Правила организаторской работы

Эти правила П.М. Керженцев сформулировал следующим образом [36]:

1. Ясно поставь себе цель. От цели зависит, что и как человек делает. Если изменяется цель — изменяется вся организационная работа. Сложная" работа может содержать не одну, а несколько целей: главную, основную и второстепенную. Главной цели нужно уделить особое внимание. Все участники работы должны понимать цель, которая поставлена перед их организацией (коллективом).

2. Составь ясный и точный план работы. Перед началом любой работы надо составить ее план работы. Для этого надо:

а) разделить работу на части;

б) выделить главную часть;

в) определить, в каком порядке следует выполнять отдельные части.

3. Установи, как будет идти работа. Установить, как объединить людей для выполнения намеченного плана, определив:

а) на какие части распадается организация;

б) кто ими руководит;

в) как связаны между собой части организации;

г) какую работу выполняет каждая часть организации.

4. Посмотри вокруг себя. Организатор не должен витать в облаках — он обязан найти и приспособить место для работы, разобраться в реальной обстановке.

5. Считайся с материалом, приспособь инструмент. Надо рассчитывать, какие инструменты и орудия будут использоваться при выполнении работы и по возможности заменять ручной труд машинным.

6. Все делай по порядку.Работу следует выполнить в определенной последовательности.

7. Делай все вовремя. Рядовой работник и организатор должны делать все вовремя, в срок. Но надо распределять не только время работы, но и время отдыха. Можно выделить несколько правил, как сберегать время:

а) не опаздывай и борись с опозданиями;

б) установи точные часы своей работы и отдыха. Весь день распредели по часам;

в) каждая минута ценна — успевай ее использовать для дела: почитай газету, проанализируй прочитанное, реши, что делать завтра;

г) давая поручения, всегда указывай срок их исполнения и следи за его соблюдением.

8. Подбери помощников. Организовать — значит сплотить людей и направить их на выполнение определенной работы. Организатор каждому найдет подходящую работу и определит его место. Человек чаще всего работает плохо оттого, что находится не на своем месте.

9. Передавай работу помощникам. Руководитель не должен вы­полнять незначительную работу. Можно определить пять основных функций организатора:

а) составление общего плана работы;

б) объединение людей для работы;

в) руководство работой;

г) согласование работы отдельных частей организации и деятельности отдельных работников;

д) контроль всей работы.

10.Возлагай ответственность на каждого подчиненного. Надо, чтобы работник знал, кому он подчиняется и от кого непосредственно получает приказание.

11.Ясно инструктируй — приказ должен быть ясен, краток, точен.

12.Больше учи, чем приказывай. Следует устраивать совещания, чтобы осведомить работников о результатах их деятельности, согласовать их работу, инициировать соревнования, создавать творческую атмосферу.

13.Веди учет работы и контролируй ее. Следует подсчитать результаты работы, подвести итог, позаботиться о предварительном контроле.

14.Организуй самого себя. Работать по плану, контролируя свою деятельность.

15.Помни об ответственности, контролируй себя.

Организующая роль руководителя делает определяющим в его работе применение организационно-распорядительных методов. Другие методы воздействия на подчиненных призваны их усилить и дополнить.

Многие руководители, особенно неопытные, сталкиваются с острой проблемой недостаточно эффективного исполнения их распоряжений. Отсюда неудовлетворенность работой, конфликты с подчиненными, снижение производительности и качества труда.

Однако плохое исполнение распоряжений — это вина не только подчиненных, но и самого руководителя.

Анализ литературы по управлению и новых условий деятельности руководителя трудового коллектива позволяют сформулировать некоторые положения, соблюдение которых сделает его распоряжение или поручение более весомым, имеющим больше шансов на своевременное выполнение.

Прежде всего любое распоряжение должно быть объективно необходимым? т.е. логически вытекать из сложившейся ситуа­ции, а не из честолюбивого стремления «власть употребить», сни­жающего авторитет руководителя.

Уважение к руководителю снижается и в тех случаях, если он отдает распоряжение, не задумываясь, выполнимо ли оно, созданы ли подчиненному все необходимые условия. Заведомо невыпол­нимое распоряжение убивает интерес к работе, лишает ее творческого содержания, не дает возможности человеку реализовать, проявить себя. Поэтому, отдавая распоряжение, руководитель дол­жен обеспечить подчиненному условия, необходимые для его выполнения, предоставить ему права, необходимые для выполнения этого поручения.

Очень важно, как уже говорилось, учитывать индивидуальные особенности подчиненного: например, проявить подчеркнутое внимание пожилому человеку, дать письменное распоряжение нерадивому и забывчивому работнику и т.д.

Распоряжение может быть не только невыполнимым, непосильным для работника, но и, наоборот, слишком простым, не требующим приложения творчества — в этом случае мотивация труда исполнителя тоже снизится.

Руководитель, убежденный в том, что его задача — принимать решения, а задача подчиненных — исполнять их, способствует возникновению у работников инертности, безынициативности. А ведь известно, что инициативность и самостоятельность не только ру­ководителя, но и работников, делает коллектив по-настоящему сильным, способным решать самые сложные задачи. Поэтому нужно всячески приветствовать самостоятельность и инициативный под­ход, отмечать даже самый маленький успех исполнителя.

В какой форме лучше отдавать распоряжение — приказной или вежливой? Если подчиненный добросовестно выполняет свою работу, то приказной тон руководителя обидит его, вызовет внут­ренний протест. Поручение в данном случае будет выполняться без энтузиазма. Если же распоряжение такому работнику будет отдано в вежливой форме, подчеркивающей уважение к нему, он будет стремиться проявить себя, повысить свой авторитет в глазах руководителя.

Приказная форма допустима лишь в чрезвычайных обстоятельствах (авария, стихийное бедствие, срочность и ответственность задания и пр.). Приказной тон в какой-то мере будет оправдан, если поручение входит в круг прямых обязанностей подчиненного. Если какие-то поручения обусловлены систематически повторяющимися обстоятельствами, то руководителю помогут постоянно действующие стандарты, памятки или инструкции.

При любых обстоятельствах нужно помнить о необходимости быть вежливым и способствовать сохранению у подчиненного чувства собственного достоинства.

Опытные руководители считают, что необходимость многочисленных переделок и исправлений работы исчезнет, если организовать хорошую учебу исполнителя, четко и понятно объяснять ему суть задания и методы его выполнения. При этом важно убедиться, что подчиненный отчетливо представляет себе суть поручения и свои задачи. Как это сделать? Лучше всего не спрашивать «Все ли вы поняли?» (по мнению психологов, на такой вопрос люди, как правило, отвечают положительно, чтобы никто не усомнился в их умственных способностях) или даже «Все ли понятно я вам объяснил?» (при этом руководитель принимает на себя возможные огрехи), а воспользоваться обратной связью, т.е. по возможности присутствовать при выполнении поручения или ознакомиться с его первым результатом.

Человек выполняет работу с большим желанием в том случае, когда он видит в ней практический смысл, пользу, когда она кажется ему интересной. Если же интересы подчиненного игнорируются, шансы на хорошее исполнение поручения снижаются. Поэтому, давая поручения, важно заинтересовать работника, разъяснив ему смысл работы, ее пользу и значение для государства, для коллектива, в котором он работает, и, конечно, лично для него. Интерес подчиненного к поручаемой работе во много раз увеличивается, если создана атмосфера состязательности.

Работнику не следует давать одновременно несколько поручений, поскольку он по своему усмотрению может решить, что сделать в первую очередь и чем пожертвовать, в результате чего наиболее важные для руководителя поручения могут оказаться невыполненными. Поэтому очередное задание следует поручить работнику после выполнения им предыдущего; в крайнем случае надо установить твердые сроки и порядок выполнения этих поручений. Если срок завершения работы и форма ее представления не указаны — срыв задания почти гарантирован.

Известно, что подчиненные теряют уважение к руководителям, позволяющим им нарушать общие для всех правила. Поэтому, поручив работнику выполнение задания, нужно, не колеблясь, требовать его исполнения.

Иногда работник, получив задание, постоянно интересуется, как его лучше выполнить — в итоге руководитель затрачивает массу времени, фактически сам выполняя это задание, отложив решение задач, составляющих круг его обязанностей. Поэтому нужно следить за тем, чтобы подчиненный не перекладывал свои задания на руководителя.

Своевременное исполнение поручения руководителя срывается нередко несанкционированными заданиями, поступающими к подчиненному, минуя его непосредственного руководителя. Чтобы такое не случалось, с несанкционированными заданиями, подрывающими эффективность управления, нужно бороться.

Исключительно важный момент — ответственность. Казалось бы, дав поручение подчиненному, руководитель возложил на него ответственность за своевременное выполнение работы. Но ответственность руководителя при этом сохраняется. Если выполнение задания будет сорвано, не очень этичными будут ссылки на нерадивого подчиненного. Поэтому, прежде чем дать поручение кому-либо, следует хорошо продумать все «за» и «против».

Итак, перечислим основные правила,соблюдая которые, руко­водитель может надеяться на эффективное исполнение его распоряжений:

1) любое поручение должно быть объективно необходимым;

2) не давайте поручения, если нет уверенности, что оно реально и его можно выполнить;

3) перед тем как дать поручение, посоветуйтесь с подчиненным;

4) обеспечьте подчиненному условия, необходимые для выполнения работы;

5) давая поручение, учитывайте индивидуальные особенности подчиненных;

6) поручения должны воспитывать и развивать у подчиненных самостоятельность и инициативу;

7) поручения лучше давать в форме просьбы, а не приказа;

8) поручения отдавайте спокойным, доброжелательным твердым и уверенным тоном;

9) при любых обстоятельствах помните о необходимости быть вежливым и о сохранении у подчиненного чувства собственного достоинства;

10) больше учите, чем приказывайте;

11) заинтересуйте подчиненного общественной значимостью задания, его непосредственной практической пользой для коллектива и лично для него;

12) организуйте атмосферу состязательности, вызывайте у работника желание отличиться, проявить свои способности, подчеркните его особую роль, важность его усилий;

13) не поручайте исполнителю одновременно несколько заданий;

14) убедитесь, что подчиненный отчетливо представляет себе суть поручения и свои задачи;

укажите точный срок завершения работы и форму ее представления;

15) требуйте от подчиненного выполнения порученной ему работы;

16) не допускайте, чтобы подчиненный перекладывал свое задание на вас;

17) не допускайте несанкционированных заданий;

18) наделяя подчиненного ответственностью за выполнение поручения, помните, что ваша личная ответственность как руководителя не уменьшается.