Рекомендації стосовно проведення співбесіди
Тема: АНАЛІЗ РЕЗЮМЕ
Резюме –це письмовий документ, що складається у довільній формі і містить інформацію про освіту, навчання, професійний досвід, біографічні дані кандидата на посаду.
Аналіз резюме має дві мети.
По-перше – провести попередній відсів кандидатів і виявити найбільш перспективних кандидатів, які будуть запрошені на співбесіду.
По-друге – сформулювати питання стосовно досвіду, знань, біографічних даних кандидата, котрі потребують уточнення під час співбесіди.
Резюме – це перше знайомство менеджера з персоналу з кандидатом, яке може багато про що розказати, але, з іншого боку, значення цього документу не треба перебільшувати, оскільки:
· кандидат вказує ті факти, що свідчать на його користь, оминаючи негативну інформацію;
· резюме не завжди складаються самостійно, можливо кандидатові хтось допомагав його підготувати;
· не завжди найкращий кандидат має найкраще резюме.
Досвідчений менеджер з персоналу звертає увагу на такі елементи резюме (табл. ):
Таблиця.
Аналіз резюме кандидата
| Елемент резюме | Інформаційна значимість |
| Який вуз закінчив і яку успішність продемонстрував | Характеризує загальний рівень фахової підготовки. Різні вузи мають різний рейтинг для роботодавця. Гарні оцінки часто (хоч і не завжди) свідчать про здібності до навчання і відповідальність. |
| Тривалість роботи на одному місці | Якщо кандидат часто змінює місця роботи, то існує значна вірогідність, що він не затримається і в даній організації. |
| Зміна роботи з підвищенням | Вказує на амбітність, прагнення до професійного просування. |
| Співвідношення «вік кандидата» – «рівень посади» | Говорить про те, наскільки швидко кандидат піднімається кар’єрними щаблями, який має рівень очікувань. |
| Наскільки детально представлена інформація про освіту і досвід | Детальний, розгорнутий опис свідчить про професіоналізм. Якщо професійні обов’язки кандидата на попередньому місці роботи були простими і одноманітними, навряд чи йому вдасться багато про них написати. |
| Використання професійної термінології | Свідчить про більш кваліфікованого кандидата. Люди з невеликим досвідом роботи використовують просту, загальновживану лексику. |
| Інформація про хоббі | Характеризує сферу мотивації. Треба звернути особливу увагу, якщо кандидат має незвичні, дорогі, або часозатратні хоббі. |
| Зовнішній вигляд резюме | Цікаво і нестандартно оформлене резюме говорить щонайменше про те, що кандидат не пожалів зусиль і часу на його написання. Це може свідчити про його бажання отримати цю посаду, і в певній мірі – про навички самоорганізації і креативність. |
| Граматичні помилки, поганий стиль викладення | Свідчать про погані письмові комунікації, що може стати обмеженням для певних професій (секретар, менеджер по роботі з клієнтами, викладач, тощо). |
| Великі перерви в роботі, суперечності, неточності в датах | Їх причини мають бути з’ясовані під час співбесіди. |
На основі резюме відсіюють тих кандидатів, котрі однозначно не відповідають вимогам посади (такі завжди трапляються, оскільки деякі кандидати надсилають резюме «про всяк випадок», не дуже вчитуючись у перелік вимог). Підходящі кандидати запрошуються на відбіркові співбесіди.
Типи відбіркових співбесід
Співбесіда – це спеціально організована розмова представника організації (інтерв’юєра) з кандидатом, що має на меті виявити рівень відповідності кандидата вимогам до посади (або моделі компетенцій) і загально-організаційним вимогам.
Співбесіди при прийомі на роботу почали широко застосовувати ще на початку минулого століття.
При неструктурованій співбесіді кандидатам не обов’язково задаються однакові питання, розмова відбувається в довільній формі, без попередньо розробленого плану. Неструктуровану співбесіду можна проводити при закритті початкових посад, або у випадку, коли не очікується великого числа претендентів. Неструктуровану співбесіду проводять також на більш пізніх етапах відбору, коли кандидат зустрічається з лінійним менеджером і керівником підрозділу.
Для більшості посад рекомендується спочатку провести структуровану співбесідуз менеджером підрозділу людських ресурсів. У цьому випадку інтерв’юєр має заздалегідь розроблену схему опитування з заготовленими питаннями, які задаються в однаковій послідовності всім кандидатам на вакантну посаду. Структурована співбесіда, таким чином, майже виключає імпровізацію і відхилення від теми, які характерні для неструктурованих співбесід, а тому дозволяє отримувати порівнювану інформацію про всіх кандидатів.
Підготовка до структурованої співбесіди передбачає розробку питань і встановлення їх послідовності.
Узагальнена класифікація питань співбесіди наведена на 
Питання, які інтерв’юєр має підгототувати заздалегідь, за своїм призначенням поділяються на три групи.
Допоміжні – спрямовані на створення доброзичливої атмосфери на початку співбесіди, уточнення відповідей кандидата, переходу від однієї теми до іншої в процесі співвбесіди. Відповіді кандидата на ці питання не несуть значимої інформації і не фіксуються (хоча інтрев’юєр може звернути увагу на особливості комунікативного стилю кандидата, швидкість його пристосування до нової обстановки, міміку, жести, тощо).
Інформаційні – спрямовані на отримання тієї інформації, яка безпосередньо не стосується компетенції кандидата, але може суттєво впливати на рішення про найм. Інформаційні питання допомагають з’ясувати позиції сторін стосовно умов роботи, прийнятних для кандидата (зарплата і компенсаційний пакет, строки початку роботи, графік роботи, відрядження, тощо), причому оцінка кандидата не менш важлива, ніж інтерв’юєра.
До інформаційних відносяться і питання, що стосуються певних неточностей чи «прогалин» в резюме.
Ключові– спрямовані на визначення: 1) компетенцій кандидата, які необхідно оцінити на відповідність моделі компетенцій чи вимогам до вакантної посади, 2) особистих якостей кандидата, які необхідно оцінити на відповідність загальноорганізаційним вимогам.
Часто до підготовки питань стосовно компетенцій долучають досвідчених фахівців чи лінійних менеджерів. Вони ж допомагають провести градації (в балах) ймовірних відповідей кандидатів і розробляють інструкцію щодо методики оцінювання.
Відповіді на ключові питання представляють головний інтерес для інтерв’юєра і часто є вирішальними для прийняття рішення про найм.
Найбільш інформативними є ключові питання таких видів:
а) питання, що стосуються минулої поведінки кандидата,
б) ситуаційні питання,
в) проективні питання.
Форми питань
При підготовці до співбесіди необхідно враховувати не тільки зміст, але й форму питань. Найбільш поширені форми питань, які використовують під час співбесіди, такі:
Закриті - це питання, що мають одну відповідь, наприклад: «Якою була тема Вашої магістерської роботи?». Закриті питання застосовують на початку співбесіди, а також для уточнення відповідей на інші питання.
Альтернативні – питання, що вимагають вибору з двох альтернатив, наприклад: «Вам викладали курс інформатики?».
Відкриті –питання, що вимагають розгорнутої відповіді, дозволяють кандидату виявити свої професійні знання, погляди, комунікативні здібності. Наприклад: «Що вам більше всього подобається у Вашій роботі?».
На початку співбесіди рекомендується застосовувати закриті та альтернативні питання, поступово переходячи до відкритих. Ключові питання співбесіди є за формою переважно відкритими.
План співбесіди
Співбесіда, як правило, проводиться за таким планом:
Знайомство. Інтерв’юєру потрібно з самого початку задати правильний тон спілкування – доброзичливий і водночас діловий. Добре, якщо співбесіда проходить у спеціальній кімнаті, де ніщо не буде відволікати увагу співрозмовників.
Інтрев’юєр має повідомити кандидату якою буде загальна схема і тривалість їхньої зустрічі, які очікування має інтерв’юєр, коли кандидат зможе задати питання, тощо. Під час співбесіди інтерв’юєр повинен робити письмові нотатки, не покладаючись на пам'ять.
Блок допоміжних питань. Співбесіда починається з нейтральних питань, які дають можливість кандидату зняти першу напругу і вгамувати хвилювання. Наприклад: « Ви легко знайшли наш офіс?» , «Вам вже доводилося бувати у цьому районі?», тощо.
Короткий опис організації і вакантної посади. Інтерв’юєр надає стислий позитивний опис організації і місця вакантної посади в її структурі. Розказує які саме обов’язки має виконувати людина на цій посаді. Важливо представити посаду у вигідному світлі (але ні в якому разі не перебільшуючи!), щоб у кандидата склалося позитивне враження і бажання позмагатися за неї.
Іноді вже на цьому етапі з’ясовується, що кандидат мав зовсім інше уявлення про посаду і не зацікавлений її отримати, тому подальша співбесіда втрачає сенс.
Якщо кандидат після наданої інформації демонструє інтерес до вакансії, інтерв’юєр переходить до ключових і інформаційних питань.
Блок ключових і інформаційних питань. Ці питання задаються, щоб визначити рівень компетенцій кандидата, рівень відповідності загально- організаційним вимогам і умови, на яких він може зайняти вакантну посаду.Спочатку кандидату задають прості закриті питання, на які він може відповісти декількома словами чи фразами.
Потім переходять до більш складних відкритих питань, які потребують обдумування і розгорнутих відповідей. Ці питання розкривають який досвід і досягнення має кандидат, як він поводився в певних професійних ситуаціях, наскільки впевнено аргументує свої рішення, як володіє професійною лексикою.
Рекомендується стосовно кожної компетенції задавати не менше чотирьох питань. Найбільш інформативними є питання, що характеризують минулу поведінку кандидата, а також проективні питання. Слід уникати питань, на які у кандидата можуть бути підготовлені відповіді, оскільки їх інформативність вкрай низька.
Інтрев’юєр має приділяти увагу не тільки змісту відповідей, але й тій структурі і формі побудови фраз, яким кандидат надає перевагу. Досвідчені інтерв’юєри вдаються до методики лінгвістичного аналізу мови: парні оціночні параметри дозволяють зрозуміти пріоритети кандидата, мотиви, ставлення до різних сфер діяльності, визначити домінуючий стиль референцій (зовнішня, внутрішня чи змішана).
Блок питань кандидата. Інтерв’юєр має надати можливість кандидату з’ясувати ті питання, які в нього виникли в процесі співбесіди. Аналізуючи питання кандидата за тематикою і формою, можна отримати додаткові відомості стосовно поля його інтересів і потреб, оцінити наскільки адекватно він розуміє вимоги до посади і свою відповідність ним.
Як правило, всіх кандидатів цікавлять два питання: на який рівень зарплати вони можуть розраховувати і коли вони знатимуть про результати співбесіди.
Стосовно першого питання інтерв’юєр може дати конкретну відповідь, якщо рівень зарплати встановлений і її не будуть суттєво змінювати, або відкласти відповідь до того часу, коли буде прийматися рішення про найм. Інтерв’юєр може торкнутися (не вдаючись у деталі) діючої в організації системи компенсацій. В цьому відношенні важливо витримати міру – дати зрозуміти, що зусилля працівників організації достойно і справедливо винагороджуються, але не перейти до обіцянок, які потім буде важко виконати.
Стосовно наступних контактів з кандидатом найкраще вказати строк, протягом якого з ним зв’яжуться у разі зацікавленості організації. Відсутність контакту в зазначений строк означає відмову. При такій домовленості інтерв’юєр позбавляється зобов’язання контактувати з кандидатом, щоб повідомити йому неприємну інформацію про відмову (а тим більше обгрунтовувати своє рішення).
Кандидат може задавати незручні питання. Наприклад, він хоче знати, чи сподобалася його кандидатура і чи є в нього шанси отримати посаду. Іноді кандидат просить прокоментувати наскільки вдало він себе поводив на співбесіді і в чому інтрев’юєр бачить його слабкі сторони (такі питання характерні для кандидатів з невеликим досвідом співбесід або невпевнених у собі).
Досвідчений інтерв’юєр має утриматися від оцінок. Необхідно дати нейтральну відповідь, оскільки втягнувшись в обговорення інтерв’юєр ризикує або образити кандидата, або навпаки, вселити в нього невиправдані надії. Не варто забувати, що інтерв’юєр – офіційний представник своєї організації, і його професіоналізм під час проведення співбесіди багато в чому визначає імідж організації як роботодавця.
Завершенняспівбесіди. Має бути позитивним і оптимістичним. Інтерв’юєр не повинен показувати, що спілкування з кандидатом його втомило чи виснажило (хоча дуже часто так і буває). Навіть якщо кандидат вже ніколи не буде у цьому офісі, у нього має залишитися гарне враження про зустріч.
Рекомендації стосовно проведення співбесіди
Не секрет, що чим більш досвідчений інтерв’юєр, тим більше важливої інформації про кандидата він зможе отримати під час співбесіди. Для того, щоб підвищити інформативність співбесіди, необхідно дотримуватися наступних рекомендацій:
· Створити доброзичливу атмосферу, яка дозволить кандидатові «розкритися».
· Слідувати попередньо розробленому плану співбесіди, не дозволяти кандидату заволодіти ініціативою і відхилитися від курсу.
· Утримуватися від імпровізації, не змінювати заготовлені питання, щоб мати можливість порівняти відповіді різних кандидатів.
· Не просити кандидатів описати себе, чи назвати свої позитивні і негативні риси: кандидатові, котрий прагне сформувати гарне враження про себе, неможливо залишатися об’єктивним.
· Робити акцент на відкритих питаннях, що стосуються попереднього досвіду кандидата, ситуативних і проективних питаннях, число закритих питань звести до мінімуму.
· Не покладатися на свою інтуїцію, не намагатися «читати думки» кандидата і не поспішати з оцінками.
· Не покладатися на свою пам'ять, робити нотатки під час співбесіди.
· Не затягувати співбесіду. Максимальна тривалість співбесіди – півтори години, оптимальна – 50-60 хвилин. Якщо залишилось багато нез’ясованих питань – краще перенести їх на наступний раз.