Анализ временных приоритетов и потерь времени

Мы проанализируем временные приоритеты и временные потери, которые оказывают влияние на стиль деятельности в целом.

Анкета¹

Самооценка в баллах:

0 — почти никогда,

1 — иногда,

2 — часто,

3 — почти всегда.

Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?

1. Резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ стараюсь обработать за один раз и окончательно.

5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие дела решаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день по возможности освобождаю от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей, неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную нагрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком, режимом моей работоспособности.

8. В плане моего времени всегда есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих, жизненно важных проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время претендуют другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Суммируйте баллы:

0—15 баллов. Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств.

16-20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21-25 баллов. Вы довольно рационально и целенаправленно используете свое время, необходимо только правильно выбирать приоритеты.

26-30 баллов. Вы можете служить образцом для каждого, кто хочет научиться рационально расходовать свое время.

¹ Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. М, 1991.

Вашим самым главным преимуществом, очевидно, будет то, как вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — ваше время! Поэтому научитесь:

♦ рационально использовать свое время;

знайте, что время — один из самых дорогих ваших ресурсов:

— время необратимо;

— время нельзя накопить;

— время нельзя приумножить;

— время нельзя передать;

— время проходит безвозвратно;

♦ мыслить целеустановочными категориями, ставить цели и достигать их;

♦ обретать уверенность в себе с помощью планирования, структурирования и перераспределения задач;

♦ ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа).

Помните, что умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет ваш успех или неудачу.

Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!

Находите время для работы — это условие успеха.

Находите время для размышлений — это источник силы.

Находите время для игры — это секрет молодости.

Находите время для чтения — это основа знаний.

Находите время для дружбы — это условие счастья.

Находите время для мечты — это путь к звездам.

Находите время для любви — это истинная радость жизни.

Находите время для веселья — это музыка души.

Предпосылкой того, что вы научитесь рационально распоряжаться своим временем, станет знание, куда уходит наше время. Проведите «инвентаризацию» обычных временных затрат и анализ временных потерь.

Анализ временных потерь.Ответьте по возможности искренне на утверждения следующих анкет. Чтобы вскрыть причины дефицита времени, проанализируйте свой рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.

«Неправильный» рабочий стиль часто характеризуется тем, что неизвестно:

♦ на что расходуется время;

♦ сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

♦ каковы сильные и слабые стороны рабочего стиля;

♦ какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Потери времени в начале работы

1. Планирую ли накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

2. Болтаю ли с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?

3. Занимаюсь ли в первую очередь личными делами?

4. Прочитываю ли в начале дня газеты?

5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

6. Начинаю ли каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

7. Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?

8. Часто ли откладываю важные дела?

9. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

10. Откладываю ли начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня

1. Знаю ли свой личный трудовой ритм и график продуктивности?

2. Знаю ли, когда я более производителен — утром или вечером?

3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?

4. Планирую ли благоприятное время дня для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои способности?

5. Занимаюсь ли в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами?

Анализ «поглотителей» времени.Попытайтесь идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.

Посмотрите список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте свои пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

14-2907

7. Чрезмерное чтение.

8. Неотлаженная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации и разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная или запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Разговоры на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерный объем деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительность ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Попробуйте выбрать из списка пять позиций, наиболее характерных для вас. Попытайтесь найти способ их устранения. Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.

Постановка целей и целеполагание.Сознательное осуществление своих действий в плане рационального использования времени связано с постановкой цели и с целеполаганием.

Цели — это представления о нашем будущем, они способствуют тому, что мы осознаем, в каком направлении нам надо двигаться и каким должен быть конечный результат.

Постановка цели предполагает сознательное выполнение своих планов, действий. Цели служат концентрации сил и времени на важнейших для личности направлениях.

Процесс постановки цели включает определенный их анализ, а также ситуации и ресурсов (личностных и временных).

Важно выяснить, насколько дифференцированы ваши цели по временным критериям.

Для этого составьте ваш личный временной ряд событий, с какими вы должны считаться и соприкоснуться в ближайшие 20 лет.

Этот временной ряд поставит ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами вашей жизни.

Жизненные цели

Личные:

♦ долгосрочные

♦ среднесрочные (5 лет)

♦ краткосрочные (ближайшие 6-12 месяцев) Профессиональные:

♦ долгосрочные

♦ среднесрочные (5 лет)

♦ краткосрочные (ближайшие 6-12 месяцев)

Теперь займитесь анализом своих личных ресурсов, т.е. средств для достижения цели.

При этом выделите:

1) значимые для вас жизненные цели;

2) личный баланс успехов и неудач;

3) сильные и слабые стороны;

4) анализ «цель-средства».

Особое внимание обратите на ваши рабочие приемы:

♦ рациональность и системность в работе;

♦ техника принятия решений и скорость снятия проблем;

♦ умение ориентироваться, рационально использовать рабочее время;

♦ методика работы и организация рабочего места;

♦ умение говорить и слушать;

♦ техника ведения дискуссий и переговоров. Важно запомнить:

♦ каждая цель имеет смысл, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты;

♦ нереальные цели имеют мало перспектив быть выполненными;

♦ выбирайте такие краткосрочные цели, которые согласуются с достижением долгосрочных целей;

♦ учитывая возможные жизненные изменения, ставьте промежуточные цели и добивайтесь промежуточных успехов.

Таким образом, процесс постановки цели состоит из трех фаз:

1) нахождения цели (что я хочу?);

2) ситуационного анализа (что я могу?);

3) анализа средств и ресурсов — личностных и временных (как я этого достигну?).

Принципы и правила планирования времени.Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, лучше всего на 60% (основное соотношение 60 : 40). Запланированная активность должна занимать 60% времени; непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия) — 20%; спонтанная активность (творчество, управленческая деятельность) — 20%.

Проведите анализ видов деятельности и расходования времени. Составьте листок «дневных помех».

Перечислите все предстоящие рабочие акции по мере их значимости в плановом порядке.

Работайте над своими планами времени регулярно, системно, последовательно.

Придерживайтесь принципа реалистичного планирования.

Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени.

Фиксируйте в планах конечные результаты или цели, а не просто действия (не «позвонить кому-то», а «согласовать проблему...», «решить вопрос...»).

Задавайте точные временные нормы, предусматривая ровно столько времени, сколько действительно требуется для выполнения дела. Опыт показывает: на работу тратится, как правило, столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Важнейшие принципы планирования времени:

1. Основное соотношение (60 : 40).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени.

3. Сведение задач воедино — план действий.

4. Регулярность — системность — последовательность.

5. Реалистичное планирование.

6. Гибкость.

7. Восполнение потерь времени.

8. Письменная форма.

9. Перенос несделанного.

10. Фиксация результатов, а не действий.

11. Установление временных норм.