Використання засобів організаційної техніки

Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність техніч­них засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінсь­ких робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттє­вого підвищення ефективності особистої роботи при мінімаль­них витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є ви­користання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, ви­ходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливос­тей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу ско­рочуються у 2-3 рази.

Диктофонна техніка

Як уже зазначалось, предметом праці менеджера є інформа­ція, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає викорис­тання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони вико­ристовуються для диктовки і відтворення доповідей, виступів,

ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпо­ряджень та інших видів речової інформації з подальшою її об­робкою (друкування, переписування та ін.). Ефективність ви­користання диктофонної техніки досягається під впливом де­яких об´єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожну сто­рінку тексту економиться не меньше 5-8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних до­поміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих за­писів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підви­щується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, на­радах та ін. можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряд­жень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні до­ручених питань.

Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати свої дум­ки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10-15 диктовок.

Для оволодіння диктофонною технікою менеджеру необхідно:

• попередньо освоїти техніку управління диктофоном;
• спочатку диктувати тільки свої робочі матеріали, невеликі за обсягом і нескладні за змістом документи;
• попередньо підготовляти тезиси документів незалежно від їх обсягу;
• оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвилину. Після відпрацювання необхідних навичок можна складати матеріали будь-якого обсягу і змісту.

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв´язку Переговорні пристрої забезпечують усний зв´язок між ме­неджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і

передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає засто­сування комутаторів прямого телефонного зв´язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв´язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв´язку забезпечують прямий двосторонній зв´язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включен­ня всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні номеронабирачі, телефонні відповідачі різно­го призначення, телефонні підсилювачі також дають змогу роз­ширити можливості телефонного зв´язку.

Застосування автоматичних номеронабирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заз­далегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономи­ти значну кількість часу менеджерів, яким за характером своєї роботи доводиться багато разів з´єднуватися по телефону з пев­ним колом працівників інших організацій.

Телефонний пристрій "Автонабір" дає змогу провадити ав­томатичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне на­бирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та но­меронабирач, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону у відсутності абонента про його місцеперебування, час повернен­ня та ін. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосу­вання таких відповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні на­бирання номера телефону відсутнього абонента.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачено можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначе­ного для абонента. Крім того, в окремих моделях телефонних автовідповідачів (наприклад, телефонний відповідач фірми "Збд Атлас Верке") є можливість прослуховувати по телефону з іншо­го апарата всі записані повідомлення. Для цього після набиран­ня номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних авто­відповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку повинно вирішуватися з ураху­ванням необхідності у цих технічних засобах і ступеня їх заванта­ження.

Телефонні підсилювачі дають змогу провадити телефонну розмову не користуючись телефонною трубкою, причому в роз­мові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбира­ти потрібні документи під час телефонної розмови. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам´ятовувати по­відомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне не­обхідність.

Електронні обчислювальні машини є основними технічни­ми засобами, що входять нарівні із засобами збору, фіксуван­ням, передаванням та зберіганням інформації до складу авто­матизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних нині.

ЕОМ забезпечують можливість розв´язання широкого кола задач різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає змогу виконувати на ЕОМ операції, пов´язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, що при застосуванні іншої обчислювальної техніки таку роботу здійснити неможливо. Тому ефективність провадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й, насамперед, в оптимізації планування і вдосконаленні управлін­ня організацією.

Впровадження автоматизованої системи управління повин­но здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої систе­ми управління з метою запобігання будь-яким порушенням по­точної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових до­кументів необхідно впровадити комплекс розмножувальної тех­ніки.

Для розмноження документації у великій кількості при­мірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу "Ксе­рокс".

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині організації може певною мірою замінити звичайний кур´єрсь­кий зв´язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються за спеціальними трубами під дією стис­нутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наря­ди та інші документи.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає змогу у 1,5-2 рази знизити тру­домісткість лічильних операцій порівняно з ручною працею.

Утих випадках, коли можливо централізувати лічильно-об­числювальні роботи, обсяг яких досить рівномірно розподіляєть­ся протягом місяця, доцільно створювати спеціалізоване бюро. Це значною мірою вивільняє від виконання технічної роботи спеціалістів, що виконують ці роботи.

Питання вибору типу електронно-обчислювальних машин та іншого устаткування для обчислювальних центрів організацій тут не розглядаються, оскільки вони розв´язуються спеціалізо­ваними науково-дослідними і проектними організаціями, які розробляють автоматизовані системи управління.

Розрахунок потреби у технічних засобах для організацій мож­на здійснити двома методами: по-перше, за кількістю робочих місць, на яких використовуються дані технічні засоби; по-друге, виходячи із готового обсягу управлінських робіт за їх видами.

Правильний, економічно обгрунтований вибір технічних за­собів значною мірою обумовлює їх раціональне і ефективне ви­користання. Робота, пов´язана з вибором і визначенням необ­хідної кількості технічних засобів, повинна складатися з таких попередніх етапів, як збирання і аналіз даних про обсяг і харак­тер робіт, під час виконання яких використовуються або можуть бути застосовані технічні засоби, про ступінь оснащеності цими засобами та їх використання, а також вивчення за літературни­ми джерелами та іншими матеріалами основних відомостей про засоби техніки управління, що серійно випускаються.

Дані про річні обсяги робіт у натуральному виразі (наприк­лад, сумарний обсяг створюваних документів у друкарських бюро, потрібна кількість копій документів, приведених до пов­ного формату та ін.) необхідні щодо тих робіт, які виконуються або можуть виконуватися централізовано.

Відносно інших видів робіт і операцій потрібні дані про кількість робочих місць, на яких доцільно використовувати ті чи інші технічні засоби, і про час їх вживання в середньому за рік, місяць або робочий день для розв´язання питання про ос­нащення складною і дорогою апаратурою (універсальними те­лефонними відповідачами, автоматичними номеронабирачами, диктофонами тощо).

При застосуванні нових видів технічних засобів слід врахо­вувати економічний ефект від їх впровадження. З цією метою можна скористатися діючими методиками з визначення річно­го економічному ефекту від впровадження нової техніки.