Организация и координация.

Для того, чтобы любая группа людей осуществляла совместную целенаправленную деятельность, их надо организовать. Это утверждение воспринималось людьми как аксиома с глубокой древности. Современная теория менеджмента имеет свой взгляд на понятие «организация».

Следует отметить, что слово «организация» и в теории управления, и в нашей книге имеет два абсолютно разных значения. Первое тождественно понятиям «предприятие», «компания», «фирма». Второе значение слова организация ― это одна из функций менеджмента, то есть составная часть управленческой деятельности. В данном параграфе именно в последнем значении оно и будет рассматриваться.

Организация ― это процесс расстановки во времени и пространстве ресурсов, а также определение способов их взаимодействия.

В понятии «организация» (организационная деятельность) теория управления выделяет три элемента:норма управляемости, формализация управления и структура управления.

Норма управляемости ― это определение числа работников, которыми один человек может управлять лично. Это вопрос далеко не праздный. Ведь если один человек руководит непосредственно слишком большим числом людей, он не сможет уделить каждому достаточное внимание. И управление окажется малоэффективным. А при малом количестве подчиненных руководитель будет недогружен.

Практика управления эмпирически (на основании продолжительного опыта) пришла к следующему. Один руководитель может уделить каждому подчиненному достаточно времени, если их будет не более десяти.

К пример, в войске знаменитого полководца Чингисхана управление строилось следующим образом. Боевую единицу ― «десятку» ― составляли 10 воинов. Один из них был ее командиром ― «десятником». Десять десяток составляли «сотню». Командовал ею «сотник» (через десятников). Десять сотен во главе с «тысячником» составляли «тысячу». Десять тысяч воинов назывались «темень», и командовал ими «темник».

Современная теория менеджмента норму управляемости определяет следующей формулой

НУ = 7 2.

Оптимальное число подчиненных у одного руководителя ― семь. Если характер работы простой, эту цифру можно увеличить на два (вместе с руководителем получится «десятка» Чингисхана). Если работа сложная, руководитель должен больше внимания уделять каждому из подчиненных. Поэтому их число следует уменьшить на одного-двух человек.

Формализация управления ― это установление взаимоотношения полномочий и ответственности между сотрудниками в письменной форме. Последнее может быть изложено в инструкциях, приказах, нормативах.

Линейная подотчетность работников и менеджеров называется «командной цепочкой». Линия властных полномочий от вышестоящего начальника к нижестоящему определяется как «скалярная цепь».

Формализация управления закрепляет властные полномочия не за личностью, а за должностью! Это принципиальный, ключевой момент. В этом смысл формализации.

Правда, за любым руководителем признается право «делегирования» части своих полномочий своим подчиненным. Однако это не снимает с него личной ответственности за надлежащие исполнение делегированных функций.

Структура управления ― это схема управленческой иерархии предприятия.

Структуры управления различают двух видов: высокие и плоские.

Высокие структуры имеют более трех ступеней управленческой иерархии. Их еще называют пирамидальными (см. схему № 4.4).

Схема № 4. Высокая структура управления

		1-й уровень ― президент фирмы 2-й уровень ― вице-президенты 3-й уровень ― руководители департаментов 4-й уровень ― руководители групп

Высокие структуры имеют ряд существенных недостатков: большая численность управленческого аппарата; перекладывание ответственности друг на друга; неоперативность в принятии решений; искажение содержания заданий при прохождении через управленческие уровни.

Плоские структуры управления это те, которые имеют лишь две-три ступени управленческой иерархии (см. схему № 4.5 ).

Схема № 5. Плоская структура управления

		1-й уровень ― директор 2-й уровень ― менеджеры

Плоские структуры избавлены от недостатков, отмеченных выше для пирамидальных структур. Возражения о том, что в случае болезни руководителя коллектив станет неуправляемым, легко снимаются. В этом случае его оперативные обязанности временно переходят к первому менеджеру. Современные средства связи позволяют безболезненно для управления отбывать директору фирмы в командировку.

Современная теория считает, что число уровней иерархии должно быть минимальным. Иными словами, плоские структуры управления значительно эффективнее высоких.

Следует, однако, отметить одну существенную деталь. Переход к плоским структурам управления возможен лишь в том случае, если фирма располагает высококвалифицированными менеджерами. В противном случае плоская структура окажется неэффективной.

Высокие структуры характеризуются централизацией власти. Все более-менее существенные решения принимаются на верхних уровнях иерархической лестницы. Плоские структуры связаны с децентрализацией власти. Значительная часть полномочий, прав в принятии решений делегированы на нижний уровень управления. Вот поэтому менеджеры нижнего уровня должны быть достаточно квалифицированы для того, чтобы эффективно использовать делегированную им власть.

Собственно организационная деятельность имеет свои особенности, закономерности, этапы. Ее алгоритм выглядит следующим образом:

1) формулирование целей фирмы и прогнозов развития;

2) постановка задач и определение видов деятельности;

3) распределение ресурсов в пространстве и времени (в динамике);

4) создание адекватной структуры как самой фирмы, так и управления ею без лишних уровней, но достаточный для решения поставленных задач;

5) распределение полномочий и конкретизация ответственности.

Какой бы квалифицированной ни была организационная деятельность, предусмотреть все на много шагов вперед невозможно. Поэтому по ходу действия постоянно возникает необходимость поправить, уточнить что-либо. И тогда организация (как функция) дополняется координацией.

Координация― это регулирование взаимодействия ресурсов в процессе достижения цели.

В деятельность по регулированию могут включаться следующие ресурсы: людские, материальные, финансовые, временные и т.д. Менеджер определяет «узкие» места и «усиливает» их кадрами, оборудованием, деньгами и др. Это может быть и просто предоставление дополнительного времени для решения поставленных задач, то есть координация временного ресурса.