Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления рег­ламентирующих документов и правил

Тема: ВНУТРЕННЕЕ СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ В КОМПАНИИ

Почему у компании возникает необходимость в проведении слу­жебного расследования?

Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления рег­ламентирующих документов и правил

Для некоторых людей достичь успеха важнее, чем быть честным.

Психологи уверяют, что у подавляющего большинства честность имеет свою цену. Многие размышляют об обстоятельст­вах, возможно заставивших нас пойти на мошенничество: голодные дети, больные родители. Абрахам Линкольн однажды вышвырнул из кабинета человека, предложившего ему огромную взятку. Когда его спросили, чем это он так выведен из себя, Линкольн ответил: «У каж­дого есть своя цена, а он подобрался слишком близко к моей!»

Почему у компании возникает необходимость в проведении слу­жебного расследования?Исследования показали, что 30% всего на­селения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т. е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда не стоит — ведут себя по обстоятельст­вам) и лишь 40% всегда честны. В России эта статистика усугубля­ется политической и экономической нестабильностью.

Доля нарушений в сфере обеспечения социальных и политичес­ких прав граждан составляет 30%. Практически повсеместно с нару­шением закона заключаются договоры и контракты; известны много­численные случаи незаконного увольнения и наказания рабочих и служащих. Не выдерживаются гарантии трудовых прав женщин и подростков. С помощью прокуроров нашли законное разрешение 25,4 тыс. гражданских дел о восстановлении на работе. 14,4 тыс. пре­ступивших закон работодателей привлечены к дисциплинарной и ад­министративной ответственности. Ежегодно получают травмы до 300 тыс. человек на производстве, из которых 6 тыс. — со смертель­ным исходом. Исследование организационных культур ряда компа­ний выявило неуверенность сотрудников компаний в завтрашнем дне, в значительной степени связанную как с личной неувереннос­тью, так и с положением компании.

В результате во взаимоотношениях работодателя и работника не­редко возникают ситуации, при которых работодатель начинает по­дозревать служащего в махинациях, мошенничестве, воровстве. Но, следуя практике «не выносить сор из избы», предпочитает уволить мошенника «по собственному желанию». Процент работодателей, же­лающих судиться с проворовавшимся работником, ничтожен. При­чин несколько: при судебных разбирательствах может пострадать имидж компании (особенно если речь идет о топ-менеджере или ру­ководителе); необходимо нести определенные материальные и вре­менные издержки, само разбирательство — косвенной доказательст­во неблагополучной кадровой политики руководства, неумения грамотно управлять персоналом и контролировать его работу. Прак­тика подобного «умалчивания» рождает ощущение безнаказанности у мошенника, создает предпосылки для продолжения хищений при трудоустройстве в другой компании. Альтернатива этой ситуации — проведение внутреннего служебного расследования и вынесение на этой основе решения об увольнении и информировании правоохра­нительных органов. Однако действующее российское законодатель­ство почти ничего не говорит, какие действия вправе совершать лица, расследующие факт совершения мошенничества или дисциплинар­ного проступка, какие документы при этом должны составляться. Можно ли обыскать самого сотрудника и его рабочее место без его согласия, вправе ли администрация проводить допрос и задержание, какие экспертизы и медицинские освидетельствования законные, а какие нет? В каких случаях администрация вправе по собственной инициативе отстранить от работы замеченных в различных наруше­ниях бухгалтеров, кассиров, менеджеров, и как документально это должно быть отражено? Незаслуженно мало внимания уделяется проблемам справедливости расследования. Достаточно часто внут­ренние служебные расследования поручаются HR-менеджерам, кото­рые основываются лишь на своей интуиции при полном отсутствии регламентирующих нормативных документов для решения кон­фликтных ситуации в компании. Как правило, отсутствуют и мето­дики специального обучения проведению служебных расследований.

Правила проведения расследования должны опираться на не­сколько основных постулатов.

Чтобы стать реальным инструментом решения проблем безопаснос­ти компании, внутреннее служебное расследование должно быть соот­ветствующим образом регламентировано; основные положения его — проработаны и доведены до каждого работника. Сотрудники должны быть уверены, что компания не допустит огульных обвинений и несправедливых преследований, дискриминационных целей и необосно­ванных решений. Такая уверенность рождает преданность персонала ипозволяет компании справиться со многими кадровыми рисками. Регламентирующие документы должны быть исчерпывающе полны­ми, т. е. исключать ситуацию, при которой работник может сослаться на то, что его действия или поступок не приведены в списке недопу­стимых. В них должна быть четко установлена ответственность слу­жащего за совершенные действия, а также за подачу заведомо ложных заявлений. По своему содержанию эти регламенты — локальные нор­мативные правовые акты, содержащие важнейшие информационно-нормативные положения, принятые в компании. Они могут быть обоб­щены в специальной книге для персонала, описывающей порядок приема на работу, увольнения, аттестации, рассмотрения трудовых спо­ров, виды и размер компенсаций работникам, предотвращение дис­криминации, рабочее время, дисциплина труда, охрана здоровья, ох­рана собственности фирмы, охрана коммерческой тайны, этические нормы поведения, виды и условия социального страхования и т. п.

Основные мероприятия на этапе разработки и закрепления рег­ламентирующих документов и правил:

1) разработка регламентирующих документов по соблюдению норм деловой этики, предупреждению конфликтов и процедурам их расследования;

2) доведение данных регламентирующих документов до исполни­телей всех уровней;

3) внедрение твердых регламентов, обязывающих потерпевших и свидетелей немедленно сообщать обо всех ситуациях нарушений установленных правил; внедрение разнообразных механизмов ин­формирования;

4) проведение тренингов для работников компании с целью отра­ботать и закрепить механизмы распознавания нарушения норм искорейшего доведения информации до менеджера;

5) проведения тренингов для менеджеров и руководителей ком­пании по организации и проведению внутреннего служебного рас­следования.

Общая схема проведения внутреннего служебного расследования в компании представлена на рис. 1.

Представим себе, что событие, подпадающее под действие норм внутреннего служебного расследования, произошло. Компания обя­зана письменно сообщить работникуо возбуждении против него дисциплинарного дела, сообщив суть выдвигаемых против него об­винений.

Следующий этап — назначение расследующего(или расследую­щих). Основные требования при этом:

1) отсутствие у назначенного сотрудника (сотрудников) личной заинтересованности в результатах расследования, личной симпатии или антипатии к сотруднику, в отношении которого проводиться служебное расследование;

2) знание назначенными работниками регламентирующих норм и внутрикорпоративных правил проведения и самой процедуры рас­следования, а также норм трудового права, местного и федерального законодательства;

3) знание основ психологии и законов, регулирующих организа­ционное поведение сотрудников, мотивацию персонала и важнейшие тактики разрешения конфликтов;

4) способность занять твердую позицию при проведении рассле­дования и противостоять внешним попыткам повлиять на ход рас­следования;

5) наличие авторитета назначенных работников у сотрудников компании.

Если за совершенный дисциплинарный поступок работник может быть уволен, его дело рассматривается руководителем департамента. Лучше, если служебное расследование проводит не один человек, а комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель системы безопасности. Необходимо придать правовой статус данной комиссии и ее действиям, закрепив данные положения приказом по организации. В данном приказе сле­дует отразить и права членов комиссии, такие как требовать объясне­ния (в том числе письменные) с сотрудников, снимать копии с доку­ментов, привлекать к работе в комиссии иных сотрудников предприятия.

Внутреннее служебное расследование носит, как правило, конфи­денциальный закрытый характер.На начальном этапе расследова­ния конфиденциальность нужна, чтобы обеспечить непредвзятость результатов опросов и не допустить распространение слухов и спле­тен. Это позволит сохранить результаты расследования в тайне в случае невиновности подозреваемого, т. е. сохранить его доброе имя и репутацию компании. С другой стороны, руководство компа­нии может принять решение сделать расследование и его результаты открытыми и показательными для профилактики подобных наруше­ний в будущем.

Один из важнейших вопросов практики внутреннего расследова­ния (в абсолютном большинстве случаев игнорирующимся в наших организациях) — право подозреваемого на защитника.Если в суде это право регулируется автоматически, то в рамках компании при проведении расследования администрация должна специально ого­варивать это право и обеспечивать право присутствия представителя подозреваемого на встречах, проводимых с целью выяснения обстоя­тельств происшествия. Таким представителем может выступать юрист компании, адвокат подозреваемого, неформальный лидер кол­лектива. Если подозреваемый — член профсоюза, такого представи­теля может рекомендовать профессиональный союз. Если работник не смог пригласить этих лиц, он вправе попросить об откладывании рассмотрения его дела до пяти рабочих дней. Представитель не име­ет права мешать проведению дознания, отвечать на вопросы вместо подозреваемого или заставлять его не отвечать на вопросы. Однако он имеет право узнать относящиеся к делу факты и рекомендовать заслушать других свидетелей, помогая тем самым подозреваемому. Его задача — помочь работнику оправдаться. Практика проведения внутреннего расследования не должна лишать работника права на за­щиту.

Перед проведением расследования комиссия должна четко по­нять суть случившегося, что произошло, каковы причины и послед­ствия этого события, какого рода информация необходима и где ее найти.

Этап проведения расследованияначинается с опроса пострадав­шего, обвиняемого, свидетелей, изучения всех имеющихся версий происшествия, а также предыстории произошедших событий. Самое важное требование этого этапа — оперативность получения показа­ний участников, свидетелей, а также документов, подтверждающих нарушение. Виновный всегда стремится скрыть улики и провести психологическую обработку людей, которые были свидетелями про­исшествия. Объяснения с участников и свидетелей необходимо брать в письменной форме, а если есть возможность, несколько раз с разрывом по времени. Это позволит закрепить полученную инфор­мацию, облегчит обработку информации, а в случае ложных свидетельствований — выявить это по несостыковкам в деталях.

В ходе расследования могут производиться ревизии, проверки до­кументов, замеры и т. п. Во всех случаях у всех участников расследо­вания должны быть взяты объяснения. Важно убедить их, что любая утечка информации — это нарушение регламентов компании, кото­рая может вызвать распространение нежелательных слухов и домыс­лов, способных помешать процессу расследования. Сотрудникам, проводящим расследование, также необходимо воздержаться от нео­сторожных заявлений и комментариев до конца расследования.

Внутреннее расследование предполагает добровольное призна­ние работника.Все сотрудники обязаны содействовать компании в проведении расследования и отвечать на все относящиеся к делу вопросы прямо и откровенно, вне зависимости от того, обвиняемые они или свидетели. Отказ отвечать на вопросы и содействовать рас­следованию расценивается как нарушение субординации, могущее повлечь за собой дисциплинарное наказание. Задержание сотрудни­ка в помещении на длительное время против его воли под угрозой применения силы или ареста на основании не вполне достаточных улик является незаконным и может вызвать последующий иск об умышленном причинении морального вреда. Однако возникает во­прос: кто и как должен оценивать эту степень достаточности улик, поскольку совершенно очевидно, что у работника и работодателя на этот счет могут быть противоположные мнения.

Современная практика служебных расследований в крупнейших российских торговых центрах показывает: случаи наиболее частого их проведения — воровство товаров со склада или из торгового зала продавцами, кассирами, охранниками, работниками клиринговых компаний. В большинстве расследуемых случаев наблюдается сговор нескольких сотрудников, поскольку одному работнику с этой зада­чей не справиться. Такой сговор затрудняет проведение расследова­ния. Поэтому не случайно крупнейшие супермаркеты и торговые центры держат штат внутренних детективов. Под видом покупателей они работают в зале и ведут наблюдение за покупателями и сотруд­никами компании.

Другой важнейший источник, с помощью которого проводится рас­следование и доказательство виновности нарушителя, — записи ви­деокамер. Устанавливать их рекомендуется в торговом зале и на всех выходах из него. Отсутствие видеокамер на служебных выходах из торгового зала и склада в магазине одной из известнейших компаний по продаже спортивных товаров привело к тому, что сотрудниками вместе с руководителем подразделения были украдены товары на сум­му несколько сотен тысяч долларов. Виновников нашли, но полно­стью вернуть деньги за реализованный краденый товар так и не смогли.

Внутреннее служебное расследование не исключает возможности привлечения к его проведению внешних специалистов по безопасно­сти. Во многих случаях такое привлечение — единственное средство установить истину. Для профессиональной проверки документации и финансовой отчетности можно использовать аудиторов из ауди­торских компаний, с которыми работает фирма. Полезным (особен­но при раскрытии сложных мошеннических схем и увода денег за ру­беж) является привлечение к расследованию консультантов — аналитиков из консалтинговых компаний по безопасности. В их рас­поряжении находятся средства, позволяющие осуществить всесто­роннюю проверку подозреваемого, его финансовых ресурсов, круп­ных покупок, не соответствующих реальному заработку, наличие подозрительных контактов, выявление различных зависимостей и т. п. Специалисты могут провести профессиональное исследование подозреваемого с использованием «детектора лжи», если подозрева­емый — один из руководителей компании.

На этапе принятия решениянеобходимо дать четкий ответ на во­прос: можно ли на основании полученных в ходе расследования фактов сделать однозначный вывод о виновности подозреваемого? Прежде чем предпринимать какие-либо административные меры в отноше­нии сотрудника, компания должна быть уверена, что эти действия соответствуют нормам юридической практики и убедительности со­бранных доказательств. К сожалению, в российской практике нет нормативов в отношении того, каков должен быть уровень доказа­тельств вины подозреваемого для вынесения ему приговора. Компа­ния в праве придерживаться высшего уровня доказательств вины — 99,99% вины (вне всяких сомнений), но может стоять на позициях среднего уровня —75% вины (убедительное доказательство) или низшего уровня сбора доказательств —51% (преобладание улик). Присутствует и практика бездоказательного принуждения работни­ка к увольнению. Росту лояльности персонала компании и сплочен­ности коллектива будет способствовать высший стандарт проведе­ния расследования, гарантирующий справедливость наказания и непредвзятость оценок.

Статьей 76 Трудового кодекса РФ оговариваются условия отст­ранения сотрудника от работы:возникновение у работодателя в си­лу тех или иных причин сомнений в возможности качественного и безопасного исполнения работником своих трудовых обязанностей (если он в состоянии алкогольного, наркотического или токсическо­го опьянения, не прошел инструктаж по технике безопасности и обя­зательный медосмотр, имеет медицинские противопоказания для данной работы) либо отстраняется от работы по требованию органов и должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. Подозрение в незакон­ных действиях и мошенничестве, согласно ТК РФ, к таким условиям не относятся. Следовательно, в период проведения служебного рас­следования сотрудник не может быть отстранен от работы или под­вергаться временному задержанию. Более того, работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Поэтому во избе­жание подобных проблем компании предпочитают привлекать про­винившихся к материальной или дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения либо уволить по п. 6 или 7 ст. 81 ТК РФ по мо­тиву утраты к нему доверия со стороны работодателя. С другой сто­роны, выбор такой формы, как служебное расследование, говорит о недостаточной уверенности работодателя в виновности служащего. Поэтому, применив столь радикальные меры, можно потерять пре­данного работника.

Результаты служебного расследованияоформляются справкой, рапортом, докладной запиской или устным докладом руководителю. Рассмотрев материалы расследования, он вправе:

• вообще не реагировать на проступок, признав подозреваемого невиновным;

• ограничиться напоминанием о необходимости выполнять обя­занности;

• вынести устное (за мелкое нарушение дисциплины, хранится в личном деле шесть месяцев, теряет силу и удаляется), письменное (за повторное мелкое или серьезное нарушение, действует девять ме­сяцев) или последнее письменное (за повторные нарушения или се­рьезный первый проступок, действует 12 месяцев) предупреждение;

• вынести замечание;

• дать строгое указание;

• направить материал на рассмотрение в общественные организа­ции (суды чести, профсоюзный комитет, студенческий совет);

• вынести выговор;

• направить материалы вышестоящему руководителю;

• временно отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ);

• направить материалы в правовые органы;

• уволить по соответствующим основаниям (ст. 81 ТК РФ).

К экстраординарной дисциплинарной санкции относится уволь­нение без предупреждения и без выплаты выходного пособия. Такая санкция применяется к серьезным нарушениям: кража, обман, фаль­сификация документов, разглашение конфиденциальной информа­ции, отказ выполнять законное распоряжение руководителя, насиль­ственные действия против сослуживцев, взятки от клиентов и т. п.

Дисциплинарное слушание стенографируется, стенограмма хра­нится в личном деле работника, а копия передается ему. Работник вправе обжаловать вынесенную против него дисциплинарную санк­цию, направив жалобу в кадровую службу в течение пяти дней после вынесения взыскания. Апелляция рассматривается руководителем кадровой службы, и его решение в письменном виде сообщается ра­ботнику. Это решение завершает дисциплинарную процедуру.

Важно использовать состоявшееся расследование и его результа­ты для профилактики будущих правонарушений сотрудников.С этой целью необходимо:

1) довести до участников и объяснить результаты расследования. Очень важным является чувство справедливости принятого реше­ния. Особенно подробно следует разъяснить результаты расследова­ния и принятое решение виновному сотруднику;

2) мера наказания должна соответствовать тяжести совершенного проступка. Следует учитывать и смягчающие вину обстоятельства (возраст, неопытность, совершение проступка впервые, искреннее рас­каянье и т. п.);

3) даже если расследование закончилось безрезультатно, следует довести до обвиняемого позицию компании в области решения по­добных расследований и наказания нарушителей для профилактики нарушений в будущем.

Конкретизация дисциплинарные проступков и регламентация наказаний за них исходя из четко расписанной и справедливой про­цедуры внутреннего служебного расследования призваны усилить чувство ответственности сотрудников и повысить их лояльность к компании, стоящей на позиции защиты их интересов.

КЕЙС.

НЕПРОСТЫЕ ВОПРОСЫ СОТРУДНИКОВ

Представьте, что вы менеджер по персоналу одной из крупней­ших международных корпорации и сотрудники этой корпорации об­ращаются к вам с рядом вопросов, приводимых ниже. Как лучше от­ветить на эти вопросы, с тем чтобы поднять трудовую мотивацию работников? (Вопросы взяты из «Деловых норм» одной из междуна­родных компаний.)

1. Я несу ответственность за безопасность при найме сотрудников че­рез внешние агентства по трудоустройству. Во время отпуска я получил подарок от одного из этих агентств. Могу ли я оставить его у себя?

2.В мой отдел недавно взяли на работу инженера из одной из конку­рирующих с нами компаний. Можно ли использовать ее как источник ин­формации о конкуренте, например о планах конкурента по созданию но­вой продукции?

3. У нас с супругом небольшое дело в области графического искусст­ва. То, что я делаю в связи с этим бизнесом, никак не связано с моей ра­ботой в нашей компании. Я уверена, что смогу доставить компании пре­восходную продукцию по сниженной цене. Могу ли я одновременно быть сотрудником нашей компании и продавцом?

4. Могу ли я продавать продукцию или услуги, разработкой которых занимаюсь в свое свободное время?

5. Как я могу понять; является ли информация конфиденциальной, если она не отмечается как таковая?

6. У меня дома произошел несчастный случай, могу ли я пользовать­ся телефоном компании или должен найти платный телефон?

7. Могу ли я сообщить о предполагаемых или фактических нарушени­ях закона или других областей этики бизнеса, не называя себя?