Порядок заполнения граф раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при внесении записи о приеме на работу по совместительству

Наименование реквизита	Что необходимо указать
Графа 1 «№ записи»	Порядковый номер записи, вносимый в раздел «Сведения о работе». Согласно п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер
Графа 2 «Дата/число/месяц/год»	Указывается дата приема на работу. Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным). Каждый элемент даты (число, месяц и год) записывается в отдельной подграфе графы 2
Графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»	Делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При внесении записи о работе на условиях внешнего совместительства необходимо указать наименование работодателя
Графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»	Наименование документа, на основании которого внесена запись о работе по совместительству, со ссылкой на его дату и номер. Записи производятся без каких-либо сокращений (п.11 Правил ведения и хранения трудовых книжек), не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение». При внесении записи о приеме на работу на условиях внешнего совместительства необходимо указать наименование работодателя, издавшего документ (приказ, распоряжение и т.п.), на основании которого внесена запись

Образцы внесения записей в трудовую книжку работника по основному месту работы и о работе по совместительству будут рассмотрены на семинаре.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами ведения и хранения трудовых книжек порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В соответствии с пунктами 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек с целью учета трудовых книжек в организациях кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При внесении в трудовую книжку записи о приеме на работу производится регистрация трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образцы заполнения этой книги будут рассмотрены на семинаре).

Открытие личной карточки. На работника, принятого на работу, открывается личная карточка (по форме № Т-1), которая является основным документом системы учета персонала.

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Личная карточка составляется в одном экземпляре на лицо, принятое на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Заполнение личной карточки (форма № Т-2) производится сотрудником отдела кадров (менеджером по персоналу) на сотрудников всех категорий при их приеме на работу.

Информация заносится в личную карточку работника на основании следующих документов:

· приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а);

· паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

· трудовой книжки и/или иных документов, подтверждающих трудовой стаж;

· страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

· свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

· документов воинского учета:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для лиц, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для лиц, подлежащих призыву на военную службу;

· документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (например, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения) – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

· других документов, предусмотренных законодательством, подтверждающих правильность записей в личной карточке работника.

При заполнении строк и граф, по которым сведения документально не могут быть подтверждены, необходимые данные заносятся в личную карточку (форма № Т-2) со слов самого работника (см. постановление Госкомстата России 05.01.2004 № 1).

Действие первое. Открытие личной карточки и внесение в нее общих сведений о работнике. Общие сведения о работнике вносятся в личную карточку сотрудником отдела кадров (менеджером по персоналу).