стиля речи: 1. логическая последовательность изложения при помощи особых синтаксических конструкций (сложные предложения с придаточными причины, условия, следствия; предложения с вводными словами); 2. обобщенность, отвлеченность (абстрагирование) – отбор слов (преобладание им.сущ., общенаучных слов, им.сущ. с абстрактным значением, конкретные сущ.в обобщенном значении, страдательные обороты); 3. неличная манера изложения; 4. объективность (изложение разных точек зрения на проблему); 5. аргументированность содержания (доказательность, насыщенность фактической информацией); 6. ясность изложения, однозначность высказываний (строгий отбор, точность языковых средств, однозначность словоупотребления, использование терминов, слов с абстрактным значением, общеупотребительных и общенаучных слов). 7. Сжатость при насыщенности содержания.