Управление деловым общением

Управление общением — это многообразные формы и ме­тоды управления взаимодействием людей.В процессе делово­го общения благодаря установившимся контактам происходит вос­приятие людьми каких-то сведений, настроений, распространение или пресечение слухов, поддержка или развенчание источника ин­формации. Вполне понятно, что все деловые люди должны вла­деть техникой живого контакта, как на индивидуальном, так и на коллективном уровне, а также умением обращаться со словом.

При общении происходит взаимодействие, по меньшей мере, двух личностей, общение — вид самостоятельной человеческой деятельности, и атрибут других ее видов. Деловое общение — важ­нейший фактор не только становления и самосовершенствования работника, но и его духовного и физического здоровья. Кроме того, общение — универсальный способ познания других людей, их внутреннего мира. Благодаря деловому общению работник приоб­ретает свой неповторимый набор личностно-деловых качеств.

Деловое общение выполняет многообразные функции,главны­ми из которых являются:

• организация совместной деятельности;

• формирование и развитие межличностных отношений;

• познание людьми друг друга.

Все это невозможно осуществить без коммуникативной техни­ки общения, степень владения которой является самым главным критерием профессиональной пригодности работника кадровой службы. Иными словами, работник кадровой службы, как профес­сионал, должен уметь:

• формулировать цели и задачи общения;

• организовывать общение;

• разбирать жалобы и заявления;

• владеть навыками и приемами, тактикой и стратегией общения;

• вести переговоры, управлять деловым совещанием;

• предупреждать конфликты и разрешать их;

• доказывать и обосновывать, аргументировать и убеждать, достигать согласия, вести беседу, дискуссию, диалог, спор;

• осуществлять психотерапию, снимать стресс, чувство страха у собеседника, управлять его поведением.

Существуют социально-психологические методы управления общением: заражение, внушение, подражание, убеждение, мода, принуждение.

Заражение— это бессознательное, стихийное принятие лич­ностью определенного психологического состояния.

Внушение— это активное воздействие одного субъекта на дру­гого. Внушение происходит при условиях авторитетности источ­ника внушения, доверия к источнику внушения, отсутствия сопро­тивления внушающему воздействию.

Подражание— это воспроизводство одним человеком опреде­ленных образцов поведения, манеры говорить и т. п. другого че­ловека. Самое массовое проявление подражания — следование моде,и особенно неосмысленное копирование манеры одеваться, говорить и держать себя наподобие всевозможных кумиров в мо­лодежной среде.

Убеждение— это целенаправленное воздействие, оказываемое с целью трансформировать взгляды одного человека в систему _: воззрений другого, является главным методом воздействия на сознательную сферу личности. Его назначение — активизация мышления личности при усвоении информации, формирование у нее убежденности.

Метод убеждения воздействует и на обыденное, и на теорети­ческое сознание. На уровне обыденного сознания в результате это­го воздействия образуется понимание. В этом мыслительном об­разовании присутствуют представления о чем-то, вера в предлагаемую информацию. Все это носит упрощенно-познавательный характер. Только тогда, когда личность преодолеет горизонты обы­денного понимания и поднимется до основательного содержатель­ного познания какого-то явления, в ее сознании начнут складывать­ся убеждения, т. е. собственная позиция.

Убеждение редко применяется как отдельный метод воздей­ствия на людей. Оно постоянно взаимодействует с подражанием и внушением. Отличие между этими понятиями состоит в том, что убеждение предполагает сознательное понимание людьми адресу­емой им информации, а подражание и внушение рассчитаны на неосмысленное восприятие ими этой информации в силу автори­тета выступающего, настроя аудитории, под давлением обществен­ного мнения, личной ценностной ориентации. Подобный психо­логический эффект воздействия можно наблюдать при прослуши­вании лекций, проведении массовых театральных, спортивных мероприятий. Ярким примером результативности подражания и внушения являются такие явления, как мода и слухи.

Применение метода подражания основывается на склонности людей к групповым психологическим состояниям. Еще Аристотель говорил, что люди отличаются от других живых существ тем, что в высшей степени склонны к подражанию, и первые познания человек приобретает посредством подражания. На последнее хо­телось бы обратить внимание. Подражание как сознательное или бессознательное имитирование чьих-то действий, манеры поведе­ния и мышления, широко распространено в жизни, в том числе и деловой практике.

Более сложным является метод внушения. Это приведение пу­тем слова или каким-то другим способом в определенное психо­логическое состояние (настроение, впечатление, действия) друго­го лица при отвлечении его волевого внимания и сосредоточения.

Отличие внушения от подражания состоит в том, что при под­ражании достижение цели обеспечивается наглядной выразительностью источника информации или повышенной привлекательно­стью исходящей от него информации. Здесь эффект образа — ос­нова восприятия информации. А при внушении достижение цели определяется непосредственным эмоциональным воздействием, главный заряд которого несет слово.

Принуждениепо сравнению с предыдущими методами — это наиболее насильственный метод воздействия на людей, так как предполагает стремление заставить человека вести себя вопреки его желанию и убеждениям. В основе принуждения лежит страх перед наказанием и другими нежелательными для индивида по­следствиями. Этически принуждение может быть оправдано в исключительных случаях, в частности, если дело доходит до на­рушения правопорядка или установленных в обществе моральных норм.

В общении убеждение, внушение, подражание и принуждение применяются как взаимосвязанная система методов. Руководитель призван умело их использовать во время проведения рабочих со­браний, различных публичных встреч, совещаний.

Как бы ни был профессионально подготовлен руководитель, он обязан постоянно совершенствовать свою технологию общения с людьми, как на массовом, так и на индивидуальном уровне. Най­ти свой стиль в общении с людьми — важное условие успеха. На­зовем факторы, влияющие на выбор стиля общения.

Во-первых, состав аудитории. Здесь полезно принимать во вни­мание все то, что характеризует ее культурно-образовательные, национальные, возрастные, психологические и профессиональные качества. Различные аудитории предполагают специфические под­ходы к достижению наилучшего коммуникационного воздействия.

Во-вторых, содержание и характер материала выступления. Например, в выступлении, в котором рассматриваются актуальные вопросы профессиональной деятельности, недопустим авторитар­ный тон, безаппеляционность высказываний. Необходимо прояв­лять больше доверия к людям, советоваться с ними в процессе выступления. Здесь допустим доверительный обмен мнениями, открытое желание взаимно обогатиться знаниями — надежный ва­риант коммуникационного общения.

В-третьих, объективная самооценка выступающего своих личностно-деловых качеств, научной компетенции в тех проблемах, с которыми он вышел к людям. Важно не переоценивать и не занижать свою научно-экономическую и практическую подготовлен­ность. Следует самокритично оценить свои коммуникабельные качества. Выступающему следует серьезно задумываться над тех­никой общения, контролировать себя в процессе общения.

Существуют несколько видов делового общения: менторский — поучительный, назидательный; одухотворяющий — возвышающий людей, вселяющий в них веру в свои духовные силы и личност­ные качества; конфронтационный — вызывающий у людей жела­ние возражать, не соглашаться; информационный — ориентиро­ванный на передачу слушателям определенных сведений, восста­новление в их памяти каких-то знаний.

Следует стремиться всячески освободиться от менторского общения,остерегаться появления у руководителя ноток поучаю­щего общения. Не должно быть позы, какого-либо проявления своего интеллектуального превосходства над людьми, игнориро­вания их реакций на излагаемый материал.

Современные люди сдержанно относятся к информационно­му общению.Они хотят обмена мыслями, утверждения себя в на­учном понимании реальных факторов, выработки собственных убеждений. Не случайно сейчас популярно одухотворяющее об­щение.В его процессе люди проникаются достоинствами интел­лектуального общения. У них актуализируется потребность в со­вершенствовании своего духовного мира. Одухотворяющее обще­ние — наглядный показатель высокой культуры общения.

Конфронтационное общениев ряде случаев дидактически не­обходимо. Бывают пассивные аудитории или аудитории, которые, как говорят, ничем не удивишь. Бывают темы выступления, кото­рые не вызывают у людей по самым разным причинам живого интереса. Конфронтационная манера общения используется для активизации внимания людей, втягивая их в обсуждение пробле­мы, она наиболее предрасполагает к возникновению дискуссий, к противоборству различных точек зрения.

Выделяют следующие принципыделового общения:

• Принцип создания условий для выявления творческого по­тенциала и профессиональных знаний личности;

• Принцип полномочий и ответственности;

• Принцип поощрения и наказания;

• Принцип рационального использования рабочего времени.

В литературе приведено немало принципов и приемов использования рабочего времени. Отметим лишь принцип приоритетов и принцип Парето. Суть принципа приоритетов проста: распреде­лять дела в порядке их значимости и начинать с самого существен­ного. Согласно принципу итальянского экономиста В. Парето, в процессе работы за 20% расходуемого времени достигается 80% результатов, а за остальные 80% лишь 20% их.

На крупных и средних предприятиях функции управления де­ловым общением возложены на отделы трудовых отношений. Так, в АО «Москвич» в отделе трудовых отношений работает шесть человек (табл.4.1). В табл. 4.2 приводится оперограмма процесса управления общением в организации. Таблица 4.3 дает представ­ление об информационных связях отдела трудовых отношений с другими подразделениями организации в процессе управления трудовыми отношениями.

Таблица 4.1

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ОТДЕЛА ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

№ п/п	Должность	Количество
		Руководители	Специалисты	Другие служащие
	Менеджер по конфликтам — начальник отдела
	Менеджер по конфликтам — зам. начальника отдела
	Конфликтолог
	Психолог
	Социолог
	Секретарь
	Итого

Таблица 4.2

ОПЕРОГРАММА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕНИЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

№ п/п	Функции	Исполнители
		Нач. отдела	Зам. нач. отдела	Конфликтолог	Психолог	Социолог
	Проведение социологических опросов, социально - психологических исследований	Р	К	П	О,У	О,У
	Проведение лекций и семинаров в подразделениях	Р	к.о	У	У	У
	Обеспечение руководителей организации литературой по конфликтам	Р	К,0	П,У	п	п
	Информирование работников об общих рекомендациях по разрешению конфликтов через заводские СМИ	Р	к	О,У	У	У
	Информирование работников предприятия об их социальном и экономическом положении на текущий момент	Р	К,0	У	У	У,П

Условные обозначения:

О — отвечает за выполнение функций;

У — участвует в выполнении функции;

П — предоставляет необходимую информацию, исходные данные;

К — конфликтует;

Р — принимает решения.

Таблица 4.3

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВЯЗИ ОТДЕЛА ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ (ОТО)

(СОСТАВ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ)

Отправитель	Получатель	Документация
Юридический отдел	ОТО	Заключение, письменные и устные справки по правовым вопросам; исковые заявления и претензии по вопросам, подведомственным отделу; договоры для проработки и исполнения
ОТО	Юридический отдел	Справки, заключения, расчеты и др. подлинные документы или их копии для предъявления претензий, преддоговорных и имущественных исков и отзывов
Комиссии по трудовым спорам (КТС)	ОТО	Информация о поступающих к КТС жалобах и копии решения об их рассмотрении
ОТО	Комиссии по трудовым спорам	Письменные и устные справки по методологическим вопросам социологии, психологии, конфликтологии

Продолжение табл. 6

Профсоюзные комитеты	ОТО	Предложения по совместной подготовке и проведению лекций и семинаров в цехах и отделах
ОТО	Профсоюзные комитеты	Письменные и устные справки по методологическим вопросам социологии, психологии и конфликтологии
Отдел кадров	ОТО	Сведения о численности работников на предприятии и в подразделениях
ОТО	Цехи, отделы и др. подразделения организации	Анкетные и опросные листы
Цехи, отделы и др. подразде­ления организации	ОТО	Информация о социально-психологическом климате в коллективах, отношение к руководству организации и его подразделений, наличии недовольства и возможности конфликта

Контрольные вопросы к главе 4

1. Какие виды коммуникативных барьеров вы знаете? Како­вы причины их возникновения?

2. В чем сущность коммуникативной, интерактивной, перцеп­тивной сторон общения?

3. Какую роль играет обратная связь в деловом общении?

4. Какие общепринятые нравственные требования к обще­нию составляют основу коммуникативной культуры?

5. Какие личностные качества субъекта общения определя­ют уровень его коммуникативной культуры?

6. Развитие каких социально-психологических умений спо­собствует повышению уровня коммуникативной культуры?

7. В каких формах осуществляется деловое общение? Их особенности?

8. Сущность стиля общения. Какие факторы определяют стиль общения?

9. Какие методы используются в процессе делового общения для воздействия на партнеров?

10. Что такое управление деловым общением?

11. Назовите функции делового общения.

12. Раскройте сущность методов управления общением.

13. Охарактеризуйте виды делового общения работников в организации.

14. Раскройте сущность принципов делового общения.

15. Раскройте содержание деятельности подразделения орга­низации, осуществляющего функции управления деловым общением.