Понятия и классификация деловых совещаний и собраний

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Культура речи и деловое общение»

на тему: «Деловые совещания и собрания, как форма делового общения»

Работа выполнена:

студентом 1 курса группы 432-с

заочной формы обучения

специальности «Финансы и кредит»

Шарафеевой Айгуль Фаридовной

Руководитель:

доц. Жукова Л.П.

Казань – 2013

ВВЕДЕНИЕ

В Российской практике, кроме деловых бесед и переговоров, также широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть такого совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Деловые совещания - распространенный инструмент управления. Они выполняют такие важные функции, как передача информации, оценка ситуации, выработка решений.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

Преимущества совещания как инструмента управления заключается в том, что оно обеспечивает:

- диалог сотрудников и возможность увеличения вариантов решения поставленной задачи;

- оперативность принятия решений;

- возможность быстро получить обратную связь «снизу», узнать о настроении сотрудников, их потребностях, уровне понимания проблем.

Поскольку деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.

Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Таким образом, все вышесказанное обосновывает актуальность выбранной темы.

Понятия и классификация деловых совещаний и собраний

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения, распределения ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты.

Деловые совещания - элемент управленческой деятельности руководителя и наиболее распространенная форма управления, позволяющая:

- использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных социальных проблем;

- организовать обмен информацией и накопленным опытом между отдельными работниками и структурными подразделениями государственной службы, предприятия, учреждения;

- оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.

Коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон.

Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями.

Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

Чаще всего служебные совещания проводятся по следующим поводам:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

- при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

- в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что служебные совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

Но если проведение совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

Служебные совещания дают возможность подчиненным приобретать умение решать трудные вопросы, а руководителям - получать необходимую информацию.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

- принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

- масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

- место проведения - местные, выездные;

- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

- количество участников - в узком составе-до 5 человек, в расширенном составе-до 20 человек, представительные - более 20 человек.

Кроме того, совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.

Совещания можно подразделить на оперативные, инструктивные, разъяснительные, проблемные.

1) оперативные - с целью получения руководством информации о текущем состоянии дел в организации, выработки решений оперативного характера и постановки соответствующих задач перед исполнителями;

2) информационные - с целью обобщения определенных сведений и изучения руководством различных точек зрения на возникающие проблемы;

3) разъяснительные - с целью разъяснения и убеждения работников в правильности новых стратегических задач и (или) сменой приоритетов;

4) инструктивные - для пропаганды определенных знаний, инновационных технологий и повышения квалификации участников;

5) проблемные - выработки коллегиальных решений по возникающим общим острым и сложным проблемам, например, в зависимости от формы и стиля их проведения (свободные, дискуссионные; автократические и др.), от важности и содержания решаемых задач (конференции, семинары).

Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.

Цели оперативных совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

- нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участника ми в ходе заседания;

- выбрать оптимальное решение из двух ил и нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

- принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.