Особливості складання основних видів службової документації

Наказ

Наказ — це форма розпорядчого впливу на хід подій в про­цесі управління організацією на правах єдиноначальності. Це письмова вимога керівника до підлеглих виконати визначене завдання.

Накази видають тільки керівники лінійних служб (директор, начальник).

Наказ — це найбільш важливий нормативний документ організації, який видається першим керівником для рішення будь-яких завдань з питань основної діяльності і особового скла­ду (персоналу).

Накази з питань основної діяльності (виробництва, плану­вання, фінансування, звітності, постачання, реалізації продукції та ін.) готуються спеціалістами організації за дорученням керів­ника. Підготовка наказу містить такі етапи:

• вивчення сутності питання і збір необхідних даних;
• підготовка проекту наказу;
• узгодження проекту;
• підписання керівником організації.

Наказ оформляється на бланку організації і повинен мати такі реквізити:

1) назва документа (наказ);

2) дата та індекс (номер);

3) місце видання або складання;

4) заголовок до тексту;

5) текст;

6) підпис керівника;

7) відмітка про погодження.

Датою наказу є дата його підписання керівником. Нумера­ція наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№ 1, № 2 таін.).

Накази з питань основної діяльності нумеруються окремо від наказів про особовий склад (персонал) організації.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запитан­ня "Про що?", наприклад "Про підготовку матеріально-техніч­ної бази організації до роботи у зимовий період", "Про зміну графіка роботи" та ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на виконан­ня:

1) вказівок вищих органів управління;

2) за ініціативою керівника організації як виробнича не­обхідність;

3) за ініціативою структурних підрозділів організації (не­обхідність видання наказу міститься у доповідній записці).

У наказах, що видаються на основі розпорядчих документів вищих органів, доводиться до відома підлеглих підрозділів вка­зівки вищих органів, конкретизується їх виконання в умовах діяльності організації, визначаються виконавці, методи і стро­ки виконання.

Текст наказу складається із двох частин:

• констатаційної;
• розпорядчої.

У першій викладаються факти і міркування, що стали при­чиною видання наказу, а у другій перелічуються дії, запропоно­вані до виконання.

Якщо наказ видається на основі письмових вказівок вищих органів (постанови, наказу, інструктивного листа), то в констатаційній частині наказу вказується назва виду цього документа, його номер, дата і заголовок.

Констатаційну частину наказу не пишуть, якщо причина ви­дання наказу відома і не потребує пояснення.

Якщо у констатаційній частині наказу необхідно підкресли­ти роль конкретної особи, використовують активну форму:

Маркетолог Дрозд А.Б. не забезпечив своєчасне вивчення кон´юнктури ринку... або своїми професійними та умілими ді­ями чергового електрика Попова И.П. було недопущено вихід із ладу...

Якщо ж факт має більше значення, ніж роль конкретної осо­би, або йому надається узагальнююче значення, використову­ють пасивну форму:

послаблено контроль за витратами коштів...; не забезпе­чується завчасний ремонт...; виявлені порушення правил мо­ралі...

Текст розпорядчої частини має наказовий виклад і почи­нається словом

НАКАЗУЮ:

що друкується великими літерами в окремому рядку і відокрем­люються від наступного тексту трьома міжстрочними інтервалами.

Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумерують­ся арабськими цифрами. Кожний пункт починається з визна­чення виконавця, що передається дієсловом неозначеної фор­ми (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахува­ти і т.п.), а потім вказується приписні дії (що зробити) і строки виконання (хто, що і коли повинен зробити).

Дії однорідного характеру треба об´єднувати в одному пункті: ...Менеджеру Коваль В.М. забезпечити відвантаження продукції концерну "Славутич" до 01.06.01.

Виконавцями можуть бути структурні підрозділи, а посадо­ва особа зазначається за умови, якщо наказ стосується конкрет­ної особи. Виконавець записується у давальному відмінку (прізвище, посада, найменування структурного підрозділу).

Строки виконання дій можуть бути для всіх виконавців од­накові, або конкретизовані для кожного окремо.

Наприклад: комерційному відділу завершити розгляд замов­лень до 1.08.01 p.; відділу економіки до 10.08.01 p.; транспортно­му відділу до 15.08.01. p.;

Строк виконання пунктів 1, 3, 6 цього наказу до 1.09.01 p.; пунктів 2, 4,6,7. - 10.09.01р.

Строк виконання цього наказу — 1.10.01 р.

В останньому пункті розпорядчої частини вказуються осо­би, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записується таким чином: "Контроль за виконанням на­казу покладається на..." (повне найменування посади і прізви­ща у знахідному відмінку).

При необхідності окремим пунктом в кінці наказу перелічу­ють розпорядчі документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються.

Накази про особовий склад мають в частині оформлення деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.

Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прий­няття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про нагородження, про дисциплі­нарне стягнення тощо.

У таких наказах констатаційна частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов´язково поділяється на пункти (при потребі). Кожний пункт наказу рекомендується починаєти дієсловом, що означає дію:

ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИ­ТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від нульової позиції).

Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і ма­лими літерами ім´я та по батькові особи, щодо якої видається наказ, її посада, структурний підрозділ, куди вона призначаєть­ся, з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про пра­цю України тощо.

Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим.

Для підготовки наказів використовується бланк встановле­ного зразка. На зворотному боці останнього аркуша документа зазначається розробник документа і з ким його погоджено.

Наприклад: СМІРНОВА Петра Івановича, старшого економіста планово-еко­номічного відділу, призначити на посаду завідувача сектором цьо­го відділу з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатному розкладу.

Підстава: доповідна записка начальника відділу Федорова Ю. П.

При наявності декількох осіб, на яких розповсюджується дія, відповідний пункт наказу можна починати з вказівки цієї дії:

ПРИЗНАЧИТИ: АЛЬОШИНАТ.Ю., кандидата економічних наук, вибраного за конкурсом на посаду старшого наукового співробітника відділу економіки, старшим науковим співробітником цього відділу з I5.l0.0lp.

Підстава: заява Альошина Т.Ю. та протокол засідання Вче­ної ради інституту від 02.10.01 р. №18.

БАРАНОВА П.М., техніка відділу прогнозування ринку, на по­саду старшого техніка з 15.10.01 р. з окладом відповідно штатно­го розкладу.

Підстава: доповідна записка завідувача відділом Верченко С. П.

ПЕРЕВЕСТИ: ДЕГТЯРЬ С.І., економіста відділу маркетингу, на посаду економіста фінансового відділу з 15.10.99 р. з окладом відповід­но штатному розкладу.

Підстава: заява Дегтярь СІ.

ЗВІЛЬНИТИ: СИДОРОВА А.П., старшого економіста планового відділу з 15.10.01 р. у зв´язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява Сидорова А.П.

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, та їх прізвища розміщувати у алфавітному порядку (прізвища та ініціали друкувати великими літерами).

Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візуван­ня з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом, та посадо­вими особами, яких він стосується, але у всіх випадках його візу­ють виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вно­сить проект наказу або готує його.

З юрисконсультом узгоджують проекти наказів, що засвід­чує:

1) необхідність видання наказу даного питання;

2) відповідність проекту наказу законодавчим та норматив­ним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління та ін.;

3) логічність побудови тексту, вірність редакції, чіткість фор­мулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров´я, пожежної безпе­ки та ін.).

Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, але виховне, тому його формулювання повинні відзначатись ви­ключною точністю та високою культурою викладання.

Завізований проект наказу передають керівнику, який вно­сить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і ставить дату.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким необхідно направити наказ. Список адре сатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші стро­ки спеціально не вказані в ньому.

Наказ друкується на бланку формату А4 (див. зразок).

При удосконаленні стилю і методів управлінської діяльності необхідність оформлення деяких управлінських рішень шляхом видання наказів відпадає.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі у ньому осо­би, які розписуються на одному із екземплярів наказу або спеці­альному бланку. Інколи накази доводяться до відома всіх праців­ників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.

Накази за загальними питаннями і про особовоий склад ма­ють окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку календарного року.

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ПРОМІНЬ"

НАКАЗ

10.03.02 р. м.Київ №154

Про затвердження інструкції про ведення діловодства

З метою покращення організації діловодства в апараті акці­онерного товариства на базі Основних положень єдиної держав­ної системи діловодства (ЄДСД) та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити і з 1 січня 2002 р. ввести удію "Інструкцію про ведення діловодства в апараті акціонерного товариства "Промінь"

2. Зав. канцелярією Чиж Т.П. організувати інструктивні за­няття з працівниками апарату з вивчення та застосування Інструкції. Графік проведення занять надати для затверджен­ня до 15 грудня 2002 р.

3. Контроль за додержанням інструкції у структурних підроз­ділах покласти на канцелярію.

4. Вважати недійсною інструкцію про ведення діловодства, затверджену наказом від 15.10.1996 р. № 694.

Голова правління (підпис) Деркач П.С.

Розпорядження

Розпорядження — це акт управління, вимога до підлеглих для вирішення окремих питань. Розпорядження видають заступ­ники директора, голови правління, керівники служб у межах наданих їм законом прав, які записані у Положенні про лінійні або функціональні підрозділи організації.

Наприклад, заступник директора організації з економіки видає розпорядження по економічному відділу, бухгалтерії, фінансовому відділу.

Розпорядження видається за конкретним випадком відхи­лення від заданої програми і повинно зберігати інтереси інших служб.

Розпорядження відрізняється від наказу тим, що його мож­на оскаржити у першого керівника організації.

Аналогічно наказу текст розпорядження має констатаційну і розпорядчу частини.

У констатаційній частині вказується ціль або причина ви­дання розпорядження.

Розпорядча частина починається словом "ПРОПОНУЮ" — дії, що пропонуються.

У констатаційній частині необхідно використовувати стійкі формулювання типу "у відповідності", "у зв´язку", "в цілях" та ін.

Наприклад: У зв´язку з закордонним відрядженням завідува­ча відділом маркетингу Сіренко Т.1. покласти виконання його обов´язків на головного спеціаліста Самсонова М.П. з 01.04.20 р.

Розпорядження має такі реквізити:

• найменування структурного підрозділу (якщо розпоряд­ження видається його керівником);
• назва виду документа (розпорядження);
• дата;
• індекс;
• місце видання;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• візи.

Видавцями розпорядження можуть бути організації, струк­турні підрозділи або посадові особи.

В останньому пункті розпорядження вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень.

У державній службі розпорядження видають Кабінет Міністрів України, держадміністрації та виконавчі комітети місцевого самоврядування в межах наданих законом прав для розв´язання оперативних питань.

Рішення

Рішення приймають місцеві органи державної влади та управління — місцеві держадміністрації, місцеві ради самовря­дування, а також інші колегіальні органи — колегії міністерств та відомств, науково-технічні та інші ради, комітети, але у цих випадках рішення не є самостійним розпорядчим документом, а входять у склад протоколу засідання колегіального органу. Проект рішення колегіального органу візується особою яка його склала, керівником підрозділу, який вносить проект рішення, вказаними у проекті виконавцями, юрисконсультом, а також посадовими особами, відповідальними за виконання рішення.

Текст рішення складається із констатаційної та розпоряд­чої частини.

У констатаційній частині вказуються причини видання або цілі, які повинні бути досягненні при його виконанні. Якщо рішення видається на основі розпорядчого документа вищого органу, то в констатаційній частині вказується назва, номер, дата, заголовок цього документа, а також наводиться зміст того розділу документа, що відноситься до діяльності колегіального органу, який приймає рішення.

В розпорядчій частині вказується назва колегіального орга­ну або виконкому що приймає рішення, потім — слово "Вирі­шив" прописними буквами на окремій строчці.

Якщо є необхідність, то розпорядчу частину рішення ділять за пунктами і в кожному з них вказують виконавця (організа­цію, структурний підрозділ і посадових осіб), дію і строк її вико­нання.

В останньому пункті розпорядчої частини рішення вказуєть­ся посада, прізвище та ініціали особи, на яку покладається конт­роль за виконанням рішення.

Рішення підписує голова та секретар колегіального органу. Вони не можуть змінювати зміст тексту рішення. При редагу­ванні прийнятого рішення зміст тексту не повинен змінювати­ся. Датою рішення є дата його прийняття на засіданні колегі­ального органу.

Витяги із рішення колегіального органу розсилаються орга­нізаціями особам, яких безпосередньо стосується те або інше рішення у п´ятиденний строк.

Протокол

Протокол — це документ, який фіксує хід обговорення пи­тань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, кон­ференціях та на засіданнях колегіальних органів.

Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора по­жежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів і мають невелику вагу.

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прий­няття рішення.

У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст всіх виступів за кожним питанням порядку денного.

Протоколи ведуть:

• посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;

• особи вибрані на засіданні — секретарі, секретаріати.
Протоколи складають на основі рукописних, стенографіч­них, магнітофонних записів, проведених під час засідання.

В протоколі висвітлюються всі думки, які висказані у про­цесі обговорення, точки зору та заяви, а також всі прийняті рішення.

В комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (заснов­ників), протоколи загальних зборів акціонерів та ін.

Протокол має такі реквізити:

• найменування організації (якщо це необхідно);
• назва виду документа (протокол);
• дата, місце проведення зібрання;
• індекс;
• гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
• заголовок;
• порядок денний. Питання формулюються у називному відмінку;
• текст;
• підписи керівників зборів, нарад, голови та секретаря.

Заголовок тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради із зазначенням їх характеру:

Протокол ... засідання правління ВАТ ..., засідання місце­вого комітету профспілки, наради у директора.

Текст протоколу складається із вступної та основної частини.

У вступній частині після слова "Присутні" вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального орга­ну або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більше 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх за­гальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо — члени колегіального органу, окремо — запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказу­ють назву організації яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх — 90 чоловік).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вка­зують їх прізвища та ініціали:

Голова ініціали та прізвище.

Секретар ініціали та прізвище.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань які треба розглянути).

Питання у порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядають­ся останніми. Кожний пункт порядку денного нумерується, за­писується з нової строки і відповідає на питання "про що"? ("Про підсумки роботи...")

Основна частина протоколу складається із розділів відповід­них пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розмі­щується за схемою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ.

Слово "СЛУХАЛИ" пишеться великими літерами на одній строчці з цифрою порядкового номеру питання порядку денно­го. На наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали доповідача.

Потім у формі прямої мови викладають зміст доповіді.

Якщо текст доповіді написаний, то він додається до прото­колу, а після прізвища доповідача записують "текст доповіді додається".

Слово "ВИСТУПИЛИ" записується великими літерами з нового абзацу, а потім вказується прізвище та ініціали осіб, які виступали та їх зміст виступу за формою прямої мови.

Особлива увага надається запису виступів осіб які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов´яз­ково записувати мову слово у слово. Краше написати про що говорив доповідач.

Питання до доповідачів і виступаючих записується у такій формі, як вони були сформульовані.

Слово "УХВАЛИЛИ" пишеться великими літерами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати за пунктами та нумерувати арабськими цифрами. Кожний пункт починають з нового рядка.

Якщо рішенням затверджується якийсь документ, то ос­танній додається до протоколу. Формулювання рішень повин­но носити розпорядчий стиль без подвійного тлумачення.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіально­го органу (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробний номер з відпо­відними номерами протоколів різних органів, які брали участь.

Протокол підписують голова і секретар зборів або засідан­ня. До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довід­ки та ін.

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "УНІВЕРСАМ"

ПРОТОКОЛ№ 6

02.08.01 р.

Засідання правління ВАТ"Універсам" Голова: Романов В.П. Секретар: Рогова І.П.

Присутні: Гудима В.Д., Корін Р.С., Разін СП., Тихий П.С.

Порядок денний:

1. Про створення філії у м. Вінниці.
Доповідач Гудима В.Д.
2...........

1. СЛУХАЛИ: ТИХОГО П.С. - короткий зміст доповіді.
ВИСТУПИЛИ:

КОРШ Р.С. — короткий зміст виступу. РАЗШ СП. — короткий зміст виступу. УХВАЛИЛИ:

1.1. Підготувати необхідну документацію на створення філії у м.Вінниці до 10.03.01 р. Відповідальний Разін Р.Б.

1.2.Доопрацювати бізнес-план філії з урахуванням пропо­зицій та доповнень Коріня Р.С. і Разіна СП. до 10.09.01 р. Відпо­відальний Тихий П.С.

2. СЛУХАЛИ:

(пункт 2 порядку денного)

Голова правління підпис РомановВ.П.

Секретар підпис Рогова І.П.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або ви­тягу постановчої частини із нього, або у вигляді інших розпоряд­чих документів: наказів, рішень, складених на основі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше 10 років, а потім переда­ються в архів.

Постанова

Постанова — це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови видають­ся Урядом України, Державними комітетами, місцевими дер­жавними адміністраціями, радами місцевого самоврядування, комісіями та ін.

Постановою є також прикінцева частина протоколу засідан­ня колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови вводяться у протокол або додаються до нього. При необхідності можуть оформлятись як витяги із протоколу. Текст постанови складається із констатаційної та розпорядчої частин.

У констатаційній частині фіксуються мотиви дій, які перед­бачені постановою, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління як основа для видання постанови.

Розпорядча частина починається із найменування колегіаль­ного органу і слова "постановляє", яке пишеться великими літе­рами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

• найменування виду документа (Постанова);
• дата;
• індекс;
• місце видання;
• заголовок;
• текст;
• підписи;
• візи;
• гриф узгодження.

Акти

Акт — це документ, який складено декількома особами для підтвердження фактів, подій. Вони складаються у різних ситуаці­ях і тому мають багато різновидів:

• акт приймання робіт, виконаних за договором;
• акт приймання-передачі документів;
• акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;
• акт списання матеріалів;
• комерційний акт та ін.

Акти оформляються комісією, що діє постійно або призна­чається за рішенням керівництва організації.

Акти можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами організації.

Акти повинні мати вступну і основну частини.

У вступній частині акту вказується посилання на основу його складання (письмове або усне розпорядження керівництва, якість, факти, події, дії).

Потім вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови і членів комісії, при необхідності їх посади, а також присутніх.

Кожен акт має свій заголовок (Акт приймання передачі справ та ін.).

В основній частині акту викладаються цілі, завдання, сутність проведеної роботи, її результати у вигляді висновків, пропозицій. У кінці тексту вказується кількість складених ек­земплярів і кому вони призначені.

Акти підписуються головою і членами комісії.

Якщо акти складені за матеріальними, фінансовими та інши­ми важливими питаннями, то їх необхідно затвердити керів­ництвом організації і завірити підпис печаткою. Після цього вони мають юридичну силу.