Организационно-психологические барьеры'. 2 страница
месяц обсуждались на специально созываемых совещаниях у генерального директора. Так действовал, например, канал обратной связи по отклонениям на Пермском и Уфимском телефонных заводах (автор лично участвовал в его организации). Интересно, что в первые два-три месяца поступали сигналы только о личных проблемах работников. Однако через некоторое время стал возрастать удельный вес предложений о том, как совершенствовать те или иные звенья и зоны управления. На Вологодском оптико-механическом заводе также была создана похожая система социальной организации коммуникаций, но направлялась она из отдела кадров при беседе с поступающими и увольняющимися работниками. Все причины текучести кадров тщательно изучались по подразделениям, анализировались, и сводные данные направлялись генеральному директору как материал для проведения целевых открытых совещаний по совершенствованию зон управления.
В практике управления зарубежных фирм эти методы социальной организации коммуникаций также находят применение, особенно там, где высок уровень организационной культуры управления поведением, или там, где необходимо сформировать преданность работников фирме.
Формирование коммуникаций через стимуляцию обратных связей в конечном счете дает большой инновационный эффект, если устранить те организационные преграды, которые мешают работникам свободно общаться между собой.
Управленческая ситуация_______________________________
На одном из предприятий был укрупнен отдел разработки имитаторов для тренажеров, повышающих работоспособность персонала гидроэлектростанций. Структура одной из групп, в которой возникла напряженная ситуация по разработке проекта, представлена на рис. 15.5.
Главный конструктор — руководитель проекта — заболел и отсутствовал месяц. Группы лишились научного руководства, так как именно он разрабатывал общую схему проекта на компьютерной основе. Заведующий сектором выполнял только административные функции. Временное руководство группами взял на себя заведующий отделом, который не был компетентен в этой области. Техники, выполнявшие монтажные и графические работы, а также инженеры-разработчики оказались фактически пре^ доставлены самим себе. Но «обезглавленные» группы так перестроили свою работу, что их результативность труда за этот месяц возросла в 5 раз! Работники избавились от мелочной опеки и получили возможность трудиться в более широком творческом диапазоне, согласовывая свои решения между собой. Было налажено сотрудничество с техниками-исполнителями. Сократилось количество инстанций, по которым должна была осуществляться разработка, чтобы «дойти» до макета. В группах воз-
никли горизонтальные коммуникации в обе стороны (типа «мы») и стали развиваться отношения самоуправления. |
Рис. 15.5. Организационная структура управленческой зоны
Но когда вернулся главный конструктор, то все связи замкнул на себе. Однако его управленческая позиция была уже сильно поколеблена прямыми контактами групп. Прежний вертикальный коридор коммуникаций уже не срабатывал, а к новым коммуникациям типа «мы» он не мог адаптировать свой стиль руководства. Попытка управлять по-старому сразу же удлинила рабочий процесс. Тогда заведующий отделом провел небольшой эксперимент: отправил главного конструктора в командировку на две недели. Результативность труда групп снова возросла, и разработка изделия была почти завершена. Вернувшийся из командировки главный конструктор был поставлен в ситуацию, когда не управленческие, а инновационные коммуникации решили и судьбу проекта, и его собственную судьбу: он перешел работать в другое подразделение.
Эта ситуация убеждает в том, что возможно формирование такой системы управления инновационными коммуникациями, которая в самонастраивающемся режиме могла бы работать на перспективу, а не только при возникновении опасных ситуаций. Отсюда и возникла идея создать на предприятии такую инновационную программу, ю-торая помогала бы накапливать банк инициативных предложений с опережением рыночных потребностей, чтобы необходимые инициативы всегда были в запасе. Это работало на ту ресурсную концепцию управления, которая теперь могла целостно воплэтиться в жизнь предприятия. Но здесь нужно было преодолеть многие психолэгиче-ские барьеры. Любая инновационная программа реализуется проти-
J воречиво, так как осуществляется работниками с разным уровнем подготовки к нововведениям и широкодиапазонной реакцией на реорганизации: от инициаторов до консерваторов.
В отечественной практике разработка инновационных программ поиска внутренних ресурсов осуществлялись на многих предприятиях, причем не уступая зарубежным аналогам. Одна из таких про-! грамм, которая была внедрена и оказалась эффективной, может служить образцом и для других фирм, разрабатывающих маркетинговую концепцию управления изготовления новых и новейших товаров.
Классическая инновационная программа, которая может войти в теорию отечественного менеджмента, была разработана в 1980-х гг. директором одного из приборостроительных заводов В.И. Угаровым как средство формирования интереса каждого работника к общезаводским делам. Она действовала на основе стимуляции всех инициативных предложений «снизу»: ни одно из них не могло пропасть. Сбор и оценка инициатив «снизу вверх» стали главным на-• правлением инновационной деятельности всего управленческого персонала.
В формировании системы инновационных управленческих коммуникаций были глубоко продуманы организационно-поощрительные формы и методы стимуляции инициативного и ответст-енного делового поведения. На предприятии была создана система аводских советов под девизом: «Прогрессивная мысль — производ-тву!» (ПМП). На нижнем уровне управления существовали пер-ичные советы ПМП (бригады, участки, бюро), которые раз в неде-ю рассматривали все поступающие предложения непосредственно рабочих мест. На среднем уровне управления 3—4 раза в месяц ценивались те предложения, которые не могли быть решены пер-ичными (низовыми) советами. Здесь работали советы ПМП цехов цеховых служб, которые отсеивали инициативы по принципу кпости, выгодности и оперативности внедрения на местах. Те ициативы, которые не могли быть использованы на этом уровне, ередавались на «верхний этаж» управления, где действовали с такой е периодичностью большие советы ПМП (централизованных служб, аводоуправления). Контролировал это непрерывное движение инициатив сам директор, являясь председателем головного совета ПМП.
Каждый инновационный уровень такой разветвленной сети коммуникаций различался по весомости решаемых задач, видению актуальных направлений, возможности внедрения, степени контроля, срокам отдачи. У директора накапливался банк инициатив, которые можно было соотносить в различных сочетаниях, комбинируя те или иные оптимальные варианты в зависимости от решаемых организа-
ционных, производственных и сбытовых задач. На этой основе стала формироваться инновационная стратегия управления.
.Система ПМП создавалась на предприятии на протяжении пяти лет, так как по существу была революционной в противовес административно-командной системе управления. Она была внедрена, что само по себе уже было подвигом ее авторов, разработчиков и организаторов. Основными ее организационными принципами были следующие: подотчетность советов ПМП снизу доверху; конкретность формулировки проблем с точным адресом исполнения; учет поданных, принятых и внедренных предложений; расчет оценочных коэффициентов по этим критериям. Экономическая основа мотивации работников формировалась в результате введения оценочных коэффициентов.
1. Коэффициент участия в подаче предложения с начала кален
дарного года:
где Cj — численность работников, подавших предложения; С — общая численность работников подразделения.
2. Коэффициент полезности предложений:
где 111 — количество принятых предложений; П — количество поданных предложений.
3. Коэффициент оперативности внедрения принятых предложений:
где— количество внедренных предложений;
— количество принятых предложений.
4. Коэффициент экономической эффективности предложений
на одного работника:
где Э — экономический эффект;
С — общая численность подразделений.
Все коэффициенты, принимающие значения от 0 до 1, т.е. от минимума до максимума, рассчитывались к пятому числу каждого месяца. Тем самым управленческий труд руководителя оценивался не только по производственным показателям, но и по умению формировать инновационные коммуникации с различными эффектами во времени: ежемесячными, ежеквартальными, полугодовыми и годовыми. Не все руководители выдержали давление таких коэффициентов. Некоторые стали увольняться. Но зато оставшиеся были преданы системе ПМП.
Экономическая мотивация работников — их внутренний отклик на стимулы — успешно сочеталась с организационными формами работы по упорядочению этой системы. Это проявлялось в постоянных беседах руководящего персонала предприятия с работниками, в постановке им задач по преодолению возникающих проблем, в широком обсуждении в подразделениях результатов творческого поиска, в регулярных отчетах советов ПМП, в постоянном обмене опытом между подразделениями, в проведении регулярных научно-практических конференций. Организация дела была поставлена так, что каждый работник знал судьбу своего предложения, поскольку все они отслеживались еженедельно на «экранах» совершенствования работ. На этом «экране» — информационном табло — руководители того или иного уровня совета ПМП фиксировали следующее: сколько предложений подано, принято и внедрено за неделю, за месяц, с начала года; каковы показатели по четырем оценочным коэффициентам (месячные, квартальные, полугодовые, годовые); где возникают проблемы, которые надо решать. Информационное табло наглядно, гласно и просто демонстрировало признание заслуг работников. Тем самым система ПМП сформировала такую организационную культуру управления деловым поведением, которая может быть образцом для развивающихся фирм. Ее суть заключалась в создании творческой атмосферы поиска, где работники черпали уверенность в своих силах, зная, что ни одно их предложение не останется без внимания руководства. Каждого из них информировали о движении его инициативы. Все были осведомлены о деятельности своих руководителей и имели возможность оценивать ее в соответствии со своими предложениями.
Эта система инновационных коммуникаций повышала качество управленческих решений, обеспечивала их своевременность, предупреждала о возможных потерях, обучала персонал методам и приемам «расшитая узких мест». Успех во многом зависел еще и от того, в какой мере руководители могли переориентироваться на инновационный стиль руководства, поскольку система формировала личность руководи-теля-инноватора, отбраковывая тех, кто не мог в нее «вписаться».
В одной из учебных групп руководителей среднего звена управления (слушателей семинара) был проведен экспертный опрос с целью выявления изменений в стиле руководства при внедрении системы инновационных коммуникаций. После подробного ознакомления с тем, как она функционирует, слушатели были объединены в три экспертные группы, представившие через определенное время свои решения трудностей, которые необходимо преодолеть при ее внедрении, т.е. они дали анализ среды, изменяющей стиль руководства. В этом эксперименте наиболее интересно мнение руководителей о том, как действует эта система для формирования прямых и обратных инновационных коммуникаций.
Экспертная группа № 1. Система стимулирует демократизм, уважение к мнению работников, усиливает помощь инициаторам со стороны коллектива, обеспечивает много мероприятий для роста инициатив, организует постоянную работу по подведению итогов, ориентирует на интенсификацию работ по повышению качества, не может превратиться в формализм. В этой среде и формируется тип руководителя-новатора.
Экспертная группа № 2. Система поощряет развитие демократизма, создает условия для планомерности, определяя целенаправленность в работе руководителя, плотно включает руководителя в коллектив, формирует многообразие его оценок, требует от него своевременного поощрения работников, заботы о повышении квалификации инженерно-технических работников, о полном использовании творческого потенциала коллектива.
Экспертная группа № 3. Система демократизирует методы управления, отметая формализм, пробуждает реальное уважение к мнению работников, повышает ответственность за принятие и реализацию управленческих решений, формирует справедливость и точность оценок, ориентирует на основательность проведения кадровой политики, становится детищем руководителя, если начинает давать социально-экономический эффект, а сам руководитель совершенствуется в ее динамическом механизме, особенно при сопоставлении своих успехов с успехами коллектива.
Эти мнения экспертов в целом отразили ту атмосферу «обратных связей», которые актуализирует система управления поиском резервов. Именно включенность и вовлеченность руководителей подразделений и служб завода в эту систему изменяет характер управленческих отношений и их содержание. С точки зрения директора завода это проявилось в следующем:
• более четко формулируются права и обязанности работающих перед предприятием, коллективом, каждым сотрудником;
• Создаются условия, исключающие любые проявления бюрократизма;
• четче соблюдается регламент выполнения отдельных мероприятий и работ, особенно связанных с взаимоотношениями в коллективе;
• ведется эффективная борьба с попытками переложить ответственность в принятии решений на других;
• вырабатывается чувство, что руководитель призван постоянно помогать тем, кто занят непосредственно на производстве;
• критика воспринимается как помощь в работе;
• налаживается непрерывный обмен информацией;
• принимаются более продуманные управленческие решения, которые обеспечиваются надежностью потоков информации;
• организуются творческие дни, в которые руководители полу
чают специально подобранную для них литературу для само
образования.
В этой системе стиль руководства уже во многом определяется апробацией идей, где руководитель из администратора-функционера преобразуется в лидера: особенности руководства и лидерства переплетаются. Его контроль делового поведения работников становится общим, а не детальным. Но и сам он оказывается более деловым, так как система не терпит пустословия и сразу выявляет формальное отношение руководителя к своим обязанностям. Эта система не воспринимается руководителями как какая-то перегрузка их управленческого труда, а как нормальное явление, при котором руководитель может по-настоящему проявить свой профессионализм. В самом деле, она стимулирует его тщательно разрабатывать программу многогранного делового сотрудничества, точно определяя конечные цели (ближайшие, промежуточные, перспективные), дисциплинирует, требуя от него точного выполнения обязательств и обещаний, а также творческого подхода к своему управленческому труду. Главное, в чем раскрывается руководитель как личность нового типа, — организация таких условий, где каждый был бы заинтересован и в собственном творчестве, и в совместном творческом сотрудничестве. Именно это и стимулирует разнообразные проявления шщциативно-ответственного делового поведения.
Так формируется организационная культура управления инновационными коммуникациями, которую можно контролировать по определенным показателям, заданным именно системой ПМП. Эти показатели и были применены при разработке специализированной деловой игры «Перспектива», проведенной с управленческими звеньями высшего руководства одной из крупных фирм. Изначальная концепция деловой ансамблевой игры была развернута как процесс, где руководителям нужно было осмыслить, от чего необходимо уйти и к чему прийти, чтобы сформировать первичный задел организационной культуры управления. Классифицированы следующие этапы этого процесса:
• от одиночных инициатив — к массовому творческому поиску;
• от частного решения проблем — к их комплексному решению;
• от эпизодических поисков нового — к универсальности их поиска;
• от разрозненных усилий — к их сопряженности в оценке и использовании инициатив;
• от некачественной и разлаженной информации — к целенаправленному обмену адресной информацией;
• от «зависания» инициатив — к взаимовыгодному обмену ими с деловыми партнерами;
• от узости видения проблем — к масштабности их охвата;
• от спонтанных проявлений инициатив — к непрерывному упорядоченному их стимулированию;
• от формального участия работников в управлении — к их реальному участию в инновационных управленческих коммуникациях;
• от единичных несистематизированных случаев обучения — к постоянному обучению на решении конкретных проблем.
Это и есть инновационный потенциал организации.
Система ПМП требует времени, чтобы быть успешно внедренной в отечественных крупных фирмах. Она не только не уступает зарубежным аналогам (например, японским «кружкам качества»), но и во многом превосходит их своей разветвленностью, созданием совокупного творческого потенциала и реальным участием в управлении всех работников. Она является блестящим Подтверждением того, что только ресурсная концепция управления, воплощенная в практику предприятия, способна творить чудеса. В сравнении с ней как-то меркнут многие концепции зарубежного менеджмента, которые ищут пути актуализации психологического фактора производства.
Резюме
Процесс нововведений в организации характеризуется возникновением «силовых полей», которые отражают те или иные особенности поэтапного внедрения изменений. Существует шесть типов поведения работников: инноваторы, сторонники, колеблющиеся, нейтралисты, скептики, консерваторы, которые и определяют разнообразие диспозиций каждого этапа.
Силовые поля нововведений отражаются в сознании в форме психологических барьеров, которые могут проявляться в том или ином поведении руководителей и работников. Эти психологические барьеры обусловлены определенными причинами и в первую очередь — ошибками руководителей-инноваторов.
Для того чтобы в фирме создавалась постоянная инновационная среда, необходимо организовать самонастраивающиеся инновационные коммуникации. Они должны обеспечивать постоянно воспроизводящиеся инициативные предложения. Банк таких инициатив дает возможность быстро реагировать на изменения внешней среды, являясь гарантом конкурентоспособности фирмы.
Контрольные вопросы
1. Как можно сконструировать «силовые поля» нововведений в организации?
2. Какие типы поведения возникают в инновационном процессе?
3. В чем проявляется объективное противоречие между инновационным и стабилизационным процессами в фирме?
4. Какими могут быть поэтапные стратегии поведения главы фирмы по отношению к конкурентам?
5. Какие причины порождают те или иные психологические барьеры к нововведениям?
6. Каковы причины конфликтных ситуаций в матричных структурах управления?
Как можно организовать инновационные управленческие коммуникации по отклонениям?
Как могут проявляться спонтанные коммуникации в инновационных ситуациях?
Основные понятия
«Силовые поля» нововведения
Диспозиции инновационной ситуации
«Силовые линии» нововведений
Кризисная ситуация
Стратегии поведения
Причины психологических барьеров
Устойчивость психологических барьеров
Интенсивность психологических барьеров
Переживания инновационной ситуации
Инновационные коммуникации
Критерии оценки инновационного поведения
Тема 1 6. Сотрудничество в управлении организацией
Фундаментальным признаком всех процессов управления поведением работников в организации является сотрудничество. Оно возникает как необходимость преодолеть психофизиологические и функциональные ограничения, которые присущи каждому работнику, поэтому специализация труда предполагает и его корректирование в определенную систему взаимодополняющих функций. Люди вынуждены сотрудничать между собой в групповом и межгрупповом взаимодействии, но этот процесс должен стать управляемым.
16.1. Балансировка сотрудничества в организации
Любая организация представляет собой двуединство формализованных и персонализованных отношений. Первые складываются как трансформация личных отношений в служебные, отражая основное требование: обеспечение общей цели усилиями всех и каждого. Вторые развиваются как трансформация служебных отношений в личные, которые зачастую доминируют над служебными. Балансировка этих отношений так, чтобы они стали взаимодополняемыми, считается главным организационным эффектом управления. Поэтому сотрудничество есть интегральная характеристика организационного поведения. Показателями сотрудничества являются результативность (насколько достигнута общая цель), эффективность (насколько она оптимально достигнута), осмысленность (как это можно было сделать совместными усилиями) и этичность (какие средства были задействованы для достижения цели и на основе каких норм поведения).
Сотрудничество развивается в многочисленных «деловых связках» руководителей, специалистов, вспомогательных работников как внутри организации, так и вне ее на основе полуформальных отношений, где служебные и личные интересы определенным образом совпадают. Такие отношения возникают и «сверху» — на уровне высшей администрации, и «снизу» — как спонтанная необходимость согласовывать различные интересы в пересекающихся направлениях работ. Эти точки пересечения и составляют «сетку сотрудничества», без которой организация может погибнуть.
Эффективное сотрудничество — это решение «стыковых» проблем, которые могут нарастать, но могут разрешаться вовремя и даже на опережение. Его организация является прерогативой главы фирмы и высшей администрации, где и отрабатываются различные модели сотрудничества «внутри» организации. Эти модели во многом зависят от того, насколько организовано сотрудничество «вовне»: с местной администрацией, с поставщиками, деловыми парт-
нерами, заказчиками и даже с некоторыми конкурентами. Бывают ситуации, когда глава фирмы и его команда забегают вперед, создавая такую рыночную среду, которая непосильна для работы в организации. У них возникает много дополнительных проблем, особенно на «стыках» подразделений. Они не готовы освоить за короткое время то, что от них требуется, ибо возрастающие объемы деловых контактов превышают их возможности. Тем самым согласование интересов «сверху» и «вовне» приводит к рассогласованию интересов «изнутри» и «снизу», когда создается скрытая или открытая оппозиция рыночной политике главы фирмы и его команде, поэтому сотрудничество «сверху» и «вовне» предполагает организацию сотрудничества «изнутри» и «снизу».
Сотрудничество — продукт эффективного организационного управления в системе сдержек и противовесов, где балансировка различных интересов должностных лиц оказывается главной задачей руководителя организации. И оказывается, что в нем одни заинтересованы больше, другие меньше, а третьи вообще не заинтересованы. В таких случаях необходим посредник — полномочный вышестоящий руководитель.
Управленческая ситуация_______________________________
В одной из торгово-закупочных фирм отделу маркетинга стало трудно взаимодействовать с тремя отделами сбыта, которые работали самостоятельно — каждый по своему плану. Директор маркетинговой службы определял потребность 'рынка в новых товарах и давал рекомендации отделу закупок, руководитель которого формировал заказы поставщикам на новые товары. Они завозились через какое-то время на склад, а директор сбытовых подразделений должен был организовывать их продажи через эти три отдела. Но не все товары продавались так, как прогнозировал директор маркетинговой службы. Он считал, что менеджеры отделов сбыта виноваты в том, что новый товар «плохо продается», а те обвиняли в этом руководителя службы маркетинга. Проблема была вынесена на совет директоров, где посредническую функцию взял на себя президент — владелец фирмы. Он не нашел ничего лучшего, как объявить выговор директору маркетинговой службы и оштрафовать директора по сбыту, и тогда оба топ-менеджера сели за стол переговоров.
Посредничество вышестоящего руководителя оказалось со знаком «минус», что парадоксальным образом привело к поискам вариантов сотрудничества двух служб. Ситуация на время разрешилась в тактике взаимных уступок: «Вы ограничиваете заказы новых товаров, не особенно забегая вперед, а мы прилагаем большие усилия для их продвижения на старых и новых рынках». Но как выяснилось, менеджеры по продажам не были в этом заинтересованы, поскольку от них требовались дополнительные усилия, а так как партии нового товара были небольшими, то их процент от сделок оказывался незначительным. Больше всех в сотрудничестве был заинтересован директор маркетинговой службы, по-
скольку отчитывался перед президентом за обоснованность избранной наступательной стратегии, которая в условиях усиливающейся конкуренции была, по его мнению, наиболее приемлемой, хотя менее прибыльной.
Из этой ситуации можно сделать вывод, что устойчивость фирмы к внешним воздействиям в значительной степени зависит от того, как организовано ее внутрифирменное сотрудничество, особенно на уровне ключевых топ-менеджеров.
Это можно изобразить на квадрограмме (рис. 16.1).
Рис. 16.1. Модель взаимозависимости«внешние проблемы — внутренние проблемы»
В каждой организации, особенно коммерческой, существует определенная среда сотрудничества, которая помогает или мешает ее развитию. Но главным феноменом, определяющим сотрудничество, является компетентность работников в решении профессиональных и социально-психологических проблем на своем уровне. Например, у некоторых руководителей есть полномочия и решительность их применять, но недостает компетентности, что является сдерживающим фактором в налаживании сотрудничества. Могут быть четыре типичные поведенческие ситуации, когда приходится сталкиваться с некомпетентностью руководителей. Во-первых, их поведение оказывается отстраненным от тех ситуаций, где недостаточная компетентность может поставить их самих в компрометирующую ситуацию. Во-вторых, решение какой-либо
проблемы может быть передано в очень упрощенной форме работникам, которые могут выполнить задание также упрощенно. В-третьих, ее решение может приниматься самим руководителем, а если он не разбирается в проблеме, то решение может быть ошибочным. В-четвертых, руководитель, нуждающийся в компетентных решениях, может сам оказаться заложником некомпетентности своих коллег. Если сотрудничество оказывается в некомпетентной или малокомпетентной среде, оно само становится внутренней угрозой фирме.
В объяснении феномена сотрудничества как главной характеристики организационного поведения можно выделить шесть психологических установок индивидуального сознания.
Ригористическая установка обычно проявляется как требование поступать в соответствии со своими обязанностями, записанными в должностной инструкции или же зафиксированными в другом специфическом инструктивном документе. Это могут быть и просто требования, которые формируются на основе предыдущих контактов работника в определенных «деловых связках», т.е. он обязан это делать по должности. При организации совместного дела взаимные ожидания работников перерастают в определенные требования, если в конце концов не оправдываются. Зачастую работник возмущается, если тот, от кого зависит решение, халатно относится к своим обязанностям, причем такие высказывания адресуются к работнику, занимающему более низшую ступеньку в служебной иерархии. Но бывает и прямо противоположный тип ригористического поведения. Так, финансисты, юристы, кадровики, оказывающие постоянные услуги другим сотрудникам в фирме, зачастую считают своим долгом оказывать им опережающую помощь. Они чувствуют себя незаменимыми и практически навязывают свою помощь («Я должен!»), и их, действительно, «рвут на части».
Конвенциалистская установка проявляется как результат взаимных договоренностей участников, оформленных в определенный документ (контракт о найме, договор аренды, торговый договор и др.). От участников переговоров ожидается, что они будут поступать в соответствии с теми положениями, которые зафиксированы в документе и под которым поставлены их подписи. Нарушение договорных положений грозит тем, кто это сделал, различными санкциями. Претензии к нарушителю договора, могут быть предъявлены в форме административных требований, судебных исков и личных претензий, вплоть до расправ. В последнем случае служебное поведение становится криминальным даже при справедливости претензий. Идеально организационное поведение на конвенциалистской основе проявляется как партнерское, где стороны уважают достигнутые соглашения и стремятся быть надежными.