Процесс составления отчета

Так же, как и при написании письма, первое, о чем вы должны подумать, приступая к работе над отчетом, это:

• кто будет его читать?
• что он/она уже знает об этой теме?
• каковы цели отчета (я хочу продать, убедить и т. д.) Можно поразмышлять над тем, почему вас попросили составить отчет:
• являетесь ли вы специалистом в этой области?
• вы лучше всех в организации пишете отчеты?
• вас попросили потому, что вы оказались "под рукой"?

СТРУКТУРА

Рекомендуется следующее:

• титульный лист;
• содержание;
• краткое содержание;
• введение;
• полученные данные;
• заключение;
• рекомендации;
• приложения, ссылки на источники, справочные материалы, библиография
• алфавитный указатель

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

Должен включать:

• название
• имя автора
• информацию о том, для кого подготовлен отчет
• дату выхода отчета
• при необходимости — номер отчета

СОДЕРЖАНИЕ

И следовательно перечисляется и нумеруется по порядку с учетом сносок.

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ

Краткое резюме всего отчета, включая рекомендации.

ВВЕДЕНИЕ

Из него читатель узнает общую идею отчета, и оно должно включать:

• имя человека, поручившего написание отчета;
• имя человека, выполнившего исследовательскую работу;
• цель отчета;
• перечисление источников информации;
• краткую предысторию темы отчета;

ПОЛУЧЕННЫЕ ДАННЫЕ (ОСНОВНОЙ ТЕКСТ)

Это раздел отчета, представляющий собственно информацию. На основе записей, сделанных ранее, подробно изложите информацию языком, доступным для понимания. Чтобы текст интереснее и легче читался, дайте каждой новой теме подзаголовок и соответственно пронумеруйте получившиеся отдельные абзацы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В этом разделе вы обобщаете все полученные данные и, как предполагает заглавие, "приходите к заключению". Здесь вы демонстрируете, что выводы являются вашими собственными, полученными в результате исследований, предшествующих отчету.

РЕКОМЕНДАЦИИ

В этом разделе вы предлагаете читателю свое решение проблемы. Основанные на полученных данных и выводах отчета, ваши рекомендации являются действиями, которые, по вашему мнению, необходимо предпринять. Рекомендации не должны содержать профессиональных терминов.

Рекомендаций может быть одна или несколько. Составьте их список. Если мероприятия должны быть проведены конкретными лицами, назовите их и определите время выполнения мероприятий и составления отчета.

Так же, как и при написании письма, очень важен эмоциональный тон отчета! Вы даете рекомендации, поэтому, пытаясь заручиться поддержкой или получить одобрение, будьте доброжелательны!

"Исходя из сделанных выводов о…. Я могу порекомендовать… "

ПРИЛОЖЕНИЯ

Сюда может входить:

• глоссарий технических терминов, используемых в отчете;
• список сокращений;
• список литературы, на которую ссылается автор;
• дополнительные сведения, важные для отчета;
• благодарность тем, кто внес свой вклад в составление отчета;
• справки: дополнительный материал, использованный в отчете, который обычно трудно найти;
• библиография: источники информации — книги и т.п.

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

Может использоваться в том случае, если отчет очень большой по объему. Так же, как и при написании письма, следует придерживаться следующих правил:

• Точности;
• Краткости;
• Ясности.

Будьте готовы взять на себя ответственность за составленный отчет и пользуйтесь лексикой, доступной и понятной читателю.

ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ

Учитесь говорить по телефону приятным и интересным голосом. Это не обязательно должен быть ваш "повседневный" голос. Отвечая на звонок, вам необходимо дать понять звонящему, что ему рады. Представьтесь и назовите свой отдел. Спросите имя звонящего — нам всем приятно услышать звук собственного имени!

Отвечая на звонок, поприветствуйте звонящего словами "Доброе утро/день" и, представившись, спросите: "Чем я могу вам помочь?"

Слушайте внимательно, делайте пометки в блокноте, который всегда должен вместе с авторучкой находиться у телефона и использоваться исключительно для телефонных сообщений. Записывайте сообщения как можно более подробно. Это позволит вам, прежде чем приниматься за дело, согласовать со звонящим все детали.

Помните, что вы можете стать "отправным пунктом" налаживания контакта с вашей организацией:

• отвечайте на звонки незамедлительно;
• всегда представляйтесь;
• обращайтесь к позвонившему по имени;
• контролируйте ход разговора соответствующими вопросами;

Успешное общение укрепит как вашу личную репутацию, так и представит в самом выгодном свете вашу организацию.

3.Заключение

В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения, что не позволяет нам прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент.

Ни один человек из сферы бизнеса и предпринимательства в настоящее время не может избегнуть процесса общения с собственным персоналом своей фирмы и торговыми партнерами, с представителями властей, работниками правовых или судебных органов, с агентами или контрагентами, что требует определенных навыков и знаний из области психологии делового общения.

Умение правильно и адекватно вести себя во время делового общения – одно из основных составляющих успеха делового человека и руководителя. Умение бесконфликтно и продуктивно провести этот процесс является одним из самых необходимым качеств для того, кто хочет достичь успеха в деловой сфере.